定向安置房工程 項(xiàng)目資料管理方案

1、定向安置房工程項(xiàng)目資料管理方案工程管理部二一三年八月說 明為加強(qiáng)項(xiàng)目管理、明確崗位職責(zé)、規(guī)范工作程序、提高工作效率，特制定高立莊定向安置房工程項(xiàng)目資料管理方案以下簡稱“項(xiàng)目資料管理方案”。本項(xiàng)目資料管理方案依據(jù)高立莊定向安置房工程項(xiàng)目管理制度、建筑資料管理規(guī)程db11/t695-2009、建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范gb/t 50328并在工程部內(nèi)部充分討論的基礎(chǔ)上編制整理形成。 隨工程項(xiàng)目的進(jìn)展，本項(xiàng)目資料管理制度將不斷完善。目 錄一項(xiàng)目管理資料相關(guān)單位及職責(zé)分工11.項(xiàng)目管理資料相關(guān)單位12.資料員職責(zé)分工1二項(xiàng)目資料管理基本制度31工程管理部資料管理制度32項(xiàng)目文件流傳制度43項(xiàng)目檔案歸檔與

2、移交制度5三項(xiàng)目資料流轉(zhuǎn)流程71建設(shè)單位提出決議性文件流程72建設(shè)單位提出設(shè)計(jì)變更文件流程83施工單位提出工程洽商文件流程94支付工程款文件流程15檔案移交檔案館流程86工作聯(lián)系單收發(fā)流程1117一 項(xiàng)目管理資料相關(guān)單位及職責(zé)分工1. 項(xiàng)目管理資料相關(guān)單位資料員a資料員b總承包單位監(jiān)理單位前期部工程部（設(shè)計(jì)）成本部注：資料員a：王金梅、資料員b：劉金龍。l 北京廣安融達(dá)置業(yè)有限公司：前期部、設(shè)計(jì)部、成本部、工程部l 北京銀建工程建設(shè)監(jiān)理有限公司： 監(jiān)理單位l 北京中建八局：總承包單位 2. 資料員職責(zé)分工l 建設(shè)單位工程管理部資料員職責(zé)1) 管理施工現(xiàn)場的各種文件、資料、設(shè)計(jì)圖紙等，建立項(xiàng)目施

3、工圖紙和設(shè)計(jì)變更的工程檔案；負(fù)責(zé)與總包公司、監(jiān)理方及公司有關(guān)部門的資料收發(fā)、借閱，并辦理簽收手續(xù)。2) 及時(shí)處理工程往來的報(bào)告、函件，并按工程項(xiàng)目與類別進(jìn)行整理歸檔、列清目錄,經(jīng)工程部經(jīng)理閱批后歸檔。3) 收集、建立與工程建設(shè)有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、文件、建筑材料與設(shè)備等資料，做好各類檔案的接收、分類、整理、建檔等工作，便于保管和利用。4) 按建設(shè)主管部門和城建檔案館的有關(guān)規(guī)定， 收集、檢查、核對(duì)建設(shè)工程竣工資料；會(huì)同公司其他部門將項(xiàng)目立項(xiàng)依據(jù)文件、現(xiàn)場聲像等檔案資料進(jìn)行匯總整理。5) 負(fù)責(zé)對(duì)每日收到的管理文件、 技術(shù)文件進(jìn)行分類、登錄、歸檔。設(shè)計(jì)變更（包括圖紙會(huì)審紀(jì)要）原件存檔。做好信息收集、匯編工作，

4、確保管理目標(biāo)的全面實(shí)現(xiàn)。6) 參加有關(guān)工程會(huì)議并做好記錄工作。7) 對(duì)部門電子文檔進(jìn)行重點(diǎn)備案，避免出現(xiàn)因計(jì)算機(jī)問題造成重要文檔丟失。8) 工作中嚴(yán)格遵守公司保密制度。9) 對(duì)建設(shè)單位應(yīng)準(zhǔn)備的資料進(jìn)行收集、整理、存檔。 10) 對(duì)監(jiān)理單位的資料隨進(jìn)度更新情況、資料完成質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督、檢查。 11) 對(duì)施工單位的資料隨工程進(jìn)度更新情況、資料完成質(zhì)量進(jìn)行督促、檢查。 12) 督促監(jiān)理單位對(duì)施工單位的工程資料完成情況、完成質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督、檢查。 13) 完成移交檔案館資料應(yīng)由建設(shè)方準(zhǔn)備的部分，并組織監(jiān)理、施工單位一起向檔案館移交資料。14) 移交檔館時(shí)按： a. 前期準(zhǔn)備階段文件，包括用地規(guī)劃用地許可證

