檔案管理制度匯編

1、檔案管理制度匯編檔案管理制度2文件管理制度6檔案歸檔制度15文書材料歸檔制度17聲像材料歸檔制度22會計文件材料歸檔制度25電子文件歸檔制度27檔案保密制度32檔案查閱利用制度33檔案鑒定、銷毀制度34重大活動檔案登記制度35 檔案管理制度第一章 總 則第一條 為提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案管理在各項工作中的指導(dǎo)作用，制定本制度。第二章 適用范圍第二條 本制度適用于公司全體員工。第三章 職 責(zé)第三條 積極宣傳并遵守國家和集團公司關(guān)于檔案管理的法規(guī)、制度、規(guī)定。第四條 維護檔案的完整、系統(tǒng)和安全，定期檢查檔案保管情況，改進檔案保護技術(shù)，嚴守機密。第五條 檔案管理人員應(yīng)熱愛本職工作，全面了解和掌

2、握檔案室情況,熱情接待檔案利用者，迅速、準確提供所需檔案和資料。第六條 檔案保管應(yīng)科學(xué)分類、排列、編號，要排列整齊，與存放索引相一致。 第七條 定期檢查和核對檔案內(nèi)容、數(shù)量，以及存放的順序和位置，做到心中有數(shù)。 第四章 工作規(guī)范第八條 檔案室管理規(guī)范一、認真貫徹“以防為主、防治結(jié)合”的原則，切實加強檔案室的各項安全措施。 二、檔案室為公司機密重地，非檔案管理人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)準許不得擅自進入檔案室。 三、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責(zé)任。四、檔案出入庫要及時登記，借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。五、定期對檔案室的案卷及保管條件進行檢查,切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵

3、、防蟲、防霉工作。六、做好檔案室溫濕度的監(jiān)控與登記工作。第九條 保密工作規(guī)范一、嚴格遵守和檔案保密工作有關(guān)法規(guī)和制度。二、查閱時須嚴格履行審批和登記手續(xù)，注明查閱目的和內(nèi)容。三、強化保密意識，嚴格控制閱檔范圍，嚴禁擅自翻閱、抄錄及復(fù)印秘密文件資料。因需要經(jīng)批準摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發(fā)生涉密問題，后果由利用者負責(zé)。四、發(fā)現(xiàn)丟失泄密情況后，立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，并積極配合有關(guān)部門查處。五、檔案管理人員或利用者，如有違反保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。 第十條 檔案利用規(guī)范一、查閱公司一般檔案材料,由綜合部負責(zé)人簽字批準,涉密檔案，須經(jīng)綜合部負責(zé)人同意后報公司主要負責(zé)

4、人簽字批準。 二、嚴格履行借閱手續(xù)，并將利用結(jié)果及時向檔案管理員反饋。 三、查閱利用檔案，必須在檔案室內(nèi)，不得帶出室外，不得轉(zhuǎn)借他人傳閱，隨意摘錄和復(fù)制。特殊情況需摘錄或復(fù)制檔案材料需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批，摘抄時必須保持檔案內(nèi)容的準確性，不準任意篡改。 四、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。工作人員對違規(guī)者，有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置，直至追究法律責(zé)任。五、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，須經(jīng)綜合部負責(zé)人批準報公司主要負責(zé)人審批后，辦理外借手續(xù)（限5天內(nèi)歸還）,若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。六、要愛護檔案，確保檔案的完整與安全，不準折疊、勾劃、涂改、抽撕、拆卷，不準在閱卷時吸煙、喝水。第十

5、一條 檔案鑒定銷毀規(guī)范 一、根據(jù)檔案保管期限規(guī)定，及時對保管期滿的檔案進行鑒定、銷毀。 二、鑒定檔案必須采用直接審閱檔案原件的方法，嚴禁只看案卷標題的間接鑒定方法。 三、經(jīng)鑒定，對已經(jīng)失去保存價值，需要銷毀的檔案要編造銷毀清冊，經(jīng)公司主要負責(zé)人審批，方可銷毀。 四、銷毀檔案時，必須有兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷者要在檔案銷毀清冊上簽字，注明銷毀的方式和日期。 五、嚴格遵照保密工作守則。對于大量銷毀的檔案，要送造紙廠當場化為紙漿，嚴防泄密。六、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料，須交由綜合部集中銷毀。第五章 附 則第十二條 本規(guī)定未盡事宜或其他特殊情況，由總經(jīng)理辦公會另行決定。第十三條 本規(guī)定由綜合部制定并負責(zé)解

