機(jī)物料采購(gòu)流程和制度

1、機(jī)物料采購(gòu)流程和制度第一章 總則第一條 為了加強(qiáng)對(duì)公司采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制，規(guī)范采購(gòu)與付款行為，防范采購(gòu)與付款過(guò)程中的差錯(cuò)和舞弊，根據(jù)國(guó)家法規(guī)和本公司實(shí)際，制定本制度。第二條 本制度適用于公司所屬的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)、建設(shè)業(yè)務(wù)的采購(gòu)，主要包括：原料采購(gòu)、一般經(jīng)營(yíng)物品采購(gòu)、工程物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)。第三條公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)公司內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)和監(jiān)督，包括采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度第四條 總經(jīng)理對(duì)公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實(shí)施以及采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)。第二章餐飲原料采購(gòu)第五條餐飲原料是指通過(guò)加工用來(lái)為顧客提供菜品和食品的餐飲主料和輔料，包括蔬菜、肉類、海鮮、調(diào)味品、糧食、食用油、奶品等。

2、購(gòu)入可以直接銷售的、不需要分裝的飲品和食品作為商品管理。第六條請(qǐng)購(gòu)提出與審批1、請(qǐng)購(gòu)由餐飲部廚房于到貨的前一日15 時(shí)之前提出，填寫一式4 聯(lián)（餐飲部、采購(gòu)部、收貨、財(cái)務(wù)）的餐飲原料采購(gòu)單；2、采購(gòu)部根據(jù)餐飲原料價(jià)格清單確定的價(jià)格，審核和完成餐飲原料采購(gòu)單中各項(xiàng)原料的價(jià)格。3、餐飲原料的請(qǐng)購(gòu)由廚師長(zhǎng)提出，餐飲部經(jīng)理或者餐飲總監(jiān)簽署，采購(gòu)部經(jīng)理復(fù)審，酒店總經(jīng)理審批。第七條詢價(jià)詢價(jià)與確定供應(yīng)商1、資產(chǎn)部為詢價(jià)的主管部門，會(huì)同餐飲部、財(cái)務(wù)部和采購(gòu)部對(duì)餐飲原料進(jìn)行詢價(jià)，制定餐飲原料價(jià)格單。餐飲原料價(jià)格單每半個(gè)月更新一次。2、餐飲原料價(jià)格以市場(chǎng)批發(fā)價(jià)格為基礎(chǔ)，變動(dòng)范圍不能超出市場(chǎng)平均零售價(jià)格。3、詢價(jià)應(yīng)

3、采取多方比價(jià)的方式進(jìn)行，在詢價(jià)的過(guò)程中提供相應(yīng)供應(yīng)商信息。供應(yīng)商報(bào)價(jià)應(yīng)以書面形式4、采購(gòu)部為供應(yīng)商的主管部門，在資產(chǎn)部詢價(jià)的基礎(chǔ)上，收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、資信、法律文件等信息， 作出書面對(duì)比報(bào)告并提出供應(yīng)商選擇建議。 原則上選擇三家入圍供應(yīng)商作為合作伙伴。5、財(cái)務(wù)部和餐飲部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)。6、總經(jīng)理審批確定供應(yīng)商。7、餐飲原料價(jià)格不應(yīng)包含任何運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等因素，供應(yīng)商提出運(yùn)費(fèi)稅費(fèi)等條件的應(yīng)單獨(dú)計(jì)費(fèi)，并作為供應(yīng)商選定條件。8、供應(yīng)商提供的信用期作為選擇供應(yīng)商的條件之一。公司不支付任何信用成本，即不能因信用期而增加單價(jià)。第八條采購(gòu)合同的訂立與審計(jì)1、采購(gòu)部與審批確定的供應(yīng)商簽訂供貨協(xié)議，明確供貨的范圍

4、、時(shí)限、質(zhì)量、價(jià)格、信用和結(jié)算等條款。2、餐飲部和財(cái)務(wù)部對(duì)供貨協(xié)議進(jìn)行審核后，按照有關(guān)合同簽訂要求送審。3、資產(chǎn)部每季度對(duì)餐飲原料的采購(gòu)情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，向財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理提交評(píng)價(jià)意見(jiàn)。第九條采購(gòu)與驗(yàn)收1、采購(gòu)部將物品、 價(jià)格、審批等填寫齊全的食品原料采購(gòu)單于到貨前一日17 時(shí)之前提交供應(yīng)商。并將填寫齊全的餐飲原料采購(gòu)單（三聯(lián)：餐飲部、收貨、財(cái)務(wù)）提交收貨部門。2、收貨部門根據(jù)餐飲原料采購(gòu)單收貨，并填寫與餐飲原料采購(gòu)單一致的一式5 聯(lián)收貨單（收貨、財(cái)務(wù)、餐飲部、采購(gòu)部、供應(yīng)商），分別由收貨人、送貨人、驗(yàn)收人簽字。3、收貨部門將填寫齊全的收貨單供應(yīng)商聯(lián)交給供應(yīng)商，將填寫齊全的收貨單和餐飲原料采購(gòu)單分

