第三章 展會(huì)籌備 1(進(jìn)度條-預(yù)算-展品-報(bào)價(jià))

1、第三章 展會(huì)籌備 張 帆 提問(wèn)：展會(huì)籌備工作有哪些 環(huán)節(jié)？ 外協(xié)單位準(zhǔn)外協(xié)單位準(zhǔn) 備工作備工作 住宿交通安排住宿交通安排/簽證準(zhǔn)備簽證準(zhǔn)備 參展計(jì)劃書 一、參展計(jì)劃書 制定計(jì)劃書的目的：把握籌展進(jìn)度和節(jié)奏，控制 成本。 計(jì)劃分類： 宏觀計(jì)劃微觀計(jì)劃 長(zhǎng)期計(jì)劃短期計(jì)劃 展會(huì)相關(guān)的各個(gè)方面都要納入計(jì)劃 包括： 1、參展目標(biāo)、參展重點(diǎn)、展會(huì)的調(diào)查計(jì)劃； 2、展會(huì)財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃、展品準(zhǔn)備計(jì)劃、人員培訓(xùn)計(jì)劃、 物流準(zhǔn)備計(jì)劃等； 3、 展前準(zhǔn)備、展中活動(dòng)、展后跟蹤。 作用：使決策層宏觀把握參展目標(biāo)和方向 宏觀計(jì)劃 把宏觀各環(huán)節(jié)展開 作用： 1、使執(zhí)行部門了解職責(zé)范圍； 2、推進(jìn)準(zhǔn)備工作； 3、掌握籌展節(jié)奏、

2、準(zhǔn)備質(zhì)量、完成情況、及時(shí) 反饋問(wèn)題。 微觀計(jì)劃 長(zhǎng)期計(jì)劃：展會(huì)前一年到半年開始算起。 短期計(jì)劃：展前的六至三個(gè)月開始執(zhí)行。 長(zhǎng)期計(jì)劃、短期計(jì)劃是結(jié)合宏觀和微觀計(jì) 劃一起設(shè)置的。讓整體計(jì)劃立體呈現(xiàn)。 長(zhǎng)期計(jì)劃和短期計(jì)劃 日期日期樣品到位樣品到位裝修到位裝修到位人員到位人員到位費(fèi)用預(yù)算費(fèi)用預(yù)算 4月13日 從倉(cāng)庫(kù)運(yùn)到展會(huì)現(xiàn) 場(chǎng) 現(xiàn)場(chǎng)布展， 放置樣品 參展人員到位 4月4日樣品配備： 1、樣品完成后， 記錄重量體積 2、通知物流公司 裝修材料準(zhǔn) 備 1、開始訂酒店； 2、買車票或者 機(jī)票 4月3日 4月2日 3月26日 1、樣品制作情況 匯報(bào) 2、制作樣品清單 3、選擇物流公司 裝修公司確 認(rèn) 制定

3、人員行程 表，提供酒店、 交通備選項(xiàng) 酒店費(fèi)用確 認(rèn)/總體費(fèi)用 確認(rèn) 3月25日 3月16日 確認(rèn)樣品內(nèi)容 1、樣品型號(hào)和圖 片； 2、各子公司優(yōu)勢(shì) 產(chǎn)品 裝修費(fèi)用報(bào) 價(jià) 1、參展人員確 認(rèn) 2、報(bào)備給展會(huì) 公司，做參展 證 裝修費(fèi)用確 認(rèn) 3月15日 參展海報(bào)設(shè) 計(jì) 展位租金費(fèi) 用確認(rèn) 宏觀計(jì)劃宏觀計(jì)劃 微觀計(jì)劃微觀計(jì)劃短期計(jì)劃短期計(jì)劃 籌展進(jìn)度條 1、監(jiān)控籌展各項(xiàng)目、各步驟的完成進(jìn)度。 2、以表格的形式詳細(xì)列出每一環(huán)節(jié)、每一天或 每幾天要完成的進(jìn)度。完成的用不同顏色表示。沒(méi) 按時(shí)完成的要標(biāo)出問(wèn)題、解決方法以及更新完成時(shí) 間。 3、每個(gè)項(xiàng)目的每個(gè)步驟要列出負(fù)責(zé)人，以便及 時(shí)跟蹤到位。 4、進(jìn)

