工程檔案管理制度

1、工程檔案管理制度篇一：工程檔案管理制度九、工程檔案管理制度、檔案資料的歸檔分類及范圍1. 檔案資料的歸檔分類工程建設檔案主要有公文、工程建設技術資 料、經(jīng)濟合同、工程建設財務、行政管理及圖片等幾類。檔案資料應 按國家標準進行統(tǒng)一分類、立卷、歸檔和存放。2. 檔案資料的歸檔范圍(1) 省、市政府的來往公文；(2) 建管處的來往公文；(3) 建管公司的來往公文；(4) 有關技術問題的審查、咨詢意見；(5) 會議文件、記錄等；(6) 工程建設期間形成的工程技術材料：招標文件、投標文件、 合同及協(xié)議；設計圖紙、施工組織設計；工程開工報告、施工方 案、施工技術措施、施工計劃、報表等文件；建筑材料和中間產(chǎn)

2、品 的合格證、試驗報告，碇、砂漿等配合比的試驗報告；設計變更及 索賠資料；施工測量記錄、地質(zhì)勘探資料，基礎處理、隱蔽工程施 工記錄等材料；工程質(zhì)量、安全、事故及處理情況報告；施工總 結、技術總結、工程竣工圖及竣工驗收報告及質(zhì)量評定等；工程機 械設備、儀器及引進的技術設備圖紙等；(7) 工程價款結算等資料。二、工程文件收發(fā)及管理規(guī)定為加強工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關系，并按工程進度作好工程文 件的提供利用，特制定本制度。1. 工程文件接收(1) 各單位提供給工程部的工程文件(工程技術文件、圖紙資料、 來文通知等)由檔案資料員統(tǒng)一接收。(2) 工程部個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一

3、 律移交檔案資料組進行統(tǒng)一歸檔整理。(3) 檔案資料組對接收的工程文件資料，必須進行數(shù)量和外觀質(zhì)量 檢查，發(fā)現(xiàn)問題應及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。(4) 檔案資料組對收發(fā)工程文件應及時建立工程文件收發(fā)登記帳(收文簿、發(fā)文簿)(5) 登記完畢的工程文件，應及時予以處理，在保證歸檔份數(shù)后， 及時報審工程部領導審定，并及時處理。(6) 對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規(guī)定妥善收存，并認真 執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。(7) 檔案資料組對歸檔的工程文件資料實施整編作業(yè)，并建立檔案 分類登記帳2. 工程文件資料發(fā)放(1) 分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由檔案資料組統(tǒng)一辦理。(2) 呈送上級單位的工程文件由工程

4、部領導確定發(fā)放單位和數(shù)量。(3) 分發(fā)的圖紙資料應建立資料分發(fā)臺帳，資料分發(fā)臺帳應留存?zhèn)?查。(4) 為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)現(xiàn)象，圖紙、 資料領取單位應指定領取人名單或部門，并及時通知檔案資料組；檔 案資料組按指定名單發(fā)放工程文件資料。3設計修改通知單、工程聯(lián)系單、傳遞及管理規(guī)定(1) 設計修改通知單、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由檔案資料組按設計修改通 知單、工程聯(lián)系單中所指定的部門及時傳遞并建立簽收記錄。(2) 設計修改通知單、工程聯(lián)系單原件一律及時交檔案資料組歸檔 保存，工程結束后由檔案資料組向設計院提供全部設計修改通知單、 工程聯(lián)系單的復印件供設計院編制竣工圖。三、工程項目各參與

5、方檔案部門職責參建單位(總承包、發(fā)包、建 設、設計、施工、監(jiān)理、承辦單位)應按各自的職責，將負責承建、 承辦的項目文件材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設 單位。項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從 形成到編制的全過程進行監(jiān)督、檢查與指導。并負責組織、協(xié)調(diào)分包 單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設單位提交全套完整、準確系統(tǒng)的符合 檔案規(guī)范標準的項目檔案。由建設單位分別向幾個單位發(fā)包的，由各承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部文件。1. 建設單位各機構：負責對形成或收到的有關建設項目的前期、設備 技術、工藝、涉外、專利及商檢索賠、竣工、試運行及驗收等全部項 目檔案進行

