學(xué)術(shù)會(huì)議的組織與管理

1、學(xué)術(shù)會(huì)議的組織與管理 摘 要 隨著醫(yī)療市場(chǎng)的進(jìn)一步開放，學(xué)術(shù)會(huì)議的舉辦日趨活躍，但是在這些學(xué)術(shù)會(huì)議異常活躍的現(xiàn)象背后，很多學(xué)術(shù)會(huì)議的組織者卻由于會(huì)議組織管理上的不足而造成體力、腦力的嚴(yán)重透支。本文從學(xué)術(shù)會(huì)議的組織、管理以及應(yīng)該注意的問題三方面展開探討，以求更好地推動(dòng)學(xué)術(shù)會(huì)議的管理研究。 關(guān)鍵詞 學(xué)會(huì) ； 學(xué)術(shù)會(huì)議 ； 組織 ； 管理 中圖分類號(hào)r19 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼c 文章編號(hào)1673-7210（2007）07（c）-096-03 學(xué)會(huì)組織是科學(xué)研究、科技進(jìn)步的產(chǎn)物。16世紀(jì)科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，科學(xué)研究者迫切要求相互切磋、共同研討，學(xué)會(huì)組織應(yīng)運(yùn)而生。學(xué)會(huì)的成立，結(jié)束了“躲進(jìn)小樓成一統(tǒng)，各立門戶”的獨(dú)

2、立研究狀態(tài)，開啟了學(xué)術(shù)交流研討之風(fēng)，極大地促進(jìn)了科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與繁榮。同時(shí)，科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，又極大地促進(jìn)了學(xué)會(huì)組織的快速發(fā)展，各級(jí)學(xué)會(huì)組織已成為推進(jìn)科技進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的不可或缺的社會(huì)力量。 根據(jù)江蘇省級(jí)學(xué)會(huì)章程，學(xué)會(huì)是按自然科學(xué)、技術(shù)科學(xué)、工程技術(shù)及其相關(guān)學(xué)科組建的學(xué)術(shù)性、科普性社會(huì)團(tuán)體，是相應(yīng)學(xué)科領(lǐng)域的科研、教育、設(shè)計(jì)、運(yùn)用、生產(chǎn)的科研人員和管理人員以及相關(guān)單位自愿組織的非營(yíng)利性群眾團(tuán)體。學(xué)會(huì)具有鮮明的特點(diǎn)，首要表現(xiàn)在學(xué)術(shù)性，學(xué)術(shù)性是學(xué)會(huì)的根本屬性，是區(qū)別于其他社團(tuán)組織的根本所在。學(xué)會(huì)組織起源于學(xué)術(shù)交流，發(fā)展于學(xué)術(shù)交流。開展學(xué)術(shù)交流是學(xué)會(huì)組織的核心任務(wù)。學(xué)術(shù)會(huì)議的

3、宗旨是：發(fā)揮學(xué)會(huì)學(xué)科眾多、知識(shí)密集、人才薈萃、橫向聯(lián)系多的優(yōu)勢(shì)，緊密圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)中心，突出科技是第一生產(chǎn)力的指導(dǎo)思想，促進(jìn)學(xué)科發(fā)展和科技進(jìn)步，促進(jìn)決策的科學(xué)化、民主化，促進(jìn)科技人才的成長(zhǎng)與提高，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展。 圍繞學(xué)會(huì)宗旨與核心，進(jìn)一步提高學(xué)術(shù)活動(dòng)的質(zhì)量和水平是學(xué)術(shù)活動(dòng)及學(xué)會(huì)工作的中心和重點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)學(xué)術(shù)活動(dòng)的組織管理，理順學(xué)術(shù)會(huì)議的管理機(jī)制，確立以會(huì)養(yǎng)會(huì)的理念，開源節(jié)流，爭(zhēng)取社會(huì)各方面的資助，從經(jīng)費(fèi)上保證學(xué)術(shù)活動(dòng)的順利開展，不斷提高學(xué)術(shù)活動(dòng)的質(zhì)量和水平，充分調(diào)動(dòng)各專業(yè)委員會(huì)的積極性，使學(xué)術(shù)活動(dòng)生機(jī)勃勃地開展起來，同時(shí)學(xué)會(huì)全體工作人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，配合專業(yè)委員開展好各項(xiàng)工作。積極倡導(dǎo)“

