公司文件控制程序及規(guī)范

1、qp401文件控制程序年月日發(fā)布 年月日實(shí)施1 目的和范圍對(duì)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)部門(mén)使用的文件為有效版本，防止誤用失效或作廢的文件。本程序適用于質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件（含外來(lái)文件）的控制。2 2引用文件文件管理規(guī)定3 職責(zé)3.1 總經(jīng)理室負(fù)責(zé)文件歸口管理。3.2 各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的編制、執(zhí)行和管理。4 工作程序4.1 文件分類和編號(hào)4.1.1 文件包括：a) 質(zhì)量手冊(cè)（包括形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)） ；b) 形成文件的程序；c) 為確保其過(guò)程有效策劃、運(yùn)行和控制所需的文件（如作業(yè)、工作規(guī)范、管理規(guī)定等）；d) 外來(lái)文件（法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、上級(jí)文件等） ；e) 記

2、錄（一種特殊類型的文件） 。4.1.2 文件可分為“受控”和“非受控”兩類。 “受控”文件為更改通知版本，在發(fā)生更改時(shí)能追溯到全部使用者， “非受控”文件為更改不通知版本。4.1.3 文件可以是任何媒體形式，如硬拷貝、電子媒體等。4.1.4 文件編號(hào)執(zhí)行文件管理規(guī)定 。4.2 文件的編寫(xiě)及審批4.2.1 質(zhì)量手冊(cè)和程序文件由貫標(biāo)工作組組織編寫(xiě)，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.2.2 其他文件由業(yè)務(wù)主管部門(mén)組織編寫(xiě)，部門(mén)經(jīng)理審核（必要時(shí)相關(guān)部門(mén)會(huì)簽） ，主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)（必要時(shí)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)） 。4.2.3 確保文件的正確、清晰、協(xié)調(diào)、易于識(shí)別和檢索。4.3 文件的發(fā)放4.3.1 質(zhì)量手冊(cè)和程序文

3、件在企業(yè)內(nèi)部使用時(shí)為“受控”版本，提供給其他單位或顧客時(shí)為“非受控”版本,發(fā)放時(shí)均應(yīng)蓋“受控”和“非受控”章，并登記受控號(hào)和去向。4.3.2 業(yè)務(wù)和外來(lái)文件、資料發(fā)放均應(yīng)有分發(fā)號(hào)，總經(jīng)理室向各職能部門(mén)發(fā)放和各部門(mén)向使用人員發(fā)放時(shí)，均應(yīng)填寫(xiě)“文件發(fā)放登記表” ，領(lǐng)用人應(yīng)在登記表中簽字。4.3.3 當(dāng)文件破損嚴(yán)重時(shí)，應(yīng)到發(fā)放部門(mén)辦理更換手續(xù)，補(bǔ)發(fā)新文件，仍沿用原來(lái)受控號(hào),破損文件由總經(jīng)理收回。4.3.4 當(dāng)文件丟失時(shí)，應(yīng)說(shuō)明原因，申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。補(bǔ)發(fā)文件應(yīng)給予新受控號(hào)，同時(shí)注明丟失文件受控號(hào)作廢。4.3.5 提供給認(rèn)證機(jī)構(gòu)和供方的文件，按“受控”文件處理。4.4 文件的更改4.4.1 體系文件的更改填寫(xiě)

4、“文件更改單” ，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由總經(jīng)理室實(shí)施。更改方式可采取劃改或換頁(yè)。4.4.2 應(yīng)嚴(yán)格控制文件更改。確需更改時(shí)，應(yīng)由原編寫(xiě)部門(mén)到總經(jīng)理室填寫(xiě)“文件更改單” ，更改單應(yīng)注明編號(hào)、原因、內(nèi)容和生效日期等，并按原來(lái)的審批程序由原審批人審批后實(shí)施，若指定其他人員審批時(shí)，應(yīng)獲得審批所需的有關(guān)背景資料。4.4.3 更改信息應(yīng)由發(fā)放部門(mén)傳遞到原文件的所有持有者，文件持有者應(yīng)按更改單要求進(jìn)行更改，按規(guī)定作好記錄，保存更改單，適用時(shí)收回相應(yīng)作廢的文件。4.4.4 總經(jīng)理室應(yīng)保存更改記錄。4.5 文件的評(píng)審每年三季度由總經(jīng)理室組織，各使用部門(mén)參加，對(duì)現(xiàn)有體系文件的適用性、協(xié)調(diào)性進(jìn)行評(píng)審，必要時(shí)進(jìn)行修訂。4.6 文件管理4.6.1 文件的貯存，應(yīng)提供適宜環(huán)境和設(shè)施，有防火、防蟲(chóng)和防潮措施，以防變質(zhì)和損壞。4.6.2 文件原版一般不外借。需臨時(shí)借閱時(shí)，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，在指定日期內(nèi)歸還。4.6.3 總經(jīng)理室負(fù)責(zé)收集國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，每年清理一次外來(lái)文件，確認(rèn)其有效性，及時(shí)宣貫標(biāo)準(zhǔn)，更換過(guò)期標(biāo)準(zhǔn)，收回過(guò)期失效文件。4.6.4 各部門(mén)應(yīng)建立收、發(fā)文登記本，做好本部門(mén)文件的管理。4.6.5 任何人不得在受控文件上涂改，確保文件整潔和清晰。4.6.6 作廢留用的文件，應(yīng)辦理手續(xù)、標(biāo)識(shí)和單獨(dú)存放。4.7 非紙張媒體的