淺談現(xiàn)代企業(yè)秘書的會(huì)議管理

1、淺談現(xiàn)代企業(yè)秘書的會(huì)議管理三明市農(nóng)業(yè)學(xué)校 陳曉玲摘要：本文主要是講述企業(yè)秘書人員在現(xiàn)代企業(yè)會(huì)議管理中所起的作用，所處的地位，以及在會(huì)議過程中的各個(gè)階段所應(yīng)做的各項(xiàng)工作。通過對(duì)企業(yè)秘書在會(huì)議管理的會(huì)前籌備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后善后等三個(gè)階段的工作，闡述了企業(yè)秘書所應(yīng)具備的各項(xiàng)會(huì)議管理技能。關(guān)鍵詞：企業(yè)秘書 會(huì)議管理 基本內(nèi)容 能力培養(yǎng)在先代企業(yè)中，秘書所包含的涵義已不再是傳統(tǒng)的“打雜的”或者是領(lǐng)導(dǎo)的小跟班了，新時(shí)代的到來，市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)的要求，企業(yè)秘書人員應(yīng)具備的能力也隨著發(fā)生了改變，在企業(yè)中所起到的作用也不同。許多企業(yè)進(jìn)行決策、管理、組織、宣傳等方面的事項(xiàng)都是通過會(huì)議實(shí)施，會(huì)議是為了企業(yè)的發(fā)展而服

2、務(wù)的。而企業(yè)會(huì)議的開展，秘書在其中占有重要作用，本文就企業(yè)秘書的會(huì)議管理展開了闡述。一 、現(xiàn)代企業(yè)秘書在會(huì)議管理中的重要作用（一） 會(huì)議管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)會(huì)議是社會(huì)生活、政治生活中一種經(jīng)常的廣泛的活動(dòng)形式。各國(guó)各界、各行各業(yè)、各黨各派無不使用這種活動(dòng)形式。在我國(guó)，會(huì)議已成為企事業(yè)單位實(shí)行集體領(lǐng)導(dǎo)的基本方法之一，已經(jīng)成為企事業(yè)單位進(jìn)行民主決策和處理日常工作的一種重要方式，是宣傳、貫徹、執(zhí)行黨和國(guó)家的路線、方針、政策，統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，交流經(jīng)驗(yàn)，布置工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，解決問題的重要手段。社會(huì)生產(chǎn)的每一步發(fā)展，社會(huì)文明的每一個(gè)進(jìn)步，都離不開科學(xué)的決策，而科學(xué)的決策必須依靠圍繞決策展開的

3、各種會(huì)議活動(dòng)方能實(shí)現(xiàn)。通過會(huì)議的科學(xué)決策，便可以產(chǎn)生解決問題或展開行動(dòng)的方案，來達(dá)到為企業(yè)服務(wù)的目的。通過會(huì)議形成的決議，要比單純的行政命令更具有權(quán)威性，同時(shí)會(huì)議也是實(shí)施行政領(lǐng)導(dǎo)和指揮的重要手段之一?，F(xiàn)代企業(yè)可以通過會(huì)議進(jìn)行信息溝通，傳達(dá)上級(jí)的意圖，公布企業(yè)整體狀況，了解下屬工作情況，明了下屬思想情緒狀態(tài)，及溝通其他信息。因此，會(huì)議的開展是現(xiàn)代企業(yè)進(jìn)行管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。（二） 現(xiàn)代企業(yè)秘書在會(huì)議管理中起著重要的作用參加會(huì)議，搞好會(huì)務(wù)工作作為企業(yè)秘書的一項(xiàng)經(jīng)常而重要的工作，是人們所公認(rèn)的。能否成功地組織好一次會(huì)議，企業(yè)秘書在其中扮演著重要的角色。現(xiàn)代企業(yè)秘書在籌備一次會(huì)議時(shí)扮演著總策劃師的角色