5、，國有土地使用證，規(guī)劃施工許可證，工程施工許可證等文件（開工報(bào)建審批）組卷。 b. 監(jiān)理文件，由監(jiān)理單位組卷。c. 施工單位文件（各專業(yè)施工單位組卷，配合總包匯總移交甲方）。d. 竣工圖（各專業(yè)施工單位組卷，配合總包匯總移交甲方）。e. 竣工驗(yàn)收文件，由甲方（建設(shè)方）組卷。f. 聲相文件等分類歸檔，所有案卷資料由甲方（建設(shè)方）配合施工方移交城市建設(shè)檔案館原件保存。l 工程管理部資料員分工1) 往來工作：資料員a負(fù)責(zé)與前期部門、成本部門、上級(jí)公司的往來文件工作。資料員b負(fù)責(zé)與施工單位與監(jiān)理單位的往來文件工作。2) 編制工作：資料員b負(fù)責(zé)編制會(huì)議紀(jì)要與項(xiàng)目管理月報(bào)。3) 整理工作：資料員a、b共同

6、負(fù)責(zé)整理：往來文件、合同資料、支付審批資料、圖紙資料、變更（洽商）、歸檔資料。4) 檔案移交：由建設(shè)方資料員組織監(jiān)理、施工單位一起向檔案館移交資料。二 項(xiàng)目資料管理基本制度1 工程管理部資料管理制度1) 工程資料應(yīng)真實(shí)反映工程質(zhì)量的實(shí)際情況，并與工程進(jìn)度同步形成、收集和整理。2) 工程資料應(yīng)字跡清晰并有相關(guān)人員及單位的簽字蓋章。3) 工程參建各單位應(yīng)確保各自資料的真實(shí)有效、完整齊全,嚴(yán)禁偽造或故意撤換。4) 工程資料應(yīng)為原件。當(dāng)為復(fù)印件時(shí)，應(yīng)加蓋復(fù)印件提供單位的公章，注明復(fù)印日期，并有經(jīng)手人簽字。5) 工程參建各單位應(yīng)及時(shí)對(duì)工程資料進(jìn)行確認(rèn)、簽字。6) 工程參建各單位應(yīng)在合同中對(duì)工程資料的編制

7、、套數(shù)、費(fèi)用和移交期限等提出明確要求。合同中對(duì)工程資料的技術(shù)要求不應(yīng)低于本規(guī)程的規(guī)定。7) 工程竣工圖應(yīng)由建設(shè)單位組織編制，可委托施工、監(jiān)理或設(shè)計(jì)單位編制。8) 列入城建檔案管理部門接收范圍的工程檔案，建設(shè)單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收前，依法提請(qǐng)城建檔案管理部門對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，取得建設(shè)工程竣工檔案預(yù)驗(yàn)收意見，并在工程竣工驗(yàn)收后六個(gè)月內(nèi)，將工程檔案移交城建檔案館。9) 由建設(shè)單位采購供應(yīng)的建筑材料、構(gòu)配件和設(shè)備，建設(shè)單位應(yīng)提供相應(yīng)的質(zhì)量證明文件。10) 工程參建各單位應(yīng)對(duì)本單位形成的工程資料負(fù)責(zé)管理，并保證工程資料的可追溯性。由多方共同形成的工程資料，各自承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。11) 由建設(shè)單位發(fā)包

8、的專業(yè)承包施工工程，分包單位應(yīng)按本規(guī)程的要求，將形成的施工資料直接交建設(shè)單位；由總包單位發(fā)包的專業(yè)承包施工工程，分包單位應(yīng)按本規(guī)程的要求，將形成的施工資料交總包單位，總包單位匯總后交建設(shè)單位。2 項(xiàng)目文件流傳制度1) 北京廣安融達(dá)置業(yè)有限公司工程管理部負(fù)責(zé)將建設(shè)單位及項(xiàng)目決議性文件等下發(fā)至監(jiān)理單位。2) 監(jiān)理單位負(fù)責(zé)總包、獨(dú)立分包等施工單位間的文件流轉(zhuǎn)。 3) 施工單位至建設(shè)單位的上行文件均需經(jīng)過監(jiān)理單位至工程管理部。4) 各單位均應(yīng)指定一名專職的資料員負(fù)責(zé)文件的接收與分發(fā)，各單位應(yīng)制定文件內(nèi)部流轉(zhuǎn)制度，確保文件迅速高效的傳遞到需求部門。 3 項(xiàng)目檔案歸檔與移交制度1) 歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定:

