工程檔案管理制度

1、工程檔案管理制度篇一：工程檔案管理制度九、工程檔案管理制度、檔案資料的歸檔分類及范圍1. 檔案資料的歸檔分類工程建設(shè)檔案主要有公文、工程建設(shè)技術(shù)資 料、經(jīng)濟(jì)合同、工程建設(shè)財(cái)務(wù)、行政管理及圖片等幾類。檔案資料應(yīng) 按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一分類、立卷、歸檔和存放。2. 檔案資料的歸檔范圍(1) 省、市政府的來(lái)往公文；(2) 建管處的來(lái)往公文；(3) 建管公司的來(lái)往公文；(4) 有關(guān)技術(shù)問(wèn)題的審查、咨詢意見(jiàn)；(5) 會(huì)議文件、記錄等；(6) 工程建設(shè)期間形成的工程技術(shù)材料：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、 合同及協(xié)議；設(shè)計(jì)圖紙、施工組織設(shè)計(jì)；工程開(kāi)工報(bào)告、施工方 案、施工技術(shù)措施、施工計(jì)劃、報(bào)表等文件；建筑材料和中間產(chǎn)

2、品 的合格證、試驗(yàn)報(bào)告，碇、砂漿等配合比的試驗(yàn)報(bào)告；設(shè)計(jì)變更及 索賠資料；施工測(cè)量記錄、地質(zhì)勘探資料，基礎(chǔ)處理、隱蔽工程施 工記錄等材料；工程質(zhì)量、安全、事故及處理情況報(bào)告；施工總 結(jié)、技術(shù)總結(jié)、工程竣工圖及竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及質(zhì)量評(píng)定等；工程機(jī) 械設(shè)備、儀器及引進(jìn)的技術(shù)設(shè)備圖紙等；(7) 工程價(jià)款結(jié)算等資料。二、工程文件收發(fā)及管理規(guī)定為加強(qiáng)工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關(guān)系，并按工程進(jìn)度作好工程文 件的提供利用，特制定本制度。1. 工程文件接收(1) 各單位提供給工程部的工程文件(工程技術(shù)文件、圖紙資料、 來(lái)文通知等)由檔案資料員統(tǒng)一接收。(2) 工程部個(gè)人從外單位帶回或通過(guò)其它途徑收到的工程文件，一

3、 律移交檔案資料組進(jìn)行統(tǒng)一歸檔整理。(3) 檔案資料組對(duì)接收的工程文件資料，必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量 檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。(4) 檔案資料組對(duì)收發(fā)工程文件應(yīng)及時(shí)建立工程文件收發(fā)登記帳(收文簿、發(fā)文簿)(5) 登記完畢的工程文件，應(yīng)及時(shí)予以處理，在保證歸檔份數(shù)后， 及時(shí)報(bào)審工程部領(lǐng)導(dǎo)審定，并及時(shí)處理。(6) 對(duì)接收的密級(jí)文件資料，要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存，并認(rèn)真 執(zhí)行密級(jí)文件資料的借閱規(guī)定。(7) 檔案資料組對(duì)歸檔的工程文件資料實(shí)施整編作業(yè)，并建立檔案 分類登記帳2. 工程文件資料發(fā)放(1) 分發(fā)外單位和部門(mén)的工程文件資料由檔案資料組統(tǒng)一辦理。(2) 呈送上級(jí)單位的工程文件由工程

4、部領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放單位和數(shù)量。(3) 分發(fā)的圖紙資料應(yīng)建立資料分發(fā)臺(tái)帳，資料分發(fā)臺(tái)帳應(yīng)留存?zhèn)?查。(4) 為避免工程文件資料分發(fā)過(guò)程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)發(fā)現(xiàn)象，圖紙、 資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定領(lǐng)取人名單或部門(mén)，并及時(shí)通知檔案資料組；檔 案資料組按指定名單發(fā)放工程文件資料。3設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單、傳遞及管理規(guī)定(1) 設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由檔案資料組按設(shè)計(jì)修改通 知單、工程聯(lián)系單中所指定的部門(mén)及時(shí)傳遞并建立簽收記錄。(2) 設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單原件一律及時(shí)交檔案資料組歸檔 保存，工程結(jié)束后由檔案資料組向設(shè)計(jì)院提供全部設(shè)計(jì)修改通知單、 工程聯(lián)系單的復(fù)印件供設(shè)計(jì)院編制竣工圖。三、工程項(xiàng)目各參與

