做秘書的自我認(rèn)識(shí)充電要求

1、你在公司是領(lǐng)導(dǎo)“身邊”的人，看起來(lái)似乎冠冕堂皇，您是否也對(duì)以下問(wèn)題感到困惑：1、 不明確自己未來(lái)職業(yè)發(fā)展方向是什么？2、 想成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，卻不知道如何才能做得優(yōu)秀？3、 看著領(lǐng)導(dǎo)每日的繁忙，想輔助他做更多的工作，卻不知從何下手？4、 面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)，不知道自己在領(lǐng)導(dǎo)心目中的價(jià)值是多少？5、 領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，工作標(biāo)準(zhǔn)不明確？6、 工作中總是被動(dòng)，想主動(dòng)卻缺乏清晰的努力方向？對(duì)后勤工作缺乏基本的理論支持？7、 輔助領(lǐng)導(dǎo)的工作，很多時(shí)候不知道如何去行使權(quán)利；碰到“難纏”的下屬，不知道如何奠定自己的“領(lǐng)導(dǎo)”地位？領(lǐng)導(dǎo)催辦的工作，對(duì)方總是拖延，自己卻無(wú)力解決？8、 與領(lǐng)導(dǎo)工作中積累的各種社會(huì)資源，卻不知

2、道如何去利用？如何把握和領(lǐng)導(dǎo)的距離，心中沒(méi)底？9、 對(duì)公司的“潛”規(guī)則，不知該如何應(yīng)對(duì)？10、 對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的文書工作，卻不知如何把握其權(quán)重？諸如以上的問(wèn)題，都是每個(gè)行政管理者在工作中感到困惑的， 如何把握正確方向從而迅速提升自身職業(yè)素養(yǎng)，成了行政管理者亟待解決的問(wèn)題。課程收益明確各級(jí)行政管理人員的職業(yè)發(fā)展方向?qū)W會(huì)編寫自己的崗位說(shuō)明明確行政管理工作必須掌握的各種專業(yè)知識(shí)，學(xué)會(huì)奠定非領(lǐng)導(dǎo)的“領(lǐng)導(dǎo)“地位運(yùn)用流程化管理技能提升行政管理工作水平有效利用時(shí)間管理的工具，提高自身工作效率規(guī)范文檔管理為企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)揮重要作用提升的商務(wù)公文寫作技巧，提高駕馭文字的能力學(xué)習(xí)掌握會(huì)議的組織策劃和高效主持會(huì)議技巧了解商

3、務(wù)接待活動(dòng)中各項(xiàng)禮儀，體現(xiàn)企業(yè)良好形象課程大綱 curriculum introduction第一部分職業(yè)素養(yǎng)篇一、秘書 / 行政助理職業(yè)特性與素質(zhì)要求1、秘書 / 助理人員的自我角色定位初級(jí)秘書 / 助理：事務(wù)性文員中級(jí)秘書 / 助理：事務(wù)性文員協(xié)助管理高級(jí)秘書 / 助理：獨(dú)立管理事務(wù)處理視頻：為什么不提拔我？現(xiàn)場(chǎng)演示： “用什么方式說(shuō)話，永遠(yuǎn)比說(shuō)什么更重要” 2、優(yōu)秀秘書 / 助理人員的勝任素質(zhì)如何提升秘書/ 助理人員的素質(zhì)優(yōu)秀秘書與一般秘書的差異案例分析：對(duì)待崗位的三種不同觀點(diǎn)的人，命運(yùn)怎么就這么不一樣呢？第一種人認(rèn)為：初級(jí)秘書不就是端茶倒水，接聽(tīng)電話，就是個(gè)“萬(wàn)金油”角色；第二種認(rèn)為吃

