辦公技能提升

1、*成 都 鼎 安 華 物 聯(lián) 網(wǎng) 工 程 應(yīng) 用 有 限 公 司請(qǐng)將手機(jī)調(diào)為震動(dòng)或靜音，不得隨意接打電話請(qǐng)將手機(jī)調(diào)為震動(dòng)或靜音，不得隨意接打電話請(qǐng)保持課堂安靜，切勿喧嘩睡覺(jué)請(qǐng)保持課堂安靜，切勿喧嘩睡覺(jué)如有疑問(wèn)，請(qǐng)舉手發(fā)言如有疑問(wèn)，請(qǐng)舉手發(fā)言提高辦公技能，提升工作效率！提高辦公技能，提升工作效率！1Office共性操作2Excel3PPT目錄快速訪問(wèn)工具欄標(biāo)題欄窗口控制按鈕欄選項(xiàng)卡垂直標(biāo)尺狀態(tài)欄水平滾動(dòng)條水平標(biāo)尺文檔編輯區(qū)視圖欄視圖顯示欄比滑塊垂直滾動(dòng)條功能區(qū)Office 操作界面認(rèn)識(shí)Office中 word、excel、PPT 在使用過(guò)程中存在很多共同操作點(diǎn)，為了不在重復(fù)講解，我們以word

2、界面為例進(jìn)行分析講解。快速訪問(wèn)工具欄設(shè)置1、快速訪問(wèn)工具欄自行添加個(gè)人最常用的操作按鈕，以便快速實(shí)現(xiàn)相應(yīng)操作；2、啟用快速訪問(wèn)工具欄步驟：文件選項(xiàng)常規(guī)用戶界面選項(xiàng)勾選啟用快速訪問(wèn)工具欄。7快速預(yù)覽功能設(shè)置快速預(yù)覽：當(dāng)我們對(duì)多個(gè)Word、excel、PPT進(jìn)行內(nèi)容查詢時(shí)，可根據(jù)右圖預(yù)覽顯示進(jìn)行查看，不必逐一打開查詢，節(jié)約大量時(shí)間。1、選擇已有的一個(gè)文件夾2、選擇右圖紅色方框按鈕設(shè)置快速預(yù)覽3、選擇想要查看的文件，右側(cè)會(huì)出現(xiàn)內(nèi)容格式刷和F4格式刷1、格式刷按鈕可以方便地將現(xiàn)有字符或段落的格式復(fù)制到別的字符或段落。2、方法： 刷一次：選定包含需復(fù)制格式的字符或段落選擇格式刷按鈕使鼠標(biāo)指針變?yōu)樗钔蟿?dòng)

3、鼠標(biāo)選中需復(fù)制格式的字符或段落。 刷多次：選定包含需復(fù)制格式的字符或段落連續(xù)兩次雙擊格式刷按鈕使鼠標(biāo)指針變成刷狀拖動(dòng)鼠標(biāo)選中需復(fù)制格式的字符或段落F4：重復(fù)上一步操作 上一步在某個(gè)單元格中設(shè)置了底紋，下一個(gè)單元格還需相同設(shè)置，可在選中需設(shè)置的同樣底紋的單元格按F4鍵即可； 用F4鍵復(fù)制行高列寬，如設(shè)置一個(gè)需要的行高30，選擇其他行，點(diǎn)擊F4，其他行也為30。1Office共性操作2Excel3PPT目錄1、在日常辦公中，靈活的使用數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)分析及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等極大的提高我們的工作效率；2、工作中我們的數(shù)據(jù)一部分來(lái)源于系統(tǒng)導(dǎo)出，需要對(duì)數(shù)據(jù)提取分析等來(lái)形成圖表、文字來(lái)直觀的查閱；減少信息接收者耗費(fèi)