9、1歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、能夠反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過程。文件材料歸檔范圍詳見附表a。文件材料的質(zhì)量符合有關(guān)規(guī)范要求。2歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。2) 歸檔時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定:1 根據(jù)建設(shè)程序和工程特點(diǎn) 歸檔可以分階段分期進(jìn)行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗(yàn)收后進(jìn)行。2 勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時(shí)，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。3) 勘察、設(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的要求對(duì)檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。4) 工程檔

10、案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套( 原件) 移交當(dāng)?shù)爻墙n案館( 室)。5) 勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時(shí)， 應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。 6) 凡設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件,應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定和本規(guī)范附錄a 的要求單獨(dú)立卷歸檔。 7) 列入城建檔案館( 室) 檔案接收范圍的工程,建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前,應(yīng)提請(qǐng)城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。建設(shè)單位未取得城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具的認(rèn)可文件,不得組織工程竣工驗(yàn)收。8) 列入城建檔案館( 室) 接收范圍的工程，建設(shè)單位在工程竣工驗(yàn)收后6 個(gè)月內(nèi)，必須向城建檔案館( 室) 移交一套符

11、合規(guī)定的工程檔案。9) 停建、緩建建設(shè)工程的檔案，暫由建設(shè)單位保管。10) 對(duì)改建、擴(kuò)建和維修工程，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計(jì)、施工單位據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充和完善原工程檔案。對(duì)改變的部位，應(yīng)當(dāng)重新編制工程檔案，并在工程竣工驗(yàn)收后6 個(gè)月內(nèi)向城建檔案館( 室) 移交。11) 建設(shè)單位向城建檔案館( 室) 移交工程檔案時(shí)，應(yīng)辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄， 雙方簽字、蓋章后交接。三 項(xiàng)目資料流轉(zhuǎn)流程1 建設(shè)單位提出決議性文件流程融達(dá)置業(yè)公司工程管理部監(jiān)理公司建安總承包市政總承包2 建設(shè)單位提出設(shè)計(jì)變更文件流程融達(dá)置業(yè)公司內(nèi)部審批流程工程管理部監(jiān)理公司建安總承包提出工程變更、洽商及相關(guān)費(fèi)用市政總承包提出工程變更、洽

12、商及相關(guān)費(fèi)用招標(biāo)成本部3 施工單位提出工程洽商文件流程融達(dá)置業(yè)公司（相關(guān)需求部門）提出變更、洽商意向工程管理部監(jiān)理公司建安總承包單位市政總承包單位招標(biāo)成本部附件：1、工程洽商記錄（表1） 2、工程變更費(fèi)用報(bào)審表（表2） 3、工程文件評(píng)審意見表（表3） 4、變更、洽商動(dòng)態(tài)管理表（表4）表1工程洽商記錄表c2-4編 號(hào)工程名稱專業(yè)名稱提出單位名稱日 期內(nèi)容提要序號(hào)圖號(hào)變更內(nèi)容簽字欄建設(shè)（監(jiān)理）單位設(shè)計(jì)單位施工單位1 本表由建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位、城建檔案館各保存一份。2 涉及圖紙修改的，必須注明應(yīng)修改圖紙的圖號(hào)。3 不可將不同專業(yè)的設(shè)計(jì)變更辦在同一份變更上。“專業(yè)名稱”欄應(yīng)按專業(yè)填寫，如建筑