4、，規(guī)劃好一切會(huì)議中各個(gè)階段的瑣碎事務(wù)，使之能夠順利進(jìn)行。而面對(duì)著在會(huì)議中所突發(fā)的各種事件與意外，企業(yè)秘書要能夠果斷地進(jìn)行處理，做好與領(lǐng)導(dǎo)、同事以及下屬的溝通。概括的講主要有5大作用。一是起到了決策作用，幫助領(lǐng)導(dǎo)作出決策。二是擁有執(zhí)行作用，有效開展會(huì)議的各項(xiàng)工作。三是具備溝通作用，在會(huì)議中起到上情下傳，下情上達(dá)的橋梁。四是起到協(xié)調(diào)作用，協(xié)調(diào)在會(huì)議中的事項(xiàng)進(jìn)程安排。五是具有監(jiān)督作用，對(duì)會(huì)議完成情況的監(jiān)督評(píng)估。企業(yè)秘書人員應(yīng)該在會(huì)議管理中積極發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)、承上啟下的作用，在大量周密細(xì)致的工作基礎(chǔ)上，及時(shí)協(xié)調(diào)解決會(huì)議中出現(xiàn)的問題，做到良好溝通，為確保會(huì)議取得良好效果發(fā)揮積極作用。 二、

5、60;現(xiàn)代企業(yè)秘書會(huì)議管理的基本內(nèi)容（一）會(huì)前籌備工作要做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作。準(zhǔn)備工作很重要，準(zhǔn)備是否充分，直接影響會(huì)議的質(zhì)量和效果。1.確定會(huì)前籌備方案一場(chǎng)會(huì)議籌備方案的形成，企業(yè)秘書人員首先應(yīng)組建會(huì)議籌備委員會(huì)，劃分籌備機(jī)構(gòu)各小組，選舉或指派籌備方案負(fù)責(zé)人，以形成責(zé)任到位制度。再與領(lǐng)導(dǎo)溝通，確定會(huì)議的主題與議題、名稱、議程、時(shí)間和地點(diǎn)、所需設(shè)備和工具，若是需要進(jìn)行電話或視頻等遠(yuǎn)程會(huì)議時(shí)還需事先準(zhǔn)備好所應(yīng)用到的設(shè)備與工具。還有文件的范圍、與會(huì)代表的組成、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算以及住宿和餐飲的安排。最后方案擬訂后要上交給上司審核，再行具體安排與部署。2.檢查會(huì)務(wù)籌備情況會(huì)議籌備方案完成并展開后，企業(yè)秘書還

6、需進(jìn)行會(huì)前的情況檢查，主要方法有聽取會(huì)議籌備人員的匯報(bào)，以及會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)檢查，以確保所有事項(xiàng)都齊全，若發(fā)現(xiàn)問題也可及時(shí)予以催辦和落實(shí)。事例：某某公司在某市會(huì)議中心舉行新產(chǎn)品展銷訂貨會(huì)，會(huì)前有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反復(fù)強(qiáng)調(diào)要加強(qiáng)會(huì)前檢查，不要出現(xiàn)任何安全隱患，但會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)的有關(guān)人員未能引起足夠的重視，他們只是聽了會(huì)議籌備方和參展方的簡(jiǎn)單匯報(bào)，沒有到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行必要的檢查，結(jié)果被市消防局的有關(guān)部門責(zé)令停展，進(jìn)行停頓，因而給企業(yè)帶來了不必要的損失。這事例說明了會(huì)議的檢查是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，企業(yè)秘書既要作到全面周到，一絲不茍，注重細(xì)節(jié)，逐項(xiàng)落實(shí)，又要眼見為實(shí)，實(shí)地檢驗(yàn)。而會(huì)務(wù)籌備情況檢查結(jié)果可通過書面形式、口頭形式、協(xié)調(diào)會(huì)形

