實現(xiàn)檔案統(tǒng)計信息化的途徑

1、實現(xiàn)檔案統(tǒng)計信息化的途徑摘要：本文介紹了檔案統(tǒng)計及其信息化的含義、內(nèi)容和基本流程，提出了檔案統(tǒng)計工作信息化的思路、作用和實現(xiàn)途徑；重點(diǎn)介紹了檔案統(tǒng)計信息化模塊的設(shè)計思路、流程、程序開發(fā)和效果分析，為檔案管理工作整體信息化提供技術(shù)支持。論文關(guān)鍵詞：檔案統(tǒng)計,信息化,程序設(shè)計1.1 檔案統(tǒng)計的內(nèi)容檔案統(tǒng)計是指運(yùn)用多種多樣的統(tǒng)計技術(shù)和方法，通過圖、表、冊以及數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢的工作過程1。它是了解、認(rèn)識和掌握檔案工作總體情況的重要手段，是揭示檔案工作有關(guān)情況及其發(fā)展規(guī)律的一項重要工作。檔案統(tǒng)計包括以下幾個方面，一是檔案利用的統(tǒng)計，是指一種對各種類型檔案被各機(jī)關(guān)、各項工

2、作利用的統(tǒng)計，主要包括各類檔案的查閱、借閱、復(fù)制利用等項目；二是進(jìn)行檔案工作的統(tǒng)計，即對保管、編研、二次開發(fā)、數(shù)字化等業(yè)務(wù)工作情況的統(tǒng)計；三是進(jìn)行檔案統(tǒng)計分析，對重要的統(tǒng)計報表的情況分析。主要包括：檔案統(tǒng)計年報、全年檔案搶救統(tǒng)計表等。1.2 檔案統(tǒng)計信息化及優(yōu)勢檔案統(tǒng)計信息化是指在新型的檔案統(tǒng)計方法的指引下，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，對需要進(jìn)行統(tǒng)計的檔案信息進(jìn)行分類、編輯、整理、統(tǒng)計、打印和利用分析的新型檔案統(tǒng)計方式。檔案統(tǒng)計對檔案綜合利用工作具有重要的意義，首先使得檔案統(tǒng)計工作化繁為簡，提高檔案統(tǒng)計效率；其次能夠使統(tǒng)計數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確，更為直觀的反映檔案利用情況；三使移交檔案統(tǒng)計報表變得更加安全、方便

3、和快捷；四可增加檔案統(tǒng)計工作的靈活性，輕松應(yīng)對越來越多樣化的檔案統(tǒng)計工作；第五為整個檔案管理工作的數(shù)字化與信息化提供智力支持、技術(shù)支撐和設(shè)備保障。2 檔案統(tǒng)計信息化的設(shè)計與實現(xiàn)2.1檔案統(tǒng)計模塊的發(fā)展前景以往的檔案管理系統(tǒng)一般注重收集、借閱、歸檔、整理等功能，只能進(jìn)行最基本的數(shù)量統(tǒng)計，弱化統(tǒng)計功能，這樣顯然無法滿足檔案統(tǒng)計、檔案利用工作的需要2。檔案統(tǒng)計信息化促使檔案管理部門淘汰傳統(tǒng)的統(tǒng)計方式，細(xì)化統(tǒng)計分類、強(qiáng)化統(tǒng)計分析、提高工作效率，以適應(yīng)新形式的要求。因此優(yōu)化升級檔案統(tǒng)計模塊并掛接到檔案管理系統(tǒng)中，可提高檔案管理系統(tǒng)作用，使之更好地服務(wù)社會。2.2 檔案統(tǒng)計模塊的設(shè)計檔案統(tǒng)計模塊應(yīng)設(shè)置檔案

4、利用統(tǒng)計模塊、檔案業(yè)務(wù)工作統(tǒng)計模塊、檔案統(tǒng)計分析模塊。整個檔案統(tǒng)計模塊由18個子功能組成，并能對需要上交的統(tǒng)計報告、統(tǒng)計報表等進(jìn)行打印。1、檔案利用統(tǒng)計模塊設(shè)計檔案利用統(tǒng)計模塊可以分為3個子功能：（1）查閱檔案情況統(tǒng)計功能：建立各種類型的檔案查閱記錄表，對表中的查閱人數(shù)、單位、檔案卷號、數(shù)量等字段進(jìn)行記錄，分季度進(jìn)行統(tǒng)計，年末匯總成整年的查閱記錄情況表。（2）復(fù)制利用檔案統(tǒng)計功能：在后臺建立檔案利用信息記錄表，對檔案利用的情況和借閱人的情況進(jìn)行錄入，然后根據(jù)記錄打印成檔案資料利用三聯(lián)單，發(fā)給所利用的單位或個人。對表中記錄的掃描復(fù)印的紙質(zhì)檔案文件數(shù)量、電子檔案文件數(shù)量、紙質(zhì)圖件數(shù)量、電子圖件數(shù)量