4、年輕飯，混日子；第三種可是個(gè)有心人，知道腳下的路該怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。二、秘書 / 助理的職業(yè)生涯規(guī)劃1 、什么是職業(yè)生涯規(guī)劃？2、為何要進(jìn)行個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃？分析自我，確立人生的方向準(zhǔn)確評(píng)價(jià)個(gè)人特點(diǎn)和強(qiáng)項(xiàng)，在秘書/ 助理的職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)揮個(gè)人優(yōu)勢(shì)看到秘書 / 助理職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的前景，提供前進(jìn)的動(dòng)力小組討論：獲得員工成長(zhǎng)與企業(yè)績(jī)效的雙贏3、職業(yè)生涯規(guī)劃的簡(jiǎn)單步驟掌握 SWOT分析工具進(jìn)行自我分析運(yùn)用“ 5W提問(wèn)”法進(jìn)行自我分析 What I am? 我是什么樣的人？ What I want? 我想要什么？ What I can do?我能做什么？What fit I most?什么

5、是最適合我？What I can choose？我能夠選擇什么？走進(jìn)實(shí)戰(zhàn)：“我的命運(yùn)我把握，我的前途我做主?！边\(yùn)用 SWOT分析工具認(rèn)識(shí)自我三、秘書 / 助理商務(wù)禮儀規(guī)范1 、塑造良好的個(gè)人職場(chǎng)形象 著裝的 TOP原則 “拒絕”著裝敗筆著裝誤區(qū) 恰當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言 讓自己成為一個(gè)有素養(yǎng)的人案例：為什么不錄用我，我錯(cuò)在哪呢？2、基本商務(wù)禮儀辦公室禮儀接待禮儀電話禮儀與應(yīng)對(duì)技巧現(xiàn)場(chǎng)演示：如何著裝讓我更優(yōu)雅和自信四、辦公室5S 管理5S的概念推行 5S 的重要性如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作長(zhǎng)期有效地推動(dòng)5S 工作的注意事項(xiàng)和操作方法現(xiàn)場(chǎng)模擬：算一算人生有多少年在工作？良好的環(huán)境對(duì)我們有多重

6、要，分鐘快速掌握5S 技巧教會(huì)你5第二部分工作技能篇一、時(shí)間管理及工作統(tǒng)籌技巧時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理的原則目標(biāo)管理與80/20 法則緩急輕重的優(yōu)先管理個(gè)人時(shí)間與領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)間計(jì)劃與安排時(shí)間管理小竅門辦公室接待與電話處理上級(jí)的時(shí)間管理與安排自我情緒控制與壓力管理上司出差日程管理與工作計(jì)劃小組討論： “你一天的工作是怎么安排的？”我們每個(gè)人的生命就是通過(guò)時(shí)間來(lái)計(jì)算的。如果活到70 歲，你擁有25500 天。每人每天都有24 小時(shí)， 1440 分鐘， 86400 秒。人倒計(jì)時(shí)， 人的出生是偶然，但死亡是必然，如何管理你好你的時(shí)間，讓自己活出精彩？二、會(huì)務(wù)組織與管理成功組織會(huì)議的技巧組織階段的工作：會(huì)前

7、準(zhǔn)備會(huì)中協(xié)助會(huì)后整理會(huì)議座次安排的學(xué)問(wèn)練習(xí)：小組討論：如何協(xié)助召開(kāi)公司例會(huì)案例：如何應(yīng)對(duì)會(huì)議中的“漏洞”？三、信息、文檔管理與運(yùn)用1 、信息收集 信息工作的六個(gè)基本要求和三個(gè)訣竅 收集信息工作的三個(gè)訣竅 信息的查實(shí)及傳遞 信息的儲(chǔ)存與保密2、文檔管理文檔分類及儲(chǔ)存的工作規(guī)范文檔查閱及分裝的工作規(guī)范文檔銷毀及保密的工作規(guī)范案例：李秘書的返工引起的深思四、行政公文寫作技巧與處理實(shí)務(wù)1、行政公文寫作的基本要求2、行政公文的格式3、常用行政公文寫作及公文格式要素范例通用公文 ： 報(bào)告 請(qǐng)示 批復(fù) 函 決定 公告 通告事務(wù)公文： 工作計(jì)劃 工作總結(jié) 會(huì)議紀(jì)要禮儀文書： 請(qǐng)柬 介紹信 推薦信案例分享：請(qǐng)示