5、方檔案部門(mén)職責(zé)參建單位(總承包、發(fā)包、建 設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、承辦單位)應(yīng)按各自的職責(zé)，將負(fù)責(zé)承建、 承辦的項(xiàng)目文件材料進(jìn)行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設(shè) 單位。項(xiàng)目實(shí)行總承包的，由總承包單位負(fù)責(zé)對(duì)其總包項(xiàng)目的文件從 形成到編制的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。并負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)分包 單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設(shè)單位提交全套完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)的符合 檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目檔案。由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的，由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累、整理其承包項(xiàng)目的全部文件。1. 建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)：負(fù)責(zé)對(duì)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期、設(shè)備 技術(shù)、工藝、涉外、專利及商檢索賠、竣工、試運(yùn)行及驗(yàn)收等全部項(xiàng) 目檔案進(jìn)行

6、收集、組織及匯總整理。2. 設(shè)計(jì)單位：負(fù)責(zé)對(duì)形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)等文件進(jìn)行收集、積 累、整理。3施工單位：整理現(xiàn)場(chǎng)的譯文及安裝、調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖、(竣工 圖)、設(shè)計(jì)變更、試運(yùn)行及維護(hù)、工程事故處理文件。4.監(jiān)理單位：負(fù)責(zé)對(duì)各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進(jìn)行監(jiān)督與審核，特別是對(duì)竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督和審查。負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔項(xiàng)目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng) 情況，并審核、簽署。同時(shí)向建設(shè)單位提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告。驗(yàn)證材料 及其他監(jiān)理文件。四、聲像檔案管理辦法2建設(shè)工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活

7、動(dòng)中直接形 成的，具有保存價(jià)值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像 帶、光盤(pán)及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。2. 建設(shè)單位應(yīng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送的聲像檔案主要有：建設(shè)工程 的照片檔案、錄像檔案和相應(yīng)的文字說(shuō)明。3. 照片檔案應(yīng)符合以下要求：(1) 主體明確、影像清晰、畫(huà)面完整、未加修飾剪裁;(2) 能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計(jì)特色、地理位置；(3) 以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報(bào)送底片、正片(照片)；(4) 使用數(shù)碼相機(jī)拍攝，其影像不能進(jìn)行后期加工,光學(xué) 分辨率不得小于400萬(wàn)有效像素(不允許插值)。4. 錄像檔案應(yīng)符合以下要求：(1) 主題明確、內(nèi)容連貫簡(jiǎn)潔、影像清晰、鏡

8、頭平穩(wěn)；(2) 需注明工程項(xiàng)目所在的地理位置、外觀、周?chē)h(huán)境、人防設(shè) 施、消防設(shè)施、水電設(shè)施、保安設(shè)施、標(biāo)準(zhǔn)房、標(biāo)準(zhǔn)層、設(shè)計(jì)特色、 建筑特色等；(3) 報(bào)送第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤(pán) (DVD或以上素質(zhì)的格式)。文字說(shuō)明包括：工程名稱、建設(shè)單位名稱、設(shè)計(jì)單位、施篇二:工程資料管理制度工程資料管理制度2目的1.1為了建立健全集團(tuán)公司開(kāi)發(fā)項(xiàng)目工程資料管理，完整、準(zhǔn)確、系 統(tǒng)地管理好工程資料檔案，充分發(fā)揮工程資料檔案在投資、開(kāi)發(fā)工作 中的重要作用，為公司提高工程管理和投資效益提供更好的服務(wù)。1.2工程資料是指整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從前期、開(kāi)工、施工、竣工及驗(yàn)收、 備案全過(guò)程中形成的有歸檔保存價(jià)值

