人事行政部文員作業(yè)指導(dǎo)書(shū)(DOC 9頁(yè))

1、人事行政部文員作業(yè)指導(dǎo)書(shū) 版本/修改狀態(tài)：A/0第一章 職位說(shuō)明書(shū)第一節(jié) 崗位職責(zé)職位名稱(chēng)：人事行政部文員 直接隸屬：人事行政部經(jīng)理直接下屬：無(wú)協(xié)調(diào)部門(mén)：采購(gòu)部、生產(chǎn)部、品控部、儲(chǔ)運(yùn)部、財(cái)務(wù)部崗位描述：在人事行政部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)人事行政部的文書(shū)管理工作；負(fù)責(zé)文件的打字、復(fù)印、下發(fā)，報(bào)刊（郵件）的收發(fā)工作；負(fù)責(zé)文件、檔案等有關(guān)資料的保管與存檔工作。崗位職責(zé)：一、 負(fù)責(zé)文件材料的打字、校對(duì)工作。二、 負(fù)責(zé)集團(tuán)及分公司下發(fā)文件、資料的存檔、借閱、歸檔的管理工作。三、 負(fù)責(zé)分公司報(bào)刊、信件、電子郵件及傳真的接收和發(fā)送工作。四、 負(fù)責(zé)人事行政部人員的日?？己斯芾砑霸履┛己松蠄?bào)工作。五、 負(fù)責(zé)集團(tuán)董事

2、長(zhǎng)、副董事長(zhǎng)手機(jī)話費(fèi)查詢及續(xù)繳工作，確保手機(jī)不停機(jī)，并每月向財(cái)務(wù)報(bào)表。六、 負(fù)責(zé)分公司文件資料的復(fù)印、登記管理工作。七、 負(fù)責(zé)分公司文件的下發(fā)工作。八、 負(fù)責(zé)分公司圖書(shū)借閱的管理工作。九、 負(fù)責(zé)對(duì)人事行政部復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電腦的清潔管理工作。第二節(jié) 主要權(quán)力一、 有對(duì)人事行政部文件、圖書(shū)、資料、檔案及各類(lèi)的物品的保管權(quán)。二、 對(duì)接收到的傳真件、報(bào)刊、郵件有及時(shí)下發(fā)權(quán)。第二章 常規(guī)工作內(nèi)容第一節(jié) 常規(guī)工作一、日工作待辦單1、待辦單要放在辦公桌上的明顯位置，便于提醒自己。2、隨時(shí)記錄待辦事項(xiàng)，經(jīng)常查看待辦事項(xiàng)，排列好各事項(xiàng)工作順序，一個(gè)工作日的工作完成后，要認(rèn)真進(jìn)行總結(jié)，并制定次日工作計(jì)劃，填寫(xiě)待

3、辦單。上一個(gè)工作日的待辦事項(xiàng)未完成，應(yīng)謄寫(xiě)到次日待辦單上。3、將當(dāng)日工作項(xiàng)目記錄，做出總結(jié)。二、周部務(wù)會(huì)議1、每周一參加由采購(gòu)部經(jīng)理召集采購(gòu)部全體人員參加的部務(wù)會(huì)議，并做會(huì)議記錄。2、對(duì)一周內(nèi)的工作向部門(mén)經(jīng)理做出匯報(bào)。3、做好會(huì)議記錄，存檔備查。4、建立簽到簿。三、考勤管理1、對(duì)人行部全體員工的出勤情況進(jìn)行記錄，員工病事假應(yīng)履行公司規(guī)定的手續(xù)。2、每月月末，將考勤表交本部門(mén)經(jīng)理簽字后，分公司總經(jīng)理簽字后，送財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)處。3、協(xié)助部門(mén)經(jīng)理對(duì)駐分公司各部門(mén)出勤情況及月末考勤核對(duì)。四、月工作總結(jié)1、月30日16：00時(shí)前做出個(gè)人工作總結(jié)。2、對(duì)分公司各部門(mén)、各級(jí)管理人員的月工作總結(jié)進(jìn)行收集整理后

4、，上報(bào)分公司總經(jīng)理。 3、工作總結(jié)應(yīng)按公司規(guī)定的模式書(shū)寫(xiě)，內(nèi)容真實(shí)全面、不漏項(xiàng)。五、司刊稿件1、每月15日16：00時(shí)前，收集各部門(mén)向分公司人事行政部提供司刊稿件。2、要求所提供的稿件內(nèi)容具有知識(shí)性、趣味性、 娛樂(lè)性，要有真情實(shí)感，不應(yīng)隨意摘抄，應(yīng)付了事。3、將摘選后的稿件傳至集團(tuán)總經(jīng)辦。第二節(jié) 衛(wèi)生檢查 隨時(shí)與人事行政部經(jīng)理一同對(duì)分公司各部門(mén)的室內(nèi)、外及個(gè)人衛(wèi)生進(jìn)行檢查。一、對(duì)分公司各部門(mén)的室內(nèi)衛(wèi)生進(jìn)行檢查，主要內(nèi)容包括：1、 門(mén)、門(mén)把手、窗戶、文件柜頂部、墻壁等有無(wú)灰塵及霉點(diǎn)。2、 物品擺放合理，無(wú)雜亂感。3、 地面衛(wèi)生清潔無(wú)雜物。4、 檢查各部門(mén)養(yǎng)花是否符合公司規(guī)定。5、 檢查室內(nèi)防蠅設(shè)

