023管理溝通控制程序[QSM及EMS一體化全套管理資料]

1、中山市福泰制漆有限公司管理溝通控制程序 中山市福泰制漆有限公司zhongshan futai paint co.ltd溝通管理控制程序受控正本印 受控副本印文件編號(hào)：ft-qep-23 版本：a01 分發(fā)號(hào)： 生效日期：2006年08月01日編制: 批準(zhǔn): 日期: 日期: 頁(yè)次修改前版本號(hào)修改后版本號(hào)修訂內(nèi)容修訂日期審批人1 目的為了及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、傳遞及反饋有關(guān)信息，作好信息的管理，特制定本辦法。2 適用范圍適用于公司內(nèi)部信息的傳遞與處理，以及與外部各方的信息交流。3 職責(zé)3.1 物控部、業(yè)務(wù)部、環(huán)保組等部門負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)相關(guān)方信息的收集。3.2 各部門負(fù)責(zé)工作范圍內(nèi)信息的傳遞與交流。3.3 i

2、so辦負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外相關(guān)信息的傳遞與處理。3.4 信息部負(fù)責(zé)建立信息庫(kù)，保存和管理相關(guān)的信息。3.5 環(huán)保組負(fù)責(zé)緊急（環(huán)境）信息的處理。4.0工作程序4.1信息分類，一切與質(zhì)量環(huán)境管理體系管理實(shí)現(xiàn)過(guò)程及有效性有關(guān)的內(nèi)容都是內(nèi)/外溝通交流的對(duì)象。4.1.1外部信息a. 地方監(jiān)測(cè)站、環(huán)保局、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)測(cè)或檢查的結(jié)果及反饋的信息；b. 政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類信息，如環(huán)境法律法規(guī)、條例、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等；c. 相關(guān)方反饋的信息及其投訴等，相關(guān)方指顧客、工程合同方、供應(yīng)商、廢物收購(gòu)方、運(yùn)輸司機(jī)、附近居民、化工區(qū)、上級(jí)環(huán)保行政部門等d. 其他外部信息，如各部門直接從外部獲取的有關(guān)環(huán)境、質(zhì)量技術(shù)

3、、環(huán)境、質(zhì)量管理等方面的信息。4.1.2內(nèi)部信息a. 正常信息，如方針目標(biāo)指標(biāo)、檢驗(yàn)監(jiān)測(cè)記錄、內(nèi)部審核與環(huán)境管理評(píng)審報(bào)告以及體系正常運(yùn)行時(shí)的其他的記錄等；b. （潛在）不符合信息，如體系內(nèi)部審核的不合格報(bào)告，糾正和預(yù)防措施處理單等；c. 緊急信息，如出現(xiàn)火災(zāi)、洪澇災(zāi)害等情況下的環(huán)境信息與記錄；d. 其他內(nèi)部信息（如員工的建議等）4.2信息的收集與處理信息可采用書(shū)面資料、記錄、討論交流、電子媒體、聲像設(shè)備、通訊等方式以傳遞。4.2.1外部信息的收集與處理（1）環(huán)保組和iso辦公室分別負(fù)責(zé)化工區(qū)監(jiān)測(cè)站、市環(huán)保局、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)測(cè)、檢查結(jié)果及反饋信息的收集，并傳遞到公司相關(guān)部門，當(dāng)監(jiān)測(cè)

4、或檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合情況時(shí)，按照糾正和預(yù)防措施控制程序的要求進(jìn)行處理。（2）政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)類的資料信息由環(huán)保組等各相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集、更新、整理，交iso辦公室保存，詳見(jiàn)法律與其他要求控制程序及文件和資料控制程序。（3）行政部、物控部、環(huán)保組、分別負(fù)責(zé)與工程合同方、物料供應(yīng)商、廢物收購(gòu)方、運(yùn)輸司機(jī)等進(jìn)行信息溝通，業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)與顧客的信息聯(lián)絡(luò)，以滿足顧客要求；對(duì)來(lái)自上述相關(guān)方投訴的處理詳見(jiàn)不合格控制程序和糾正和預(yù)防措施控制程序，當(dāng)對(duì)方有要求時(shí)，應(yīng)在一周內(nèi)給予解決或答復(fù)；上述相關(guān)方反饋的其他信息，對(duì)應(yīng)部門應(yīng)記錄于信息聯(lián)絡(luò)溝通登記本中，在相應(yīng)的部門碰頭會(huì)、不同部門交流會(huì)、宣傳欄，公司行政例會(huì)等相應(yīng)的管理

