新建單位檔案管理問題及對(duì)策

1、新建單位檔案管理問題及對(duì)策 新建的單位會(huì)面臨很多必須去思考而比較瑣碎的事情，諸如對(duì)檔案的管理。檔案是每個(gè)單位的核心所在，設(shè)計(jì)單位的隱私，而對(duì)檔案的管理工作十分繁瑣又極其重要，所以每個(gè)單位在進(jìn)行管理時(shí)都應(yīng)該首先考慮到檔案管理方面。本文針對(duì)檔案管理的問題，對(duì)其進(jìn)行分析，總結(jié)出檔案管理的對(duì)策，而對(duì)策主要是以數(shù)字化管理為主。就全球而言，信息技術(shù)的發(fā)展都已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)成熟階段，數(shù)字化已經(jīng)逐漸取代了我們生活很多常見的用品。比如說，以前學(xué)校教學(xué)用的是黑板、粉筆，但現(xiàn)在卻已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了多媒體教學(xué)。政府辦公在傳統(tǒng)上必須是有辦公人員在辦公室，而需要辦事的人要親自到辦公室，現(xiàn)在各級(jí)政府幾乎實(shí)現(xiàn)了電子政務(wù)，在網(wǎng)絡(luò)上辦公，

2、其效率非以前可比。很多企業(yè)、單位在進(jìn)行管理時(shí)也借用了這樣的模式，即電子化辦公、電子化管理的模式。對(duì)于新建的單位而言，很多管理者都認(rèn)為先進(jìn)行傳統(tǒng)意義上的管理，尤其是檔案管理這樣的事情，之后條件成熟再從傳統(tǒng)的管理過度到數(shù)字化管理。也有很多新建的單位實(shí)現(xiàn)了半數(shù)字化，用不完善的系統(tǒng)進(jìn)行管理，這樣的風(fēng)險(xiǎn)自然是極高的。 1問題 11沒有足夠的物質(zhì)支持 新建單位都面臨一個(gè)問題，即經(jīng)費(fèi)開支比較拮據(jù)，管理者大多把經(jīng)費(fèi)進(jìn)行分類，分到檔案管理上來的實(shí)在是少。在管理者心目中，檔案管理比較是末端的事情，其重要程度往往不能和其他事情相比擬。沒有足夠的經(jīng)費(fèi)，就無法構(gòu)建一套完整的管理系統(tǒng)，先不說管理系統(tǒng)本身的專業(yè)性需要多少的

3、經(jīng)費(fèi)了，就拿客觀條件而言，要完善檔案管理，所需要花費(fèi)的金額就絕對(duì)不少，需要的是有專業(yè)性的人才。而如果經(jīng)費(fèi)有限，這樣的人才就無法得到，管理也就無法完善。 12重視不夠 其實(shí)上面提到的檔案管理無法獲得足夠的經(jīng)費(fèi)這一問題的根本就是管理者的重視不夠，正是因?yàn)橹匾暡粔?，才?dǎo)致了經(jīng)費(fèi)的不足，進(jìn)一步導(dǎo)致管理的無法完善。另一方面，新建單位在初期的確會(huì)遇到各樣的問題，管理者難免會(huì)因此而分心，恐怕也無瑕估計(jì)檔案管理這樣的事情。其實(shí)造成這個(gè)現(xiàn)象的原因也就是管理者對(duì)檔案管理的重視不足。檔案在一個(gè)單位所處的位置其實(shí)是舉足輕重的，但管理者無法正確了解其重要性，他的精力又有限，偏重點(diǎn)不同，檔案管理往往就會(huì)被忽視了。 13人

4、力資源的匱乏 新建單位要實(shí)現(xiàn)完備的檔案管理不是一個(gè)簡單的過程，要建立這樣一個(gè)管理體制，所要花費(fèi)的時(shí)間、財(cái)力自不必細(xì)說。換個(gè)角度來看，所需要花費(fèi)的人力也不少。首先，需要管理體制的設(shè)計(jì)者，對(duì)于設(shè)計(jì)者的要求很高，不僅僅是要求有豐富的經(jīng)驗(yàn)，還應(yīng)該懂得管理知識(shí)。其次，需要管理者，即能夠使管理體制良好運(yùn)行的工作人員。就這兩個(gè)方面而言，一個(gè)新建的單位都是不具備的。也正是因?yàn)檫@樣，新建單位檔案管理也才具有了更大的難度。 2對(duì)策 新建的單位要想設(shè)立一個(gè)完整的檔案管理系統(tǒng)是有很大的難度的，但是這并不是做不到，也并非就是難于登天。本文的重點(diǎn)就是分析建立這樣一個(gè)體制的對(duì)策及注意事項(xiàng)。 21給予足夠的支持和重視 新建單