5、施，是否存在蚊蠅進(jìn)入辦公室及車(chē)間的隱患。二、對(duì)各部門(mén)分擔(dān)區(qū)衛(wèi)生進(jìn)行檢查，主要內(nèi)容包括：1、 室外分擔(dān)區(qū)地面無(wú)雜物、紙屑、廢棄的塑料袋及包裝物。2、 檢查各部門(mén)是否將垃圾倒到指定地點(diǎn)，有無(wú)隨處亂倒現(xiàn)象。3、 冬季地面有無(wú)積雪，以雪為令，隨時(shí)組織各部門(mén)進(jìn)行清雪勞動(dòng)。三、個(gè)人衛(wèi)生的檢查，主要內(nèi)容包括：1、檢查是否存在披長(zhǎng)發(fā)、染指甲、染頭發(fā)、佩戴飾品等現(xiàn)象。2、工作期間的妝束應(yīng)符合公司規(guī)定，大方得體，不化濃妝，不穿奇裝異服。第三節(jié) 文件的打字、復(fù)印、下發(fā)一、打字1、需打字部門(mén)將文件送達(dá)人事行政部時(shí)，應(yīng)審核需打字稿件上是否有該部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)的簽字。2、檢查該稿件是否符合公司規(guī)定的打字要求，如工藝配方、工藝

6、標(biāo)準(zhǔn)、新產(chǎn)品研發(fā)等絕密資料不允許打字。3、如需打印稿件符合公司打字要求，由人事行政部經(jīng)理在稿件簽字，并注明緊急程度、統(tǒng)籌安排后交由人事行政部文員進(jìn)行打字。4、 將打字完畢后的稿件由人事行政部文員將稿件交起草人校對(duì)無(wú)誤后，簽字確認(rèn)；如打字出現(xiàn)錯(cuò)誤，人事行政部文員負(fù)責(zé)改正，直到完全正確。二、復(fù)印1、 嚴(yán)格執(zhí)行公司復(fù)印機(jī)使用規(guī)定。2、 復(fù)印申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)在復(fù)印登記表上注明復(fù)印時(shí)間、資料名稱(chēng)、用途、密級(jí)、紙型、復(fù)印數(shù)量、廢紙數(shù)等內(nèi)容，由復(fù)印申請(qǐng)人在經(jīng)辦人欄中簽字，交本部門(mén)經(jīng)理簽字確認(rèn)，經(jīng)人事行政部經(jīng)理審核后可進(jìn)行資料的復(fù)印。3、原則上資料復(fù)印數(shù)量超過(guò)10份以上的及大批量的經(jīng)常使用的消耗性報(bào)表，應(yīng)打印臘紙油

7、印或送印刷廠進(jìn)行批量印刷。4、公司絕密資料的復(fù)印應(yīng)由復(fù)印申請(qǐng)人，在復(fù)印機(jī)旁留守，直到復(fù)印完畢，絕密資料復(fù)印時(shí)的廢紙應(yīng)由復(fù)印申請(qǐng)人收回，廢紙數(shù)記入該部門(mén)消耗。三、文件的下發(fā)1、文件下發(fā)前應(yīng)由文件起草部門(mén)填寫(xiě)文件簽閱單，由該部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，送至人事行政部，由人事行政部組織文件所涉及的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行文件會(huì)簽。2、文件會(huì)簽完畢后，如無(wú)異議由人事行政部經(jīng)理根據(jù)文件簽閱單上注明的發(fā)放范圍，由人事行政部文員在文件下發(fā)登記表上注明文件名稱(chēng)、文件編號(hào)、密級(jí)、將文件按發(fā)放范圍發(fā)送到各部門(mén)，由各部門(mén)接收人員簽收。3、 人事行政部經(jīng)理定期對(duì)各部門(mén)文件的歸檔情況進(jìn)行檢查。4、 對(duì)于公司有關(guān)文件精神，向各部門(mén)文件精神的