13、、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、通風(fēng)空調(diào)等。 表2工程變更費(fèi)用報(bào)審表表b2-11（a12監(jiān)）編 號(hào)工程名稱日 期致 （監(jiān)理單位）：根據(jù)（ ）號(hào)工程變更，申請(qǐng)費(fèi)用如下表，請(qǐng)審核。項(xiàng)目名稱變更前變更后工程款增（+）減（-）工程量單價(jià)合價(jià)工程量單價(jià)合價(jià)施工單位名稱： 工程管理部經(jīng)理（簽字）：監(jiān)理工程師審核意見： 監(jiān)理工程師（簽字）： 日期：監(jiān)理單位名稱： 總監(jiān)理工程師（簽字）： 日期：注：本表由施工單位填報(bào)，建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位各存一份。表3待評(píng)審文件名稱 （如工程變更）待評(píng)審文件編號(hào)評(píng)審單位名稱待審文件簽收日期評(píng)審單位本表編號(hào)本意見表簽發(fā)日期評(píng)審意見（各參建單位依據(jù)與建設(shè)單位簽定合同中的職責(zé)對(duì)待審文

14、件相關(guān)內(nèi)容提出評(píng)審意見，并陳述理由，必要時(shí)可列附件）評(píng)審單位專業(yè)負(fù)責(zé)人簽字評(píng)審工程部經(jīng)理簽字評(píng)審工程部副總助理簽字評(píng)審工程部副總簽字表4洽商、變更相關(guān)文件臺(tái)賬 工程名稱： 序號(hào)工程專業(yè)圖紙會(huì)審記錄設(shè)計(jì)變更通知單工程變更洽商記錄歸檔日期備注1 2 3 4 5 6 7 8910111213141516171819204 支付工程款文件流程（1）工程款支付文件流程監(jiān)理工程師審核月工程量和月工程進(jìn)度款承包單位填寫（）月工程進(jìn)度款報(bào)審表工程管理部總監(jiān)理工程師簽發(fā)工程款支付證書建設(shè)單位向承包單位支付招標(biāo)成本部附件：1、工程款支付申請(qǐng)表 （表5） 2、（）月工程進(jìn)度款報(bào)審表 （表6） 3、工程款支付證書 （

15、表7） 4、施工合同款項(xiàng)支付申請(qǐng)表（施工合同適用） （表8） 5、非施工據(jù)實(shí)結(jié)算成本合同款項(xiàng)支付申請(qǐng)表 （表9） 6、其他成本合同款項(xiàng)支付申請(qǐng)表 （表10）表5工程款支付申請(qǐng)表表b2-13（a14監(jiān)）編 號(hào)工程名稱日 期致 (監(jiān)理單位)： 我方已完成了 工作，清按施工合同的規(guī)定，建設(shè)單位應(yīng)在 年 月 日前支付工程款共計(jì)（大寫） ，（小寫） ，現(xiàn)報(bào)上 工程付款申請(qǐng)表，請(qǐng)予以審查并開具工程款支付證書。附件： 1、工程量清單； 2、計(jì)算方法。施工單位名稱： 工程管理部經(jīng)理（簽字）： 注：本表由施工單位填報(bào)，監(jiān)理單位、承包單位各存一份。表6（）月工程進(jìn)度款報(bào)審表表b2-10（a11監(jiān)）編 號(hào)工程名稱日

16、 期致 （監(jiān)理單位）：茲申報(bào) 年 月份完成的工作量 ，請(qǐng)予以核定。附件：月完成工作量統(tǒng)計(jì)報(bào)表。經(jīng)審核以下項(xiàng)目工作量有差異，應(yīng)以核定工作量為準(zhǔn)。本月度認(rèn)定工程進(jìn)度款為：施工單位申報(bào)數(shù)（ ）+ 監(jiān)理單位核定差別數(shù)（ ）= 本月工程進(jìn)度款數(shù)（ ）。統(tǒng)計(jì)表序 號(hào)項(xiàng) 目名 稱單位申報(bào)數(shù)核定數(shù)數(shù)量單價(jià)（元）合計(jì)（元）數(shù)量單價(jià)（元）合計(jì)（元）合計(jì) 監(jiān)理工程師（簽字）： 日期：監(jiān)理單位名稱： 總監(jiān)理工程師（簽字）： 日期：注：本表由施工單位填報(bào)，由監(jiān)理單位簽認(rèn)，建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位各存一份。表7工程款支付證書表b2-22（b7監(jiān)）編 號(hào)工程名稱日 期致 (建設(shè)單位)： 根據(jù)施工合同規(guī)定，經(jīng)審核承包單位