9、的文件資料，包括在此過(guò)程中形 成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體。2工程資料的歸檔范圍2.1對(duì)與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的資料，均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。2.2工程資料的具體歸檔范圍應(yīng)符合建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管 期限表的要求。3工程文件材料的質(zhì)量要求3.1工程資料應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備 （不能代簽或打?。?。3.2復(fù)印、打印文件材料及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固度應(yīng)符合規(guī)定的質(zhì)量要求。3.3工程資料應(yīng)為原件，復(fù)印件必須注明原件的存放地，經(jīng)辦人并 加蓋原件存放單位的公章。3.4 工程資料的內(nèi)容及其深

10、度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施 工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。3.5 工程資料的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。4工程施工過(guò)程中的資料檢查：工程部資料員在工程施工過(guò)程中不定 期檢查（每月必檢一次）施工單位、監(jiān)理單位的質(zhì)量驗(yàn)收和安全資 料，及時(shí)檢查資料是否按國(guó)家質(zhì)量/安全驗(yàn)收規(guī)范、地方主管部門(mén)相 關(guān)文件要求編制，與施工現(xiàn)場(chǎng)是否同步，原材料、試件等是否按規(guī)范 留置、送檢，發(fā)現(xiàn)有缺漏的，列出缺漏清單，督促施工、監(jiān)理單位 及時(shí)補(bǔ)齊。必須檢查的施工階段：項(xiàng)目開(kāi)工前；基礎(chǔ)、主體等各分部工程驗(yàn)收 前；竣工驗(yàn)收前二個(gè)月。5工程資料的接收：5.1 遞件單位提供給工程部的工程資料（工程技術(shù)文件

11、、來(lái)文、圖 紙、資料）由部門(mén)資料員統(tǒng)一接收，并應(yīng)填寫(xiě)工程資料接收記錄 和收文登記表。5.2 工程部或其它部門(mén)從外單位帶回或通過(guò)其它途徑收到的工程文 件，一律交資料員，并應(yīng)登記。5.3 對(duì)接收的工程資料，必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題 應(yīng)及時(shí)通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。5.4 對(duì)接收的工程資料應(yīng)及時(shí)建立工程資料接收總登記臺(tái)賬和分類臺(tái) 賬（簿式臺(tái)帳和電子臺(tái)帳）。5.5 對(duì)各單位提供的不符合規(guī)定的檔案資料文件，資料室有權(quán)退回 歸檔單位，歸檔單位應(yīng)按資料室的有關(guān)要求進(jìn)行整改，直至提交符合 規(guī)定要求的歸檔資料。5.6 凡因工程文件材料歸檔不完整，不符合有關(guān)歸檔規(guī)定者，不能進(jìn) 行工程決算、工程款支付，各項(xiàng)工程

12、款的付款必須由資料室對(duì)竣工資 料簽收合格后支付。5.7 工程檔案在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后一個(gè)半月內(nèi)由施工單位向建設(shè)方 提交完整、準(zhǔn)確、并經(jīng)各參建方有關(guān)負(fù)責(zé)人簽章的工程技術(shù)檔案資 料。5.8 施工方要按合同約定的份數(shù)移交工程竣工資料到公司資料室，在 取得資料室資料員接收資料的確認(rèn)簽字后，才能與公司成本部、財(cái)務(wù) 部進(jìn)行結(jié)算工作。移交歸檔材料必須填好移交清單，一式兩份，移交 人和資料室接收人雙方在移交清單上簽字，各自保存一份，以備存 查。5.9凡歸檔的文件材料，如不符合有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的，資料室有權(quán) 不接收。5.10 凡不按歸檔范圍、時(shí)間、要求歸檔的，資料室有權(quán)追查。6工程資料的發(fā)放6.1 分發(fā)外單位和部