6、釋。第十四條 本規(guī)定自發(fā)布之日起實施。文件管理制度第一章 總 則第一條 為提高辦公速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，制定本制度。第二章 適用范圍第二條 本制度適用于公司外部機構(gòu)的來函、來電和來文；本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。第三章 職 責(zé)第三條 綜合部負責(zé)公司各類文件的歸口管理、簽收和保管，閱批和分轉(zhuǎn)、傳閱和催辦、發(fā)放、借閱和清退以及立卷與歸檔。其他各部門指定兼職文管員在綜合部指導(dǎo)下對部門文件進行相應(yīng)處理。第四章 工作程序第四條 文件的簽收。任何送到公司的公啟文件（除公司領(lǐng)導(dǎo)親啟之外）均由文秘宣傳主管簽收，再交由綜合部經(jīng)理拆封。在簽收和拆封時，文秘宣傳主管和綜合部經(jīng)理要注

7、意檢查封口和郵戳。對函件開口和郵票撕毀應(yīng)查明原因。第五條 文件保管。綜合部經(jīng)理對來文拆封后，應(yīng)及時附上公司文件處理單，或掃描后通過oa辦公平臺，分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，在公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，應(yīng)交綜合部辦理正常手續(xù)。第六條 文件的閱批和分轉(zhuǎn)（一）公司收文運轉(zhuǎn)充分依托 集團oa辦公平臺，各部門指定文管員向綜合部發(fā)文。（二）向地產(chǎn)旅游集團報文流程為：各部門需報送材料轉(zhuǎn)至綜合部（文管員）綜合部負責(zé)人閱批向地產(chǎn)旅游集團綜合部（文管員）提報地產(chǎn)旅游集團綜合部（文管員）接收地產(chǎn)旅游集團綜合部負責(zé)人閱批呈總經(jīng)理審批呈董事長審批地產(chǎn)旅游集團綜合部（文管員）將領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容反饋給報文單

8、位綜合部（文管員）綜合部（文管員）反饋信息轉(zhuǎn)報文部門負責(zé)人材料編號歸檔（三）對于公司各部門的內(nèi)部請示報告類文件，審批流程為：擬稿部門擬稿部門負責(zé)人核稿綜合部接收（文管員）綜合部負責(zé)人閱批副總經(jīng)理審批總經(jīng)理審批董事長批示編號歸檔（四）以上為常規(guī)流程，在文件運轉(zhuǎn)過程中，可能需要多次領(lǐng)導(dǎo)批示，多個職能部門提出意見，以及提交公司總經(jīng)理辦公會議研究等情況，流程根據(jù)需要略作調(diào)整。（五）文件運轉(zhuǎn)中，部門受理環(huán)節(jié)的主辦部門要主動與協(xié)辦部門溝通，盡快反饋辦理意見和結(jié)果。（六）綜合部文管員及部門擬稿人負責(zé)及時跟蹤上報文件的處理結(jié)果。第七條 文件的傳閱和催辦（一）傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的

9、文件帶回家或帶到公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借、分閱其他人員。對尚未傳達的文件不得向外泄漏內(nèi)容。（二）閱批文件應(yīng)及時，一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，綜合部應(yīng)督辦、催辦有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。（三）閱文時不得抄錄全文，不得任意取走或復(fù)制、轉(zhuǎn)借文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。（四）文件閱讀完后，應(yīng)交還綜合部文秘主管，不得橫向傳閱。（五）文秘主管對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得綜合部經(jīng)理同意后，予以復(fù)印

10、或摘抄，原件應(yīng)及時周轉(zhuǎn)歸檔。第八條 發(fā)文規(guī)定（一）公司正式對外發(fā)文只能以公司名義，公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于綜合部，各部門一律不得自行向上、向下遞送正式文件。（二）各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求的，對全公司影響較大的工作部署，須由公司董事長批準簽發(fā)，由綜合部發(fā)文。第九條 發(fā)文范圍（一）凡以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、會議簡報以及公司編寫的會議紀要，均屬發(fā)文范圍；（二）公司對外發(fā)文主要用于：對業(yè)務(wù)單位聯(lián)系有關(guān)工程建設(shè)、技術(shù)、材料供應(yīng)、公司經(jīng)營、人事勞資等工作事宜；（三）各部門與所屬單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義發(fā)文，應(yīng)各自編號備查。