7、式了解，其中書面形式是必不可少的一種檢查形式。會(huì)議文件包括大會(huì)的主報(bào)告、大會(huì)發(fā)言單位的材料、會(huì)議日程表、參加會(huì)議人員名單、住宿安排、主席臺(tái)座次、分組名單、討論題目和分組討論地點(diǎn)作息時(shí)間表、會(huì)議的參閱文件和相關(guān)資料。對(duì)于這些會(huì)議文件的審核主要有對(duì)校法、折校法、讀校法。一般會(huì)議文件審核過程是由起草文件的秘書自審，再交由主管秘書進(jìn)行初審，最后由主要領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行終審。而在檢查過程中企業(yè)秘書應(yīng)當(dāng)將情況及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)溝通，以書面報(bào)告或口頭匯報(bào)會(huì)議情況等形式使得領(lǐng)導(dǎo)與秘書等會(huì)議籌備人員之間能夠保持會(huì)議進(jìn)展情況的流通。3.擬定會(huì)議的應(yīng)急方案任何會(huì)議的開展，無論籌備方案多么詳細(xì)，仍可能會(huì)有些緊急的和意外的事件發(fā)生，

8、它們將使會(huì)議出現(xiàn)混亂，因此企業(yè)秘書人員在會(huì)議開始前應(yīng)制定出應(yīng)急方案。方案內(nèi)容應(yīng)包括人員、場(chǎng)地、設(shè)備、資料、健康與安全問題及行為問題。企業(yè)秘書應(yīng)在會(huì)議應(yīng)急方案中將各種可能出現(xiàn)的情況作到責(zé)任落實(shí)到位。在制訂應(yīng)急方案中應(yīng)注意住宿安排要妥善。具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會(huì)人員的年齡、性別、健康狀況以及房間條件統(tǒng)籌安排，還應(yīng)注意的一點(diǎn)是要盡量避免少數(shù)民族與會(huì)人員的民族宗教禁忌。餐飲服務(wù)要周到，醫(yī)療衛(wèi)生工作要有備無患，交通保障應(yīng)落實(shí)到位，建立24小時(shí)的用車值班制度。會(huì)議通訊服務(wù)要力求標(biāo)準(zhǔn)、穩(wěn)定、可靠、迅速、注意保密。在休會(huì)期間娛樂生活需豐富多彩，企業(yè)秘書應(yīng)籌備舉辦一些電影觀摹、聯(lián)歡會(huì)、舞會(huì)，為與會(huì)人員提供交際

9、聯(lián)誼的機(jī)會(huì)和場(chǎng)所。最后，會(huì)議值班要制度健全，人員要堅(jiān)守崗位。（二）會(huì)間具體工作在進(jìn)行階段，要按照各自分工，做好會(huì)務(wù)工作和各項(xiàng)服務(wù)工作，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。1.簽到及入場(chǎng)工作與會(huì)人員在進(jìn)入會(huì)場(chǎng)一般要簽到，會(huì)議簽到是為了及時(shí)、準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)與會(huì)人數(shù)，便于安排會(huì)議工作。一般設(shè)有：簿式簽到、會(huì)議工作人員代為簽到、證卡簽到、座次表簽到、電腦簽到等方法。與會(huì)者報(bào)到時(shí)，企業(yè)秘書應(yīng)安排好接待人員做好查驗(yàn)證件、登陸個(gè)人信息、接受審查資料、發(fā)放文件、預(yù)收一定費(fèi)用、安排與會(huì)人員的住宿、引導(dǎo)與會(huì)者就座與保持會(huì)場(chǎng)秩序等的工作。2.會(huì)間秘書的相關(guān)工作在會(huì)議開展期間，企業(yè)秘書應(yīng)做到確認(rèn)與會(huì)人數(shù)，將其編組，做好會(huì)議記錄，會(huì)議發(fā)言