8、/ 報(bào)告混為一體撰寫初稿練習(xí)：通知/ 報(bào)告 / 總結(jié)三種具體文體的大綱如何寫一般：（ 1）看秘書的著裝，看是否著職業(yè)裝（2）辦公桌是否整潔、信函要分類放置（3）在打電話時(shí)， 注意： 電話要在鈴響三聲內(nèi)接電話要用禮貌用語(yǔ)，如您好等？上班時(shí)間不得占用電話聊天（4）保密：不能對(duì)好朋友泄密不能為了炫耀，泄密不能因?yàn)槔习宄茨?，賭氣泄密。（一）關(guān)于商務(wù)活動(dòng)中的簽字儀式注意：迎客：秘書在大門口迎接，領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議室等待迎接；客人應(yīng)坐在右邊；簽字廳應(yīng)整潔干凈； 簽字桌應(yīng)為長(zhǎng)桌，桌布應(yīng)為綠色； 實(shí)現(xiàn)應(yīng)準(zhǔn)備好簽字用具：如合同文本、 簽字筆、吸墨器等； 桌上要擺放雙方國(guó)旗；入座座位， 助簽人應(yīng)在主簽人的后面；其他隨從人

9、員的位置要注意；合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共飲香檳酒互相慶祝；最后談話要注意：不談?wù)?、宗教；不?wèn)婚否；身子預(yù)言：注意 OK 在不同國(guó)家的意思不同。（二）宴請(qǐng)注意：場(chǎng)地的選擇；點(diǎn)菜時(shí)要注意對(duì)方有無(wú)忌口；迎客的方式；入座的順序；關(guān)于在宴請(qǐng)的過(guò)程中出現(xiàn)的一些聊天注意事項(xiàng)；可能涉及到招標(biāo)書的準(zhǔn)備工作和投標(biāo)，注意其日期；秘書要為上司準(zhǔn)備好信息資料；電話保密工作；會(huì)議通知包括哪些內(nèi)容；管理上司日志時(shí)，若上司日志發(fā)生變化，則應(yīng)當(dāng)先調(diào)整上司日志，再調(diào)整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對(duì)方，并致歉?？荚嚧筇峁ㄈ┯嘘P(guān)商務(wù)旅行注意：做好出行

10、前的準(zhǔn)備，擬定出訪方案；包括意圖和目的，出訪時(shí)間、地點(diǎn)和路線，費(fèi)用情況和簡(jiǎn)單要求等。準(zhǔn)備好后要想上司匯報(bào)。召開(kāi)全體出訪人員預(yù)備會(huì)，給上司提醒。（四）有關(guān)溝通：可能員工家屬來(lái)鬧事秘書有無(wú)做到換位思考；耐心傾聽(tīng)； 秘書有無(wú)做到日常接待，如倒水等； 如果對(duì)方著急，秘書不可以急， 應(yīng)該有耐心；秘書在接待過(guò)程中要注意保密工作；與對(duì)方說(shuō)話時(shí)，不能出現(xiàn)有“讓我告訴你 的電話和地址 ”，即在未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，不能說(shuō)出領(lǐng)導(dǎo)的電話和地址。對(duì)方提出一些要求，秘書要向上級(jí)請(qǐng)示；若上級(jí)正在開(kāi)會(huì)或接待他人，秘書不能直接進(jìn)去向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)，而應(yīng)寫成便條形式，把領(lǐng)導(dǎo)叫出來(lái)匯報(bào)。 領(lǐng)導(dǎo)在未吱聲的情況下， 秘書不應(yīng)該說(shuō)出該如何如何決定