4、大量的時(shí)間。Excel學(xué)習(xí)目的最常見(jiàn)的使用操作 快捷鍵保存不想辛辛苦苦做完的資料，在一次電腦死機(jī)之后化為烏有，那就常用她。撤銷后悔了，試試CTRL+Z（沒(méi)保存之前）強(qiáng)制換行在Excel單元格中輸入大段文字，使用她可以在任意位置換行。輸入當(dāng)前日期CTRL+；輸入當(dāng)前時(shí)間CTRL+：最常見(jiàn)的使用操作 快捷鍵B為加粗，I為傾斜，U為下劃線，對(duì)應(yīng)的取消/增加都是CTRL+對(duì)應(yīng)的字母插入超鏈接：CTRL+K當(dāng)你想快速插入一列時(shí)，鍵入CRTL+SHIFT+“=”，就能在你所選中那列的左邊插入一列，重復(fù)上一步操作請(qǐng)按”F4“；而CRTL+“-”就能刪除你所選中的一列。自動(dòng)求和的快捷鍵是：alt+”=”最常見(jiàn)

5、的使用操作凍結(jié)窗格：凍結(jié)窗格用于實(shí)現(xiàn)鎖定表格的行和列的功能，當(dāng)數(shù)據(jù)向左右/上下滾動(dòng)屏?xí)r，固定首行/列和標(biāo)題行不跟著滾動(dòng)。1、“凍結(jié)首行/列”：打開需要的表格，點(diǎn)擊“視圖”-凍結(jié)窗格，點(diǎn)擊“凍結(jié)窗格”，選擇“凍結(jié)首行/列”；2、凍結(jié)拆分窗體：基于當(dāng)前選擇凍結(jié)，如想凍結(jié)前5行和前5列的內(nèi)容，則先選中第五行與第五列的交叉右下角的單元格第六行與第六列的交叉。行列數(shù)據(jù)隱藏：在工作表中太多數(shù)據(jù)行列，重量但不是每次都使用，所以我們?yōu)榉奖銛?shù)據(jù)查詢，可將暫不使用數(shù)據(jù)進(jìn)行隱藏。操作：選中需隱藏行列數(shù)據(jù)，鼠標(biāo)右鍵隱藏（取消隱藏）。工作表隱藏：一個(gè)excel工作簿中工作表太多，可將暫不使用的表進(jìn)行隱藏，方便查詢。操作

6、：選中表鼠標(biāo)右鍵隱藏（取消隱藏）。自動(dòng)篩選：篩選文本、顏色等。 凍結(jié)、隱藏、自動(dòng)篩選最常見(jiàn)的使用操作 高級(jí)篩選 高級(jí)篩選彌補(bǔ)了很多自動(dòng)篩選達(dá)不到的效果（如高級(jí)篩選可以再不同行列之間做選擇，可以用公式做條件等等）；要先將條件寫在單元格中，以便后面選取。高級(jí)選項(xiàng)的主要功能：1、支持通配符；2、支持與/或條件；3、去重復(fù)。注：先寫條件列表區(qū)域條件區(qū)域復(fù)制到這個(gè)區(qū)域注： “？”代表某個(gè)字符、“*”代表任意多個(gè)字符，其中的“?”“*”稱為通配符最常見(jiàn)的使用操作 在日常工作中，我們常對(duì)考試分?jǐn)?shù)、各企業(yè)預(yù)警、離線、故障數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總。最常用求和函數(shù)計(jì)算，現(xiàn)在一鍵搞定。 一鍵匯總數(shù)據(jù)1、選中需要匯總的數(shù)據(jù)和

7、匯總數(shù)據(jù)需要放置的單元格，如截圖：2、同時(shí)按住”Alt”和“+=”鍵（“+=”鍵為Backspace前一個(gè)組合鍵）最常見(jiàn)的使用操作 一鍵刪除重復(fù)項(xiàng) 在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中，經(jīng)常會(huì)有相同的數(shù)據(jù)出現(xiàn)，但只需保留一個(gè)刪除多余的，也會(huì)常用一鍵刪除重復(fù)項(xiàng)。步驟：選中需要?jiǎng)h除的數(shù)據(jù)源點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)刪除重復(fù)項(xiàng)，彈出以下對(duì)話框，設(shè)置你要?jiǎng)h除的條件，點(diǎn)擊確定。最常見(jiàn)的使用操作 合并計(jì)算 將數(shù)據(jù)源中相同的數(shù)據(jù)進(jìn)行合并計(jì)算，步驟：點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)合并計(jì)算，彈出合并計(jì)算對(duì)話框，設(shè)置函數(shù)計(jì)算方式（求和、計(jì)數(shù)）選則引用的數(shù)據(jù)位置 勾選標(biāo)簽位置的選項(xiàng)確定。分列后最常見(jiàn)的使用操作 分列 在工作中，有時(shí)我們只需要一個(gè)單元格中同一個(gè)類型