6、收集、組織及匯總整理。2. 設計單位：負責對形成的基礎材料和項目設計等文件進行收集、積 累、整理。3施工單位：整理現(xiàn)場的譯文及安裝、調(diào)試形成的非標準圖、(竣工 圖)、設計變更、試運行及維護、工程事故處理文件。4.監(jiān)理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進行監(jiān)督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔項目監(jiān)理文件。建設單位委托監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統(tǒng) 情況，并審核、簽署。同時向建設單位提交有關專項報告。驗證材料 及其他監(jiān)理文件。四、聲像檔案管理辦法2建設工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設、管理活

7、動中直接形 成的，具有保存價值的照片、底片(包括反轉片)、影片、錄像 帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。2. 建設單位應向城建檔案管理機構報送的聲像檔案主要有：建設工程 的照片檔案、錄像檔案和相應的文字說明。3. 照片檔案應符合以下要求：(1) 主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁;(2) 能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設計特色、地理位置；(3) 以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片(照片)；(4) 使用數(shù)碼相機拍攝，其影像不能進行后期加工,光學 分辨率不得小于400萬有效像素(不允許插值)。4. 錄像檔案應符合以下要求：(1) 主題明確、內(nèi)容連貫簡潔、影像清晰、鏡

8、頭平穩(wěn)；(2) 需注明工程項目所在的地理位置、外觀、周圍環(huán)境、人防設 施、消防設施、水電設施、保安設施、標準房、標準層、設計特色、 建筑特色等；(3) 報送第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤 (DVD或以上素質(zhì)的格式)。文字說明包括：工程名稱、建設單位名稱、設計單位、施篇二:工程資料管理制度工程資料管理制度2目的1.1為了建立健全集團公司開發(fā)項目工程資料管理，完整、準確、系 統(tǒng)地管理好工程資料檔案，充分發(fā)揮工程資料檔案在投資、開發(fā)工作 中的重要作用，為公司提高工程管理和投資效益提供更好的服務。1.2工程資料是指整個建設項目從前期、開工、施工、竣工及驗收、 備案全過程中形成的有歸檔保存價值

9、的文件資料，包括在此過程中形 成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體。2工程資料的歸檔范圍2.1對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的資料，均應收集齊全,整理立卷后歸檔。2.2工程資料的具體歸檔范圍應符合建設工程文件歸檔范圍和保管 期限表的要求。3工程文件材料的質(zhì)量要求3.1工程資料應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備 （不能代簽或打?。?.2復印、打印文件材料及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固度應符合規(guī)定的質(zhì)量要求。3.3工程資料應為原件，復印件必須注明原件的存放地，經(jīng)辦人并 加蓋原件存放單位的公章。3.4 工程資料的內(nèi)容及其深

10、度必須符合國家有關工程勘察、設計、施 工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。3.5 工程資料的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合。4工程施工過程中的資料檢查：工程部資料員在工程施工過程中不定 期檢查（每月必檢一次）施工單位、監(jiān)理單位的質(zhì)量驗收和安全資 料，及時檢查資料是否按國家質(zhì)量/安全驗收規(guī)范、地方主管部門相 關文件要求編制，與施工現(xiàn)場是否同步，原材料、試件等是否按規(guī)范 留置、送檢，發(fā)現(xiàn)有缺漏的，列出缺漏清單，督促施工、監(jiān)理單位 及時補齊。必須檢查的施工階段：項目開工前；基礎、主體等各分部工程驗收 前；竣工驗收前二個月。5工程資料的接收：5.1 遞件單位提供給工程部的工程資料（工程技術文件

11、、來文、圖 紙、資料）由部門資料員統(tǒng)一接收，并應填寫工程資料接收記錄 和收文登記表。5.2 工程部或其它部門從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文 件，一律交資料員，并應登記。5.3 對接收的工程資料，必須進行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題 應及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。5.4 對接收的工程資料應及時建立工程資料接收總登記臺賬和分類臺 賬（簿式臺帳和電子臺帳）。5.5 對各單位提供的不符合規(guī)定的檔案資料文件，資料室有權退回 歸檔單位，歸檔單位應按資料室的有關要求進行整改，直至提交符合 規(guī)定要求的歸檔資料。5.6 凡因工程文件材料歸檔不完整，不符合有關歸檔規(guī)定者，不能進 行工程決算、工程款支付，各項工程