4、獻(xiàn)身、創(chuàng)新、求實(shí)、協(xié)作”的科學(xué)精神，尊重知識(shí)、尊重人才。發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)中青年科技工作者，使他們?cè)趯W(xué)會(huì)的活動(dòng)中發(fā)揮更積極的作用。通過活動(dòng)不斷增強(qiáng)學(xué)會(huì)的活力和凝聚力，促進(jìn)全省學(xué)術(shù)水平的提高和人才的成長(zhǎng)。 近年來，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)各省市、地縣的各級(jí)學(xué)會(huì)舉辦的國(guó)際、國(guó)內(nèi)及片區(qū)學(xué)術(shù)交流會(huì)議每年都在1.2萬次左右，參加人次約180萬；全國(guó)性的學(xué)會(huì)和省級(jí)學(xué)會(huì)所舉辦的學(xué)術(shù)交流會(huì)議在1萬次以上，參加人次約140萬，其中有相當(dāng)數(shù)量是以學(xué)術(shù)會(huì)議的形式舉行的；全國(guó)省級(jí)以上醫(yī)學(xué)會(huì)(含雜志社及區(qū)域性會(huì)議)每年召開的各類學(xué)術(shù)會(huì)議在1200次左右；2006年度江蘇省科協(xié)系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)的各省級(jí)學(xué)會(huì)組織召開的學(xué)術(shù)會(huì)議達(dá)600次左右，參加

5、人員6.7萬人次。 江蘇省醫(yī)學(xué)會(huì)創(chuàng)建可以追溯到20世紀(jì)30年代，1915年2月5日中華醫(yī)學(xué)會(huì)在上海成立，19331947年，江蘇地區(qū)陸續(xù)成立南京、蘇州等8個(gè)分會(huì)。解放后因?yàn)樾姓^(qū)劃變更等原因，1962年7月正式更名為中華醫(yī)學(xué)會(huì)江蘇分會(huì)，?？品謺?huì)的組織建制也因西醫(yī)、中醫(yī)中藥、預(yù)防、醫(yī)院管理等學(xué)術(shù)團(tuán)體的合分而有變化。 江蘇省醫(yī)學(xué)會(huì)召開的學(xué)術(shù)會(huì)議從時(shí)間上大致可分為三個(gè)階段： 第一階段，即后學(xué)會(huì)恢復(fù)工作到20世紀(jì)80年代中期，由于學(xué)會(huì)各組織機(jī)構(gòu)不夠健全，學(xué)術(shù)會(huì)議的數(shù)量較少，會(huì)議不收會(huì)務(wù)費(fèi)，參加人員只需交住宿費(fèi)和少量伙食費(fèi)，其余經(jīng)費(fèi)由財(cái)政補(bǔ)貼，那時(shí)代表名額控制較嚴(yán)。 第二階段，即20世紀(jì)80年代后期至9

6、0年代初期，財(cái)政取消了對(duì)學(xué)術(shù)會(huì)議的補(bǔ)貼，會(huì)議支出主要靠收取會(huì)務(wù)費(fèi)和住宿費(fèi)，取消了對(duì)參會(huì)代表名額的限制。 第三階段，20世紀(jì)即90年代中后期至今，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革的不斷深入，會(huì)展經(jīng)濟(jì)這一新的經(jīng)濟(jì)形式也逐漸被人們所認(rèn)識(shí)，會(huì)議經(jīng)費(fèi)除來源于代表所交會(huì)務(wù)、資料費(fèi)外，廠商公司的贊助費(fèi)成為會(huì)議經(jīng)費(fèi)的主要來源。 近年來江蘇省醫(yī)學(xué)會(huì)積極組織多層次、多形式、有影響、有特色的學(xué)術(shù)交流會(huì)議近兩百次，共征集論文近三萬篇，邀請(qǐng)國(guó)內(nèi)及美國(guó)、英國(guó)、澳大利亞、加拿大、德國(guó)、法國(guó)等十多個(gè)國(guó)家及香港和臺(tái)灣地區(qū)的著名專家作專題報(bào)告近兩千場(chǎng)。不僅使學(xué)術(shù)會(huì)議的學(xué)術(shù)質(zhì)量穩(wěn)步提高，收到了很好的社會(huì)效益，而且使學(xué)術(shù)會(huì)議取得了一定的經(jīng)濟(jì)效益。同