11、第十條 發(fā)文內(nèi)容（一）發(fā)布公司的規(guī)章制度；（二）公布公司的重大工程、技術(shù)、安全、經(jīng)營管理、生活福利等決定；（三）發(fā)布公司有關(guān)獎懲決定和通報；（四）其他有關(guān)公司的重大事項。第十一條 發(fā)文程序與要求（一）公司發(fā)文流程：擬稿（部門員工）部門核稿（部門負責(zé)人）綜合部初審（文管員）綜合部閱批（綜合部負責(zé)人）總經(jīng)理閱批董事長簽發(fā)編號（文管員）校對（擬稿人）蓋章套打歸檔（二）公司向集團公司的發(fā)文，需由地產(chǎn)旅游集團相關(guān)部門提出意見，連同公司發(fā)文（作為附件），按照發(fā)文流程，報送集團公司。（三）以上為常規(guī)流程，在文件運轉(zhuǎn)過程中，存在提交公司總經(jīng)理辦公會議研究或駁回等情況。第十二條 發(fā)文組成部分（一）發(fā)文號：由公司

12、的代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號組成，與簽發(fā)人姓名一并位于文頭與界欄線上；以公司名義發(fā)文字號為“魯金 字年度號”，規(guī)劃設(shè)計部發(fā)文則為“魯金 規(guī)字年度號”，工程技術(shù)部發(fā)文則為“魯金 工字年度號”，計劃成本部發(fā)文則為“魯金 計字年度號”，財務(wù)部發(fā)文則為“魯金 財字年度號”，綜合部發(fā)文則為“魯金 綜字年度號”，均加蓋公司公章。（二）主送機關(guān)：向上級的請示、報告，一般只寫一個主送單位；需同時報送另一個上級部門的，用“抄報”；對同級則用“抄送”；（三）標題：對文件主要內(nèi)容的概括和反映，用三號黑；（四）正文：文件的主體部分，用三號仿宋；（五）附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序號、標題。（六）文件日

13、期：包括年、月、日，寫在文件末尾，一般以印制日期為準，重要文件以簽發(fā)日期為準；（七）文件印章：加印在發(fā)文日期中間；（八）密級：保密文件注明密級；第十三條 用紙格式，公司經(jīng)營管理類文件統(tǒng)一使用a4 紙。第十四條 印裝格式（一）文件均采用橫書橫排；（二）單面印刷可在上端裝訂，雙面印刷在左面裝訂；（三）裝訂可用線裝、釘裝、膠粘等辦法。第十五條 版面格式，首頁采用文頭，頁腳標注頁碼。第十六條 文件的借閱和清退（一）公司各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件的，須辦理借閱登記，對有密級的文件須經(jīng)綜合部經(jīng)理同意后方可借閱。（二）借閱紙質(zhì)文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄

14、，不允許拆卷和在文件上勾劃。借閱電子文檔，應(yīng)遵守保密守則。（三）文秘宣傳主管應(yīng)定期對已辦妥的文件和領(lǐng)導(dǎo)要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向上級報告。第十七條 文件歸檔（一）文件歸檔應(yīng)按照年度、部門、內(nèi)容、期限，分門別類地進行整理歸檔。（二）歸檔時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。（三）要堅持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時歸檔。（四）上年度形成的文件材料，要求在本年度三月份以前整理完，四月份正式歸檔。第十八條 文件銷毀（一）對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件

15、，文秘要定期清理造冊，經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會議批準，辦理銷毀手續(xù)。（二）經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)由文秘進行正式銷毀。第十九條 文件管理記錄（一）綜合部文秘對送到公司的公啟文件進行登記。（二）綜合部對拆分的文件分類登記編號、保管。（三）以公司名義的發(fā)文綜合部至少要保留一份進行保管，各部門提交并由綜合部制發(fā)的公文可由綜合部視具體情況而定是否對其進行保管，但發(fā)文部門須至少保留一份。（四）文件的借閱和清退應(yīng)由綜合部檔案管理員進行登記。（五）文件由綜合部檔案管理員進行整理歸檔。第五章 附 則第二十條 本制度未盡事宜或其他特殊情況，由總經(jīng)理辦公會另行決定。第二十一條 本制度由綜合部制定并負責(zé)解釋。第二十二條