10、進(jìn)程，也應(yīng)適當(dāng)?shù)卮龠M(jìn)會(huì)議決議的形成，注意會(huì)議的保密工作。而會(huì)議記錄的內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議的概況、會(huì)議的進(jìn)程如發(fā)言情況、表決情況、會(huì)議結(jié)果等，會(huì)場(chǎng)情況如遲到早退等，會(huì)議記錄簽署會(huì)議發(fā)言則應(yīng)分為邀請(qǐng)相關(guān)人員發(fā)言以及與會(huì)人員自由發(fā)言討論兩重形式，使得會(huì)議內(nèi)容更為全面豐富。而會(huì)議的保密工作應(yīng)通過加強(qiáng)對(duì)與會(huì)者的教育，健全制度、人員管理、文件管理、設(shè)備管理等進(jìn)行。在休會(huì)期間，若是較長(zhǎng)時(shí)間的會(huì)議，企業(yè)秘書則需要安排一些娛樂節(jié)目作為調(diào)節(jié)，在安排活動(dòng)的過程中應(yīng)把握組織安排工作、娛樂設(shè)施的安全、娛樂經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。3.處理會(huì)中突發(fā)事件會(huì)中突發(fā)事件可分三類：人員問題、健康與安全問題、行為問題。企業(yè)秘書在處理人員問題時(shí)，若是演

11、講人不能按時(shí)到會(huì)可安排替代這或修改議程。處理健康與安全問題則應(yīng)組織專門安全小組負(fù)責(zé)加強(qiáng)會(huì)前安全檢查、安排好醫(yī)護(hù)人員以應(yīng)急，加強(qiáng)值班工作和應(yīng)急車輛的安排。而處理行為問題時(shí)，可對(duì)發(fā)言人進(jìn)行發(fā)言前的溝通，如行為不當(dāng)者可請(qǐng)其暫時(shí)離場(chǎng)。而一般情況下，企業(yè)秘書處理會(huì)中突發(fā)事件的程序?yàn)橄蝾I(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，啟動(dòng)會(huì)議應(yīng)急方案并實(shí)施，必要時(shí)向公共應(yīng)急機(jī)構(gòu)請(qǐng)求支援，最后則是向受害者及其家屬進(jìn)行安撫，與媒體溝通等。企業(yè)秘書處理善后工作時(shí)應(yīng)注意作到責(zé)任分工，落實(shí)到位。事例：已經(jīng)是晚上8點(diǎn)鐘了，天地公司的部門經(jīng)理會(huì)還在熱烈的氣氛中進(jìn)行。王副總正準(zhǔn)備進(jìn)行總結(jié)時(shí)，用力一揮手，不料剛剛續(xù)上茶水的茶杯被打翻了，開水全潑到了旁邊林葉的手上

12、，林葉被燙得跳了起來，就在大家驚呆時(shí)，總經(jīng)理秘書高翔迅速打開一瓶礦泉水澆在了林葉的手上，又馬上把她拉到洗手間用冷水沖洗，自己則回到辦公室拿來了一管燙傷藥給林葉敷上。然后安排了車派人把林葉送往醫(yī)院。王副總在一旁欣慰的看著，對(duì)高翔感到了十分的滿意。在這次的會(huì)中突發(fā)事件，高翔的果斷處理來自平時(shí)對(duì)工作要求的了解和豐富的生活常識(shí)。在辦公室內(nèi)備有一些應(yīng)急藥物，是一個(gè)企業(yè)秘書應(yīng)該想得到，辦得好的。（三）會(huì)后善后工作會(huì)議結(jié)束后，企業(yè)秘書應(yīng)及時(shí)做好會(huì)議文件的立卷歸檔工作，會(huì)議文件應(yīng)包括會(huì)議正式文件、參閱文件、發(fā)言稿、講話記錄等其他有關(guān)資料。安排與會(huì)人員離場(chǎng)，安排交通工具和行車路線，確保每個(gè)與會(huì)人員及時(shí)安全的離場(chǎng)