4、度時(shí)間采用倒推的方式。 日期日期樣品到位樣品到位裝修到位裝修到位人員到位人員到位費(fèi)用預(yù)算費(fèi)用預(yù)算 4月13日 從倉(cāng)庫(kù)運(yùn)到展會(huì)現(xiàn) 場(chǎng) 現(xiàn)場(chǎng)布展， 放置樣品 參展人員到位 4月4日樣品配備： 1、樣品完成后， 記錄重量體積 2、通知物流公司 裝修材料準(zhǔn) 備 1、開始訂酒店； 2、買車票或者 機(jī)票 4月3日 4月2日 3月26日 1、樣品制作情況 匯報(bào) 2、制作樣品清單 3、選擇物流公司 裝修公司確 認(rèn) 制定人員行程 表，提供酒店、 交通備選項(xiàng) 酒店費(fèi)用確 認(rèn)/總體費(fèi)用 確認(rèn) 3月25日 3月16日 確認(rèn)樣品內(nèi)容 1、樣品型號(hào)和圖 片； 2、各子公司優(yōu)勢(shì) 產(chǎn)品 裝修費(fèi)用報(bào) 價(jià) 1、參展人員確 認(rèn) 2

5、、報(bào)備給展會(huì) 公司，做參展 證 裝修費(fèi)用確 認(rèn) 3月15日 參展海報(bào)設(shè) 計(jì) 展位租金費(fèi) 用確認(rèn) 展會(huì)預(yù)算 二、展會(huì)預(yù)算 預(yù)算包含以下要素： 攤位租賃費(fèi)用： 1）攤位租賃費(fèi)用 2）展具租賃費(fèi)用 3）是否有政府補(bǔ)貼 攤位設(shè)計(jì)裝修費(fèi)用：材料費(fèi)和設(shè)計(jì)費(fèi) 人員費(fèi)用：住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、交通費(fèi)、國(guó)外參展 人頭費(fèi)用 宣傳公關(guān)費(fèi)用 物流費(fèi)用 各環(huán)節(jié)成本相互關(guān)聯(lián)、相互制約。需要在籌備 初期全面考量。 展會(huì)預(yù)算制作注意事項(xiàng) 先做市場(chǎng)調(diào)查 開支需由專人負(fù)責(zé)，公開透明 考慮展會(huì)的投入產(chǎn)出比 預(yù)算要留有余地，最好多于總預(yù)算的 10% 項(xiàng)目 說(shuō)明費(fèi)用 實(shí)際費(fèi)用 展位租賃費(fèi) 1、租賃費(fèi)用：￥12000元/9m 2、計(jì)劃租賃4個(gè)

6、攤位 48,000.0048,000.00 展位裝修預(yù)算 1、初步詢價(jià)為￥17000 2、費(fèi)用包含展臺(tái)設(shè)計(jì)、制作及材料成本費(fèi)用 17,000.0016,200.00 物流費(fèi)用 1、初步詢價(jià)為￥1700/噸 2、初步估計(jì)展臺(tái)及樣品重量為2噸以內(nèi) 3,400.002,700.00 酒店 1、計(jì)劃預(yù)訂三星級(jí)酒店，房間費(fèi)用為￥250/間 2、初步?jīng)Q定參展人數(shù)為8人 3、入住時(shí)間為7天 7,000.008,000.00 餐飲費(fèi) 1、午餐標(biāo)準(zhǔn)伙食費(fèi)為￥25/人，晚餐標(biāo)準(zhǔn)伙食費(fèi) 為￥30/人 2、初步?jīng)Q定參展人數(shù)為8人 3、參展時(shí)間為8天 3,520.003,700.00 交通費(fèi) 1、交通工具：火車、地鐵以

7、及出租車 2、火車往返票價(jià)為￥500元/人，共8人 3、當(dāng)?shù)氐牡罔F費(fèi)用估計(jì)為￥10/人/天，共8人， 7天 5,016.005,500.00 宣傳廣告費(fèi) 1、廣告費(fèi)用：￥3000（整個(gè)展會(huì)期間的展館廣 告費(fèi)） 2、產(chǎn)品手冊(cè)：￥2000/（共1000本） 3、小禮品：￥1000 6,000.005,000.00 總預(yù)算 在以上預(yù)算的基礎(chǔ)上加10%的雜項(xiàng)費(fèi)用98,929.6089,100.00 展品準(zhǔn)備 展會(huì)期間吸引客戶的要素 1、創(chuàng)新性。 2、獨(dú)特性。 3、選擇性多樣化和系統(tǒng)性。 展品應(yīng)具備的特點(diǎn)展品應(yīng)具備的特點(diǎn) 三、樣品準(zhǔn)備 第一步、前期了解：流行元素、市場(chǎng)需求。 第二步、展品選擇、設(shè)計(jì)。調(diào)動(dòng)