13、門(mén)的工程資料（工程技術(shù)文件、發(fā)文、圖紙、資 料）由部門(mén)資料員統(tǒng)一辦理。6.2 呈送上級(jí)單位的工程資料由工程部（項(xiàng)目部）確定發(fā)放單位、 部門(mén)及份數(shù)。6.3 工程部分發(fā)的圖紙資料應(yīng)編制圖紙資料分發(fā)清單，分發(fā)的圖 紙資料至少預(yù)留一份，連同圖紙資料分發(fā)清單原件存檔。6.4 為避免工程資料分發(fā)過(guò)程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng) 取單位應(yīng)指定專人領(lǐng)取，并電話或書(shū)面通知部門(mén)資料員，剖門(mén)資料員 填寫(xiě)圖紙資料發(fā)放領(lǐng)取登記表。7設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單管理規(guī)定7.1 設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由部門(mén)資料員按設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單中所指定的部門(mén)及時(shí)分發(fā)并建立簽收記錄。7.2 設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單原件一律及時(shí)歸檔保存。8

14、工程資料的保管8.1 及時(shí)將收集的資料、圖紙等，整理分類、編寫(xiě)目錄，裝訂成冊(cè), 在保管過(guò)程中，嚴(yán)格遵守檔案接收、查閱、出借、 歸還的登記制度。8.2歸檔的資料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。8.3資料按類別存放，在相應(yīng)的檔案盒上貼上標(biāo)簽。8.4做好資料的“防火、防盜、防潮、防塵”工作，檔案柜必須加鎖。8.5保存的工程資料每半年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查 明原因，及時(shí)處理。9聲像資料管理辦法9.1 工程施工聲像資料主要是指施工過(guò)程管理活動(dòng)中直接形成的，具 有保存價(jià)值的照片、影片、光盤(pán)及磁性載體，以聲像為主，輔以文字 說(shuō)明的歷史記錄。9.2公司應(yīng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送的聲像檔案主要有：建設(shè)工程的 照片

15、檔案、錄像檔案和相應(yīng)的文字說(shuō)明。9.3照片檔案要求9.3.1 技術(shù)要求9.3.1.1 建設(shè)工程聲像檔案歸檔內(nèi)容是指整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程，從原 貌、施工到竣工驗(yàn)收等一系列活動(dòng)中，用照片、錄像等形式現(xiàn)場(chǎng)采集 的有保持價(jià)值的工程聲像素材以及后期整理成果。9.3.1.2 錄制、拍攝的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與實(shí)際工程相9.3.1.3 應(yīng)按照工程施工順序進(jìn)行拍攝，保持畫(huà)面之間的有機(jī)聯(lián)工程項(xiàng)目如果為多個(gè)單位工程，各單位工程的名稱必須標(biāo)示清楚，各單位工程的內(nèi)容應(yīng)保持完整和連續(xù)。工程照片必須是原版、原件，底片與正片相符，底片不得磨損、劃 傷、有污漬，膠卷、相紙應(yīng)選擇質(zhì)地良好的產(chǎn)品。(1) 照片應(yīng)當(dāng)主題明確，畫(huà)面

16、清晰完整，色彩還原準(zhǔn)確，無(wú)污染， 被攝主體不能有明顯失真變形現(xiàn)象。(2) 照片規(guī)格為6英寸光面彩色照片，無(wú)需過(guò)塑，同時(shí)附照片對(duì)應(yīng) 的元數(shù)據(jù)光盤(pán)和文字說(shuō)明。照片文字說(shuō)明包括拍攝照片的事由、時(shí) 間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者。(3) 數(shù)碼照片應(yīng)當(dāng)使用不低于800萬(wàn)像素的數(shù)碼相機(jī)拍攝，圖像格 式為JPEG格式，不能進(jìn)行壓縮、修改、添加、合成、挖補(bǔ)等編輯處理(為提高畫(huà)面質(zhì)量、增強(qiáng)畫(huà)面效果所做的技術(shù)后期處理除外)。手 機(jī)拍攝、電腦合成的照片不能作為歸檔的照片。9.3.2 編制要求9.3.2.1 分類：同一工程項(xiàng)目?jī)?nèi)按照建設(shè)程序、問(wèn)題等進(jìn)行分類。9.3.2.2 排列：按照分類方案，結(jié)合時(shí)間和重要程度等進(jìn)行排

