【知識】行政文秘必備知識

1、行政文秘必備學問一、紅頭文件的制作及標準1、進行頁面設置 挑選“文件”“頁面設置 ”挑選“頁邊距 ”附簽，上： 3.7 厘米，下： 3.5 厘米，左： 2.8 厘米，右： 2.6 厘米；挑選 “版式”附簽，將 “頁眉和頁腳 ”設置成 “奇偶頁不同 ”, 在該選項前打 “；”挑選 “文檔網格 ”附簽， “字體設置 ”，“中文字體 ”設置為 “仿宋”；“字號”設置成“三號 ”，單擊 “確定”按鈕，選中 “指定行網格和字 符網格 ”；將 “每行”設置成 “28”個字符； “每頁”設置成“22”行；然后單擊 “確定”按鈕，這樣就將版心設置 成了以三號字為標準、每頁 22行、每行 28個漢字的國家標準；

2、2、插入頁號挑選“插入”“頁碼”，“位置”設置為 “頁面底端（頁腳） ”， “對齊方式 ”設置為 “外側”；然后單擊 “格式”按鈕， “數(shù)字格式 ”設置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊 “確定”按鈕完成頁碼設置；雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線；并 將頁碼字號設置成 “四號”；字體任意；奇數(shù)頁的頁碼設置成右空一個漢字，偶數(shù)頁的頁碼設置成左空一個 漢字；3、發(fā)文機關標識制作挑選“插入”“文本框 ”“橫排 ”菜單項，鼠標將會變成 “，”在 word 2000版面上單擊鼠標左鍵，顯現(xiàn)一個文本框，在該文本框內輸入發(fā)文機關標識， 輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標右鍵“設置文本框

3、格式 ”，在這里來設置紅頭的屬性；挑選“顏色和線條 ”附簽， “顏色”設置成 “無填充顏色”；挑選 “大小”附簽， “高度”設置成 “2cm”；寬度設置成 “15.5cm”；注：用戶可依據(jù)實際情形調劑尺寸；挑選“版式 ”附簽，單擊 “高級”按鈕，水平對齊： “對齊方式 ”設置成 “居中 ”，“度量依據(jù) ”設置成 “頁面 ”；垂直對齊： “肯定位置 ”設置成 “頁邊距 ”， “下側”設置成“2.5cm”平行文標準， “8.0cm”上行文標準，注：用戶可依據(jù)實際情形調劑尺寸； 然后單擊 “確定”；挑選“文本框 ”附簽，左、右、上、下都設置成“0cm”，單擊 “確定”完成；文本框屬性全部設置完成，單

4、擊“確定 ”按鈕；選中文本框內的全部文字，將顏色設置成 “紅色 ”，字體設置成 “小標宋簡體 ”，字號依據(jù)文本框的大小設置成相應字號，但要盡量布滿該文本 框，這樣，寬為 155mm、高為 20mm、距上 25mm的紅頭制作完成；4、紅線制作第一將 “視圖”“工具欄 ”“繪圖 ”選中，單擊“繪圖 ”工具條的直線工具，鼠標會變成 “十”字形， 左手按住鍵盤上的 shift鍵，右手拖動鼠標從左到右劃一條水平線， 然后選中直線單擊鼠標右鍵， 挑選 “設置自選圖形格式 ”，紅線的屬性在這里進行設置；選擇“顏色和線條 ”附簽， “顏色 ”設置為 “紅色”； “虛實”設置為 “實線 ”；“粗線”設置為 “2

5、.25 磅”；挑選 “大小”附簽， “寬度 ”設置為 “15.5cm”；挑選 “版式”附簽，單擊“高級 ”按鈕，水平對齊： “對齊方式 ”設置成 “居中”， “度量依據(jù) ”設置成 “頁面”，垂直對齊： “肯定位置 ”設置成“頁邊距 ”，“下側”設置成 “7cm” 平行文標準， “13.5cm”上行文標準，注：用戶可依據(jù)實際情形 進行調劑；單擊確定；5、文號制作平行文文號：文號 三號仿宋、居中顯示；上行文文號：文號 三號仿宋字體、左空一個字的距離；簽發(fā)人 三號仿宋字體；簽發(fā)人姓名 三號楷體、右空一個字的距離；注：文號肯定要使用六角符號；六角符號插入方 法：挑選 “插入”“符號”“符號”附簽，找到

6、六角符號后，將光標置于預備插入的地方，單擊“插入” 按鈕即可；6、主題詞制作挑選“表格”“插入”“表格”，選中表格，單擊鼠標右鍵 表格屬性 “表格 ”附簽，“對齊方式”設置為 “居中”；然后單擊 “邊框和底紋 ”按鈕，在 “預覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表 格中填寫詳細內容：主題詞用三號黑體；主題詞詞目 用三號小標宋；抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日 期用三號仿宋；7、儲存成模板文件單擊“文件”“儲存”，“儲存類型 ”：挑選“文檔模板（ *.dot ）”； “文件名 ”：給模板命名； “儲存位置”：模板所在路徑（一般不做，默認即可） ；至此，模板制作完成；以后全部屬于此種類型的公文都可以 調用該模板，直接進行公文正文的排版；要對該模板進行修改，可以調出相應模板，方法是：挑選“文件”“打開”，找到相應的模板路徑，如模板儲存 時按系統(tǒng)默認設置的，然后單擊 “打開”按鈕調出模板即可進行修改；二、公文正文排版1依據(jù)模板建立新公文：挑選 “文件 ”“新建”“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調出模板；2制作公文正文內容：正文內容依據(jù)用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復制進來，但必需遵循以下國家標準：標 題 二號小標宋字體，居中顯示；主送機關 三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式；正 文 三號仿宋字體；成文日期 三號仿宋字體，右空四個