機(jī)關(guān)電子公文收發(fā)操作管理制度

1、機(jī)關(guān)電子公文收發(fā)操作管理制度1目的1.1 實(shí)施公司機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化管理。1.2 實(shí)現(xiàn)公司機(jī)關(guān)綜合辦公信息系統(tǒng)收發(fā)公文處理科學(xué)化、制度化和規(guī)范化，提高綜合辦公信息系統(tǒng)公文運(yùn)轉(zhuǎn)效率。1.3 規(guī)范綜合辦公信息系統(tǒng)公文收發(fā)操作行為，明確職責(zé)分工，提高操作效率。2 范圍2.1 綜合辦公信息系統(tǒng)收文包括上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)文件和下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)文件，內(nèi)容包括：2.1.1 1996年中共中央辦公廳印發(fā)的中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例規(guī)定的十四種文種;2.1.2 2000年國(guó)務(wù)院頒布的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定的十三種文種；2.1.3 其他重要的信息通報(bào)、工作簡(jiǎn)報(bào)、工作方案、情況反映等文字、圖表材料。2.2 綜合辦公

2、信息系統(tǒng)發(fā)文包括：2.2.1 公司行政辦公室和黨委工作部制發(fā)的公司電子公文；2.2.2 公司機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門制發(fā)的公司電子公文、部門業(yè)務(wù)電子公文；2.2.3 電子公文包括上行文和下行文。3 術(shù)語(yǔ)和定義3.1 綜合辦公信息系統(tǒng)指以電腦為操作平臺(tái)的集團(tuán)有限公司辦公系統(tǒng)。3.2 電子公文指按照公文處理程序規(guī)定，借助公司綜合辦公信息系統(tǒng)接收或擬就，并在其中運(yùn)行的公文，簡(jiǎn)稱電子公文4 職責(zé)4.1 公司綜合辦公信息系統(tǒng)由公司科技發(fā)展處信息中心負(fù)責(zé)管理維護(hù)。4.2 公司辦公室機(jī)要秘書(shū)負(fù)責(zé)電子公文收文的錄入、催辦、督辦等管理工作4.3 公司辦公室和黨委工作部分別負(fù)責(zé)公司行政和黨群系統(tǒng)電子公文制發(fā)。4.4 公司機(jī)關(guān)

3、各業(yè)務(wù)處室根據(jù)各自職能代表公司制發(fā)相應(yīng)的電子公文。5 工作程序5.1 電子收文處理操作流程收文掃描T收文擬辦T領(lǐng)導(dǎo)批示或文件傳閱T部門承辦T承辦結(jié)果記錄T辦結(jié)文件T歸檔5.1.1 收文掃描此步由辦公室機(jī)要秘書(shū)完成。辦公室收文登記后，由機(jī)要秘書(shū)將文件掃描至綜合辦公信息系統(tǒng)，并選擇擬辦”指令傳至辦公室主任。（以下動(dòng)作登陸系統(tǒng)后在收文管理界面中的 待辦文件中完成）收文擬辦此步由辦公室主任完成。登陸系統(tǒng)后在收文管理”界面進(jìn)入 待辦文件”，點(diǎn)擊 辦理文件”，填寫(xiě)擬辦意見(jiàn)。分以下兩種類型：a）僅需要領(lǐng)導(dǎo)閱知的知照性公文，填寫(xiě)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)閱”的擬辦意見(jiàn)并在 動(dòng)作”列表中選擇 文件傳閱”指令，將文件發(fā)送至相關(guān)公司領(lǐng)

4、導(dǎo)或相關(guān)處室領(lǐng)導(dǎo)。b）需要領(lǐng)導(dǎo)簽署批示辦理意見(jiàn)的收文，填寫(xiě)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)閱示或批示”字樣，將文件發(fā)送至公司相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批示。5.1.3 領(lǐng)導(dǎo)批示或文件傳閱a）需公司領(lǐng)導(dǎo)批示、簽署辦理意見(jiàn)的收文處理操作選定應(yīng)辦收文并打開(kāi)該文件T點(diǎn)擊云南磷化集團(tuán)收文處理表下方的 辦理文件” T在 辦理意見(jiàn)框內(nèi)簽署辦理意見(jiàn)并簽名T點(diǎn)擊 插入一步-點(diǎn)擊 動(dòng)作”列表中承辦-點(diǎn)擊 部門列表”中處室名稱-點(diǎn)擊 用戶列表”中相關(guān)人員姓名 -根據(jù)承辦人數(shù)點(diǎn)擊用戶列表”右側(cè)“?等符號(hào)-根據(jù)承辦人數(shù)點(diǎn)擊任何人辦理”（1人辦理）或 共同辦理（2人以上辦理）（下同）-最后點(diǎn)擊確定選擇”。至此，領(lǐng)導(dǎo)的操作動(dòng)作即告結(jié)束。如領(lǐng)導(dǎo)需要查閱文件辦理情況