17、列。9.3.2.3 編號(hào)：照片號(hào)是固定和反映每張照片在整個(gè)工程項(xiàng)目照片中 的代碼，同一個(gè)工程項(xiàng)目的照片應(yīng)連續(xù)編號(hào)，從“2開(kāi)始按順序編號(hào)。9.3.2.4 入冊(cè)：應(yīng)按照分類、排列順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷?yè)上，組成 照片冊(cè)。應(yīng)使用國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)照片冊(cè)。9.3.2.5 說(shuō)明：分單張照片說(shuō)明和組合照片說(shuō)明兩種(1) 單張照片說(shuō)明的格式：每張照片要對(duì)應(yīng)填寫(xiě)一張著錄卡片，采用 橫寫(xiě)格式，分段書(shū)寫(xiě)。其格式如下：照片號(hào)(底片號(hào))：即照片的編號(hào)參見(jiàn)號(hào)：由檔案保管單位填寫(xiě)題名：簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容時(shí)間：用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示,如20111013地點(diǎn)：工程所在地點(diǎn)攝影者：一般填寫(xiě)個(gè)人，必要時(shí)可加寫(xiě)單位(2) 每張

18、照片要對(duì)應(yīng)填寫(xiě)一張著錄卡片，題名的正確書(shū)寫(xiě)：工程名稱 + (棟、標(biāo)段)十部位(詳細(xì)施工內(nèi)容)(3) 組合照片說(shuō)明的填寫(xiě)：一組(若干張)聯(lián)系密切的照片按順序排列 后，可擬寫(xiě)組合照片總說(shuō)明。組合照片總說(shuō)明應(yīng)概括揭示該組照片所反映的主要信息內(nèi)容及其他需 要說(shuō)明的事項(xiàng)?？傉f(shuō)明中應(yīng)指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。組合照 片一般不宜越冊(cè)。(4) 照片冊(cè)卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。(5) 照片冊(cè)脊背卷盒封面無(wú)須填寫(xiě)，照片夾脊背的“案卷號(hào)”欄留空。 “題名欄填寫(xiě)業(yè)主和工程名稱，年度填寫(xiě)移交時(shí)所屬年份，脊背要 求用70g牛皮紙打印好后粘貼。9.3.2.6 裝具：使用符合 GB/T 11821-1989

19、/2000 標(biāo)準(zhǔn)的 6英寸照片檔案冊(cè)。 激光打印機(jī)打印。照片說(shuō)明、卷內(nèi)目錄、照片檔案冊(cè)脊背統(tǒng)一用黑白9.4視頻檔案要求9.4.1 技術(shù)要求9.4.1.1 工程錄像檔案資料應(yīng)當(dāng)主題明確，主題明確、內(nèi)容真實(shí)、 連貫簡(jiǎn)潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)。專題片一般按整個(gè)項(xiàng)目時(shí)間順序制 作。(1) 工程錄像檔案資料應(yīng)當(dāng)使用專業(yè)級(jí)別攝像機(jī)，配以合適穩(wěn)固的腳架，記錄信號(hào)為數(shù)字方式，清晰度在2k ( 1920x 1080像素)以上。(2) 錄像檔案資料應(yīng)配有相應(yīng)的文字說(shuō)明，反映錄制時(shí)間、地點(diǎn)、 內(nèi)容、人物、背景及拍攝者。9.4.1.2 建設(shè)工程聲像檔案素材全部做完后，應(yīng)填寫(xiě)聲像檔案卷內(nèi)目錄。9.4.1.3錄像資料需剪輯

