信息溝通與協(xié)商管理程序

1、文件名稱信息溝通與協(xié)商管理程序生效日期2004 年 7 月 10日文件編號(hào)QSEB23G/1/08-04B頁(yè)數(shù)共5頁(yè)信息溝通與協(xié)商管理程序(依據(jù) GB/T19001 2000 idt IS09001:2000 標(biāo)準(zhǔn)) (依據(jù) GB/T24001 1996 idt IS014001:1996 標(biāo)準(zhǔn))(依據(jù) GB/T28001 2001 標(biāo)準(zhǔn))受控文件未經(jīng)許可不得復(fù)制受控號(hào)23G/1 持有人中鐵二十三局集團(tuán)第一工程有限公司編制人農(nóng)光鮮審核人孫孟彬批準(zhǔn)人修改記錄版本號(hào)修改頁(yè)修改內(nèi)容概要修改人審核人批準(zhǔn)人生效日期文件名稱信息溝通與協(xié)商管理程序生效日期2004 年 7 月 10日文件編號(hào)QSEB23G/

2、1/08-04B頁(yè)數(shù)共5頁(yè)第1頁(yè)信息溝通與協(xié)商管理程序1目的為及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地收集、傳遞和反饋有關(guān)信息，提高信息的溝通、 交流與利用率，更好地為施工生產(chǎn)服務(wù)。2適用范圍適用于公司及其所屬各單位、各工程項(xiàng)目部。3術(shù)語(yǔ)和定義引用公司管理手冊(cè)中的術(shù)語(yǔ)和定義。4相關(guān)文件或引用文件a）公司機(jī)關(guān)部門崗位職責(zé)、工作目標(biāo)及考核辦法管理規(guī)定b）公司、公司黨委關(guān)于調(diào)整公司機(jī)關(guān)組織機(jī)構(gòu)和編制定員的通知c）文件控制程序d）記錄控制程序5、職責(zé)5.1公司辦公室職責(zé)a）公司辦公室是本程序的主管部門，負(fù)責(zé)本程序的制訂和修改并負(fù)責(zé)組 織實(shí)施與監(jiān)控。機(jī)關(guān)各部門和公司所屬各單位配合。b）做好本部門的記錄與控制。C）向分管領(lǐng)導(dǎo)和

3、管理評(píng)審會(huì)議報(bào)告本程序運(yùn)行情況和改進(jìn)建議。d）不定期地對(duì)本程序的運(yùn)行情況進(jìn)行抽查。5.2其他各職能部門負(fù)責(zé)本部門的信息記錄、勾通與控制，按照工作程序和職責(zé)范圍做好信 息的接收、傳遞、交流、處理和反饋工作，接受公司辦公室對(duì)本程序運(yùn)行情 況進(jìn)行監(jiān)督檢查。5. 3公司所屬項(xiàng)目部a）確保本程序在項(xiàng)目上有效實(shí)施，按照程序要求和職責(zé)分工做好信息的記2004 年 7 月 10文件名稱信息溝通與協(xié)商管理程序生效日期日文件編號(hào)QSEB23G/1/08-04B 頁(yè) 數(shù) 共5頁(yè)第2頁(yè)錄、與溝通與控制。b）接受公司辦公室對(duì)本程序的運(yùn)行情況進(jìn)行調(diào)研與檢查。6工作程序6.1信息6.1.1外部信息外部信息包括：a）地方質(zhì)量

4、技術(shù)監(jiān)督局、環(huán)保局、檢測(cè)站、安全生產(chǎn)監(jiān)督局、職業(yè)健康 監(jiān)督檢查部門、公安局消防、交通、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等檢測(cè)或檢查的結(jié)果及反饋的 信息。b）政策、法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)類信息，如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)境法律法規(guī)、職業(yè)健 康管理?xiàng)l例等。c）相關(guān)方的要求、期望、評(píng)價(jià)、投訴、抱怨等信息，相關(guān)方指顧客、公 司機(jī)關(guān)及工程項(xiàng)目所處地域居民、合同方、供應(yīng)方等。d）其他外部信息，如各部門直接從外部獲取的有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健 康安全等方面的信息。e）企業(yè)以外單位、團(tuán)體或個(gè)人的來(lái)電、來(lái)信、來(lái)函、通報(bào)及各種媒體報(bào) 道等。6.1.2內(nèi)部信息內(nèi)部信息包括：a）正常信息，如方針、目標(biāo)、指標(biāo)、監(jiān)測(cè)檢查記錄、內(nèi)部審核與管理評(píng) 審報(bào)告以及體系正常運(yùn)行