5、位的管理者會(huì)面對(duì)很多的繁瑣的事，但無論如何，也應(yīng)該分身來應(yīng)對(duì)檔案管理的事務(wù)。一般而言，一個(gè)單位的檔案是極其復(fù)雜且內(nèi)容豐富的，可以把它看成是一個(gè)日記本，記錄著單位發(fā)展過程中的所有事情和所有人員，它的重要性不言而喻。換句話講，一個(gè)單位的檔案關(guān)乎著單位所有人，他們的所有記錄都在檔案管理之中，如果他們的信息泄露或者是單位的內(nèi)部消息泄露，影響的可就不是一個(gè)人了，關(guān)系的整個(gè)單位的生存和發(fā)展。所以每一個(gè)單位的管理者都應(yīng)該對(duì)它重視起來，新建單位的管理者更應(yīng)該注意對(duì)檔案的管理，也就要求管理者務(wù)必能夠?qū)λ匾暺饋?，也唯有這樣才能促進(jìn)管理的發(fā)展，才能更加細(xì)致、安全的進(jìn)行檔案管理。 22加大對(duì)設(shè)備的投資 上文已經(jīng)提到

6、，新建單位對(duì)檔案進(jìn)行管理的一個(gè)比較重要的方面是進(jìn)行數(shù)字化管理，這是全球的一個(gè)大的趨勢(shì)，而新建單位要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，必須要考慮到對(duì)其的投資。因?yàn)槭切陆▎挝唬瑮l件有限，對(duì)于設(shè)備的要求也就不必太高，但至少能夠支持系統(tǒng)的運(yùn)行。對(duì)于設(shè)備的投資方面需要注意的是兩個(gè)問題，第一，選擇的設(shè)備必須要符合要求，就這一點(diǎn)而言，可以讓系統(tǒng)的設(shè)計(jì)者進(jìn)行選擇，第二，關(guān)于硬件設(shè)備的配套必須齊全，即能夠保證系統(tǒng)的順利進(jìn)行。 23加強(qiáng)監(jiān)督 新建單位大多會(huì)遇到同一個(gè)問題，即單位的員工沒有歸屬感。這是極其正常的，因?yàn)閱挝恍陆ǎ⒉煌晟?，即便是管理者自己在遇到問題難以處理時(shí)都有可能會(huì)知難而退，更何況是員工?如果是檔案管理的人員辭職離去

7、，可能造成的后果就大了，因?yàn)樗麄円呀?jīng)對(duì)單位的檔案有所了解，即便他們無心泄露，一不小心說漏了嘴，影響都很大很深。所以有必要對(duì)新建單位的成員加強(qiáng)監(jiān)督，同時(shí)也要進(jìn)行鼓勵(lì)，讓他們感受到單位對(duì)他們的好，增加歸屬感。 24實(shí)現(xiàn)人員的合理組合 新建單位最重要的一點(diǎn)就是員工的組合搭配，讓不同的性格、不同知識(shí)面的員工組合在一起，可以實(shí)現(xiàn)“1+12”的效果。這對(duì)管理者的眼光要求更高一些，他必須是能夠熟練運(yùn)用人力資源學(xué)的知識(shí)。而就檔案管理而言，應(yīng)該要考慮到幾個(gè)方面，首先是知識(shí)結(jié)構(gòu)，就知識(shí)結(jié)構(gòu)而言，管理人員必須要有人是學(xué)習(xí)檔案管理類的專業(yè)人員，能夠熟練運(yùn)用檔案管理的理論知識(shí)，如果隊(duì)伍有一個(gè)人擁有檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，管理起

8、來豈非就更得心應(yīng)手?除此之外，還應(yīng)該有比較年輕，充滿著干勁與朝氣的員工。他們的加入會(huì)給檔案管理注入新鮮血液，會(huì)讓管理效果增加。 3結(jié)語 一個(gè)新建的單位所面對(duì)的局面是極其尷尬的，管理者空有滿腔心思卻無付諸實(shí)踐的條件，新建單位的各方面管理也不完善，管理起來也就會(huì)遇到各種各樣的或大或小的問題，如果這些問題處理不當(dāng)，就會(huì)影響單位的發(fā)展。而在新建單位的檔案管理之中，所可能遇到的問題會(huì)更多，檔案管理本身就是一件繁瑣細(xì)致的工作，所以新建單位對(duì)它的管理要求也就會(huì)更多。本文從新建單位對(duì)檔案的管理的問題分析，從中總結(jié)出解決建議及對(duì)策。對(duì)策共分為幾個(gè)大的方面，即重視、監(jiān)督、投資與人員的組合。這幾個(gè)方面是新建單位檔案管理實(shí)現(xiàn)或是完善的必經(jīng)之路，管理者做到了這幾