20、，根據(jù)工程項(xiàng)目等級(jí)制作成工程簡(jiǎn)介視頻短片或?qū)ｎ}片，視頻短片配解說(shuō)字幕、背景音樂(lè)，專題片還須人工配 音。字幕、圖像畫(huà)面要同步準(zhǔn)確。視頻短片或?qū)ｎ}片輸出格式為高清 格式，像素1920x 1080,編碼格式為HD H.264 MPEG-4AVC VIDEO或HDH 264 QUICKTIMEV IDEO,總比特率不能低于 30mbps，幀速率每秒25幀或50幀。篇三：建設(shè)工程檔案管理制度1.目的規(guī)范公司建設(shè)工程檔案的收集、整理、歸檔、保管、移交、 利用等工作。2適用范圍本制度適用于公司所有新建、擴(kuò)建、改建和其它專項(xiàng)工程 項(xiàng)目。3術(shù)語(yǔ)與定義3.1 建設(shè)工程檔案：建設(shè)工程項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、

21、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理，到竣工、驗(yàn)收全過(guò)程中直接形成的，具有歸檔保存 價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式的原始?xì)v史記錄。包括工 程建設(shè)前期文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收等；3.2 立卷：亦稱“組卷”系按照一定的原則和方法，將有保存價(jià)值的文件分門(mén)別類整理成案卷；3.3 歸檔：建設(shè)工程的勘察、設(shè)計(jì)、配套、材料設(shè)備供應(yīng)、施工、監(jiān) 理等單位在完成其工作任務(wù)或階段性任務(wù)時(shí)，向公司報(bào)送經(jīng)整理立卷 的工程文件、資料以及公司各職能部門(mén)將項(xiàng)目階段形成并經(jīng)過(guò)整理立 卷的工程文件、資料及時(shí)送行政管理部的過(guò)程；3.4 移交：工程竣工驗(yàn)收后，公司向集團(tuán)檔案管理部門(mén)、物業(yè)管理部 門(mén)和項(xiàng)目建設(shè)當(dāng)?shù)氐臋n案管理主管部

22、門(mén)移送有關(guān)建設(shè)工程檔案的過(guò)程。4職責(zé)4丄行政管理部4.1.1 負(fù)責(zé)各項(xiàng)目工程檔案的編目、接收、歸檔、保管、利用等管4.1.3理工作；4丄2負(fù)責(zé)建立公司工程檔案的分類、檢索及調(diào)用體系；指導(dǎo)各部門(mén)制訂部門(mén)立卷類目，督促和檢杳有關(guān)文件的歸檔；4.1.4 協(xié)助開(kāi)發(fā)管理部完成建設(shè)當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案的預(yù)驗(yàn)收及檔案移交工作；4.2項(xiàng)目工程部4.2.1 負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)前期文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣 工驗(yàn)收等工程文件的收集、匯總、立卷、歸檔、保管與保密；4.2.2 負(fù)責(zé)向公司各職能部門(mén)催要?dú)w檔的工程文件、資料；4.2.3 負(fù)責(zé)提請(qǐng)項(xiàng)目建設(shè)當(dāng)?shù)貦n案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收；424負(fù)責(zé)按照工

23、程檔案相關(guān)規(guī)定和要求移交；4.3工程 管理部4.3.1 負(fù)責(zé)收集和整理從初步設(shè)計(jì)到施工圖設(shè)計(jì)完成階段的工程文件的立卷、保管、保密與歸檔；4.3.2 負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查項(xiàng)目工程部對(duì)工程文件的收集、匯總、立 卷、保管與保密等工作；4.4開(kāi)發(fā)管理部4.4.1 負(fù)責(zé)收集和匯總整理各工程建設(shè)用地、征地、拆遷文件并立 卷、保密、歸檔；442負(fù)責(zé)收集和整理各工程立項(xiàng)文件并立卷、保 密、歸檔；4.5設(shè)計(jì)管理部4.5.1 負(fù)責(zé)收集和匯總整理各工程總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、方案設(shè)計(jì)文件并 立卷、保密、歸檔；4.6成本管理中心4.6.1 負(fù)責(zé)收集和匯總整理工程設(shè)計(jì)、施工、材料設(shè)備等集中招投 標(biāo)采購(gòu)文件并組卷歸檔、保密；4.6.2