12、款的付款必須由資料室對竣工資 料簽收合格后支付。5.7 工程檔案在工程項目竣工驗收后一個半月內(nèi)由施工單位向建設方 提交完整、準確、并經(jīng)各參建方有關負責人簽章的工程技術檔案資 料。5.8 施工方要按合同約定的份數(shù)移交工程竣工資料到公司資料室，在 取得資料室資料員接收資料的確認簽字后，才能與公司成本部、財務 部進行結算工作。移交歸檔材料必須填好移交清單，一式兩份，移交 人和資料室接收人雙方在移交清單上簽字，各自保存一份，以備存 查。5.9凡歸檔的文件材料，如不符合有關規(guī)定和標準的，資料室有權 不接收。5.10 凡不按歸檔范圍、時間、要求歸檔的，資料室有權追查。6工程資料的發(fā)放6.1 分發(fā)外單位和部

13、門的工程資料（工程技術文件、發(fā)文、圖紙、資 料）由部門資料員統(tǒng)一辦理。6.2 呈送上級單位的工程資料由工程部（項目部）確定發(fā)放單位、 部門及份數(shù)。6.3 工程部分發(fā)的圖紙資料應編制圖紙資料分發(fā)清單，分發(fā)的圖 紙資料至少預留一份，連同圖紙資料分發(fā)清單原件存檔。6.4 為避免工程資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領 取單位應指定專人領取，并電話或書面通知部門資料員，剖門資料員 填寫圖紙資料發(fā)放領取登記表。7設計變更、工程聯(lián)系單管理規(guī)定7.1 設計變更、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由部門資料員按設計變更、工程聯(lián)系單中所指定的部門及時分發(fā)并建立簽收記錄。7.2 設計變更、工程聯(lián)系單原件一律及時歸檔保存。8

14、工程資料的保管8.1 及時將收集的資料、圖紙等，整理分類、編寫目錄，裝訂成冊, 在保管過程中，嚴格遵守檔案接收、查閱、出借、 歸還的登記制度。8.2歸檔的資料要完整、系統(tǒng)、準確。8.3資料按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。8.4做好資料的“防火、防盜、防潮、防塵”工作，檔案柜必須加鎖。8.5保存的工程資料每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查 明原因，及時處理。9聲像資料管理辦法9.1 工程施工聲像資料主要是指施工過程管理活動中直接形成的，具 有保存價值的照片、影片、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字 說明的歷史記錄。9.2公司應向城建檔案管理機構報送的聲像檔案主要有：建設工程的 照片

15、檔案、錄像檔案和相應的文字說明。9.3照片檔案要求9.3.1 技術要求9.3.1.1 建設工程聲像檔案歸檔內(nèi)容是指整個工程建設過程，從原 貌、施工到竣工驗收等一系列活動中，用照片、錄像等形式現(xiàn)場采集 的有保持價值的工程聲像素材以及后期整理成果。9.3.1.2 錄制、拍攝的內(nèi)容必須真實、準確、完整，與實際工程相9.3.1.3 應按照工程施工順序進行拍攝，保持畫面之間的有機聯(lián)工程項目如果為多個單位工程，各單位工程的名稱必須標示清楚，各單位工程的內(nèi)容應保持完整和連續(xù)。工程照片必須是原版、原件，底片與正片相符，底片不得磨損、劃 傷、有污漬，膠卷、相紙應選擇質(zhì)地良好的產(chǎn)品。(1) 照片應當主題明確，畫面

16、清晰完整，色彩還原準確，無污染， 被攝主體不能有明顯失真變形現(xiàn)象。(2) 照片規(guī)格為6英寸光面彩色照片，無需過塑，同時附照片對應 的元數(shù)據(jù)光盤和文字說明。照片文字說明包括拍攝照片的事由、時 間、地點、人物、背景、攝影者。(3) 數(shù)碼照片應當使用不低于800萬像素的數(shù)碼相機拍攝，圖像格 式為JPEG格式，不能進行壓縮、修改、添加、合成、挖補等編輯處理(為提高畫面質(zhì)量、增強畫面效果所做的技術后期處理除外)。手 機拍攝、電腦合成的照片不能作為歸檔的照片。9.3.2 編制要求9.3.2.1 分類：同一工程項目內(nèi)按照建設程序、問題等進行分類。9.3.2.2 排列：按照分類方案，結合時間和重要程度等進行排