5、，可點(diǎn)擊已辦文件或收文管理之收文監(jiān)控查閱該文件流轉(zhuǎn)記錄。b）僅需公司領(lǐng)導(dǎo)閱知的知照性收文處理操作選定應(yīng)辦收文并打開(kāi)該文件-點(diǎn)擊云南磷化集團(tuán)收文處理表下方的 辦理文件”-在 辦理意見(jiàn)”框內(nèi)簽署 已閱”字樣并簽名-點(diǎn)擊 辦結(jié)文件”并 確定”。c）需部門領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)人員閱知的收文，閱文者的操作程序同之b）。5.1.4 部門承辦和承辦結(jié)果記錄（此步由處室負(fù)責(zé)人和處室相關(guān)的一般管理人員完成。）a）由處室負(fù)責(zé)人直接經(jīng)辦選定應(yīng)辦收文并打開(kāi)該文件-點(diǎn)擊辦理文件”，記錄辦理結(jié)果并簽名-點(diǎn)擊辦結(jié)文件”并確定”。b）由處室負(fù)責(zé)人安排處室相關(guān)一般管理人員經(jīng)辦（以下動(dòng)作由處室負(fù)責(zé)人完成。）選定應(yīng)辦收文并打開(kāi)該文件-點(diǎn)擊辦

6、理文件”簽署辦理意見(jiàn)并簽名-點(diǎn)擊 插入一步選擇動(dòng)作”列表之承辦”-點(diǎn)擊部門列表”之部門名稱-點(diǎn)擊用戶列表”之承辦人員姓名-點(diǎn)擊 用戶列表”右側(cè)“ ? 等符號(hào)-根據(jù)承辦人數(shù)點(diǎn)擊 任何人辦理”或共同辦理-點(diǎn)擊確定選擇”。（以下動(dòng)作由處室經(jīng)辦人完成。）選定應(yīng)辦收文并打開(kāi)該文件-點(diǎn)擊辦理文件”，記錄辦理結(jié)果并簽名-點(diǎn)擊辦結(jié)文件”并確定”。5.1.5 歸檔a）文件流轉(zhuǎn)結(jié)束后，由辦公室機(jī)要秘書(shū)和檔案管理員在檔案管理中分類存檔。b）機(jī)關(guān)相關(guān)人員可點(diǎn)擊 檔案管理”-檔案查看，查閱檔案。5.2 電子發(fā)文操作流程擬稿核稿復(fù)核會(huì)簽簽發(fā)編號(hào)用印分發(fā)歸檔（以下步驟動(dòng)作在進(jìn)入自動(dòng)化辦公系統(tǒng)后進(jìn)行）5.2.1 擬稿擬稿人為

7、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或管理人員。擬稿人根據(jù)公司或部門領(lǐng)導(dǎo)指示和業(yè)務(wù)管理工作需要，直接在自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中起草公文。首先點(diǎn)擊 發(fā)文管理”菜單，再在文件列表中點(diǎn)擊 新建文件選擇相應(yīng)的文件模板，公文擬稿完畢點(diǎn)擊 保存文 件”成功后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)返回文件列表，再打開(kāi)此文稿，點(diǎn)擊流轉(zhuǎn)公文，在自然流程中選擇 處室校核”動(dòng)作指令，將公文傳至授命發(fā)文的領(lǐng)導(dǎo)人審核。5.2.2 核稿核稿人為授命發(fā)文的公司或部門領(lǐng)導(dǎo)。負(fù)責(zé)對(duì)擬定的公文內(nèi)容進(jìn)行審核和修改。先在待辦發(fā)文列表中找到該文稿，核稿完成后，一般性的下行公文可直接由核稿人選擇文件簽發(fā)”動(dòng)作指令，將文稿傳至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行文件簽發(fā)”操作；上行文或涉及重大事項(xiàng)的公文，則需選擇文件