8、的字符，或是幾個(gè)固定字符，可以使用分列快速提取我們所需字符。分列有2種操作：u 固定寬度分列前 選擇你要分列的數(shù)據(jù)后，點(diǎn)擊菜單欄數(shù)據(jù)分列，選擇“固定寬度”，點(diǎn)擊下一步。將箭頭移動(dòng)到需要的位置，點(diǎn)擊下一步。默認(rèn)常規(guī)，點(diǎn)擊完成最常見(jiàn)的使用操作 分列u 分隔符號(hào)分列前 選擇你要分列的數(shù)據(jù)后，點(diǎn)擊菜單欄數(shù)據(jù)分列，選擇“分隔符號(hào)”，點(diǎn)擊下一步； 選擇“其他”，空白處填上符號(hào)，點(diǎn)擊下一步；默認(rèn)常規(guī)，點(diǎn)擊完成分列后最常見(jiàn)的使用操作常規(guī)：列數(shù)據(jù)排序，以便從大到小或從小到大進(jìn)行查驗(yàn)。1、升序：數(shù)據(jù)從小到大 2、降序：數(shù)據(jù)從大到小 注：選擇需排序數(shù)據(jù)，直接點(diǎn)擊升序或降序排列3、自定義排序：A、通過(guò)對(duì)主要關(guān)鍵字、排

9、序依據(jù)、次序進(jìn)行設(shè)置，同樣可以達(dá)到數(shù)據(jù)排序的效果。B、行排序步驟：排序選項(xiàng)行排序選擇關(guān)鍵字、排序依據(jù)、次序設(shè)置注：點(diǎn)擊自動(dòng)義排序后彈出排序?qū)υ捒蛉缃貓D，按需求進(jìn)行設(shè)置。 排序最常見(jiàn)的使用操作 序列序列可用于工作中信息收集時(shí)統(tǒng)一規(guī)范填寫內(nèi)容，以免收集的信息含無(wú)效數(shù)據(jù)。步驟：數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)工具數(shù)據(jù)有效性，彈出數(shù)據(jù)有效性對(duì)話框1、此處選擇序列，下拉框可選擇日期、時(shí)間等（根據(jù)實(shí)際情況）1、輸入男和女，中間用英文狀態(tài)下的逗號(hào)隔開數(shù)據(jù)透視和圖表 數(shù)據(jù)透視表 Excel中，可對(duì)源數(shù)據(jù)進(jìn)行圖表、數(shù)據(jù)透視圖的操作，兩者具有相投的圖表八要素、圖表類型及圖表的操作技巧。對(duì)于我們每日登記的企業(yè)預(yù)警、離線、故障量，日數(shù)據(jù)、月

10、度數(shù)據(jù)的輸出，10秒就可以搞定！1、數(shù)據(jù)透視表對(duì)合并單元格不能識(shí)別，所以需要把合并的單元格刪除才能透視，一些無(wú)關(guān)的信息單元格也要?jiǎng)h除掉；若不想破壞原表格，可以把表格復(fù)制在新的插頁(yè)內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)透視。2、把數(shù)據(jù)復(fù)制到新表格后，點(diǎn)擊左上角的三角形全選數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視和圖表3、點(diǎn)擊插入，選擇數(shù)據(jù)投訴表，出現(xiàn)下圖：4、單元格區(qū)域一般都是全選數(shù)據(jù)5、數(shù)據(jù)透視表的位置可以是新表，也可以是現(xiàn)在數(shù)據(jù)的表內(nèi)，一般選擇新表，也就是一個(gè)新的插頁(yè)。 數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視和圖表 數(shù)據(jù)透視表6、左為表格位置，右上為字段列表，右下為透視規(guī)則（主要是行、列規(guī)則）7、下面只需要我們把需要透視的字段列表拖入右下的區(qū)域內(nèi)就可以了。數(shù)據(jù)透視