24、負(fù)責(zé)檢查工程設(shè)計(jì)、施工、材料設(shè)備等授權(quán)、分散招投標(biāo)采 購(gòu)文件的組卷歸檔和保密工作；4.6.3 負(fù)責(zé)檢查工程投資估算、概算，施工預(yù)算、結(jié)算等成本造價(jià)有關(guān)文件并立卷、保密、歸檔。5工作內(nèi)容5.1 工程檔案管理體系的建立5.1.1 建立工程檔案管理的組織體系；5.1.2各職能部門(mén)應(yīng)制定內(nèi)部檔案管理制度；5.1.3 公司由一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案管理工作，并根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置專 職或兼職檔案工作人員；5.1.4行政管理部統(tǒng)一制定工程檔案的編目, 設(shè)定系列編號(hào)、指導(dǎo)各部門(mén)按該體系分類編目，并制定工程檔案歸檔 計(jì)劃；5.1.5 各職能部門(mén)須實(shí)行工程檔案預(yù)立卷制，即在項(xiàng)目立項(xiàng)后，各專（兼）職檔案員按工程檔案分類要求擬

25、好名目標(biāo)簽，便于各類文 件、資料對(duì)號(hào)歸檔，為工程檔案的立卷和移交打好基礎(chǔ)。5.2 工程檔案的收集、整理5.2.1 項(xiàng)目立項(xiàng)是各類工程文件、資料收集的開(kāi)始時(shí)間；5.2.2 各職能部門(mén)專業(yè)技術(shù)人員、管理人員有義務(wù)在完成工作（或 事項(xiàng)）后3天內(nèi)主動(dòng)將文件、資料的原件交專（兼）職檔案員鑒 別；5.2.3 各專（兼）職檔案員將鑒別確認(rèn)有歸檔保存價(jià)值的文件、資 料歸入擬好的名目標(biāo)簽的文件夾；5.2.4 各專（兼）職檔案員每月至少一次提醒各專業(yè)技術(shù)人員、管 理人員提交文件、資料原件；5.2.5 各專（兼）職檔案員每月對(duì)工程檔案的預(yù)立卷進(jìn)行一次整 理，以保證預(yù)立卷文件、資料的完整。5.3 I程檔案的立卷、歸檔

26、5.3.1 案卷卷皮及卷內(nèi)目錄表應(yīng)統(tǒng)一執(zhí)行國(guó)家規(guī)范和建設(shè)當(dāng)?shù)匾?guī)定 的規(guī)格和樣式；5.3.2各職能部門(mén)在完成階段性工作后15天內(nèi)對(duì)形成 的工程文件和資料予以整理、立卷，并及時(shí)送交項(xiàng)目工程部歸檔；5.3.3 工程管理部須要求設(shè)計(jì)單位在完成初步設(shè)計(jì)和施工圖設(shè)計(jì)任 務(wù)后向項(xiàng)目工程部提供整套設(shè)計(jì)文件，且在施工過(guò)程中不斷充實(shí)設(shè)計(jì)5.3.4變更文件；在工程竣工后，工程管理部須督促項(xiàng)目工程部組織設(shè)計(jì)、施 工、監(jiān)理等單位的技術(shù)人員、專（兼）職檔案員在7天內(nèi)完成對(duì)項(xiàng)目竣 工檔案的整理、核實(shí)、確認(rèn)、立卷、歸檔等工作；5.3.5 各職能部門(mén)必須要求勘察、配套、材料設(shè)備供應(yīng)、施工、監(jiān) 理等單位完成其工作任務(wù)或階段性任務(wù)后按合同或相關(guān)規(guī)范規(guī)定的時(shí) 間提交經(jīng)立卷的工程文件、資料，并組織各專業(yè)技術(shù)人員、管理人員 和專（兼）職檔案員在30天內(nèi)完成核實(shí)、確認(rèn)、立卷、歸檔工作； 536各職能部門(mén)宜同時(shí)留存工程文件、資料的電子文件，若來(lái)文中系 重要的紙質(zhì)工程文件、資料除復(fù)印外宜形成電子版以備使用，對(duì)電子 版文件做好備份工