5、時(shí)的其他記錄等。b）不符合信息（含潛在的），如管理體系內(nèi)審的不符合報(bào)告、糾正和預(yù)防 措施處理單等。c）緊急信息，如突發(fā)的質(zhì)量、環(huán)境、安全事故、火災(zāi)、洪澇災(zāi)害等情況 下的信息記錄。d）其他內(nèi)部信息，如培訓(xùn)計(jì)劃、職工建議、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)管理體系的各項(xiàng)批示文件名稱信息溝通與協(xié)商管理程序生效日期2004 年 7 月 10日文件編號(hào)QSEB23G/1/08-04B頁(yè)數(shù)共5頁(yè)第3頁(yè)6.2信息的溝通方式a）職工代表大會(huì)、工作會(huì)議、管理體系評(píng)審會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、工程例 會(huì)等會(huì)議形式。b）文件的形成。c）公司管理體系運(yùn)行情況匯報(bào)、交流會(huì)等專題會(huì)議。d）在管理與服務(wù)、施工技術(shù)、勞動(dòng)競(jìng)賽簡(jiǎn)報(bào)等內(nèi)部報(bào)刊上刊登 的信息。e）公

6、司內(nèi)部局域網(wǎng)及外部網(wǎng)絡(luò)傳輸。f）調(diào)查表、征集建議書等。g）公司各部門、各單位與相關(guān)方的溝通。h）公司組織的各種相關(guān)活動(dòng)。6.3信息的溝通6.3.1外部信息溝通a）工會(huì)、工程管理部、安質(zhì)部、社保部、勞資培訓(xùn)部、公安分處負(fù)責(zé)地方質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、建委、環(huán)保局、檢測(cè)站、安全生產(chǎn)監(jiān)督局、公安局、 消防、交通、職業(yè)健康監(jiān)督檢查部門、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)測(cè)、檢查的結(jié)果及反饋 信息的收集，并及時(shí)傳遞到公司有關(guān)部門，當(dāng)監(jiān)測(cè)或檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合情 況時(shí)，按照糾正措施程序和預(yù)防措施程序處理。b）政策、法律法規(guī)類信息，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集、更新、整理，企業(yè) 策劃部負(fù)責(zé)匯總登記，公司辦公室負(fù)責(zé)存檔，具體按法律法規(guī)獲取、識(shí)別 更

7、新管理程序、文件控制程序執(zhí)行。c）市場(chǎng)開發(fā)部、工程管理部、工程保障部分別負(fù)責(zé)與業(yè)主、工程分包方、 物資供應(yīng)商、設(shè)備供應(yīng)方、廢物收購(gòu)方等進(jìn)行溝通，對(duì)其產(chǎn)品質(zhì)量、施工環(huán) 境施加影響，詳見經(jīng)營(yíng)信息控制程序、施工合同控制程序、采購(gòu)控制 程序、設(shè)備管理程序、廢棄物管理程序。市場(chǎng)開發(fā)部與工程管理部負(fù)責(zé) 與顧客的信息聯(lián)絡(luò)，以滿足顧客要求。對(duì)來(lái)自上述相關(guān)方的投訴按照糾正 措施程序和預(yù)防措施程序處理，當(dāng)對(duì)方有要求時(shí)，應(yīng)在一周內(nèi)給予解文件名稱信息溝通與協(xié)商管理程序生效日期2004 年 7 月 10日文件編號(hào)QSEB23G/1/08-04B頁(yè)數(shù)共5頁(yè)第4頁(yè)決和答復(fù)，上述相關(guān)方反饋的其它信息，可由對(duì)應(yīng)部門以信息記錄單