16、本制度自發(fā)布之日起實施。附表1：文件/資料登記表序號文件/資料名稱來源密級登記時間保存期限123附表2：文件/資料發(fā)放記錄表序號文件/資料名稱發(fā)放日期密級接收部門接收部門123附表3：檔案查閱（外借）登記表序號借（閱）檔案名稱日期借閱人簽字123附表4：文件銷毀申請表序號銷毀檔案名稱銷毀原由123申請人：日期：審批意見： 簽字：日期：注：檔案管理員要定期整理檔案，對需要銷毀的檔案提出銷毀申請。附表5：檔案銷毀記錄表序號銷毀檔案名稱銷毀時間經(jīng)辦人123檔案歸檔制度為了將本公司檔案完整齊全地收集、保管起來，建立起內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)合理的室藏結(jié)構(gòu)，更好地為單位業(yè)務(wù)工作和其他工作服務(wù)，制定本制度。第一章

17、歸檔范圍凡是反映本公司工作或業(yè)務(wù)活動以及其他具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料，均屬歸檔之范圍。1、上級機關(guān)制發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務(wù)需執(zhí)行的文件、普發(fā)的非主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件、上級召開的需貫徹執(zhí)行的會議主要文件以及上級領(lǐng)導(dǎo)針對本公司的重要講話、指示等。2、本公司黨、政、工、團、人事、財會、保衛(wèi)、基建等工作以及各內(nèi)部機構(gòu)形成的有查考、利用價值的各種載體的文件材料。3、同級單位和非隸屬單位需要執(zhí)行、業(yè)務(wù)或工作聯(lián)系密切以及檢查本公司工作制發(fā)或形成的主要文件。4、直屬下級單位報送的重要的工作計劃、總結(jié)、請示、干部任免、典型材料、統(tǒng)計報表和法規(guī)備案文件材料。5、本公司重要活動、重大事

18、件以及專門業(yè)務(wù)形成的文字材料、照片、音像等。6、公司和個人其他有重要保存價值的文件、資料、圖書、實物等。第二章 歸檔時間需要歸檔的文件材料，一般按年度進行整理歸檔，即須在當年上半內(nèi)，將上一年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件材料，按照規(guī)定先由文書部門或業(yè)務(wù)部門收集齊全，整理裝訂，再移交檔案部門進行規(guī)范排列和實施集中統(tǒng)一保管。對于專業(yè)方面的專門文件、特殊載體的文件，如基建檔案等，可以適當延長收集歸檔時間，但也要在辦理完畢后及時收集、整理、歸檔。第三章 歸檔的基本要求1歸檔的文件材料須齊全、完整、準確，即每年需歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)等，不得殘缺不齊。2、歸檔的文件

19、材料應(yīng)系統(tǒng)、條理、規(guī)范，即符合文件的自然形成規(guī)律，保管期限區(qū)分準確，分類科學(xué)，組卷合理，卷盒內(nèi)文件排列有序、條理清楚。3、歸檔進室的檔案一定符合要求，案卷題名簡明確切，歸檔目錄內(nèi)容完整準確，統(tǒng)一裝訂整齊美觀，案卷排列及編號符合規(guī)定。4、機關(guān)單位發(fā)文應(yīng)建立“兩套制”（打印正文保存兩份），機關(guān)及撤消單位的檔案都要按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交。文書材料歸檔制度第一章 歸檔范圍1、黨、政、工、團各部門在工作中形成和處理的具有保存價值的各類文件材料。2、各業(yè)務(wù)部門在管理活動中形成和處理的具有保存價值非技術(shù)性文件材料。3、外出參觀、學(xué)習(xí)、開會帶回來的及向外單位索取的具有保存價值的非技術(shù)性文件材料。第二章

