新時(shí)期優(yōu)化城建檔案管理工作的策略探析

1、 新時(shí)期優(yōu)化城建檔案管理工作的策略探析 摘要：隨著當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展，如今已經(jīng)步入大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)使得人們的生產(chǎn)生活都發(fā)生了翻天覆地的變化。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，需要利用最先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)做好各項(xiàng)工作，對(duì)于城建檔案管理工作來(lái)說(shuō)更是如此，通過(guò)完善大數(shù)據(jù)背景下的城建檔案信息系統(tǒng)建設(shè)有助于進(jìn)一步提高城建檔案資料的保存質(zhì)量和利用效果。為此以這些檔案為對(duì)象引入相應(yīng)信息化技術(shù)，有效提升其信息建設(shè)水平，這對(duì)該領(lǐng)域的健康發(fā)展無(wú)疑起到很好的促進(jìn)作用。關(guān)鍵詞：城建檔案;信息化管理;大數(shù)據(jù)隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)信息化程度愈發(fā)加深，信息資源在社會(huì)發(fā)展中的作用不言而喻。城建檔案作為一種信息資源，是城市規(guī)劃、建設(shè)和管

2、理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表等寶貴資料，并在城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理中發(fā)揮著重要作用。城建檔案不僅是城市建設(shè)和發(fā)展的必要依據(jù)，更是國(guó)家發(fā)展歷程中的重要財(cái)富。近年來(lái)，我國(guó)城建檔案信息化管理工作已經(jīng)取得初步成效，但仍處于探索階段，而城市的迅猛發(fā)展也為城建檔案信息化管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。1重要性1.1城市建設(shè)管理分塊分化現(xiàn)象嚴(yán)重。當(dāng)前很多大中城市主管城市建設(shè)或城市規(guī)劃的部門(mén)已經(jīng)設(shè)立了城建檔案管理部門(mén)，部分地區(qū)還設(shè)有相應(yīng)的城建檔案館（室、中心）等專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)來(lái)專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)城建檔案管理。在這樣的管理模式下，存在著信息孤島問(wèn)題，城市基礎(chǔ)資料、城市規(guī)劃?rùn)n案、房地產(chǎn)檔案、園林綠化檔案等資料信息不能很好的共

3、享，而且管理成本較高，還涉及到交叉管理等問(wèn)題。1.2城市建設(shè)檔案信息化管理制度不夠健全。當(dāng)下在城建檔案管理方面存在信息化、數(shù)字化嚴(yán)重的滯后性，大多數(shù)城建檔案室管理方法還是傳統(tǒng)的方式為主，先進(jìn)技術(shù)的引用較少，主要采用以手工作業(yè)為主的管理模式，這種方式不僅效率低下，而且還對(duì)城鎮(zhèn)化建設(shè)帶來(lái)較大負(fù)面影響，最為重要的是信息不能得到很好利用，同時(shí)也讓信息保存不完整。2城建檔案建設(shè)的現(xiàn)狀與問(wèn)題早在封建時(shí)代，各州縣都會(huì)有專(zhuān)門(mén)的人去編撰州縣志去記錄本州縣發(fā)生的重大事件。因?yàn)檫@是人們了解一個(gè)城市最簡(jiǎn)單最直接的一條途徑。簡(jiǎn)言之，城建檔案是一座城市的內(nèi)涵所在。雖然城建檔案的管理一直在改變，政府也十分重視城建檔案的建設(shè)

4、，也制定了一些改良方案，但是不得不承認(rèn)，城建檔案的建設(shè)仍然還有很多嚴(yán)峻的問(wèn)題。2.1專(zhuān)業(yè)知識(shí)不足現(xiàn)如今許多城市的城建檔案的管理都在向信息化靠攏，但是當(dāng)前階段的管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足，信息管理工作處理的不夠?qū)I(yè)，直接導(dǎo)致許多檔案記錄不能高效快速的完成，造成了信息遺漏和丟失。檔案的完善度不夠高。這就是由于管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足，導(dǎo)致管理方式不規(guī)范造成的。2.2管理制度不夠健全在城建檔案的建設(shè)過(guò)程中，有一個(gè)完善的制度是非常重要的。在當(dāng)前城建檔案建設(shè)過(guò)程中，缺乏這樣一個(gè)完善的制度，甚至有的制度已然落伍。沒(méi)有一個(gè)完善的制度就意味著沒(méi)有一個(gè)正確的標(biāo)準(zhǔn)和范式。這在城建檔案的建設(shè)中是很?chē)?yán)重的，規(guī)范不夠就意

5、味著混亂，不專(zhuān)業(yè)人士在混亂的管理下進(jìn)行城建檔案建設(shè)是極其容易造成檔案信息丟失的。2.3分工不明確在各個(gè)城市的政府部門(mén)都設(shè)置了關(guān)于城建檔案管理的部門(mén)，但是這些城建檔案管理的部門(mén)并沒(méi)有一個(gè)十分明確地分工，只是各自為政，互相之間少有交流，分層分級(jí)管理現(xiàn)象嚴(yán)重。這種管理模式下使得管理工作分塊嚴(yán)重，沒(méi)有一個(gè)專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)和部門(mén)去統(tǒng)籌工作，造成工作分工不明確的問(wèn)題。各個(gè)部門(mén)之間交流少，在建設(shè)城建檔案館的過(guò)程中檔案交接效率低下，協(xié)調(diào)難問(wèn)題突出，對(duì)城建檔案工作的開(kāi)展造成極大困擾。2.4工作人員老齡化問(wèn)題嚴(yán)重檔案建設(shè)部門(mén)工作雖然多，但是工作力度較小，上升空間小，年輕人到檔案建設(shè)部門(mén)后，總會(huì)想方設(shè)法把自己從檔案建設(shè)部