8、各相關(guān)部門進(jìn)行 討論、決定。 第三步、控制樣品制作的節(jié)奏及時(shí)間。提前打樣， 過(guò)程跟蹤，協(xié)助打樣部門解決問(wèn)題。 第四步、樣品完成時(shí)進(jìn)行檢測(cè)、修改。 第五步、保護(hù)包裝。 選擇展品的步驟 三、樣品準(zhǔn)備 報(bào)價(jià)單制作 平時(shí)的報(bào)價(jià)單即可。 設(shè)計(jì)一至二款產(chǎn)品作為促銷款，在成本上直擊客 戶。 注意報(bào)價(jià)的不同分類。1、給批發(fā)商和零售商怎么 報(bào)價(jià)？2、對(duì)日本和東南亞客戶怎么報(bào)價(jià)？3、對(duì) 有購(gòu)買意向和只是詢盤的用戶怎么報(bào)價(jià)？ 注意影響報(bào)價(jià)的各種因素：匯率、下單數(shù)量、品 質(zhì)要求、國(guó)際認(rèn)證要求等。問(wèn)題：?jiǎn)栴}：展會(huì)上展會(huì)上采用什采用什 么么國(guó)際貿(mào)易術(shù)語(yǔ)進(jìn)行報(bào)價(jià)國(guó)際貿(mào)易術(shù)語(yǔ)進(jìn)行報(bào)價(jià)？ 報(bào)價(jià)單上每款產(chǎn)品需要附上圖片。 樣品清

9、單樣品清單 序序 號(hào)號(hào) 樣品樣品品名品名 定子單片定子單片 重量重量 轉(zhuǎn)子單片轉(zhuǎn)子單片 重量重量 外徑外徑 （散片）（散片） mmmm 數(shù)量數(shù)量 高度高度 mmmm 總重總重 kgkg 1 1 950汽油 機(jī)190 0.05 0.05 0.03 0.03 190.00 190.00 1 1個(gè)個(gè)85 85 12 12 2 2 AO63-2 (大槽) 0.01 0.01 0.00 0.00 90.00 90.00 1 1個(gè)個(gè)50 50 1.68 1.68 3 3 AO63-2 (小槽) 0.01 0.01 0.00 0.00 90.00 90.00 1 1個(gè)個(gè)50 50 1.80 1.80 三、樣品準(zhǔn)備 了解產(chǎn)品及市場(chǎng)宏觀情況 圍繞所展示的產(chǎn)品能否成交展開市場(chǎng)調(diào)查： u了解市場(chǎng)要求，展出符合市場(chǎng)要求的產(chǎn)品 u了解產(chǎn)品質(zhì)量、顏色、風(fēng)格、尺寸、外觀、設(shè) 計(jì)、性能、技術(shù)規(guī)格、貿(mào)易標(biāo)準(zhǔn) u了解運(yùn)輸包裝、消費(fèi)包裝、保護(hù)要求、說(shuō)明要求 u了解關(guān)稅、稅率、配額、貨幣管制、其他限制以 及市場(chǎng)劃分等狀況 借助展會(huì)研究競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手 三、樣品準(zhǔn)備 選擇展品的原則 p展品吻合展會(huì)性質(zhì)、內(nèi)容，與目標(biāo)市場(chǎng)、關(guān)聯(lián)行 業(yè)相符 p展品有創(chuàng)新或獨(dú)到之處 p平衡展品與展位的面積 p從不同地區(qū)客戶最近6個(gè)月的郵件中尋找興趣 點(diǎn)、關(guān)注點(diǎn) p要考慮展出者的生產(chǎn)能力和實(shí)力，并結(jié)合客戶的 要求 清晰圖片 完整產(chǎn)品數(shù)據(jù)尺寸、顏色、材