20、 歸檔時間歸檔文件材料按要求整理后，于次年三月底前歸檔。第三章 歸檔份數(shù)公司的發(fā)文要求歸檔兩套，一套定稿與印件，一套印件。第四章 文書材料整理的質(zhì)量要求為了保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用，對歸檔文件材料整理質(zhì)量提出如下要求：1、為保證歸檔文件材料整理質(zhì)量，文件制發(fā)一律采用國家標準規(guī)定的用紙規(guī)格，左側(cè)留有裝訂線，不在裝訂線之外修改文件或批注意見，起草、修改、簽發(fā)、文件一律用鋼筆或毛筆，使用耐久性較好的書寫材料，如墨汁、蘭黑及碳素墨水，不準使用鉛筆、園珠筆、紅墨水和純蘭墨水。2、歸檔的文件材料一定要齊全、完整。3、整理文件時，應(yīng)保持文件的有機聯(lián)系，以“件”為整理單位，進行文件

21、級整理，一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。4、將文件按年度分開，不同年度的文件一般不得放在一起整理歸檔；但跨年度的請示與批復(fù)應(yīng)放在復(fù)文年整理歸檔；沒有復(fù)文的放在請示年整理歸檔；對于計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，應(yīng)按文件落款日期，歸入文件形成年度整理歸檔；跨年度的會議、處理案件等形成的文件，應(yīng)納入辦結(jié)年度整理歸檔。5、歸檔文件的排列，是在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列，同一事由內(nèi)歸檔文件是按文件形成時

22、間的先后順序排列，或者按文件的重要程度排列；不同事由歸檔文件是按時間、重要程度等方法排列。同一文件印本在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；重要法規(guī)性文件定稿在前，歷次稿依次排列；結(jié)論、決定性文件材料在前，調(diào)查依據(jù)材料在后。6、歸檔文件的編號與蓋章。室編件號是在同一年度內(nèi)，同一組織機構(gòu)的一個保管期限內(nèi)從“1”開始逐件流水編號，編號后形成永久、定期2個流水號。全宗號。年度。填寫此項時，應(yīng)采用公元紀年，以4位阿拉伯數(shù)字表示。保管期限。保管期限分為永久、定期2種。蓋章。填寫歸檔章項目時應(yīng)使用符合檔案保護要求的字跡材料，如碳素墨水等，也可使用打號機打號。禁止用園珠筆、鉛筆、純蘭墨水不

23、耐久的書寫材料進行填寫，歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置或左上端空白位置；如有文件簽發(fā)單或收文處理單的，也可蓋在文件處理單上端空白位置。這樣既可加蓋歸檔章，也便于保護文件正本的原始面貌。歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。7、歸檔文件的編目及格式。件號。歸檔文件目錄中“件號”是指室編件號，應(yīng)填寫室編件號。責(zé)任者。填寫責(zé)任者項時一般應(yīng)使用全稱或通用簡稱。聯(lián)合發(fā)文時一般應(yīng)將所有責(zé)任都照實抄錄，責(zé)任過多時可適當省略，但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。未署責(zé)任者的文件，編目時應(yīng)盡量根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并填寫。文號。填寫文號項時應(yīng)照實抄錄，代字、年度、順序

24、號都不能省略。文號欄內(nèi)不得填寫諸如“會議文件之一”等文件順序號，亦不得填寫“情況反映”等刊物名稱。題名。填寫題名時應(yīng)照實抄錄。有的文件還有副題名或并列題名。在正題后能夠反映文件內(nèi)容時，副題名一般無須抄錄。并列題名即以其他語言書寫的題名，需要時與正題名一并抄錄。有的文件沒有題名，或題名含義不清，不能提示或不能全面提示文件內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補充標題，并在新擬或補充標題之外加“”號填寫在目錄中。會議記錄須重擬題名時，應(yīng)寫明會議的時間和主要內(nèi)容。此外，有些歸檔文件的附件獨立性強，如正文僅有實施意見，附件則是具體的條文規(guī)定，或者附件是正文的重要補充和說明。此時應(yīng)在正件題名后抄錄附件題名，處加

