中職院校檔案管理研究論文

1、中職院校檔案管理研究論文 一、中職檔案管理發(fā)展背景 中職檔案工作的重要作用逐漸被師生和管理層所重視，在此基礎(chǔ)上，檔案管理工作的需求較之以往更為復(fù)雜，對檔案資料進(jìn)行深度的解析，通過對檔案資料的合理化的、創(chuàng)造性的應(yīng)用，使其能夠?yàn)閷W(xué)校各方面發(fā)展提供更多的建設(shè)性意見，是目前檔案管理工作的主要任務(wù)。另外，信息化環(huán)境的兩大特征：云計(jì)算和網(wǎng)絡(luò)化，使得檔案管理發(fā)展趨向創(chuàng)新和服務(wù)。云計(jì)算指導(dǎo)著中職院校檔案管理對檔案進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，使網(wǎng)絡(luò)上的所有終端都能受益，實(shí)現(xiàn)檔案的服務(wù)功能；網(wǎng)絡(luò)化則給檔案管理提供了管理方法上的突破和創(chuàng)新的空間。 二、中職檔案管理存在的問題及原因 1.管理思想老舊。中職檔案管理的需求變化以及管

2、理工作的環(huán)境變化，使得檔案管理本身的地位和職能得到擴(kuò)展，原有的檔案管理思想是對檔案資料進(jìn)行收集和保存，而現(xiàn)在的檔案管理思想應(yīng)該轉(zhuǎn)變到利用檔案對學(xué)校發(fā)展進(jìn)行服務(wù)方面，檔案資料是云計(jì)算的資源，應(yīng)該服務(wù)于中職學(xué)校日常建設(shè)。但是，這種管理思想目前還沒有被管理者所接受和理解，管理工作在很多時(shí)候是被動(dòng)的并非主動(dòng)的。2.管理方法不夠先進(jìn)。信息化技術(shù)的發(fā)展為中職院校檔案管理提供了一系列先進(jìn)的管理策略，例如，轉(zhuǎn)換檔案資料的形式，節(jié)省存儲空間、靈活調(diào)用檔案、允許學(xué)校師生自由訪問個(gè)人檔案、利用檔案進(jìn)行科學(xué)技術(shù)研究等。但是，現(xiàn)在大多數(shù)做中職院校還沒有做到檔案管理全面信息化，很多檔案仍以紙質(zhì)的形式出現(xiàn)，檔案格式不一，給

3、管理人員帶來了巨大的工作壓力。管理方法不夠先進(jìn)造成檔案管理效率低，而這一問題的根本原因在于檔案管理缺乏明確的制度、信息化策略沒有完全應(yīng)用于管理過程中。3.管理人才不足。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化和信息化需要大量的相關(guān)人才進(jìn)行推進(jìn)，無論是普及檔案管理的基本方法，還是進(jìn)行檔案管理的服務(wù)性應(yīng)用，都需要檔案管理者在其中扮演重要的角色。管理技術(shù)和職業(yè)技能的提高必不可少，除了對檔案進(jìn)行收集整理之外，還應(yīng)該擁有處理信息技術(shù)問題、進(jìn)行電腦和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)的能力，但是，現(xiàn)在中職院校的檔案管理人員缺乏這種能力，管理人才不足導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)展進(jìn)程緩慢。 三、對中職檔案管理的建議 1.以網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)改換管理思想。高校檔案管理辦公室的

4、負(fù)責(zé)人，應(yīng)該根據(jù)學(xué)校發(fā)展計(jì)劃和發(fā)展需要，主動(dòng)進(jìn)行檔案資料的重新分類、整理和數(shù)據(jù)化，使檔案以信息的形式呈現(xiàn)在全校師生面前；以檔案資料的數(shù)據(jù)化為前提，對已有的檔案進(jìn)行科學(xué)分析和解讀、研究已有的檔案，尋找高校發(fā)展過程中各項(xiàng)事務(wù)的特征，為現(xiàn)在的學(xué)校管理和發(fā)展工作提出建議。2.進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理。隨著多媒體技術(shù)與“信息高速公路”等現(xiàn)代檔案管理手段的采用，要求檔案工作必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。中職院校主管部門在檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，應(yīng)與檔案或標(biāo)準(zhǔn)化管理部門共同協(xié)商，對檔案事業(yè)的發(fā)展和業(yè)務(wù)工作方面的概念、原則、質(zhì)量、方法等，制定統(tǒng)一的規(guī)劃，使檔案工作在客觀上有共同的語言，共同的衡量標(biāo)準(zhǔn)，共同的比較基礎(chǔ)，共同的協(xié)作依據(jù)，

5、共同的協(xié)調(diào)保證。以便建成檔案信息網(wǎng)絡(luò)，走檔案信息資源共享之路。例如，檔案收入和整理可以采用信息技術(shù)，即對某一檔案類型設(shè)定固定的檔案提交形式，使其以數(shù)據(jù)化的狀態(tài)存在，這不同于以往的word文檔或excle表格，而是以選填式表格的形式出現(xiàn)，每一份檔案都是一個(gè)文件，所有文件統(tǒng)一存儲在某一固定的程序之中，這樣一來，進(jìn)行檔案的調(diào)取和資料綜合整理都非常容易。3.提高管理工作者的專業(yè)能力。中職院校有必要對管理工作人員進(jìn)行一系列的職業(yè)技能培訓(xùn)?？梢赃x擇定崗培訓(xùn)的方式，對檔案網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)化管理工作進(jìn)行系統(tǒng)分析，將崗位職責(zé)分類，按照職員的工作能力以及發(fā)展前景，進(jìn)行特殊的工作項(xiàng)目培訓(xùn)，使其能夠勝任某一類型的管理工作；也

6、可以選擇勝任力培訓(xùn)的方式，根據(jù)工作需要，評估現(xiàn)有職員的崗位勝任力，針對其中不足的部分進(jìn)行有目標(biāo)的培訓(xùn)，使其成為能夠勝任檔案現(xiàn)代化管理、維護(hù)工作的“全才”。 四、結(jié)語 綜上所述，中職院校檔案管理工作的環(huán)境以及工作目的已經(jīng)發(fā)生改變，管理思想、管理方法以及管理者的職業(yè)技能也應(yīng)該隨之發(fā)展和變化。中職院校要解決在當(dāng)下出現(xiàn)的檔案管理問題，應(yīng)該以網(wǎng)絡(luò)化和信息化為基礎(chǔ)，改善管理思想，制定管理制度并使用先進(jìn)的管理方法，著重提高管理者的職業(yè)技能，只有這樣，中職檔案管理才能獲得長足的發(fā)展。 參考文獻(xiàn)： 1苗睿.中職院校檔案管理工作存在的問題及措施J.大家健康(學(xué)術(shù)版),2015(01):120-121. 2賀偉.新時(shí)期中職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策J.中小企業(yè)管理與科技(