13、。企業(yè)秘書還應(yīng)及時(shí)進(jìn)行會(huì)務(wù)工作總結(jié)，檢查會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況，各個(gè)小組的分工執(zhí)行情況，將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合，以積累經(jīng)驗(yàn)，找出不足，不斷改進(jìn)會(huì)議的組織服務(wù)工作，獎(jiǎng)懲相關(guān)人員，并妥善解決會(huì)議的遺留問題，使會(huì)務(wù)工作圓滿結(jié)束。一般除機(jī)密性較強(qiáng)的會(huì)議外，企業(yè)秘書都需要將其此次的會(huì)議工作整理并發(fā)布新聞報(bào)道，進(jìn)行宣傳為公眾所知。還需要對(duì)會(huì)議進(jìn)行評(píng)估，有三方面：對(duì)會(huì)議組織者的評(píng)估，是根據(jù)會(huì)議主持人、會(huì)議發(fā)言人的表現(xiàn)情況，以及會(huì)議議程進(jìn)行的情況來進(jìn)行的；對(duì)與會(huì)中個(gè)人的評(píng)估是為了使與會(huì)者能夠更加了解自己的表現(xiàn)及需改進(jìn)的地方；對(duì)會(huì)議的成本評(píng)估，有時(shí)間成本、直接會(huì)議成本、效率損失成本。任何會(huì)議都需要進(jìn)行成本核

14、算，這是對(duì)企業(yè)管理者的一般要求，更是會(huì)議組織者必須掌握的一項(xiàng)工作責(zé)任。沒有經(jīng)費(fèi)預(yù)算、不計(jì)成本投入多少的會(huì)議，即使效果再好，也會(huì)對(duì)企業(yè)造成不必要的浪費(fèi)。三現(xiàn)代企業(yè)秘書提高會(huì)議管理能力的途徑對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)秘書會(huì)議管理能力的培養(yǎng)，可以從加強(qiáng)學(xué)習(xí)、崗位培訓(xùn)、工作中的實(shí)踐這三方面進(jìn)行。（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)由于現(xiàn)代大多企業(yè)會(huì)務(wù)工作內(nèi)容十分廣泛，并且會(huì)議的類型多種多樣。因此要做好會(huì)務(wù)工作，需要了解社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)的多學(xué)科知識(shí)，特別是管理學(xué)知識(shí)，掌握同本職工作相聯(lián)系的各方面的情況，使用各種為會(huì)議服務(wù)的設(shè)備要求企業(yè)秘書人員成為“通才”和“雜家”，能夠站在全局的角度觀察與考慮問題，這就要求企業(yè)秘書應(yīng)具備更高的素質(zhì)及會(huì)議

15、管理技能。因此企業(yè)秘書人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，這主要是抓好思想政治學(xué)習(xí)和各項(xiàng)業(yè)務(wù)技能知識(shí)的學(xué)習(xí)。加強(qiáng)思想政治學(xué)習(xí)是培養(yǎng)企業(yè)秘書工作的使命感和責(zé)任感的基礎(chǔ)，而學(xué)習(xí)各項(xiàng)業(yè)務(wù)技能知識(shí)，是使自己能更好地駕馭本職工作的關(guān)鍵，起到領(lǐng)導(dǎo)的助手作用，做到遵從領(lǐng)導(dǎo)指示，以配合領(lǐng)導(dǎo)做好各項(xiàng)工作。加強(qiáng)學(xué)習(xí)可采取多種形式，如請(qǐng)專家做演講、收看電視講座、組織學(xué)習(xí)討論等。并且，企業(yè)秘書應(yīng)通盤了解會(huì)議業(yè)務(wù)的種類及要求，熟悉會(huì)議管理的各種技能，并加強(qiáng)會(huì)議管理技能的學(xué)習(xí)，培養(yǎng)自身的會(huì)議管理策劃、協(xié)調(diào)溝通、組織協(xié)作等技能，通過這些能力的加強(qiáng)學(xué)習(xí)及鞏固，形成比較扎實(shí)的會(huì)議管理技能基礎(chǔ)，為實(shí)踐中的會(huì)議管理做好鋪墊。（二）崗位培訓(xùn)崗位培訓(xùn)是