25、“（）”號。日期。填寫日期時應(yīng)以8位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日，如2001年1月17日，標注為20010117。文件上未注明日期的，編目時應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫。實際填寫目錄時，為避免日期項占用的列寬過長，可將表示月、日的數(shù)字回行填寫，即填為兩行，上行為年度，下行為月、日。頁數(shù)。計算頁數(shù)時以文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計。大張的文件或圖表折疊后，仍按未折疊前有圖文的頁數(shù)計算頁數(shù)。備注項用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等。另外如果有些條目須說明的情況較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加注“*”號，將具體內(nèi)容填入備考表中。打印歸檔文件目錄時，

26、鑒于目錄中不同條目的內(nèi)容長度不同，占用空間也不同，目錄中的行距允許有所不同。歸檔文件目錄應(yīng)單獨裝訂成冊并編制封面。目錄及封面用紙幅面尺寸統(tǒng)一為國際標準a4型。8、歸檔文件的裝訂及裝盒。永久保管文件的裝訂。“件”內(nèi)文件材料去掉金屬物，對破損文件進行修裱，對字跡模糊或易退變的文件進行復(fù)制，對過大的文件進行折疊等。然后將“件”內(nèi)的各頁以左、下側(cè)對齊，采用三孔一線裝訂法裝訂。定期保管文件的裝訂?！凹眱?nèi)文件保持原樣，按順序排列后以件為單位用訂書機裝訂。裝盒。歸檔文件應(yīng)嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相對應(yīng)的排列順序相一致，不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)收入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文

27、件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同機構(gòu)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。聲像材料歸檔制度聲像檔案是國家檔案的組成部分，是生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究等活動的真實歷史記錄之一。是以照片、底片、錄音帶、錄像帶、影片為載體的文件材料。加強聲像材料的歸檔管理，保證其完整性、準確性、系統(tǒng)和及時性，是檔案管理所必須切實抓好的一項工作。為了加強聲像材料的歸檔管理，保證檔案的完整、準確、系統(tǒng)、充分發(fā)揮檔案作用，為公司各項工作和社會服務(wù)，特制定本制度。公司各部室在工作中形成的具有長期保存利用價值的聲像材料。均要求按規(guī)定及時向檔案室移交歸檔，以便妥善保管及方便利用。第一章 聲像材料的歸檔范圍1、黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及省級領(lǐng)導(dǎo)人來總部視察

28、活動的照片、底片、錄音、錄像帶。2、上級機關(guān)來公司檢查工作的照片、底片、錄音、錄像帶。3、公司職工大會、紀念和慶祝性員工集會的照片、底片、錄像帶。4、省以上電視臺、廣播電臺、報社、雜志社拍攝或采用的有關(guān)公司活動及面貌的照片、底片、錄音、錄像帶、新聞電影考貝。5、公司組織或參加的重要外事活動中形成的照片、底片、錄音、錄像帶。6、反映公司特點和面貌的照片、底片、錄音、錄像帶。7、外出購買或交流、攝錄的照片、底片、錄音、錄像帶。8、公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和職工參加重要社會活動的照片、底片、錄音、錄像帶。9、其他具有保存價值的照片、底片、錄音、錄像帶。第二章 歸檔時間1、照片、底片要求在沖洗出照片后一個月內(nèi)歸檔

29、；外出購買、交流、攝制資料照片、底片在報銷前歸檔；2、錄音在錄制后半個月內(nèi)歸檔；3、錄像在錄制后半個月內(nèi)歸檔，需要送交上級部門審查和電視臺播放的審查、播放后歸檔。第三章 歸檔要求 1、凡需要歸檔的聲像材料，必須收集齊全，鑒別清楚。照片、底片歸檔前，歸檔部室和歸檔個人要把每張照片、底片進行認真地分辨，一一填寫攝拍的時間、地點、對象、內(nèi)容，涉及人物的還要注明職務(wù)；錄音帶、錄像帶要注明錄制時間、錄制人，擬寫錄音錄像帶題名，編制內(nèi)容的簡要說明或介紹。有解說詞及其它文字材料的要隨同聲像材料一同歸檔，可不必再編制內(nèi)容說明或介紹。2、凡歸檔的聲像材料要保證質(zhì)量。照片、底片要求拍攝中洗清晰可見，無劃痕、斷裂現(xiàn)

