公司檔案管理流程

1、1公司檔案管理流程一、主要內(nèi)容及歸檔范圍1 1、 主要內(nèi)容1.11.1凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表，都必須及時(shí)歸檔，確保 完整無(wú)缺。1.21.2檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材 料。1.31.3負(fù)責(zé)檔案管理的人員必須堅(jiān)持文書(shū)隨時(shí)立卷的歸檔制度，并分門(mén)別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。2 2、 歸檔范圍2.12.1行政綜合類：包括重要的會(huì)議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、 政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào)；政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。2.22.2組織人事 教育培訓(xùn)類：?jiǎn)T工個(gè)人檔案、員工變動(dòng)表、員

2、工花名冊(cè)、培訓(xùn)登記表等。2.32.3會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)類：年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說(shuō)明，各種季度報(bào)表、月報(bào) 表，政府主管部門(mén)下發(fā)的有關(guān)文件材料。二、檔案的管理機(jī)構(gòu)及其主要職責(zé)1 1、 管理機(jī)構(gòu)1.11.1文書(shū)結(jié)案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。1.21.2各經(jīng)辦部門(mén)或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。2 2、 檔案管理機(jī)構(gòu)主要職責(zé)：2.12.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；2.22.2對(duì)企業(yè)其他部門(mén)文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；2.32.3做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作；2.42.4提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。三、檔案的種類

3、1 1、 法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。2 2、 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、督委會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行 政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。3 3、 計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開(kāi)發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營(yíng)銷計(jì)劃、財(cái)務(wù) 計(jì)劃等。4 4、 總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門(mén)的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng) 性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。5 5、 批示性文件。包括企業(yè)各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工 作指示等。6 6、 憑證性文書(shū)材料。包括企業(yè)各部門(mén)上報(bào)的、在日?；顒?dòng)中形成的原始記錄和憑證，如

4、財(cái) 產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等的原始記錄和文本。7 7、 證件性文書(shū)資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許 可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、達(dá)標(biāo)證書(shū)和證明等。&匯報(bào)性文書(shū)資料。包括企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門(mén)的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo) 在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書(shū)資料。9 9、 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門(mén)的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管 理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。1010、 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門(mén)在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè)活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門(mén)提供的，以聲像

5、形式記錄下來(lái)的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。1111、 題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門(mén)或個(gè)人提供的題詞、書(shū)畫(huà)、工藝制品等。21212、 技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。四、檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案 工作的整體，它們之間相對(duì)獨(dú)立，但又相互制約。五、檔案的收集就是把分散的，以及散失到其他部門(mén)的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門(mén)和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。六、立卷歸檔

6、的范圍凡屬本標(biāo)準(zhǔn)的檔案種類中所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。七、立卷歸檔的時(shí)間1 1、 凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交行政文化和中心立 卷歸檔。2 2、 對(duì)于某些專門(mén)文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門(mén)的文件，為方便日常工作，立卷歸 檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。八、立卷歸檔的要求1 1、 各部門(mén)文件檔案管理的負(fù)責(zé)人在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交 行政文化中心立卷歸檔。2 2、 移交檔案要填寫(xiě)移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。3 3、 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立 在一起4 4、 立卷時(shí)

7、應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫(xiě)清楚，概括而簡(jiǎn)潔 地?cái)M寫(xiě)好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái)，裝訂整齊、牢固，無(wú)論何金屬物，填寫(xiě)備考表， 注明保管期限。5 5、 填寫(xiě)案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。6 6、 立卷應(yīng)以本部門(mén)形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng) 照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。7 7、 立卷應(yīng)以部門(mén)為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。& 立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件（除請(qǐng)示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。9 9、 立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料

8、，可按立卷原則進(jìn)行插卷。1010、 文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問(wèn)題，做到查找方 便。1111、 各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原件， 并保持其完好無(wú)損。1212、 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像 資料必須是原版、原件、清晰、完整。九、檔案的借閱1 1、檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外部人員在經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)情 況下，可查閱無(wú)密級(jí)檔案。2 2、 各部門(mén)工作人員可直接查閱屬本部門(mén)業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門(mén)的重 要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案

9、的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。3 3、檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、 調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。34 4、 對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘 錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無(wú)誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要， 給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會(huì)有誤。5 5、 檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無(wú)記載，而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不 可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。6 6、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借

10、閱手續(xù)。如延長(zhǎng)借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理 人員要及時(shí)催還。7 7、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令 其賠償一切損失。十、檔案保密要求1 1、 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同 做好保密工作。2 2、 檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)他為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。3 3、 有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)公司主任或 副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4 4、 有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5 5、 對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部

11、門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔 案管理，及時(shí)提供利用。6 6、 外來(lái)參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問(wèn)題和辦理所需材料。7 7、 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究 刑事責(zé)任。&企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借 檔案，檔案室審查無(wú)誤簽字后， 才能調(diào)離。檔案管理人員調(diào)離，應(yīng)由行政文化中心主任監(jiān)督 辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。十一、檔案的保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理:1.1.永久保存：1.11.1公司章程；1.21.2股東名簿；1.31.3組織規(guī)程及辦

12、事細(xì)則；1.41.4董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；1.51.5財(cái)務(wù)報(bào)表；1.61.6政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；1.71.7不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；1.81.8工程設(shè)計(jì)圖；1.91.9其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。2 2、 1010年保存：2.12.1預(yù)算、決算書(shū)類；2.22.2會(huì)計(jì)憑證；2.32.3事業(yè)計(jì)劃資料；2.42.4其他經(jīng)核定須保存 1010年的文書(shū)。3 3、 5 5年保存：3.13.1期滿或解除之合約；3.23.2其他經(jīng)核定保存 5 5年的文書(shū)。4 4、 1 1年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。5 5、 規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存，使用部門(mén)視其有效期間予以保存。4十一、超期檔案的銷毀1 1、 對(duì)超過(guò)保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)共同 鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。2 2、 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。3 3、 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢 紙出售。文件銷毀后