項(xiàng)目采購管理培訓(xùn)課件

1、項(xiàng)目采購管理培訓(xùn) 第 10 章 項(xiàng)目采購管理 學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo) 1、了解良好的采購管理的重要性以及IT項(xiàng)目中越來越多地采用外包的做法； 2、熟悉采購管理的主要過程和可交付成果； 3、熟悉生成和使用建議書評(píng)價(jià)工作表。10.1 項(xiàng)目采購管理的重要性項(xiàng)目采購管理的重要性 采購（采購（procurement）是指從外界獲）是指從外界獲得產(chǎn)品或服務(wù)。采購一詞在不同的行得產(chǎn)品或服務(wù)。采購一詞在不同的行業(yè)也有不同的名稱，例如，政府部門業(yè)也有不同的名稱，例如，政府部門稱為采購，私營企業(yè)使用購買一詞稱為采購，私營企業(yè)使用購買一詞（purchasing），而我們），而我們IT行業(yè)則稱行業(yè)則稱之為外包（之為外包（o

2、utsourcing）。）。 采購多少采購多少?何種價(jià)格何種價(jià)格?如何采購如何采購?向誰采購向誰采購?采購管理的六大要素采購管理的六大要素何時(shí)采購何時(shí)采購?采購什么采購什么?項(xiàng)目采購管理（項(xiàng)目采購管理（Project Procurement ManagementProject Procurement Management） 為達(dá)到項(xiàng)目范圍而從執(zhí)行組織外部獲取貨物和服務(wù)所需的過程（3W+3H）。項(xiàng)目采購管理概述項(xiàng)目采購管理概述 項(xiàng)目采購類型多種多樣，如工程采購、貨物采購、咨詢服務(wù)項(xiàng)目采購或IT項(xiàng)目采購，雖然類型不同但包括以下幾個(gè)主要過程：編制采購計(jì)劃編制詢價(jià)計(jì)劃詢價(jià)選擇賣方合同管理合同收尾編制采

3、購計(jì)劃編制采購計(jì)劃編制詢價(jià)計(jì)劃編制詢價(jià)計(jì)劃選擇賣家選擇賣家合同管理合同管理合同收尾合同收尾詢?cè)?價(jià)價(jià)10.2 采購計(jì)劃的制定采購計(jì)劃的制定 采購計(jì)劃是指項(xiàng)目中整個(gè)采購工作的總體安排。采購計(jì)劃是指項(xiàng)目中整個(gè)采購工作的總體安排。 采購計(jì)劃編制的輸入采購計(jì)劃編制的輸入 范圍說明書 產(chǎn)品說明書 采購資源 市場狀況 其它計(jì)劃編制的輸出 約束、假定采購計(jì)劃編制的輸出采購計(jì)劃編制的輸出采購管理計(jì)劃（3W+3H）工作說明書SOW 1 1）采購管理計(jì)劃）采購管理計(jì)劃描述如何管理從詢價(jià)計(jì)劃編制到合同收尾過程，以及維持采購過程的順利。包括合同類型評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)化的采購文檔多級(jí)供應(yīng)商管理進(jìn)度計(jì)劃編制和績效報(bào)表的協(xié)調(diào)程度

4、2 2）工作說明書（）工作說明書（SOW)SOW)模板模板是對(duì)按照合同要求提供的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行敘述性說明。清楚地說明所采購的產(chǎn)品或服務(wù)項(xiàng)目。所有的說明必須清晰、完整、簡潔明了。應(yīng)包括任何所需的間接服務(wù)，例如對(duì)于所采購項(xiàng)目提供的績效報(bào)表或項(xiàng)目后期的運(yùn)作支持。A.工作范圍：描述所要完成的工作，說明所用硬件和軟件以及工作B.工作地點(diǎn)：具體地點(diǎn)，硬件和軟件所在位置，以及員工必須在那工作。C.執(zhí)行期限：說明工作預(yù)計(jì)何時(shí)開始，何時(shí)結(jié)束、工作時(shí)間、每周收費(fèi)的工作時(shí)間、工作必須在那里完成、以及相關(guān)進(jìn)度信息。D.可交付成果時(shí)間表：列出具體可交付成果，標(biāo)準(zhǔn)，必須何時(shí)到位。E.適用標(biāo)準(zhǔn)：說明與執(zhí)行該項(xiàng)目有關(guān)的任何特