7、時(shí)也通過學(xué)術(shù)會(huì)議的組織和管理，在政府撥款不斷減少乃至取消的情況下，為學(xué)會(huì)的生存和發(fā)展開辟了一片新天地。 學(xué)會(huì)肩負(fù)著推進(jìn)學(xué)術(shù)發(fā)展的重要任務(wù)，始終把不斷提高學(xué)術(shù)交流水平，推進(jìn)學(xué)術(shù)發(fā)展和學(xué)術(shù)創(chuàng)新作為學(xué)會(huì)工作的第一要?jiǎng)?wù)。目前，學(xué)會(huì)的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)初步形成了以下特點(diǎn)： （1）會(huì)議主題明確，學(xué)術(shù)水平不斷提高。 （2）在學(xué)術(shù)活動(dòng)中貫穿“繼承、發(fā)展、創(chuàng)新”這一主線。 （3）學(xué)術(shù)活動(dòng)豐富多彩，不斷拓展交流空間。 （4）國(guó)際、國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)交流日益活躍。 雖然這些年來，江蘇省醫(yī)學(xué)會(huì)在學(xué)術(shù)會(huì)議的組織與管理方面取得了可喜的成績(jī)，但是仍然存在多方面的不足，因此現(xiàn)將在組織與管理學(xué)術(shù)會(huì)議方面的一些經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)與各位專家和同行交流。

8、1 舉辦學(xué)術(shù)會(huì)議的組織工作 1.1學(xué)術(shù)會(huì)議前期工作 1.1.1 會(huì)議征文 會(huì)議征集論文的通知一般應(yīng)在開會(huì)前半年發(fā)出，通知應(yīng)明確會(huì)議的主題、目的、重點(diǎn)議題和有關(guān)要求； 論文作者應(yīng)在會(huì)議前一個(gè)月將論文提交，以便論文評(píng)審小組對(duì)論文進(jìn)行認(rèn)真的評(píng)審，決定取舍； 征集的論文，除特邀報(bào)告外，凡已在其他學(xué)術(shù)會(huì)議或在國(guó)內(nèi)外公開發(fā)行的刊物上發(fā)表過的不予錄選。 1.1.2 會(huì)議合同為了保證會(huì)議的順利開展，會(huì)議先期必須實(shí)地去考察會(huì)場(chǎng)、酒店的實(shí)際狀況，并與會(huì)場(chǎng)、酒店的負(fù)責(zé)人簽訂合同，依法維護(hù)各方的正當(dāng)權(quán)益。 1.1.3 廠商邀請(qǐng)函在學(xué)會(huì)宗旨優(yōu)先的原則下，發(fā)放廠商邀請(qǐng)函，邀請(qǐng)相關(guān)醫(yī)藥企業(yè)參加會(huì)議，舉辦相關(guān)醫(yī)療器械、藥品和

9、試劑等展示活動(dòng)，結(jié)合會(huì)議進(jìn)行新技術(shù)、新產(chǎn)品介紹，形成互動(dòng)、社會(huì)效應(yīng)與經(jīng)濟(jì)效應(yīng)兼得。 1.1.4 會(huì)議通知給全省縣以上醫(yī)院的相關(guān)科室主任、已收到的征文作者及對(duì)會(huì)議感興趣的相關(guān)人員郵寄正式的會(huì)議通知，告之會(huì)議的具體時(shí)間、地址、收費(fèi)等。 1.2 學(xué)術(shù)會(huì)議組織計(jì)劃 會(huì)議組織計(jì)劃是有效地協(xié)調(diào)各個(gè)環(huán)節(jié)，推動(dòng)學(xué)術(shù)會(huì)議順利進(jìn)行的最重要的工具，是組織會(huì)議的首要環(huán)節(jié)。抓住這個(gè)環(huán)節(jié)，就可以提挈全局。所以會(huì)議組織計(jì)劃是會(huì)議成敗的關(guān)鍵性因素之一。 會(huì)議組織計(jì)劃主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容： （1）工作計(jì)劃。是為了學(xué)術(shù)會(huì)議順利開展而制定的實(shí)施方案，主要包括專家接待計(jì)劃、會(huì)議代表接待計(jì)劃、廠商接待計(jì)劃等。一個(gè)科學(xué)而合理的工作計(jì)劃是