5、別交給財(cái)務(wù)部和餐飲部，收貨單采購(gòu)聯(lián)交采購(gòu)部。4、收貨嚴(yán)格按照餐飲原料采購(gòu)單列明的種類和數(shù)量收貨。具有最小訂貨包裝的不允許出現(xiàn)誤差，對(duì)于鮮活物品誤差不應(yīng)超過(guò)10，對(duì)于其它餐飲原料誤差不應(yīng)超過(guò)5，第十條庫(kù)存登記與會(huì)計(jì)記錄1、收貨部門根據(jù)收貨單和餐飲原料采購(gòu)單登記庫(kù)存系統(tǒng)，直接計(jì)入餐飲部庫(kù)存。2、財(cái)務(wù)部根據(jù)填寫齊全的收貨單和餐飲原料采購(gòu)單審核庫(kù)存單據(jù)，生成會(huì)計(jì)憑證，登記應(yīng)付賬款。第十一條付款審批與付款執(zhí)行。1、財(cái)務(wù)部根據(jù)資金和應(yīng)付款狀況通知采購(gòu)部辦理付款手續(xù)；2、采購(gòu)部按照采購(gòu)部留存的收貨單與供應(yīng)商提交的收貨單核對(duì)一致，填寫支出憑單；3、財(cái)務(wù)部根據(jù)賬務(wù)記錄審核支出憑單；4、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理分別簽字后

6、付款。第十二條緊急采購(gòu)處理例外緊急需求的特殊采購(gòu)由酒店總經(jīng)理審批，并按照以下要求辦理：1、緊急采購(gòu)的范圍在餐飲原料以內(nèi)；2、緊急采購(gòu)的價(jià)格不能超出詢價(jià)核定的價(jià)格；3、緊急采購(gòu)的應(yīng)在次日上班后2 個(gè)小時(shí)內(nèi)補(bǔ)辦并提交到收貨人員；不符合以上條件的緊急采購(gòu)應(yīng)提前報(bào)知總經(jīng)理，并由總經(jīng)理審批補(bǔ)辦的手續(xù)。第三章一般經(jīng)營(yíng)物品采購(gòu)第十三條 一般經(jīng)營(yíng)物品是指除餐飲原料以外的、經(jīng)營(yíng)用的有形物品，主要包括：固定資產(chǎn)、庫(kù)存經(jīng)銷或代銷商品、經(jīng)營(yíng)消耗品、辦公用品、維修用品、農(nóng)資、宣傳用品第十四條請(qǐng)購(gòu)提出與審批1、各使用部門每月向資產(chǎn)部提出經(jīng)營(yíng)物品需求計(jì)劃；2、資產(chǎn)部根據(jù)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和財(cái)務(wù)預(yù)算，審核使用部門的需求計(jì)劃，結(jié)合經(jīng)營(yíng)物

7、品物品的庫(kù)存情況，每月 提出請(qǐng)購(gòu)報(bào)告；3、每月的請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃由總經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。4、請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃應(yīng)列明每個(gè)物品的庫(kù)存數(shù)量、月均預(yù)計(jì)使用數(shù)量、預(yù)計(jì)期末庫(kù)存數(shù)量、申請(qǐng)采購(gòu)數(shù)量等。5、資產(chǎn)部加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目，資產(chǎn)部應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)； 對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購(gòu)項(xiàng)目， 資產(chǎn)部應(yīng)對(duì)需求部門提出的申請(qǐng)進(jìn)行審核后報(bào)批。6、公司應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的請(qǐng)購(gòu)審批制度。對(duì)于每月例行采購(gòu)，應(yīng)有批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃才能辦理采購(gòu)訂貨。 對(duì)于臨時(shí)的采購(gòu)， 應(yīng)由使用部門提交的請(qǐng)購(gòu)單或者請(qǐng)購(gòu)報(bào)告， 經(jīng)過(guò)資產(chǎn)部審核，連同采購(gòu)訂單一同報(bào)批。第十五條詢價(jià)與確定供應(yīng)商1、資產(chǎn)部為詢價(jià)的主管部門，會(huì)同使用部門、 財(cái)