11、。秘書的職業(yè)道德秘書工作實(shí)踐中，人們可以體會(huì)到：最能體現(xiàn)秘書職業(yè)的行為是：1、上傳下達(dá)的說(shuō)話。2、撰寫公文、領(lǐng)導(dǎo)講話等文章。3、為領(lǐng)導(dǎo)或單位辦事。因此，秘書的職業(yè)道德也可以從他的言德、書德和行德中得到充分的體現(xiàn)。秘書的言德、書德、行德應(yīng)該包括哪些內(nèi)容呢。根據(jù)秘書工作的實(shí)踐，可以進(jìn)行這樣的概括和總結(jié)：1、言德。能直陳己見(jiàn)，實(shí)話實(shí)說(shuō)，而且言之有物，言之有據(jù)，言之有理，言而有信；不搞言之無(wú)物，言過(guò)其實(shí)和阿諛?lè)畛小?、書德。能秉筆直書，實(shí)事求是，有喜報(bào)喜，有憂報(bào)憂。不做表面文章，不搞文字游戲，不矯揉造作，不粉飾太平。3、行德。能令行禁止，有行必果，辦事扎實(shí)，待人誠(chéng)實(shí)，為人樸實(shí)，謙虛恭謹(jǐn)，禮讓客氣，自尊

12、、自愛(ài)、自重，甘當(dāng)配角，甘作綠葉，勇于奉獻(xiàn)，淡泊名利。簡(jiǎn)言之就是：勇于奉獻(xiàn)，淡泊名利，直陳己見(jiàn)，實(shí)事求是。一、忠于職守，自覺(jué)履行各項(xiàng)職責(zé)各行各業(yè)的工作人員，都要忠于職守，熱愛(ài)本職。這是職業(yè)道德的一條主要規(guī)范。作為秘書人員忠于職守就是要忠于秘書這個(gè)特定的工作崗位，自覺(jué)履行秘書的各項(xiàng)職責(zé)， 認(rèn)真輔助領(lǐng)導(dǎo)做好各項(xiàng)工作。要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，不擅權(quán)越位，不摻雜私念，不瀆職。二、服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀跟從領(lǐng)導(dǎo)，這是秘書人員職業(yè)性質(zhì)所決定的。作為領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀和助手， 應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖辦事，離開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)自行其是，別出心裁， 都是職業(yè)道德所不允許的。個(gè)人的積極性、 創(chuàng)造性只能在服從領(lǐng)導(dǎo)的前提下發(fā)揮(

13、更多地限于建議、獻(xiàn)策等方面) 。其中特別要注意，不能用個(gè)人不成熟的想法甚至情緒化的意見(jiàn)，去影響和干擾領(lǐng)導(dǎo)的工作及決策。當(dāng)好參謀，就是要發(fā)揮參謀作用，為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策。在領(lǐng)導(dǎo)決策民主化、 科學(xué)化的今天， 尤其要求秘書人員改變以往辦事即是稱職的舊觀念，要提高參謀意識(shí)和能力，明確不能出謀獻(xiàn)策者就不是好的秘書人員的新觀念。三、兢兢業(yè)業(yè)， 甘當(dāng)無(wú)名英雄兢兢業(yè)業(yè)， 甘當(dāng)無(wú)名英雄， 就是要求秘書人員埋頭苦干，任勞任怨。 秘書工作性質(zhì)，決定其工作主要是實(shí)干。要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作來(lái)展開(kāi)活動(dòng)，要求招之即來(lái)，來(lái)之能干，在具體而緊張的工作中，腳踏實(shí)地，密切聯(lián)系實(shí)際和群眾，不計(jì)個(gè)人得失，有著吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。四、謙