8、的 形式傳遞給機(jī)關(guān)部門處理。d）各部門直接從外部獲取的其他類信息，如質(zhì)量安全環(huán)境技術(shù)、質(zhì)量安 全環(huán)境管理信息等，在一周內(nèi)以信息記錄單的形式反饋到公司辦公室， 由其負(fù)責(zé)分類、整理，建立外來(lái)信息臺(tái)帳根據(jù)需要傳遞到相關(guān)部門。 632內(nèi)部信息溝通a）正常信息的處理：各部門依據(jù)相關(guān)文件的規(guī)定直接收集并傳遞日常信息， 安質(zhì)部按照相應(yīng)程序文件規(guī)定傳遞管理體系方針、目標(biāo)、指標(biāo)、管理方案、 內(nèi)部審核結(jié)果、管理評(píng)審結(jié)果，企業(yè)策劃部按照相應(yīng)程序更新法律法規(guī)等信 息。b）不符合信息（含潛在信息）的交流詳見糾正措施程序、預(yù)防措施程序。c）緊急的質(zhì)量、環(huán)境、安全方面的信息由發(fā)現(xiàn)部門迅速傳遞給主管部門組織處理，可采用電話、

9、傳真等方式，詳見應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)控制程序。d）其他內(nèi)部信息，提供者以信息記錄單反饋給公司主管主管部門處 理。6.4各部門、各單位要由專人兼管信息溝通工作，對(duì)信息的接收、傳遞、處理 情況進(jìn)行記錄。6.5信息交流的效果評(píng)價(jià)a）溝通交流的信息要依據(jù)充分，準(zhǔn)確可靠。b）溝通交流的信息要具有時(shí)效性，符合各階段的工作進(jìn)度要求和相關(guān)程 序文件的規(guī)定。c）對(duì)接受的信息在做好記錄的同時(shí)，要有記錄人、接收人的簽字，并注 明落實(shí)和反饋結(jié)果等。6.6改進(jìn)與反饋6.6.1當(dāng)接受信息涉及責(zé)任部門主管業(yè)務(wù)缺陷時(shí)， 責(zé)任部門要認(rèn)真識(shí)別信 息的符合性，并制定措施，積極改進(jìn)，改進(jìn)的具體效果要納入管理評(píng)審的輸 入信息。文件名稱信息溝

10、通與協(xié)商管理程序生效日期2004 年 7 月 10日文件編號(hào)QSEB23G/1/08-04B頁(yè)數(shù)共5頁(yè)第5頁(yè)662當(dāng)信息提供者要求答復(fù)時(shí)，責(zé)任者應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)予以答復(fù)6.7協(xié)商6.7.1員工代表應(yīng)參與環(huán)境管理方針和職業(yè)健康安全管理方面、重要相關(guān)文件的制定和評(píng)審。6.7.2工會(huì)通過職工代表大會(huì)、座談會(huì)、懇談會(huì)、合理化建議征集等企務(wù) 公開的形式，征求員工在管理體系運(yùn)行、職業(yè)健康安全包括影響作業(yè)場(chǎng)所的 改善等方面的要求和意見，確保員工參與協(xié)商、監(jiān)督和促進(jìn)管理體系的有效 運(yùn)行。工會(huì)將征得的員工要求和意見，與管理者代表溝通與協(xié)商。6.7.3公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門通過聽取匯報(bào)或接待處理員工及顧客和相關(guān) 方來(lái)信來(lái)訪等形式，了解各項(xiàng)要求和抱怨，以便溝通解決相關(guān)的問題。6.7.4對(duì)于工傷、職業(yè)病等的處理，由當(dāng)事人寫出申請(qǐng)，由企業(yè)指定醫(yī)療部門 鑒定，經(jīng)所在單位證實(shí)，交社保部與公司協(xié)商。7相關(guān)記錄 外來(lái)信息臺(tái)帳 內(nèi)外信息聯(lián)系單 信息記錄單CRESSJL08-01