8、務(wù)部和采購(gòu)部對(duì)一般經(jīng)營(yíng)物品進(jìn)行詢價(jià)，制定一般經(jīng)營(yíng)物品價(jià)格控制單。價(jià)格控制單至少3 個(gè)月更新一次。2、對(duì)于經(jīng)常使用的一般經(jīng)營(yíng)物品，價(jià)格以市場(chǎng)批發(fā)價(jià)格為基礎(chǔ)。采用多方比價(jià)和議價(jià)的方式確定。比價(jià)或議價(jià)不能少于 3 個(gè)供應(yīng)商。3、除專營(yíng)性存貨， 對(duì)于單項(xiàng)采購(gòu)金額5 20 萬(wàn)元元， 或者批次采購(gòu)金額20 100 萬(wàn)元的，要采取議標(biāo)。超過(guò)的采取招標(biāo)的形式確定一般經(jīng)營(yíng)物品的價(jià)格。4、資產(chǎn)部在詢價(jià)的過(guò)程中要提供相應(yīng)供應(yīng)商信息。供應(yīng)商報(bào)價(jià)應(yīng)以書面形式確認(rèn)。5、采購(gòu)部為供應(yīng)商的主管部門，在資產(chǎn)部詢價(jià)的基礎(chǔ)上，收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、資信、法律文件等信息， 作出書面對(duì)比報(bào)告并提出供應(yīng)商選擇建議。 原則上選擇三家入圍供應(yīng)商

9、作為合作伙伴。6、財(cái)務(wù)部和資產(chǎn)部以及特定的使用部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)。7、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批確定供應(yīng)商。8、供應(yīng)商提供的信用期作為選擇供應(yīng)商的條件之一。公司不支付任何信用成本，即不能因信用期而增加單價(jià)。9、供應(yīng)商供貨期限為一年。對(duì)供應(yīng)商每年評(píng)價(jià)一次，擇優(yōu)選定。第十六條采購(gòu)合同的訂立與審計(jì)1、采購(gòu)部與審批確定的供應(yīng)商簽訂供貨協(xié)議，明確供貨的范圍、時(shí)限、質(zhì)量、價(jià)格、信用和結(jié)算等條款。2、資產(chǎn)部和財(cái)務(wù)部以及特定的使用部門對(duì)供貨協(xié)議進(jìn)行審核后，按照有關(guān)合同簽訂要求送審。3、資產(chǎn)部每季度對(duì)一般經(jīng)營(yíng)物品的采購(gòu)情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，向財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理提交評(píng)價(jià)意見(jiàn)。4、對(duì)于臨時(shí)采購(gòu)的臨時(shí)供應(yīng)商，可以通過(guò)比價(jià)、招標(biāo)形式

10、直接簽訂供貨協(xié)議。第十七條采購(gòu)與驗(yàn)1、采購(gòu)部將資產(chǎn)部的請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃或請(qǐng)購(gòu)單、請(qǐng)購(gòu)報(bào)告等，在選定的供應(yīng)商和價(jià)格范圍內(nèi)擬定采購(gòu)訂單2、采購(gòu)訂單由采購(gòu)部填具、財(cái)務(wù)部根據(jù)請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃等審核；3、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批采購(gòu)訂單；4、采購(gòu)部將填寫齊全的采購(gòu)單于提交供應(yīng)商，并同時(shí)將填寫齊全的采購(gòu)單提交收貨部門。5、收貨部門根據(jù)采購(gòu)單收貨，并填寫與采購(gòu)單一致的一式4 聯(lián)收貨單（收貨、財(cái)務(wù)、采購(gòu)部、供應(yīng)商），分別由收貨人、送貨人、驗(yàn)收人簽字。6、收貨部門將填寫齊全的收貨單供應(yīng)商聯(lián)交給供應(yīng)商，將填寫齊全的收貨單和采購(gòu)單分別交給財(cái)務(wù)部和采購(gòu)部。7、收貨嚴(yán)格按照采購(gòu)單列明的種類和數(shù)量收貨。具有最小訂貨包裝的不允許出現(xiàn)誤差，對(duì)于

11、散裝的存貨誤差不超過(guò)5。第十八條庫(kù)存登記與會(huì)計(jì)記錄1、收貨部門根據(jù)收貨單和采購(gòu)單登記庫(kù)存系統(tǒng)。2、財(cái)務(wù)部根據(jù)填寫齊全的收貨單和采購(gòu)單審核庫(kù)存單據(jù)，生成會(huì)計(jì)憑證， 登記應(yīng)付賬款。第十九條付款審批與付款執(zhí)行。1、財(cái)務(wù)部根據(jù)資金和應(yīng)付款狀況通知采購(gòu)部辦理付款手續(xù)；2 、采購(gòu)部按照采購(gòu)部留存的收貨單與供應(yīng)商提交的收貨單核對(duì)一致，填寫支出憑單；3、財(cái)務(wù)部根據(jù)賬務(wù)記錄審核支出憑單；4、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理分別簽字后付款。第二十條緊急采購(gòu)處理例外緊急需求的特殊采購(gòu)由總經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，并按照以下要求辦理：1、緊急采購(gòu)的為急需存貨；2、緊急采購(gòu)的價(jià)格不能超出詢價(jià)核定的價(jià)格，或經(jīng)過(guò)資產(chǎn)部確認(rèn)；3、緊急采購(gòu)的應(yīng)在次