17、的付款申請(qǐng)和報(bào)表，并扣除有關(guān)款項(xiàng)，同意本期支付工程款共計(jì)（大寫） ，（小寫） ，請(qǐng)按合同規(guī)定及時(shí)付款。其中： 1、承包單位申報(bào)款為： 2、經(jīng)審核承包單位應(yīng)得款為： 3、本期應(yīng)扣款為： 4、本期應(yīng)付款為： 附件： 1、承包單位的工程付款申請(qǐng)表及附件； 2、項(xiàng)目監(jiān)理部審查記錄。監(jiān)理單位名稱： 總監(jiān)理工程師（簽字）： 表8施工合同款項(xiàng)支付申請(qǐng)表（施工合同適用）編制單位名稱:合同編號(hào)：合同名稱：單位:元付款次數(shù)合同基本情況工程完成情況本期止累計(jì)應(yīng)付合同價(jià)款(根據(jù)合同約定填寫)本期應(yīng)抵扣款項(xiàng)本期申請(qǐng)支付合同價(jià)款本期核定撥付合同價(jià)款本期止累計(jì)支付合同價(jià)款合同初始總價(jià)本期止補(bǔ)充協(xié)議價(jià)款本期止設(shè)計(jì)變更及洽商變

18、更價(jià)款本期止調(diào)整后合同價(jià)款結(jié)算價(jià)款累計(jì)已完工作量（僅指工程產(chǎn)值，不含預(yù)付款）其中:累計(jì)工程變更、洽商（費(fèi)用）預(yù)付款工程款預(yù)付款建設(shè)單位供給材料/設(shè)備價(jià)款上期止累計(jì)已付工程款1 2 3 4 5 填表說明1、本表為累計(jì)付款情況匯總表;2、每次付款均需填寫歷次付款情況;3、補(bǔ)充協(xié)議價(jià)款的填寫方法：有四種情況分別為，調(diào)增（+）、調(diào)減（-）、調(diào)至、若無調(diào)整不填寫對(duì)方單位(簽章) 承辦人(簽章) 招標(biāo)成本部經(jīng)辦人：財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)(簽章) 負(fù)責(zé)人(簽章) 承辦部門經(jīng)理(簽章) 招標(biāo)成本部經(jīng)理：財(cái)務(wù)部出納(簽章) 表9非施工據(jù)實(shí)結(jié)算成本合同款項(xiàng)支付申請(qǐng)表（設(shè)計(jì)、監(jiān)理、材料設(shè)備采購及其他據(jù)實(shí)結(jié)算合同適用）編制單位名

19、稱:合同編號(hào)：合同名稱：單位:元付款次數(shù)合同基本情況合同完成情況本期止累計(jì)應(yīng)付合同價(jià)款(根據(jù)合同約定填寫，含預(yù)付款)本期應(yīng)抵扣款項(xiàng)(上期止累計(jì)已付合同價(jià)款，含預(yù)付款)本期申請(qǐng)支付合同價(jià)款本期核定撥付合同價(jià)款本期止累計(jì)支付合同價(jià)款合同初始總價(jià)本期止補(bǔ)充協(xié)議價(jià)款本期止調(diào)整后合同價(jià)款結(jié)算價(jià)款累計(jì)已完工作量（僅指工程產(chǎn)值，不含預(yù)付款）其中:累計(jì)已到場材料設(shè)備價(jià)值12345合計(jì)填表說明1、本表為累計(jì)付款情況匯總表;2、每次付款均需填寫歷次付款情況;3、補(bǔ)充協(xié)議價(jià)款的填寫方法：有四種情況分別為，調(diào)增（+）、調(diào)減（-）、調(diào)至、若無調(diào)整不填寫對(duì)方單位(簽章) 承辦人(簽章) 招標(biāo)成本部經(jīng)辦人：財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)(簽章) 負(fù)責(zé)人(簽章) 承辦部門經(jīng)理(簽章) 招標(biāo)成本部經(jīng)理：財(cái)務(wù)部出納(簽章) 表10其他成本合同款項(xiàng)支付申請(qǐng)表（非據(jù)實(shí)結(jié)算成本合同適用）編制單位名稱:合同編號(hào)：合同名稱：單位:元付款次數(shù)合同基本情況累計(jì)應(yīng)付款項(xiàng)(根據(jù)合同約定填寫