8、傳達(dá)與落實(shí)情況。5、 對(duì)于應(yīng)按公司要求，學(xué)習(xí)、討論的文件，人事行政部經(jīng)理應(yīng)做好對(duì)各部門(mén)學(xué)習(xí)、討論、記錄情況的檢查工作。第四節(jié) 報(bào)刊（郵件）、傳真的收發(fā)一、報(bào)刊（郵件）的收發(fā)1、人事行政部門(mén)衛(wèi)在接收到報(bào)刊及郵件后，交人事行政部文員。2、人事行政部文員對(duì)報(bào)刊、郵件在報(bào)刊、郵件收發(fā)登記表上進(jìn)行登記，注明收發(fā)日期、名稱(chēng)、接收部門(mén)、接收人等內(nèi)容。3、人事行政部文員持報(bào)刊、郵件收發(fā)登記表，將報(bào)刊、郵件送達(dá)接收部門(mén)，由領(lǐng)取人簽字。二、傳真的收發(fā)1、接收傳真（1）人事行政部文員在接收到傳真后，應(yīng)進(jìn)行妥善保管。（2）接收到的傳真件在傳真接收登記表上進(jìn)行登記，并注明傳真接收時(shí)間、傳真名稱(chēng)（內(nèi)容）、密級(jí)、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容

9、。（3）由人事行政部文員持傳真接收登記表與傳真件送達(dá)接收部門(mén)，由接收人簽字。2、發(fā)傳真（1）各部門(mén)到人事行政部發(fā)傳真時(shí)，必須在傳真發(fā)出登記表上登記，注明發(fā)出時(shí)間、對(duì)方單位傳真號(hào)、接收單位、接收人、傳真名稱(chēng)（內(nèi)容），密級(jí)、頁(yè)數(shù)、發(fā)出人簽字、發(fā)出部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。如是國(guó)際傳真需經(jīng)分公司總經(jīng)理簽字同意。（2）人事行政部文員在審核傳真發(fā)出登記表上內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤后，方可發(fā)出傳真。第五節(jié) 各部門(mén)物品的領(lǐng)用一、礦泉水、傳呼機(jī)電池、一次性紙杯、信封、軟盤(pán)等物品均由人事行政部文員負(fù)責(zé)保管。二、各部門(mén)在申請(qǐng)領(lǐng)用礦泉水、傳呼機(jī)電池、一次性紙杯、信封、軟盤(pán)等物品時(shí)，應(yīng)由申請(qǐng)部門(mén)在物品領(lǐng)用登記表上注明領(lǐng)用日期、品名、用途

10、、領(lǐng)用部門(mén)等內(nèi)容，并由領(lǐng)用人及其主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。三、人事行政部經(jīng)理對(duì)物品領(lǐng)用表審核無(wú)誤后簽字，方可由人事行政部文員給付。第六節(jié) 圖書(shū)管理一、圖書(shū)的購(gòu)買(mǎi)1、由申請(qǐng)人提出購(gòu)書(shū)申請(qǐng)，并在圖書(shū)購(gòu)置申請(qǐng)書(shū)上注明申請(qǐng)部門(mén)、經(jīng)辦人、需購(gòu)置書(shū)目名稱(chēng)、價(jià)格等內(nèi)容，由部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，交人事行政部審核，經(jīng)總經(jīng)辦主任或分公司總經(jīng)理簽批后，方可購(gòu)買(mǎi)。2、圖書(shū)的購(gòu)置必須符合公司規(guī)定，不得購(gòu)置與工作無(wú)關(guān)的圖書(shū)。3、圖書(shū)購(gòu)回后，憑購(gòu)書(shū)發(fā)票，到人事行政部對(duì)所購(gòu)圖書(shū)辦理登記手續(xù)。4、人事行政部經(jīng)理經(jīng)對(duì)所購(gòu)圖書(shū)進(jìn)行審核后，在購(gòu)書(shū)發(fā)票上簽字確認(rèn)。5、對(duì)購(gòu)書(shū)發(fā)票審核時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核實(shí)購(gòu)書(shū)價(jià)格是否打折。6、對(duì)于所購(gòu)圖書(shū)，經(jīng)人事行政部經(jīng)理審

11、核無(wú)誤后，交人事行政部文員在現(xiàn)存圖書(shū)情況明細(xì)表上登記、對(duì)圖書(shū)進(jìn)行編號(hào)并加蓋“希波圖書(shū)專(zhuān)用章”后存檔。二、圖書(shū)的借閱與歸還1、由圖書(shū)借閱人到人事行政部在借（還）圖書(shū)登記表上填寫(xiě)借閱圖書(shū)名稱(chēng)、數(shù)量、規(guī)定期限、借閱日期、歸還日期、借閱人。2、填寫(xiě)完畢后，由人事行政部經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。3、圖書(shū)在借閱過(guò)程中，由人事行政部文員進(jìn)行催要，并根據(jù)催要結(jié)果做好圖書(shū)催要記錄。4、圖書(shū)逾期不還者，由人事行政部文員進(jìn)行催要，要求其按規(guī)定借閱時(shí)間歸還，如需繼續(xù)借閱，應(yīng)重新辦理圖書(shū)借閱手續(xù)，直到歸還為止。5、圖書(shū)在歸還時(shí)，人事行政部文員應(yīng)仔細(xì)檢查圖書(shū)是否出現(xiàn)缺頁(yè)、損壞，并估算出折舊程度與實(shí)際價(jià)值。6、員工在辦理離職手續(xù)時(shí)，由