30、象，反差適度；錄音帶要求口齒清楚、聲音宏亮、能夠讓人聽清，錄像帶要求影像清晰、聲音清楚、宏亮。3、歸檔的照片、底片，要求按其形成規(guī)律、特點進行系統(tǒng)排列，需要保密的要提出密級。4、各部門及有關(guān)人員在形成聲像材料同時，必須承擔(dān)聲像材料的歸檔責(zé)任，照片、底片的歸檔由拍攝人員負責(zé)，錄音錄像屬于本部錄制的，由本部負責(zé)聘請工作的部門及人員負責(zé)，屬于外出購買復(fù)制的由負責(zé)購買、復(fù)制工作的部門和個人負責(zé)。5、本部的聲像檔案由檔案室實行集中統(tǒng)一管理，其他部門或個人不得借故長期保存具有長期利用價值的聲像材料。會計文件材料歸檔制度第一章 歸檔范圍1、會計帳簿2、會計作證3、會計報表4、其它第二章 歸檔時間會計文件材料

31、要求在形成后第三年的（即已由財會部門保存一年的）第一季度內(nèi)歸檔。第三章 歸檔要求1、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。2、歸檔文件材料要求裝訂成冊。帳簿要按總帳、日記帳、存款日記帳、明細帳及輔助帳簿等分別建帳。帳冊要在分類建帳基礎(chǔ)上根據(jù)情況裝訂，報表每年一裝訂； 憑證按月裝訂成一卷或數(shù)卷；案卷厚度一般不得超過四公分。裝訂采用三孔一線。3、每一案卷內(nèi)文件要求按排列進行編號。帳簿編頁號； 報表編張?zhí)?，如果是雙面都有內(nèi)容應(yīng)編頁號；憑證以記帳單為單位編順序號，每張記帳單必須填寫清楚附件張數(shù)。除憑證外，卷內(nèi)文件編號應(yīng)在文字的每頁材料正面右上角，背面的左上角。4、案卷封面的填寫要求齊

32、全，封面格式采用財務(wù)部現(xiàn)在使用的帳簿、憑證的統(tǒng)一格式，不得擅自更換格式，報表封面采用文書檔案封面格式。封面書寫應(yīng)工整，一律采用碳素、蘭黑墨水書寫或打印。5、案卷脊背填寫為了統(tǒng)一格式，特作以下規(guī)定：憑證脊背填寫應(yīng)有年、月份、會計處理號和檔號，除檔號外，其他均由立卷的會計、部門填寫。報表填寫檔號，由檔案室填寫，其他部門不用填寫。6、裝訂的憑證。一律要求下齊，右邊齊。裝訂的卷內(nèi)文件必須去掉金屬物，無壓字、無掉頁現(xiàn)象；對字跡擴散、破損的文件要進行修補、加固，或者復(fù)制，復(fù)制件與原件一并立卷。案卷應(yīng)整齊、美觀。7、會計報表、會計帳簿應(yīng)按排列順序填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，卷內(nèi)目錄放在卷首、備考表排列在卷內(nèi)文

33、件材料的尾頁之后。備考表內(nèi)應(yīng)填寫情況說明和立卷人的姓名、時間，無情況說明不必填寫。8、會計憑證、帳簿、報表等會計文件材料，統(tǒng)一使用國家財政部門統(tǒng)一印制的表格。會計檔案材料的各種手續(xù)，必須完備、字跡工整、簽字和印章清晰、規(guī)格整齊劃一。電子文件歸檔制度為確保公司歸檔文件的完整、規(guī)范,切實做好電子文件的收集積累整理歸檔工作，特制定本制度。第一章 電子文件的范圍只要是本公司在工作中形成或采用的具有查考利用價值的各類電子文件都應(yīng)收集保存。需要收集保存的電子文件類型如下：1、圖像文件：將公文或圖紙、圖表通過掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備輸入計算機管理而形成的文件。類別代碼為i。2、圖形文件：由系統(tǒng)或其他制圖軟件生

