如何抓好城市建設進程中重點工程項目的檔案管理

1、如何抓好城市建設進程中重點工程項目的檔案管理 摘 要：本文針對城市建設重點工程項目日益增 多的局面，闡述了城市建設重點工程的主要特征及其 檔案的特點，指出了當前城市建設重點工程檔案工作 存在的主要問題，并提出了加強城市建設重點工程檔 案管理工作的相應措施。 關鍵詞：城市建設； 重點工程；檔案 城市建設重點工程檔案是城市建設的歷史記錄， 是重點工程的真實寫照，是項目日后進行維修、管理、 改建、擴建等工作的重要依據(jù)。近年來，隨著城市建 設步伐的加快，重點工程項目逐年增多，為保證重點 工程檔案收集的完整性與及時性，各地方相繼出臺了 一些重點項目工程檔案管理的法律法規(guī)，并開展了一 系列的業(yè)務指導、執(zhí)法

2、檢查等工作，但由于諸多原因， 重點工程檔案的現(xiàn)狀不容樂觀，存在著許多不規(guī)范、 不完整的地方，將直接影響到項目日后的運行、保養(yǎng)、 維修與改擴建。如何保證重點工程檔案的真實、準確 與完整，是工程檔案工作者面臨的一項艱巨任務。 一、城市建設重點工程的主要特征及其檔案的特 （一）城市建設重點工程的主要特征 （1）投資大，且多以國家投資為主。如市政道路 橋梁工程、公用事業(yè)工程等。 （2）工期長，工期要求 準確，且工程意義重大。一項重點工程的建設周期， 少則一年，多則幾年，且很多重點工程要求在某個具 體的重大事件或重大節(jié)日前需完工。 （3）參建單位多， 涉及部門廣。以市政道路工程為例，僅地下管線就包 含給

3、水、排水、電力、通訊、燃氣、熱力、電視光纜 等，地面工程包括路基、路面、綠化、亮化等專業(yè)工 程。 （二）城市建設重點工程檔案的特點 城市建設重點工程檔案是一條重要信息鏈，貫穿 工程項目的提出、調研、可行性研究、評估決策、勘 測設計、施工、竣工、試運行等各個環(huán)節(jié)，是整個工 程建設活動的真實反映，對工程建設具有很強的現(xiàn)實 指導作用，是項目日后維護、 管理等工作的重要依據(jù)。 它具有以下幾個特點： （1）檔案數(shù)量多、載體多樣、 保存價值高。（2）涉及工作面廣，來源廣泛。它的形 成、整理、審核到移交，需要建設、設計、施工、監(jiān) 理等參建單位共同完成，而不是建設單位或施工單位 單方面的工作， 稍有疏忽， 就

4、影響檔案材料的完整性。 （ 3）形成時間長。 由于重點工程建設工期長， 因此在 建設過程中各種文件材料的形成積累、歸檔的時間也 相應較長。（4）門類繁多，所涉及的學科和專業(yè)技術 面廣。如涉及勘察、地質、水文、測繪、環(huán)保、氣象、 地震、設計、建設施工、設備、管道安裝等不同專業(yè)。 二、當前城市建設重點工程檔案工作存在的主要 問題 （一）檔案意識薄弱，管理制度不健全 當前，許多參加重點工程建設的單位檔案意識薄 弱，對工程建設檔案工作缺乏應有的重視，在項目建 設過程中存在“重建設、輕檔案”的思想，沒有認識 到重點工程檔案是項目建設和管理的重要依據(jù)。特別 是在施工階段，由于施工任務重，參建單位往往比較

5、重視工程建設的進度、質量、資金等問題，而忽視了 檔案工作，待到工程要竣工驗收時，才投入大量的人 力、物力，突擊補充檔案資料，以應付竣工驗收。致 使工程檔案的成套性、準確性、真實性得不到保障， 影響日后工程檔案的利用。 （二）檔案質量存在較多缺陷 很多重點工程在建設期間都是臨時組成“工程建 設指揮部”，缺乏經過培訓的專門的檔案資料員， 普遍 存在著材料歸檔不齊、內容缺項、漏項、簽章手續(xù)未 到位、隱蔽工程驗收記錄不準確、整理不規(guī)范、復印 件居多等現(xiàn)象，有的甚至把施工圖當作竣工圖，竣工 圖編制更改不規(guī)范、不真實、不完整。這些現(xiàn)象直接 導致重點工程檔案不能真實地反映現(xiàn)狀和不能發(fā)揮應 有的依據(jù)及憑證作用

6、，給日后的維護和利用帶來困難 等冋題。 三、加強城市建設重點工程檔案管理工作的措施 （一）提高認識，加強領導，完善工程檔案工作 機制 組織參建單位領導和員工認真學習檔案法及 有關重點建設項目的法律法規(guī)，不斷提高地方領導、 參建單位領導及工作人員對重點工程檔案工作的思想 認識，促進工程檔案系統(tǒng)、完整、準確、規(guī)范、及時 歸檔。同時建設單位在工程建設過程中，要建立健全 涉及建設、設計、施工、監(jiān)理等部門的檔案網絡管理 機制，明確一位項目主管領導主抓項目檔案工作，使 整套工程檔案在建設全過程都處于受控狀態(tài)中，確保 項目檔案的完整與齊全。 （二）加強業(yè)務指導與培訓，尋求工作質的突破 在工程建設過程中，檔案

7、管理部門要根據(jù)項目的 實際情況制定出操作性的規(guī)章制度，提出具體的檔案 收集、整理、移交、驗收等工作要求，經常下工地進 行檔案資料工作的檢查和指導，幫助一線檔案工作人 員學習和理解有關標準和規(guī)范，掌握業(yè)務技能，提高 業(yè)務水平，確保工程檔案規(guī)范、完整與及時歸檔。 （三）實施同步跟蹤管理，確保工程檔案完整準 確 城市建設重點工程的主要特征決定了其檔案工作 必須實行同步跟蹤管理，一是工程指揮部和各參建單 位要建立健全工程檔案管理制度，建立檔案管理網絡, 明確工作人員及工作職責；二是運用合同條款和檔案 管理的有關規(guī)定來提高重點工程檔案的編制質量，將 檔案的收集整理工作列入合同的有關條款，并將檔案 工作質量與經濟掛鉤，確?？⒐n案的形成質量；三 是檔案管理部門要深入施工現(xiàn)場進行跟蹤指導服務， 隨時了解工程進度及現(xiàn)場施工文件材料的形成情況， 要定期或不定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；四是工程 管理或質量管理部門進行項目階段審查驗收時，要有 檔案管理部門人員參加，同時檢查指導工程檔案工作， 把工程檔案的質量視同工程質量的一部分；五是參建 單位及時做好工程檔案的審理鑒定工作，完成一項、 審理一項，不要等到整個工程全部竣工時