8、復(fù)核動(dòng)作指令，將文稿傳至辦公室主任或辦公室文秘人員復(fù)核。523復(fù)核復(fù)核人為辦公室主任或辦公室文秘人員。負(fù)責(zé)對(duì)上行文或涉及重大事項(xiàng)的文稿進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核重點(diǎn)是：行文審批手續(xù)是否完備，文種、格式、文句是否統(tǒng)一規(guī)范，附件材料是否齊全等。確認(rèn)無(wú)誤后，需要會(huì)簽的文稿，由復(fù)核人選擇文件會(huì)簽”動(dòng)作指令，將文稿送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行 文件會(huì)簽”操作。當(dāng)會(huì)簽人員都完成會(huì)簽操作后，由擬稿人選擇文件簽發(fā)”動(dòng)作指令，將文稿送主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行文件簽發(fā)操作。5.2.4 會(huì)簽重大事項(xiàng)和需二個(gè)以上部門協(xié)同完成的事項(xiàng)，須分管領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽。5.2.5 簽發(fā)簽發(fā)人為文件涉及事項(xiàng)的分管領(lǐng)導(dǎo)。簽發(fā)人對(duì)文稿審閱同意后，即可在辦理意見(jiàn)框

9、中簽署姓名和年月日；若簽發(fā)人要修改文稿，則須在點(diǎn)擊確定選擇”前直接在文稿上進(jìn)行修改。完成后，點(diǎn)擊確定選擇”按鈕，即完成文件簽發(fā)操作。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的時(shí)間即為公文制發(fā)文時(shí)間。簽發(fā)后的文稿不得再行修改。擬稿人在領(lǐng)導(dǎo)文件簽發(fā)完成后，選擇編號(hào)用印”動(dòng)作指令，將文稿傳至機(jī)要秘書(shū)編號(hào)和加蓋電子章印。編號(hào)用印責(zé)任人為機(jī)要秘書(shū)。編號(hào)”和 用印”動(dòng)作必須在領(lǐng)導(dǎo)簽字（即簽發(fā)）認(rèn)可之后進(jìn)行，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿不得編號(hào)和蓋印。編號(hào)用印完畢，一份完整的電子公文即告完成，此時(shí)選擇辦結(jié)”選項(xiàng)，該文件即分別自動(dòng)置于文件分發(fā)”和 文件歸檔”列表中。若需上報(bào)或外送紙質(zhì)文件，應(yīng)在編號(hào)用印前先送文印室繕印成紙質(zhì)文件。分發(fā)和歸檔責(zé)任人為擬稿

10、人。此步驟分別執(zhí)行文件分發(fā)”和文件歸檔”兩個(gè)動(dòng)作。一是將文件按照主送、抄送單位或人員進(jìn)行文件分發(fā)，二是將文件移交給檔案管理員，由其按文書(shū)檔案管理規(guī)定立卷歸檔。5.3有關(guān)要求5.3.1 公司機(jī)關(guān)全體管理人員務(wù)必養(yǎng)成每天登陸綜合辦公信息系統(tǒng)察看待辦公文信息的工作習(xí)慣，各步驟承辦部門或 人員接到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。以避免過(guò)多文件長(zhǎng)時(shí)間在系統(tǒng)上滯留而給工作造成損失和影響 網(wǎng)速。5.3.2 機(jī)要秘書(shū)要對(duì)進(jìn)入流轉(zhuǎn)中的公文加強(qiáng)監(jiān)控和催辦；各步驟承辦人員對(duì)下步辦理動(dòng)作加強(qiáng)監(jiān)控和催辦。5.3.3 電子發(fā)文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用，盡量減少公文數(shù)量；發(fā)文擬稿人起草文件前要充分理解行文意圖和要求， 按國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法和國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)范公文格式和行文標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)文件初稿要反復(fù)進(jìn)行校核、 修改、補(bǔ)充、完善，必要時(shí)重寫(xiě)，盡量避免或減少公文在綜合辦公信息系統(tǒng)中的重復(fù)往返。5.3.4 擬稿人或擬稿部門對(duì)進(jìn)入流轉(zhuǎn)中的公文要加強(qiáng)監(jiān)控和督辦，以加快辦文進(jìn)程。5.3.5