11、和圖表8、演示：我們?cè)凇靶袇^(qū)域”拖入“單位名稱”，在“數(shù)據(jù)區(qū)域”也拖入“單位名稱；可以透視得到“成都巴德士涂料有限公司”一共在這個(gè)數(shù)據(jù)表內(nèi)出現(xiàn)了24次。 數(shù)據(jù)透視表9、演示”我們?cè)凇靶袇^(qū)域”再拖入“行政區(qū)域”，并調(diào)整位置靠前，可以查看到區(qū)內(nèi)企業(yè)出現(xiàn)的次數(shù)及匯總。試一試：把”報(bào)警狀態(tài)“拖入”列區(qū)域“，會(huì)有什么樣的結(jié)果呢？數(shù)據(jù)透視和圖表 圖表圖表八要素：圖表區(qū)繪圖區(qū)標(biāo)題數(shù)據(jù)系列坐標(biāo)軸圖例數(shù)據(jù)表三維背景數(shù)據(jù)透視和圖表 圖表圖表使用技巧調(diào)整圖表大小方法一：手動(dòng)調(diào)整圖表大?。╯hift+圖表，等比例調(diào)整）方法二：選中圖表-圖表工具格式上下文選項(xiàng)卡大小選項(xiàng)中設(shè)置寬高度添加圖表標(biāo)題圖表工具設(shè)計(jì)圖標(biāo)標(biāo)題圖表上

12、方輸入標(biāo)題調(diào)整圖表坐標(biāo)軸設(shè)計(jì)添加坐標(biāo)軸縱/橫坐標(biāo)軸顯示*坐標(biāo)軸快速應(yīng)用圖表樣式設(shè)計(jì)圖表樣式查看應(yīng)用樣式效果圖表中應(yīng)用藝術(shù)字選擇文字選擇藝術(shù)字樣式查看藝術(shù)字樣式效果讓圖表形成三維效果打開“設(shè)置繪圖區(qū)格式”任務(wù)窗格點(diǎn)擊“設(shè)置繪圖區(qū)填充效果設(shè)置三維格式設(shè)置三維旋轉(zhuǎn)效果查看效果調(diào)整數(shù)據(jù)標(biāo)簽的顯示效果選中需調(diào)整的數(shù)據(jù)標(biāo)簽點(diǎn)擊右鍵選擇“設(shè)置數(shù)據(jù)標(biāo)簽格式”任務(wù)框勾選“系列名稱”設(shè)置填充效果設(shè)置邊框效果查看數(shù)據(jù)標(biāo)簽效果隱藏圖表中的部分?jǐn)?shù)據(jù)選中需要隱藏的數(shù)據(jù)開始單元格格式下三角按鈕隱藏和取消隱藏隱藏行/列給圖表添加趨線圖選中需更改的圖表布局趨線圖選則趨線圖查看效果更改垂直（值）軸的顯示單位選中數(shù)據(jù)擊鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊

13、設(shè)置坐標(biāo)軸格式坐標(biāo)軸選項(xiàng)顯示單位下三角按鈕選中單位查看效果設(shè)置水平軸標(biāo)簽的文字方向選中水平軸標(biāo)簽擊鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊設(shè)置坐標(biāo)軸格式坐標(biāo)軸選項(xiàng)對(duì)齊方式文字方向豎排數(shù)據(jù)透視和圖表 雙圖表下面企業(yè)的6、7月預(yù)警和環(huán)比數(shù)據(jù)如何制作雙圖表？環(huán)比有負(fù)值，圖內(nèi)顯示不突出。調(diào)整“環(huán)比”的圖表類型選中數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊右鍵更改系列圖表類型更改為折線圖數(shù)據(jù)透視和圖表 雙圖表改后仍不明顯，我們需要增加次坐標(biāo)。選中數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊右鍵設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式環(huán)比數(shù)據(jù)在右側(cè)展示對(duì)表格進(jìn)行調(diào)整數(shù)據(jù)透視和圖表Excel2010 增加迷你圖功能，可以通過(guò)迷你圖顯示標(biāo)記、高點(diǎn)、低點(diǎn)等數(shù)據(jù)標(biāo)記，從而方便查看數(shù)據(jù)變化趨勢(shì)。 迷你圖操作要點(diǎn)：1、插入迷你圖折線

14、圖2、選擇數(shù)據(jù)所需范圍、迷你圖放置位置確定勾選所需樣式勾選顯示“標(biāo)記”迷你圖顏色，勾選顏色迷你圖顏色，設(shè)置線條粗細(xì)標(biāo)記顏色，設(shè)置標(biāo)記顏色轉(zhuǎn)至開始，點(diǎn)擊字體下三角按鈕設(shè)置填充顏色，完成。函數(shù) TRIM、CLEAN函數(shù)a.工作中難免從網(wǎng)頁(yè)或者其他文本格式中向Excel中粘貼數(shù)據(jù)，但從其他地方粘貼的數(shù)據(jù)，往往含有不確定的空格以及換行，在進(jìn)行公式計(jì)算、數(shù)據(jù)查找、引用時(shí)就會(huì)出錯(cuò)。Trim函數(shù)可以輕松把單元格內(nèi)容里單詞之間空格之外的空格去掉。b.有時(shí)表格中的數(shù)據(jù)不僅有空格，還有換行，甚至還有一些莫名其妙的亂碼和字符，Clean函數(shù)可以用來(lái)刪除文本中中的換行，使你的數(shù)據(jù)就立馬變得干凈整齊。函數(shù) VLOOKU

15、P查找函數(shù) 大量數(shù)據(jù)需要匹配其他數(shù)據(jù)項(xiàng)時(shí)，可通過(guò)Vlookup函數(shù)進(jìn)行查找匹配。函數(shù)解釋： VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)。表述就是VLOOKUP【查找值（本表中的企業(yè)名稱），查找范圍（透視出的7月各企業(yè)預(yù)警次數(shù)），查找列數(shù)（數(shù)值在查找范圍的第幾列），精確匹配或者近似匹配（精確匹配0、近似匹配為1）】注：在日常工作中均用精確匹配，近似匹配數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確HLOOKUP查找函數(shù)：vlookup函數(shù)，它是查找引用列，而hlookup函數(shù)則是查找引用行hlookup(lookup_value,table_arr

16、ay,row_index_number,range_lookup)lookup_value表示要查找引用的數(shù)據(jù)；table_array表示查找引用的區(qū)域；row_index_number表示上面區(qū)域中的行號(hào)；range_lookup表示查找引用的類型，可以是0表示精確匹配，1表示近似匹配。函數(shù) RANK函數(shù)注：$代表是單元格的絕對(duì)引用，就單個(gè)單元格的公式來(lái)說(shuō)，有沒(méi)有這個(gè)$結(jié)果都是一樣的，但是如果我們要把公式下拉復(fù)制到其他單元格，如果不加這個(gè)$，單元格就會(huì)隨著公式單元格的變化而變化，而公式中加了$的單元格就不會(huì)有任何變化。rank函數(shù)是排名函數(shù)。rank函數(shù)最常用的是求某一個(gè)數(shù)值在某一區(qū)域內(nèi)的排