16、結(jié)合一定的職業(yè)要求對(duì)企業(yè)秘書人員進(jìn)行會(huì)議管理技能的培訓(xùn)。面對(duì)著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，科技的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)的會(huì)議管理模式也在發(fā)生著改變，傳統(tǒng)的會(huì)議模式已經(jīng)逐漸為電子化的會(huì)議管理模式所取代，如電話會(huì)議、視頻會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等的遠(yuǎn)程會(huì)議。會(huì)議模式的轉(zhuǎn)變意味著新型會(huì)議模式的到來。而現(xiàn)代企業(yè)秘書應(yīng)該在傳統(tǒng)會(huì)議管理基礎(chǔ)上加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)會(huì)議管理能力的培訓(xùn)，以適應(yīng)未來企業(yè)的發(fā)展。而通過能力的加強(qiáng)學(xué)習(xí)無論如何是不能夠完全掌握會(huì)議管理技能的精華，所以企業(yè)秘書人員可以通過崗位培訓(xùn)示范教學(xué)來通盤把握會(huì)議管理技能的要點(diǎn)。崗位培訓(xùn)可以邀請(qǐng)有關(guān)人員、專家示范，也可以通過大眾傳媒和現(xiàn)代化培訓(xùn)教學(xué)手段讓受崗位培訓(xùn)的企業(yè)秘書人員來學(xué)習(xí)，并

17、在培訓(xùn)模擬實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn)獲得能力的提高。（三）工作中的實(shí)踐通過加強(qiáng)學(xué)習(xí)基礎(chǔ)的鞏固，崗位培訓(xùn)的學(xué)習(xí)，最后是在真正工作中進(jìn)行實(shí)踐。企業(yè)秘書人員要真正掌握會(huì)議管理技能，就必須積極投入到工作實(shí)踐中去，通過在工作中的實(shí)踐來檢驗(yàn)和糾正在加強(qiáng)學(xué)習(xí)和崗位培訓(xùn)中得來的知識(shí)，并且通過在會(huì)議工作過程中實(shí)際運(yùn)用加強(qiáng)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)過程中所學(xué)得的各種知識(shí)經(jīng)驗(yàn)來提高能力，通過對(duì)整個(gè)會(huì)議進(jìn)程的策劃籌備組織來掌握對(duì)于企業(yè)秘書會(huì)議管理所應(yīng)具備的技能。會(huì)議是一種有組織有領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)，現(xiàn)代企業(yè)秘書人員應(yīng)要掌握較強(qiáng)的辦事能力和組織協(xié)調(diào)能力，較高的文字水平等能力，就必須通過在實(shí)際工作過程中獲得的經(jīng)驗(yàn)來達(dá)到這些能力的提高。只有通過工作實(shí)踐，才能鞏固自己所學(xué)，從而成為一名出色的企業(yè)秘書人員?，F(xiàn)代企業(yè)秘書提高會(huì)議管理技能的這幾種方法應(yīng)該相互聯(lián)結(jié)，相互彌合，在發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上相互支持，形成合力來加強(qiáng)企業(yè)秘書會(huì)議管理能力，達(dá)到能力的提高。加強(qiáng)基礎(chǔ)學(xué)習(xí)既不能架空于實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)之上，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)也不能沒有加強(qiáng)基礎(chǔ)學(xué)習(xí)作為后盾，兩者相輔相成，現(xiàn)代企業(yè)秘書應(yīng)該通過這些途徑來提高自身會(huì)議管理能力。四、結(jié)論綜上所述，我們可以了解會(huì)議工作在現(xiàn)代企業(yè)中的重要作用，許多企業(yè)進(jìn)行