6、門(mén)調(diào)走。這就造成了檔案管理部門(mén)的工作人員媲美韓劇年齡偏大，老齡化問(wèn)題突出。城建檔案信息化是新興事物，在接受新興事物方面，不如年輕一輩接受能力快，敢打敢拼，最終造成城建檔案管理跟不上信息時(shí)代的發(fā)展，檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不足，不能夠很好地利用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行新時(shí)期的檔案管理，城建檔案管理信息化速度降低。3城建檔案信息化的發(fā)展策略在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的新時(shí)期，城市建設(shè)檔案管理工作必然與信息化建設(shè)相結(jié)合，放棄傳統(tǒng)的檔案保存方式，利用信息化數(shù)據(jù)處理，能夠最大限度的確保城建檔案管理工作在面對(duì)檔案保存工作繁忙的情況下能夠更加從容地處理，推動(dòng)城建檔案工作的順利開(kāi)展?；诖?，城建檔案信息化的開(kāi)展已經(jīng)迫在眉睫。3.

7、1加強(qiáng)工作人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能培訓(xùn)在城建檔案信息化的同時(shí)，城建檔案的工作人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足的問(wèn)題已經(jīng)越來(lái)越嚴(yán)峻，加強(qiáng)城建檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)的知識(shí)技能是提升城建檔案管理水平的一個(gè)重大前提。但是在引進(jìn)城建檔案管理人員時(shí)，不能夠盲目引進(jìn)，在注重管理人員自身素質(zhì)的同時(shí)也應(yīng)該注意到管理人員與城建檔案管理工作的粘合性，以此確保檔案管理工作的效率和效果。加大管理人員的引進(jìn)力度，采用多元化培訓(xùn)和考核方式，將當(dāng)前形勢(shì)下的檔案管理需求融入到培訓(xùn)工作當(dāng)中。構(gòu)建一支高素質(zhì)、高能力的檔案管理團(tuán)隊(duì)，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提升。3.2完善城建檔案的信息化管理制度當(dāng)前城建檔案的管理制度不能說(shuō)是十分混亂的，但是其確實(shí)不適合新時(shí)期

8、城建檔案的管理需求。最明顯的一個(gè)問(wèn)題就是責(zé)任極不明確，分工不合理。這樣容易造成城建檔案的檔案記錄不完善，信息交流不方便等問(wèn)題。完善城建檔案信息化管理制度，讓其為城建檔案向信息化轉(zhuǎn)變保駕護(hù)航。3.3加大資金投入，完善城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在城建檔案信息化的過(guò)程中，建立一個(gè)完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是最基本的舉措。因?yàn)榻⒊墙n案數(shù)據(jù)庫(kù)需要耗費(fèi)大宗金額的資金，數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建較為費(fèi)時(shí)費(fèi)力，對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施要求高，在數(shù)據(jù)庫(kù)建好后，還要安排專(zhuān)門(mén)的人員進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)，這也需要大量投入資金和人力，所以加大城建檔案工作方面的資金投入是非常必要的。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí)，也要結(jié)合實(shí)際情況，建立一個(gè)具體的操作流程，合理分配人力物力和財(cái)力，提升

9、工作效率，迎合新時(shí)期城建檔案信息化的要求。3.4城建檔案信息化與“云”時(shí)代同步目前我國(guó)城建檔案的信息化建設(shè)方面，存在一定的信息滯后。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，城建檔案發(fā)展利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)插上“云”的翅膀，能夠極大地促進(jìn)城建檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。例如：昆山市城建檔案館與某軟件公司聯(lián)合研發(fā)了一款基于互聯(lián)網(wǎng)和云端平臺(tái)的“建設(shè)工程電子檔案編報(bào)系統(tǒng)”。通過(guò)建立統(tǒng)一的建設(shè)工程建設(shè)五方責(zé)任主體的電子簽章體系，實(shí)現(xiàn)五個(gè)同步：即工程進(jìn)度與檢測(cè)數(shù)據(jù)同步，建設(shè)工程與工程檔案形成同步，工程驗(yàn)收與檔案歸檔同步，工程檔案紙質(zhì)與電子同步，工程檔案接收與利用同步。很大限度的方便了城建檔案的開(kāi)展。4結(jié)束語(yǔ)城建檔案作為一個(gè)城市的歷史記錄員，向人們?cè)V說(shuō)著這個(gè)城市的歷史，展示著一個(gè)城市幾十年上百年的發(fā)展歷程，在展示的過(guò)程中，能夠直觀的展現(xiàn)城市發(fā)展水平的一面就是城建檔案的管理和保存方式。在科技快速發(fā)展的新時(shí)期