5、例會(huì)和日常工作中進(jìn)行交流溝通。（4）環(huán)境滿意度調(diào)查及環(huán)境因素確定溝通a. 環(huán)保組定期或不定期檢查環(huán)保設(shè)施，走訪居民，進(jìn)行內(nèi)外部滿意度調(diào)查，將調(diào)查聯(lián)絡(luò)信息記錄在“信息聯(lián)絡(luò)溝通登記本”上，或用“社會(huì)滿意度調(diào)查表”對(duì)相關(guān)方進(jìn)行聯(lián)系調(diào)查。有投訴或指示時(shí)填寫(xiě)“客戶及社會(huì)相關(guān)方投訴處理表”及時(shí)處理相關(guān)方的抱怨或指示。b. 環(huán)保經(jīng)理與上級(jí)環(huán)保行政部門（環(huán)保局化工區(qū)等）常聯(lián)系，了解環(huán)境法規(guī)及其他要求的變化，進(jìn)行有關(guān)環(huán)境因素決定的溝通，及時(shí)修訂環(huán)境管理方案，創(chuàng)造一個(gè)員工、居民、社區(qū)滿意的良好環(huán)境。（5）各部門直接從外部獲取的其他類信息，如質(zhì)量、環(huán)境技術(shù)，質(zhì)量、環(huán)境管理信息等，應(yīng)記錄于信息聯(lián)絡(luò)溝通登記本中，在一周

6、內(nèi)以反饋到iso辦公室，由其負(fù)責(zé)分類、整理，根據(jù)需要傳遞到相關(guān)部門。4.2.2內(nèi)部信息的收集與處理（1）正常信息的處理：各部門依據(jù)相關(guān)文件的規(guī)定直接收集并傳遞日常正常信息；iso辦公室按照相應(yīng)程序文件的規(guī)定傳遞方針、目標(biāo)和指標(biāo)、管理方案、內(nèi)部審核結(jié)果、更新的法律法規(guī)等信息。（2）（潛在）不符合信息的處理詳見(jiàn)糾正和預(yù)防措施控制程序。（3）緊急（環(huán)境）信息由發(fā)現(xiàn)部門迅速傳遞給環(huán)保組組織處理，可采用電話、傳真及口訊等方式，參見(jiàn)應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)控制程序。（4）其他內(nèi)部信息，提供者可以意見(jiàn)條、建議等不諸形式的方式方法反饋給iso辦公室進(jìn)行處理。4.3獲得信息的方式和渠道包括：面談、電話聯(lián)系、信涵、傳真、調(diào)

7、查問(wèn)卷、上網(wǎng)、媒體廣告、板報(bào)、意見(jiàn)箱及報(bào)告等。4.4信息庫(kù)的建立和應(yīng)用4.4.1信息部負(fù)責(zé)建立公司的信息庫(kù)，不斷匯集各方面反饋回的信息，按照息載體的不同（如紙張、磁碟、光碟、膠片、聲像制品等），提供相應(yīng)適宜的環(huán)境分別存放，統(tǒng)一保存；并參照?qǐng)D書(shū)分類的方式，進(jìn)行整理分類，制成索引，確保已獲取信息的完整性和可用性。4.4.2信息部根據(jù)合同評(píng)審、采購(gòu)、生產(chǎn)、檢驗(yàn)等不同過(guò)程的需要，提供各部門所需信息相應(yīng)的拷貝，各部門也可根據(jù)索引，在信息部調(diào)閱所需的信息，信息部負(fù)責(zé)組織各部門對(duì)上述各類信息進(jìn)行歸納、分析、尋找體系持續(xù)改進(jìn)的機(jī)會(huì)。4.5信息溝通原則：各部門按照分級(jí)負(fù)責(zé)，各負(fù)其責(zé)的原則進(jìn)行相互聯(lián)系、溝通。實(shí)施逐級(jí)匯報(bào)，橫向信息交流，實(shí)現(xiàn)資源和信息共享，使溝通交流貫穿于公司整個(gè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)當(dāng)中，力求全方位溝通，以減少因理解偏差或信息傳達(dá)不到位造成失誤。4.6對(duì)體系運(yùn)行過(guò)程中各類記錄的控制嚴(yán)格按照管理記錄控制程序，進(jìn)行收集整理歸檔。4.7各部門健全收發(fā)制度，對(duì)接收、傳遞的信息（包括生產(chǎn)情況記錄）可于記事本中予以記錄。5 相關(guān)文件5.1文件控制程序5.2記錄控制程序5.3法律法規(guī)與其他要求控制