5、定公司或行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)。F.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：描述買方組織如何確定工作是否能被接受。G.特殊要求：詳細(xì)說明特殊要求，比如硬件軟件產(chǎn)品質(zhì)量要求，參加人員最低 學(xué)歷經(jīng)驗(yàn)和差旅費(fèi)要求等等。10.3 采購價(jià)格的確定采購價(jià)格的確定 10.3.1 10.3.1 詢價(jià)計(jì)劃編制詢價(jià)計(jì)劃編制詢價(jià)計(jì)劃編制的輸出有兩部內(nèi)容 ：1 1）采購文件）采購文件用于向賣方詢價(jià)的建議書。投標(biāo)或報(bào)價(jià)：用于商業(yè)采購項(xiàng)目，是以價(jià)格驅(qū)動(dòng)作為供應(yīng)商選擇決策條件。建議書：用于非財(cái)務(wù)事務(wù)的考慮，例如用于專業(yè)技術(shù)服務(wù)的技術(shù)技能或方法推介。采購文檔：包括投標(biāo)邀請(qǐng)、邀請(qǐng)?zhí)峤唤ㄗh書、邀請(qǐng)報(bào)價(jià)、談判邀請(qǐng)和承包商初步答復(fù)等 。2）評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)給建議書評(píng)級(jí)或評(píng)分

6、客觀或主觀評(píng)估其它價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)對(duì)需求的理解總周期成本或生命周期成本（overall or life cycle cost）-選出的賣方是否能生產(chǎn)出最低成本（采購成本加上經(jīng)營成本）？技術(shù)水平(technical capability)-賣方是否具有，或是否有理由相信賣方得獲得需要的技術(shù)和知識(shí)？管理方式(management approach)-賣方擁有，或有理由相信賣方擁有一套確保項(xiàng)目成功的管理程序？資金(financial capacity)-賣方是否擁有，或是否有理由相信賣方獲得所需資金。10.3.2 詢價(jià) 詢價(jià)（solicitation）是從潛在賣方獲取建議書或投標(biāo)書。 詢價(jià)通過召集投標(biāo)者會(huì)議

7、（bidders conferences）或廣告的形式進(jìn)行。詢價(jià)的依據(jù)是：采購文檔、合格的賣方清單。 詢價(jià)的結(jié)果是取得建議書（或投標(biāo)書） 。10.4 供方選擇供方選擇 在供方選擇決策過程中，除了采購成本以外，還可能需要評(píng)價(jià)許多其他因素，如可接受賣方按時(shí)交貨的能力的評(píng)價(jià)；分別評(píng)價(jià)建議書技術(shù)（方法）部分和商務(wù)（價(jià)格）部分，或投標(biāo)書的技術(shù)標(biāo)和方法標(biāo)；對(duì)于關(guān)鍵產(chǎn)品，可能需要有多個(gè)供方等。 供方選擇的結(jié)果就是與被選擇的項(xiàng)目采購供貨方簽訂采購合同。 投 標(biāo) 書1 投 標(biāo) 書2 投 標(biāo) 書3標(biāo)準(zhǔn) 權(quán)重 分級(jí) 評(píng)分 分級(jí) 評(píng)分 分級(jí) 評(píng)分技術(shù)手段 30管理方法 30歷史績效 20價(jià)格 20總分?jǐn)?shù) 100要求項(xiàng)

8、目承擔(dān)人員評(píng)價(jià)表要求項(xiàng)目承擔(dān)人員評(píng)價(jià)表標(biāo)準(zhǔn) 可能分值 投標(biāo)方1的分?jǐn)?shù) 2的分?jǐn)?shù) 3的分?jǐn)?shù)項(xiàng)目經(jīng)理教育 10 8 6 9背景和經(jīng)驗(yàn) PMP 5 5 0 5管理方法介紹 5 4 3 5 組織項(xiàng)目方法 10 7 4 9總分 34 24 13 28 案例案例1 1：對(duì)供應(yīng)商評(píng)分方法：對(duì)供應(yīng)商評(píng)分方法10.5 合同管理合同管理 合同是指賣方有義務(wù)提供特定的產(chǎn)品，買方有義務(wù)支付該產(chǎn)品的買賣雙方互相制約的協(xié)議。 合同管理就是保證賣方的行為符合合同的要求。 合同管理的輸出有兩部分內(nèi)容：來往函件。合同變更。10.5.1 合同類型合同類型 合同類型是應(yīng)當(dāng)考慮的一項(xiàng)重要事項(xiàng)。不合同類型是應(yīng)當(dāng)考慮的一項(xiàng)重要事項(xiàng)。不同

9、類型的合同在不同情況下使用?？傮w而同類型的合同在不同情況下使用?？傮w而言，有言，有4種合同類型：種合同類型： 固定價(jià)合同（固定價(jià)合同（fixed price contract）或固定總固定總價(jià)合同（價(jià)合同（lump sum contract）成本補(bǔ)償合同（成本補(bǔ)償合同（cost reimbursable contract） 工時(shí)和材料費(fèi)用合同（工時(shí)和材料費(fèi)用合同（time and material contract） 單價(jià)合同（單價(jià)合同（unit price contract） 合同買、賣雙方承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)合同買、賣雙方承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn) 買方風(fēng)險(xiǎn)高 買方風(fēng)險(xiǎn)低 CPPC成本 CPFF成本 CPIF成本