5、等字段進(jìn)行統(tǒng)計，節(jié)能減排論文生成某個時間段內(nèi)整體檔案利用情況。（3）借閱檔案統(tǒng)計功能：調(diào)用檔案管理數(shù)據(jù)庫中的借閱檔案信息管理表，對表中借閱的檔案名稱、檔案數(shù)量等字段進(jìn)行統(tǒng)計，生成全年的借閱檔案信息表。2、檔案業(yè)務(wù)工作統(tǒng)計模塊設(shè)計檔案業(yè)務(wù)工作統(tǒng)計模塊可以分為10個子功能：（1）檔案保護(hù)情況統(tǒng)計功能：在后臺數(shù)據(jù)庫建立檔案保護(hù)信息表，對出現(xiàn)了：破損、字跡不清、缺失、褪色、腐爛等情況的檔案進(jìn)行保護(hù)的情況錄入登記，生成某個時間段內(nèi)所有需要保護(hù)的檔案目錄清單。對整個清單進(jìn)行匯總統(tǒng)計，生成檔案搶救統(tǒng)計表。（2）檔案數(shù)字化工作情況統(tǒng)計功能：在數(shù)據(jù)庫中建立檔案數(shù)字化工作進(jìn)度表，對工作日內(nèi)檔案數(shù)字化工作的進(jìn)展情況

6、，整體質(zhì)量等進(jìn)行記錄，年末匯總成檔案數(shù)字化工作總表，最終匯入統(tǒng)計年報。（3）檔案編研成果統(tǒng)計功能：調(diào)用檔案編研信息表，對某一時間段內(nèi)檔案編研工作產(chǎn)生的的檔案文集、大事記等編研成果的數(shù)量、內(nèi)容等基本情況進(jìn)行統(tǒng)計，匯總成全年檔案編研信息表，加入統(tǒng)計年報中。（4）檔案二次開發(fā)信息統(tǒng)計功能：調(diào)用檔案開發(fā)信息管理表，對有價值的檔案進(jìn)行開發(fā)利用產(chǎn)生的新的檔案成果情況進(jìn)行信息錄入，然后在年底對本年開發(fā)的檔案的數(shù)量及其成果進(jìn)行匯總。（5）檔案統(tǒng)計年報功能：將一年內(nèi)所有利用檔案的情況的匯總報告，加上整個館藏的檔案情況和檔案館（室）的基本情況整理到一起，向上級有關(guān)檔案行政管理部門匯交4。（6）匯交檔案情況統(tǒng)計功能：調(diào)用匯交檔案信息表，對匯交的檔案的編號、名稱、類型、格式、數(shù)量、匯交日期等字段進(jìn)行分類小計，生成某個時間段內(nèi)所有匯交的檔案目錄清單。年末對整個匯交清單進(jìn)行匯總統(tǒng)計，生成全年匯交檔案總表。（7）銷毀檔案數(shù)量統(tǒng)計功能：在后臺數(shù)據(jù)庫建立銷毀檔案管理表，對需要銷毀的檔案的編號、名稱、類型、數(shù)量等字段進(jìn)行錄入登記，生成某個時間段內(nèi)銷毀的檔案目錄清單。對整個清單進(jìn)行匯總統(tǒng)計，生成銷毀檔案統(tǒng)計表。（8）歸還檔案統(tǒng)計功能：調(diào)出檔案管理數(shù)據(jù)庫中的檔案歸還信息管理表，對表中已歸還的檔案名稱、檔案數(shù)量、尚未歸還的檔案名稱、檔案數(shù)量等字段進(jìn)行統(tǒng)計。（9）檔案機(jī)構(gòu)及人員情況統(tǒng)計功能：建立檔案機(jī)構(gòu)信息記錄表，