12、人事行政部文員對(duì)其圖書(shū)的借閱情況進(jìn)行檢查，如有借閱未歸還圖書(shū)，應(yīng)立即催要，圖書(shū)歸還后，檢查無(wú)誤后，再在其離職（任）申請(qǐng)書(shū)上簽字。第七節(jié) 印信管理一、印章管理1、由用印申請(qǐng)人（部門(mén)）填寫(xiě)用印申請(qǐng)單，注明申請(qǐng)人、職務(wù)、所在部門(mén)、用印名稱(chēng)，材料名稱(chēng)、材料來(lái)源、加印份數(shù)、用途等內(nèi)容。2、用印申請(qǐng)單經(jīng)部門(mén)主管、人事行政部經(jīng)理、分公司總經(jīng)理簽字后，交人事行政部文員后，方可用印。3、如急于辦理公務(wù)，而有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不在公司內(nèi)，可經(jīng)電話請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)人事行政部文員核實(shí)后方可用印。領(lǐng)導(dǎo)回公司后，由用印申請(qǐng)人找領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)簽。4、每月月末，由人事行政部文員將全月用印申請(qǐng)單將訂成冊(cè)，編號(hào)后存檔備查。二、介紹信管理1、一般性介紹信

13、的開(kāi)具，應(yīng)由人事行政部文員填寫(xiě)，同時(shí)要求介紹信的存根與正文保持一致，并在中縫及正文右下角壓字蓋章。2、一般性介紹信由經(jīng)辦人簽字后，交人事行政部經(jīng)理審核簽批。3、如有特殊情況，需出具空白介紹信，則應(yīng)由經(jīng)辦人、人事行政部、分公司總經(jīng)理簽字，并由人事行政部經(jīng)理請(qǐng)示集團(tuán)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。第八節(jié) 電話費(fèi)指標(biāo)的考核與通訊費(fèi)用的查詢一、各部門(mén)電話費(fèi)用指標(biāo)的考核1、 根據(jù)電信局提供的通話記錄，確定各部門(mén)全月電話費(fèi)用。2、 照公司核定的電話費(fèi)用指標(biāo)，對(duì)各部門(mén)全月實(shí)際電話費(fèi)用進(jìn)行考核。3、 將電話費(fèi)用的考核結(jié)果于每月1日前，上報(bào)分公司財(cái)務(wù)部。二、手機(jī)費(fèi)用的查詢1、由人事行政部文員打電話或去通訊公司進(jìn)行公司董事長(zhǎng)、副董事

14、長(zhǎng)手機(jī)費(fèi)用的查詢。2、人事行政部經(jīng)理根據(jù)文員查詢手機(jī)費(fèi)的結(jié)果（如果董事長(zhǎng)手機(jī)費(fèi)用余額低于1000元、副董事長(zhǎng)手機(jī)費(fèi)用余額低于500元時(shí)），立即安排人事行政部文員通過(guò)電話續(xù)繳手機(jī)費(fèi)，確保董事長(zhǎng)、副董事長(zhǎng)手機(jī)不停機(jī)。3、交納話費(fèi)應(yīng)有記載，以便及時(shí)掌握通訊費(fèi)用。三、傳呼機(jī)費(fèi)用的管理1、對(duì)于因工作需要由公司繳付傳呼機(jī)費(fèi)用的員工，在繳費(fèi)后，應(yīng)將繳費(fèi)收據(jù)交人事行政部經(jīng)理簽字方可報(bào)銷(xiāo)。2、人事行政部經(jīng)理安排文員對(duì)傳呼機(jī)繳費(fèi)情況進(jìn)行登記，注明繳費(fèi)時(shí)間、使用期限、繳費(fèi)金額、下次繳費(fèi)時(shí)間等事項(xiàng)，存檔備查。3、當(dāng)傳呼使用人再次繳費(fèi)報(bào)銷(xiāo)時(shí)應(yīng)由人事行政部根據(jù)上次繳費(fèi)的登記情況審核后，予以簽字報(bào)銷(xiāo)。第九節(jié) 文件、檔案（資料）的管理一、文件的管理1、對(duì)于集團(tuán)及分公司下發(fā)的文件，應(yīng)由人事行政部文員，按照文件發(fā)放時(shí)間的先后順序統(tǒng)一編號(hào)，滿一個(gè)月后，編制文件目錄，將全月文件裝訂成冊(cè)。