17、名。rank(number,ref,order)；number 為需要求排名的那個(gè)數(shù)值或者單元格名稱（單元格內(nèi)必須為數(shù)字），ref 為排名的參照數(shù)值區(qū)域，order的為0和1，默認(rèn)不用輸入，得到的就是從大到小的排名，若是想求倒數(shù)第幾，order的值請(qǐng)使用1。函數(shù) IF函數(shù)函數(shù)解釋： 指根據(jù)指定的條件來(lái)判斷其“真”（TRUE）、“假”（FALSE），根據(jù)邏輯計(jì)算的真假值，從而返回相應(yīng)的內(nèi)容。可以使用函數(shù) IF 對(duì)數(shù)值和公式進(jìn)行條件檢測(cè)。IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)，Logical_test 表示計(jì)算結(jié)果為 TRUE 或 FALSE 的

18、任意值或表達(dá)式。注：1、箭頭可以換成其他的符號(hào)；2、箭頭的顏色變換使用：開始條件格式進(jìn)行設(shè)置。函數(shù) Countif函數(shù)函數(shù)函數(shù)解釋： Countif函數(shù)是Microsoft Excel中對(duì)指定區(qū)域中符合指定條件的單元格計(jì)數(shù)的一個(gè)函數(shù)，在WPS，Excel2003和Excel2007等版本中均可使用。countif（range，criteria），range 要計(jì)算其中非空單元格數(shù)目的區(qū)域，criteria 以數(shù)字、表達(dá)式或文本形式定義的條件。函數(shù) 2010版Excel對(duì)函數(shù)進(jìn)行了分類，自動(dòng)求和、財(cái)務(wù)函數(shù)、邏輯函數(shù)、文本、日期與時(shí)間、查找引用等，在工作中不同的崗位常使用不同的函數(shù)，為便于學(xué)習(xí)，我

19、們可以通過(guò)查詢Office 幫助查找各種函數(shù)的使用方式。舉例：需要查詢邏輯函數(shù)IF的使用方法 函數(shù)搜索在此輸入搜索 內(nèi)容點(diǎn)擊知識(shí)點(diǎn)查詢注：同樣可用于office其他疑問(wèn)搜索1Office共性操作3Excel4PPT目錄PPT的重要性和制作原則1、用做排版，常見(jiàn)的操作有活動(dòng)報(bào)道，節(jié)假日明信片；2、通過(guò)突出重點(diǎn),簡(jiǎn)化內(nèi)容制作形成工作匯報(bào)材料、培訓(xùn)課件；3、著重圖片和美工的搭配，用于公司形象展示、企業(yè)宣傳；PPT的形式比較生動(dòng)，可以將演講的形式豐富起來(lái)，可以將聽(tīng)覺(jué)、視覺(jué)同時(shí)發(fā)揮作用，有助于聽(tīng)者更加快速的領(lǐng)會(huì)報(bào)告的思想內(nèi)容?？偨Y(jié)：需熟能生巧掌握字體、段落、繪圖、插圖、文本、動(dòng)畫、形狀樣式、排列等的運(yùn)用

20、，以便快速美觀的制作PPT。工作中多用PPT進(jìn)行工作匯報(bào)、報(bào)告編寫，故針對(duì)報(bào)告總結(jié)的制作原則為：1、數(shù)：呈現(xiàn)數(shù)據(jù)2、相：揭示現(xiàn)象3、理：分析原因4、議：改善思路及建議注： 1、字不在多，精煉就好； 2、圖片、圖表不能太鮮艷，顏色建議不超過(guò)3色； 3、盡量選擇深色背景淺色字體或淺色背景深色字體，避免背景字體相近看不清楚。 4、公司所有對(duì)外展示的PPT需統(tǒng)一使用一個(gè)模板。PPT母版運(yùn)用運(yùn)用內(nèi)置主題(母版）： 新建PPT文檔，點(diǎn)擊設(shè)計(jì)主題選擇內(nèi)置主題。個(gè)性化設(shè)計(jì)母版： 新建PPT文檔，點(diǎn)擊視圖幻燈片母版設(shè)置字體格式，插入背景圖片、添加公司logo和其他信息，返回，即完成個(gè)性設(shè)置。 若為WPS：點(diǎn)擊設(shè)計(jì)編輯母版設(shè)置字體格式，插入背景圖片、添加公司logo和其他信息