14、虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù)謙虛謹(jǐn)慎，應(yīng)是秘書人員應(yīng)具有的美德。秘書人員不能因?yàn)樵陬I(lǐng)導(dǎo)身邊工作而自命不凡、自以為是， 要平等地同各職能部門商量工作，虛心聽(tīng)取他們的意見(jiàn)，在工作中要善于協(xié)調(diào)矛盾，搞好合作。辦事要公道正派。秘書人員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)群眾都要一視同仁，秉公辦事，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來(lái)頭辦事情。只有公道正派的秘書人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。熱情服務(wù)。秘書人員要把為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為本單位各職能部門服務(wù)，為群眾服務(wù)當(dāng)作自己的神圣職責(zé)，要充分認(rèn)識(shí)自己所從事的工作所具有的重要作用。五、遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私遵紀(jì)守法、廉潔奉公，是秘書人員職業(yè)活動(dòng)能夠

15、正常進(jìn)行的重要保證。遵紀(jì)守法指的是秘書人員要遵守職業(yè)紀(jì)律和與職業(yè)活動(dòng)相關(guān)的法律、 法規(guī)。廉潔奉公是高尚道德情操在職業(yè)活動(dòng)中的重要體現(xiàn)，是秘書人員應(yīng)有的思想道德品質(zhì)和行為準(zhǔn)則。它要求秘書人員在職業(yè)活動(dòng)中要堅(jiān)持原則，不利用職務(wù)之便假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀取私利，不搞你給我一點(diǎn)“好處”，我回報(bào)你一點(diǎn)“實(shí)惠的所謂“等價(jià)交換”。要以國(guó)家、人民和本單位整體利益為重，自覺(jué)奉獻(xiàn)，不為名利所動(dòng)，以自己的實(shí)際行動(dòng)抵制和反對(duì)不正之風(fēng)。六、恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密秘書人員恪守信用，就是要遵守信用、遵守時(shí)間、遵守諾言，言必信，行必果。遵守時(shí)間，領(lǐng)導(dǎo)找秘書人員匯報(bào)工作，秘書人員不準(zhǔn)遲到。秘書人員自己安排的會(huì)議或會(huì)談，自己要事先到場(chǎng)，

16、并做好一切準(zhǔn)備工作。秘書人員要嚴(yán)格遵守諾言，一經(jīng)允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化，要事先說(shuō)明原因，使人信服。嚴(yán)守機(jī)密。秘書人員一個(gè)顯著的特點(diǎn)，是掌握的機(jī)密較多，因此，要求秘書人員必須具備嚴(yán)守機(jī)密的職業(yè)道德，自覺(jué)加強(qiáng)保密觀念。七、實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新實(shí)事求是。秘書人員要堅(jiān)持實(shí)事求是的工作作風(fēng)，一切從實(shí)際出發(fā)，理論聯(lián)系實(shí)際， 堅(jiān)持實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)。秘書工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都要求準(zhǔn)確、如實(shí)地反映客觀實(shí)際，從客觀存在的事實(shí)出發(fā)。秘書人員無(wú)論是搜集信息、匯報(bào)情況、 提供意見(jiàn)、擬寫文件，都必須端正思想，堅(jiān)持實(shí)事求是的原則。在工作中，切忌主觀臆斷、捕風(fēng)捉影，分析問(wèn)題必須從客觀實(shí)際出發(fā)，既不惟領(lǐng)該文章轉(zhuǎn)載自無(wú)憂考網(wǎng)：領(lǐng)導(dǎo)是聽(tīng)， 也不惟 “本本”是從。 勇于創(chuàng)新。現(xiàn)在各行各業(yè)的勞動(dòng)者，都在破除舊的觀念，勇于開(kāi)創(chuàng)新的工作局面。作為領(lǐng)導(dǎo)的助手秘書人員更應(yīng)具有強(qiáng)烈的創(chuàng)新意識(shí)和精神。 勇于創(chuàng)新， 要求不空談、 重實(shí)干，在思想上是先行者， 在實(shí)踐上是實(shí)干家， 不斷提出新問(wèn)題， 研究新方法， 走出新路子。八、刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想、科學(xué)文化素質(zhì) 各種不同的工作崗位對(duì)其工作人員都有相應(yīng)的素質(zhì)要求。作為新時(shí)期的秘書人員，這