10、FPI固定 FFP固定 加成本百 加固定費(fèi) 加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi) 價(jià)加獎(jiǎng) 總價(jià)合同 分比合同 合同 合同 勵(lì)合同 賣方風(fēng)險(xiǎn)低 賣方風(fēng)險(xiǎn)高合同類型討論：合同類型討論：三種類型三種類型：固定價(jià)（總）合同；成本補(bǔ)償合同；單價(jià)合同。121，000110，000估計(jì)總價(jià)11，00010，000費(fèi)用（10%）110，000100，000估計(jì)成本實(shí)際合同CPPC（成本加成本百分比合同） 1 1）成本加成本百分比合同（）成本加成本百分比合同（CPPC/CPPFCPPC/CPPF） 賣方所得容許成本總成本的一定的百分比 從買方的角度看，是最不好的合同方式，因?yàn)榭陀^上反而鼓勵(lì)賣方加大成本，以獲取提成。這種合同一般禁止。120

11、，000110，000總價(jià)費(fèi)用是基于估計(jì)成本而固定的費(fèi)用10，00010，000費(fèi)用110，000100，000估計(jì)成本實(shí)際合同CPFF（成本加固定費(fèi)用）2 2）成本加固定費(fèi)合同（）成本加固定費(fèi)合同（CPFFCPFF）無論成本如何，賣方的費(fèi)用總是固定的。用于工期長的項(xiàng)目127,00093,000總價(jià)-3,0003,00085:15分配公式10,00010,00010,000費(fèi)用(10%)120,00080,000100,000估計(jì)成本實(shí)際合同CPIF（成本加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)成本加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)）3 3）成本加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)合同（）成本加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)合同（CPIFCPIF） 如果最終完成成本小于預(yù)期成本，雙方按照事先約定協(xié)議條

12、款分配節(jié)余部分。案例案例2 2：一個(gè)10萬元項(xiàng)目，賣方費(fèi)用（項(xiàng)目勞務(wù)費(fèi)）1萬元，若有剩余，買賣雙方按照85：15分配。含義是：買方有85%的不確定性，（風(fēng)險(xiǎn)是賣方認(rèn)為15比例太低，而將項(xiàng)目沒有節(jié)余）賣方有15的不確定性。當(dāng)項(xiàng)目以8萬元結(jié)束，賣方所得為：8萬1萬勞務(wù)費(fèi)3000（2萬15）合計(jì)：93000元，為買方省資金7000元。-10,00016,000利潤120,00096,000總價(jià)120,000最高價(jià)6,00070:30分擔(dān)比率110,000目標(biāo)價(jià)格-10,00010,000目標(biāo)利潤130,00080,000100,000目標(biāo)成本實(shí)際合同F(xiàn)PIF（固定價(jià)加獎(jiǎng)費(fèi)用合同）4 4）固定總價(jià)加獎(jiǎng)

13、勵(lì)費(fèi)合同（）固定總價(jià)加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)合同（FPIFFPIF） 鼓勵(lì)提前完成任務(wù)。如果最終完成成本小于預(yù)期成本，雙方按照事先約定協(xié)議條款分配節(jié)余部分。0 1000，000 200，000 1200，000例B：200，000800，000例A：賣方獲利實(shí)際花費(fèi)FFP（固定費(fèi)用）。舉例固定價(jià)格：1000，0005 5）固定價(jià)格合同（）固定價(jià)格合同（FFPFFP）無論成本如何，賣方的費(fèi)用總是固定的。例C： 6 6）單價(jià)合同）單價(jià)合同 含義：按單位產(chǎn)品或服務(wù)支付的合同，又稱為時(shí)間和物料合同。 案例案例3:3:一臺(tái)電腦4000元，10臺(tái)4萬元，一般合同給予批量折扣，比如：1020臺(tái)，3900，2030臺(tái)，370

14、0等。 服務(wù)方面，以咨詢授課為例：授課費(fèi)用單價(jià)，其他成本如差旅費(fèi)另外計(jì)算。 一般認(rèn)為單價(jià)合同有雙重性：高風(fēng)險(xiǎn)和低風(fēng)險(xiǎn)共存。比如：買方對(duì)任務(wù)不是很明確，賣方對(duì)執(zhí)行任務(wù)難度估計(jì)不足，低風(fēng)險(xiǎn)反之。 合同中包括終止條款，什么條件下雙方中的一方有權(quán)終止合同。10.5.2 合同管理 合同管理常見問題及處理方法合同管理常見問題及處理方法（1）合同的轉(zhuǎn)讓與分包）合同的轉(zhuǎn)讓與分包（2）工程延期）工程延期（3）工程變更）工程變更（4）違約與違約的處理）違約與違約的處理（5）索賠）索賠10.5.3 合同收尾合同收尾合同收尾合同收尾類似管理收尾采購審計(jì)是非常重要的環(huán)節(jié)合同收尾的輸入合同收尾的輸入合同文檔合同收尾的工具和技術(shù)合同收尾的工具和技術(shù)采購審計(jì)（審計(jì)的范圍從采購計(jì)劃編制到合同管理的所有過程）確定轉(zhuǎn)移到其他采購項(xiàng)目的