10、學(xué)術(shù)會(huì)議順利開展的重要保障。 （2）人員組織計(jì)劃。通常都采用框圖式構(gòu)架，各項(xiàng)分工、負(fù)責(zé)人、具體情況等內(nèi)容都集中在一起，制作一個(gè)人員組織計(jì)劃表。在這份計(jì)劃中，明確分工，明確各人的職責(zé)，以及各分工之間的相互配合，可以讓工作人員一目了然。 （3）財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃。學(xué)術(shù)會(huì)議經(jīng)費(fèi)主要靠自籌，以會(huì)養(yǎng)會(huì)，對(duì)于會(huì)議進(jìn)行過程中的各項(xiàng)費(fèi)用支出以及可能需要的支出情況做一詳細(xì)而周密的預(yù)算，確保會(huì)議經(jīng)費(fèi)的正常支出而不會(huì)出現(xiàn)虧損的局面。 （4）文件管理計(jì)劃。會(huì)議前期與相關(guān)單位簽定的合同，在會(huì)議過程中的代表收費(fèi)、住房、餐飲的統(tǒng)計(jì)以及會(huì)議論文匯編、總結(jié)等是會(huì)議資料的重要依據(jù)。所以對(duì)于文件檔案的管理，最好安排專人負(fù)責(zé)。這樣不僅可以

11、隨時(shí)了解會(huì)議的進(jìn)展情況，也為以后查看。 （5）應(yīng)急計(jì)劃。它是主辦方最容易忽略的地方，也是最難把握的地方，一是因?yàn)闀?huì)議過程中出現(xiàn)的突發(fā)情況有太多的不可預(yù)料性，不知如何制定應(yīng)急計(jì)劃；另外也在于大多數(shù)會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議過程中的突發(fā)情況沒有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，還沒有意識(shí)到這一問題的重要性。大型學(xué)術(shù)會(huì)議一般都具有籌備時(shí)間長(zhǎng)、涉及人員多等特點(diǎn)，在這個(gè)過程中難以保證每個(gè)人都不出問題、每件事情都進(jìn)展順利。所以，一份相對(duì)嚴(yán)密的應(yīng)急計(jì)劃還是不能少的。 怎樣把會(huì)議接待過程中出現(xiàn)的情況全部考慮到，并且在會(huì)議開始前就部署妥當(dāng)，是會(huì)議能否順利進(jìn)行的關(guān)鍵。可從以下幾個(gè)方面著手： （1）認(rèn)真做好筆記。會(huì)議的主要內(nèi)容、具體時(shí)間、地點(diǎn)

12、、日程安排、有關(guān)文件、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等事宜的相關(guān)環(huán)節(jié)，會(huì)前做到心中有數(shù)，這樣如果在會(huì)議的接待過程中如果遇到類似問題就可以胸有成竹了。 （2）集思廣益。由于一個(gè)大型學(xué)術(shù)會(huì)議涉及的方方面面比較多，頭緒錯(cuò)中復(fù)雜，對(duì)于會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)可能出現(xiàn)的情況做出準(zhǔn)備是一件相當(dāng)棘手的事，每個(gè)人并不能保證把所有可能出現(xiàn)的情況都考慮進(jìn)去，所以在這個(gè)時(shí)候運(yùn)用大家的智慧，集思廣益，就有可能讓前期準(zhǔn)備趨于完善。 （3）隨機(jī)應(yīng)變。在學(xué)術(shù)會(huì)議的前期就預(yù)先做好會(huì)議接待人員的培訓(xùn)，不僅使其了解整個(gè)會(huì)議的相關(guān)情況，而且使其掌握一定的技能，模擬一些突發(fā)事件，增強(qiáng)應(yīng)變能力，這樣在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)就可以運(yùn)用自如了。 （4）及時(shí)吸取教訓(xùn)，善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。由于大型學(xué)

13、術(shù)會(huì)議的復(fù)雜性和不可預(yù)見性，為了保證每次會(huì)議都順利開展，及時(shí)地整理在以往會(huì)議過程中出現(xiàn)的失誤、總結(jié)會(huì)議中的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)就顯得猶為重要。所謂“吃一塹、長(zhǎng)一智”，這就為我們今后的會(huì)議管理奠定了良好基礎(chǔ)。 2 舉辦學(xué)術(shù)會(huì)議的管理工作 2.1 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制 現(xiàn)場(chǎng)管理必須由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人統(tǒng)一管理，服從項(xiàng)目負(fù)責(zé)人統(tǒng)一的指揮和調(diào)度，互相配合，才能保證會(huì)議各項(xiàng)工作有條不紊的開展。才能保證整個(gè)會(huì)議順利、高效而有序地進(jìn)行。 2.2 “角色管理” 我們可以根據(jù)會(huì)議參與者的角色來分配管理工作，合理分工、各司其職。即安排專人來負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)不同身份的相關(guān)人員，最后由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來統(tǒng)一管理各個(gè)方面的負(fù)責(zé)人，協(xié)調(diào)和控制整個(gè)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)工作