12、日上班后1 個(gè)小時(shí)內(nèi)補(bǔ)辦手續(xù)并提交到收貨人員4、手續(xù)補(bǔ)辦之前，資產(chǎn)部備查登記（一）組織規(guī)劃控制。1.不相容職務(wù)的分離。應(yīng)當(dāng)加以分離的職務(wù)通常有：授權(quán)進(jìn)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離；執(zhí)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)與審核該項(xiàng)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離；執(zhí)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)與記錄該項(xiàng)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離；保管某項(xiàng)財(cái)產(chǎn)的職務(wù)與記錄該項(xiàng)財(cái)產(chǎn)的職務(wù)要分離等等。 2.組織機(jī)構(gòu)的相互控制。一個(gè)單位組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置和職責(zé)分工應(yīng)體現(xiàn)相互控制的要求。 具體要求是： 各組織機(jī)構(gòu)的職責(zé)權(quán)限必須得到授權(quán)，并保證在授權(quán)范圍內(nèi)的職權(quán)不受外界干預(yù)； 每類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在運(yùn)行中必須經(jīng)過(guò)不同的部門并保證在有關(guān)部門進(jìn)行相互檢查；在對(duì)每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的檢查中， 檢查者

13、不應(yīng)從屬于被檢查者，以保證被檢查出的問(wèn)題得以迅速解決。（二） 授權(quán)批準(zhǔn)控制。 授權(quán)批準(zhǔn)控制指對(duì)單位內(nèi)部部門或職員處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的權(quán)限控制。單位內(nèi)部某個(gè)部門或某個(gè)職員在處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，必須經(jīng)過(guò)授權(quán)批準(zhǔn)才能進(jìn)行，否則就無(wú)權(quán)審批。首先， 要明確一般授權(quán)與特定授權(quán)的界限和責(zé)任；其次，要明確每類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)程序；再次，要建立必要的檢查制度，以保證經(jīng)授權(quán)后所處理的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的工作質(zhì)量。（三）預(yù)算控制。預(yù)算控制是內(nèi)部控制的一個(gè)重要方面，包括籌資、融資、采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售、投資、 管理等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過(guò)程。對(duì)單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)編制詳細(xì)的預(yù)算和計(jì)劃，并通過(guò)授權(quán)， 由有關(guān)部門對(duì)預(yù)算或計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行控制，其基本要求

14、是： 第一， 所編制預(yù)算必須體現(xiàn)單位的經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)，并明確責(zé)任；第二，預(yù)算在執(zhí)行中，應(yīng)當(dāng)允許經(jīng)過(guò)授權(quán)批準(zhǔn)對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，以便預(yù)算更加切合實(shí)際；第三，應(yīng)當(dāng)及時(shí)或定期反饋預(yù)算的執(zhí)行情況。（四） 實(shí)物資產(chǎn)控制。第一，限制接近，以嚴(yán)格控制對(duì)實(shí)物資產(chǎn)及與實(shí)物資產(chǎn)有關(guān)的文件的接觸，如現(xiàn)金、銀行存款、有價(jià)證券和存貨等，除出納人員和倉(cāng)庫(kù)保管人員外，其他人員則限制接觸， 以保證資產(chǎn)的安全。第二，定期進(jìn)行實(shí)物資產(chǎn)清查，保證實(shí)物資產(chǎn)實(shí)有數(shù)量與賬面記載相符，如賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。除上述外，實(shí)物資產(chǎn)控制從廣義上說(shuō)，還包括對(duì)實(shí)物資產(chǎn)的采購(gòu)、保管、發(fā)貨及銷售全過(guò)程進(jìn)行控制。（五）成本控制?，F(xiàn)代成本控制可分為“粗放型 ”和 “集約型 ”兩種。粗放型成本控制，是指在生產(chǎn)技術(shù)、 產(chǎn)品工藝不變的情況下，單純依靠減少耗用材料，合理下料來(lái)降低成本的控制法；集約型成本控制， 是指依靠提高技術(shù)水平來(lái)改善生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品工藝， 從而降低成本的控制法。這兩種方法結(jié)合起來(lái)，就是現(xiàn)代成本控制。（六） 審計(jì)控制。審