17、列。9.3.2.3 編號：照片號是固定和反映每張照片在整個工程項目照片中 的代碼，同一個工程項目的照片應連續(xù)編號，從“2開始按順序編號。9.3.2.4 入冊：應按照分類、排列順序將照片固定在芯頁上，組成 照片冊。應使用國家規(guī)定的標準照片冊。9.3.2.5 說明：分單張照片說明和組合照片說明兩種(1) 單張照片說明的格式：每張照片要對應填寫一張著錄卡片，采用 橫寫格式，分段書寫。其格式如下：照片號(底片號)：即照片的編號參見號：由檔案保管單位填寫題名：簡明概括、準確反映照片的基本內(nèi)容時間：用8位阿拉伯數(shù)字表示,如20111013地點：工程所在地點攝影者：一般填寫個人，必要時可加寫單位(2) 每張

18、照片要對應填寫一張著錄卡片，題名的正確書寫：工程名稱 + (棟、標段)十部位(詳細施工內(nèi)容)(3) 組合照片說明的填寫：一組(若干張)聯(lián)系密切的照片按順序排列 后，可擬寫組合照片總說明。組合照片總說明應概括揭示該組照片所反映的主要信息內(nèi)容及其他需 要說明的事項?？傉f明中應指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。組合照 片一般不宜越冊。(4) 照片冊卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。(5) 照片冊脊背卷盒封面無須填寫，照片夾脊背的“案卷號”欄留空。 “題名欄填寫業(yè)主和工程名稱，年度填寫移交時所屬年份，脊背要 求用70g牛皮紙打印好后粘貼。9.3.2.6 裝具：使用符合 GB/T 11821-1989

19、/2000 標準的 6英寸照片檔案冊。 激光打印機打印。照片說明、卷內(nèi)目錄、照片檔案冊脊背統(tǒng)一用黑白9.4視頻檔案要求9.4.1 技術要求9.4.1.1 工程錄像檔案資料應當主題明確，主題明確、內(nèi)容真實、 連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)。專題片一般按整個項目時間順序制 作。(1) 工程錄像檔案資料應當使用專業(yè)級別攝像機，配以合適穩(wěn)固的腳架，記錄信號為數(shù)字方式，清晰度在2k ( 1920x 1080像素)以上。(2) 錄像檔案資料應配有相應的文字說明，反映錄制時間、地點、 內(nèi)容、人物、背景及拍攝者。9.4.1.2 建設工程聲像檔案素材全部做完后，應填寫聲像檔案卷內(nèi)目錄。9.4.1.3錄像資料需剪輯

20、，根據(jù)工程項目等級制作成工程簡介視頻短片或專題片，視頻短片配解說字幕、背景音樂，專題片還須人工配 音。字幕、圖像畫面要同步準確。視頻短片或專題片輸出格式為高清 格式，像素1920x 1080,編碼格式為HD H.264 MPEG-4AVC VIDEO或HDH 264 QUICKTIMEV IDEO,總比特率不能低于 30mbps，幀速率每秒25幀或50幀。篇三：建設工程檔案管理制度1.目的規(guī)范公司建設工程檔案的收集、整理、歸檔、保管、移交、 利用等工作。2適用范圍本制度適用于公司所有新建、擴建、改建和其它專項工程 項目。3術語與定義3.1 建設工程檔案：建設工程項目在立項、審批、招投標、勘察、

21、設計、施工、監(jiān)理，到竣工、驗收全過程中直接形成的，具有歸檔保存 價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式的原始歷史記錄。包括工 程建設前期文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收等；3.2 立卷：亦稱“組卷”系按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷；3.3 歸檔：建設工程的勘察、設計、配套、材料設備供應、施工、監(jiān) 理等單位在完成其工作任務或階段性任務時，向公司報送經(jīng)整理立卷 的工程文件、資料以及公司各職能部門將項目階段形成并經(jīng)過整理立 卷的工程文件、資料及時送行政管理部的過程；3.4 移交：工程竣工驗收后，公司向集團檔案管理部門、物業(yè)管理部 門和項目建設當?shù)氐臋n案管理主管部

22、門移送有關建設工程檔案的過程。4職責4丄行政管理部4.1.1 負責各項目工程檔案的編目、接收、歸檔、保管、利用等管4.1.3理工作；4丄2負責建立公司工程檔案的分類、檢索及調(diào)用體系；指導各部門制訂部門立卷類目，督促和檢杳有關文件的歸檔；4.1.4 協(xié)助開發(fā)管理部完成建設當?shù)爻墙n案管理機構對工程檔案的預驗收及檔案移交工作；4.2項目工程部4.2.1 負責項目建設前期文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣 工驗收等工程文件的收集、匯總、立卷、歸檔、保管與保密；4.2.2 負責向公司各職能部門催要歸檔的工程文件、資料；4.2.3 負責提請項目建設當?shù)貦n案管理機構對工程檔案進行預驗收；424負責按照工