14、。 會(huì)議組織方：主要包括會(huì)議的主辦方、承辦方、協(xié)辦方等。在會(huì)議前期和會(huì)議進(jìn)行過程中，會(huì)議的組織各方都需要互相合作、互相協(xié)調(diào)。酒店方：主要是指場(chǎng)地的提供者。在整個(gè)會(huì)議的進(jìn)行過程中起著配合的角色，以保證會(huì)議進(jìn)行過程中一些基本設(shè)備，如舞臺(tái)的搭建、燈光的安裝、音響的調(diào)試、開幕式主席臺(tái)的搭建、會(huì)場(chǎng)座位的布置等到位。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須做好與酒店負(fù)責(zé)人的相互協(xié)調(diào)，這是很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。參會(huì)專家方：它是整個(gè)會(huì)議中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。主要是指大會(huì)邀請(qǐng)的，在大會(huì)上做專題報(bào)告的知名專家及相關(guān)的特邀老專家，必須安排專人接待，如果會(huì)議邀請(qǐng)的專家較多，必須安排多個(gè)專人接待，每個(gè)專家還須安排相關(guān)人員負(fù)責(zé)專家在會(huì)議的整個(gè)過程中的接

15、送站、報(bào)銷、安排住宿、陪同旅游等事宜，以保證每位專家賓至如歸的感覺，特別是外省及國(guó)外的專家，他們認(rèn)可會(huì)議就成功了一大半。因?yàn)闀?huì)議舉辦成功的重要標(biāo)志之一是會(huì)議專家對(duì)本次會(huì)議的認(rèn)可，因此至關(guān)重要。參會(huì)代表方：主要是指參加會(huì)議報(bào)到的代表。他們是會(huì)議的主要接待人員，也是會(huì)議參加的主要對(duì)象，要安排專人負(fù)責(zé)好會(huì)議代表的報(bào)到、登記、住宿等，使每位代表都滿意。參會(huì)廠商方：主要指參加會(huì)議的相關(guān)廠商，因?yàn)槊看螌W(xué)術(shù)會(huì)議的順利舉行，都離不開廠商的大力支持，如何安排好各廠商的展臺(tái)布置，營(yíng)造出一個(gè)豐富多彩的會(huì)議氣氛，是至關(guān)重要的。 媒體記者方：主要包括會(huì)議邀請(qǐng)的媒體和主動(dòng)前來采訪的媒體。因?yàn)槊看螘?huì)議都會(huì)產(chǎn)生一定的社會(huì)效應(yīng)

16、，媒體的參與對(duì)于整個(gè)會(huì)議的效益評(píng)估具有很大的參考價(jià)值，所以對(duì)于媒體方的管理也就理所當(dāng)然的獨(dú)立為面了。 總之，在角色的劃分上應(yīng)該充分考慮到每個(gè)具體會(huì)議的實(shí)際情況，根據(jù)每個(gè)具體會(huì)議實(shí)際情況來決定劃分的具體內(nèi)容，靈活運(yùn)用，才能取到事半功倍的效果。 3 學(xué)術(shù)會(huì)議組織與管理應(yīng)注意的幾個(gè)問題 應(yīng)從醫(yī)學(xué)專業(yè)的行業(yè)角度出發(fā)，做好學(xué)術(shù)會(huì)議的組織管理。協(xié)助?？品謺?huì)的專家做好會(huì)議的選題及會(huì)議具體內(nèi)容的安排，使會(huì)議既能反映出近年來該學(xué)科領(lǐng)域的學(xué)術(shù)水平，又要把學(xué)術(shù)會(huì)議辦成大家知識(shí)更新、接受繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育的大課堂。在各項(xiàng)工作中貫穿“繼承、發(fā)展、創(chuàng)新”這一主線，加強(qiáng)制度建設(shè)，不斷推進(jìn)學(xué)會(huì)工作的規(guī)范化、程序化、法制化、科學(xué)化。樹立大局觀念，發(fā)揚(yáng)學(xué)術(shù)民主，鼓勵(lì)學(xué)術(shù)創(chuàng)新，在改革中求發(fā)展。以高質(zhì)量的學(xué)術(shù)會(huì)議在醫(yī)學(xué)工作者的心目中樹立起學(xué)會(huì)這一權(quán)威學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)的形象，吸引更多的參會(huì)者。 正確處理學(xué)術(shù)會(huì)議與產(chǎn)品展示的關(guān)系。始終以學(xué)術(shù)會(huì)議的社會(huì)效益為“最高準(zhǔn)則”，確保會(huì)議的絕大部分時(shí)間用于與會(huì)議主題有關(guān)的專題報(bào)告和代表發(fā)言、討論。淡化會(huì)議