34、成的文件。類別代碼為g。3、數(shù)據(jù)文件：各種類型的分析、計算、測試、設(shè)計參數(shù)及管理數(shù)據(jù)等文件。類別代碼為d。4、文本文件：用字處理技術(shù)處理形成的文字文件、表格文件。類別代碼為t。5、影像文件：記錄影像的文件。類別代碼為v、6、聲音文件：記錄聲音的文件，類別代碼為a。 7、多媒體文件：運用多媒體技術(shù)形成的需要借助多種媒體體現(xiàn)反映出來的文件。類別代碼為m。第二章 電子文件的收集電子文件的收集工作比紙質(zhì)文件的收集任務(wù)更加艱巨、復(fù)雜，為切實做好收集積累工作，提出要求如下：1、健全制度，落實責(zé)任，確保電子文件完整、系統(tǒng)。電子文件收集積累一般應(yīng)由文件形成部門負責(zé)，檔案部門負責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)，從文件形成之時起，采

35、取多種措施，對電子文件積累管理利用實施全過程管理。2、完善技術(shù)，加強管理，確保電子文件的原始、有效。要從電子文件生成開始不間斷地對處理操作進行管理登錄，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)定程序。特別是辦公自動化系統(tǒng)、系統(tǒng)等一定要采取各種先進的技術(shù)手段，嚴格保密權(quán)限，確保文檔數(shù)據(jù)的安全。3、注意及時登記，認真填寫“電子文件積累登記表”（附件）。為保證電子文件的質(zhì)量和收集工作效率，要將電子文件收集積累分散到日常工作中，由文件形成部門負責(zé)，隨時做好登記，形成電子文件積累登記表，并同電子文件一起向檔案部門歸檔。、在收集電子文件的同時，還要繼續(xù)做好紙質(zhì)文件的收集歸檔，并與相應(yīng)的紙質(zhì)文件在內(nèi)容、相關(guān)說明及

36、描述上保持一致。、電子文件收集積累過程中，要注意電子文件一旦定稿后，應(yīng)設(shè)置為只讀形式，不允許再修改；多做備份，并脫離網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，獨立存放；注意保管，避免載體損壞使電子文件無法讀出。第三章 電子文件的整理電子文件的整理同紙質(zhì)文件整理基本相同，將文件按一定順序組成保管單位，便于管理和利用；不同之處在于電子文件整理還要選擇存儲載體。、選擇確定存儲載體。電子文件的載體應(yīng)符合存儲容量大、易長期保存、使用方便、標準化程度好等要求。國家標準推薦的有光盤、磁帶硬盤等，軟磁盤禁止作為檔案的存儲載體。目前用光盤作為電子文件的載體比較合適。、整理刻盤。先由檔案部門根據(jù)單位的歸檔范圍和保管期限表進行歸檔審查；將應(yīng)當歸檔

37、的電子文件在計算機硬盤設(shè)置一個子目錄，將已審查通過的電子文件轉(zhuǎn)移到該目錄下；按照一定的組織結(jié)構(gòu)、目錄刻盤。其中，電子文件應(yīng)按項目集中整理，電子文件一般應(yīng)一年一張盤。、加封光盤標簽。格式及填寫（內(nèi)容見附件）。附件電子文件積累登記表序號題名電子文件名文件類別代碼光（磁）盤號形成日期備注12345附件光盤標簽檔號： 歸檔序號：題名：密級： 保管期限：歸檔單位： 歸檔時間：硬件及軟件環(huán)境：cpu： 硬盤： 內(nèi)存： 顯卡： 聲卡：其他配置：操作平臺： 其他說明：檔案保密制度做好檔案保密工作，是每個檔案工作者的神圣職責(zé)，為確保公司機密的安全，制定本制度。一、檔案工作人員要自覺增強保密意識，嚴格遵守保密法規(guī)、保密紀律，嚴守黨和國家的機密及集團公司商業(yè)秘密和工作秘密。二、接待查閱機密檔案者，要嚴格按照查閱簽字審批規(guī)定辦理手續(xù)。三、不準隨意摘記機密檔案內(nèi)容，不在私人通訊中涉及機密事項。工作人員不準私自將檔案帶出檔案室，不準帶領(lǐng)非檔案室工作人員出入庫房。四、郵寄機密檔案，必須按機要交通辦理，不允許郵局普通郵寄。五、工作閱檔要堅持隨用隨調(diào)，下班時應(yīng)及時入庫，未使用完畢的，可暫時入柜或抽屜，嚴禁堆放在桌面上。六、定期對檔案管理軟件系統(tǒng)進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，并嚴格區(qū)分各類利用檔案人員