23、程檔案相關規(guī)定和要求移交；4.3工程 管理部4.3.1 負責收集和整理從初步設計到施工圖設計完成階段的工程文件的立卷、保管、保密與歸檔；4.3.2 負責監(jiān)督和檢查項目工程部對工程文件的收集、匯總、立 卷、保管與保密等工作；4.4開發(fā)管理部4.4.1 負責收集和匯總整理各工程建設用地、征地、拆遷文件并立 卷、保密、歸檔；442負責收集和整理各工程立項文件并立卷、保 密、歸檔；4.5設計管理部4.5.1 負責收集和匯總整理各工程總體規(guī)劃設計、方案設計文件并 立卷、保密、歸檔；4.6成本管理中心4.6.1 負責收集和匯總整理工程設計、施工、材料設備等集中招投 標采購文件并組卷歸檔、保密；4.6.2

24、負責檢查工程設計、施工、材料設備等授權、分散招投標采 購文件的組卷歸檔和保密工作；4.6.3 負責檢查工程投資估算、概算，施工預算、結算等成本造價有關文件并立卷、保密、歸檔。5工作內(nèi)容5.1 工程檔案管理體系的建立5.1.1 建立工程檔案管理的組織體系；5.1.2各職能部門應制定內(nèi)部檔案管理制度；5.1.3 公司由一名領導分管檔案管理工作，并根據(jù)實際情況設置專 職或兼職檔案工作人員；5.1.4行政管理部統(tǒng)一制定工程檔案的編目, 設定系列編號、指導各部門按該體系分類編目，并制定工程檔案歸檔 計劃；5.1.5 各職能部門須實行工程檔案預立卷制，即在項目立項后，各專（兼）職檔案員按工程檔案分類要求擬

25、好名目標簽，便于各類文 件、資料對號歸檔，為工程檔案的立卷和移交打好基礎。5.2 工程檔案的收集、整理5.2.1 項目立項是各類工程文件、資料收集的開始時間；5.2.2 各職能部門專業(yè)技術人員、管理人員有義務在完成工作（或 事項）后3天內(nèi)主動將文件、資料的原件交專（兼）職檔案員鑒 別；5.2.3 各專（兼）職檔案員將鑒別確認有歸檔保存價值的文件、資 料歸入擬好的名目標簽的文件夾；5.2.4 各專（兼）職檔案員每月至少一次提醒各專業(yè)技術人員、管 理人員提交文件、資料原件；5.2.5 各專（兼）職檔案員每月對工程檔案的預立卷進行一次整 理，以保證預立卷文件、資料的完整。5.3 I程檔案的立卷、歸檔

26、5.3.1 案卷卷皮及卷內(nèi)目錄表應統(tǒng)一執(zhí)行國家規(guī)范和建設當?shù)匾?guī)定 的規(guī)格和樣式；5.3.2各職能部門在完成階段性工作后15天內(nèi)對形成 的工程文件和資料予以整理、立卷，并及時送交項目工程部歸檔；5.3.3 工程管理部須要求設計單位在完成初步設計和施工圖設計任 務后向項目工程部提供整套設計文件，且在施工過程中不斷充實設計5.3.4變更文件；在工程竣工后，工程管理部須督促項目工程部組織設計、施 工、監(jiān)理等單位的技術人員、專（兼）職檔案員在7天內(nèi)完成對項目竣 工檔案的整理、核實、確認、立卷、歸檔等工作；5.3.5 各職能部門必須要求勘察、配套、材料設備供應、施工、監(jiān) 理等單位完成其工作任務或階段性任務后按合同或相關規(guī)范規(guī)定的時 間提交經(jīng)立卷的工程文件、資料，并組織各專業(yè)技術人員、管理人員 和專（兼）職檔案員在30天內(nèi)完成核實、確認、立卷、歸檔工作； 536各職能部門宜同時留存工程文件、資料的電子文件，若來文中系 重要的紙質(zhì)工程文件、資料除復印外宜形成電子版以備使用，對電子 版文件做好備份工