北京12330分中心工作站信息管理系統(tǒng)建設(shè)需求

1、北京12330分中心工作站信息管理系統(tǒng)建設(shè)需求一、工作概述1.1 建設(shè)目標(biāo)信息管理系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)為： 1.建設(shè)一套完整的分中心工作站工作平臺(tái)，將分中心工作站的工作融入信息管理系統(tǒng)內(nèi)；2.分中心工作站通過(guò)信息管理系統(tǒng)的使用，不斷增強(qiáng)分中心工作站工作人員對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)及中心網(wǎng)站的關(guān)注度。1.2 建設(shè)原則根據(jù)信息管理系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)的功能和平臺(tái)總體構(gòu)架，結(jié)合機(jī)構(gòu)特性和業(yè)務(wù)需求，系統(tǒng)滿足：1.簡(jiǎn)單易用針對(duì)分中心工作站工作人員建設(shè)和內(nèi)容設(shè)計(jì)，完全基于Web的操作，所見(jiàn)即所得。通用的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，方便安裝和對(duì)操作人員水平要求低，容易實(shí)施和使用，只要會(huì)操作瀏覽器就可以使用信息管理系統(tǒng)。2.文件信息長(zhǎng)期保存對(duì)于分中心工作站

2、一段時(shí)間內(nèi)已經(jīng)結(jié)束的工作，將工作記錄、文件歸檔保存，歸檔內(nèi)容無(wú)法刪除與修改。3.多種格式保存信息管理系統(tǒng)提供多種類型文件的上傳與發(fā)送，同時(shí)提供部分內(nèi)容以在線填寫形式保存。4.信息傳送及時(shí)、準(zhǔn)確在信息管理系統(tǒng)內(nèi)傳送信息、文件，由于不涉及外部郵箱等其他因素，因此信息傳送要求即傳即到。5.歷史記錄可查詢對(duì)長(zhǎng)期保存的文件、信息可進(jìn)行查詢，并進(jìn)行簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì)，對(duì)文件資料可隨時(shí)進(jìn)行下載查看。二、系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)2.1 通知公告此功能初期只開(kāi)放北京12330向分中心工作站發(fā)布通知的功能，后期分中心工作站提出需求，也可以開(kāi)放分中心工作站發(fā)布通知的功能。通知類型分為：會(huì)議、培訓(xùn)、宣傳、計(jì)劃、總結(jié)、其他等，每個(gè)通知必須選

3、擇一個(gè)類型。發(fā)布通知需填寫主題（如：關(guān)于XXXX工作的通知）、摘要、工作要求，同是上傳通知的電子文件。通知正文以PDF、Word、Excel和圖片格式上傳，一個(gè)通知可包含1 個(gè)正文和多個(gè)附件。發(fā)布通知時(shí)默認(rèn)向全部分中心工作站發(fā)送提醒信息，也可自由選擇向部分分中心工作站發(fā)送提醒信息，北京12330可以看到分中心工作站的查收情況。設(shè)計(jì)模型如下：通知公告頭部尾部通知公告 報(bào)送文件 文件查詢 歡迎XXX登錄 待辦工作X 退出通知公告全部通知會(huì)議通知培訓(xùn)通知宣傳活動(dòng)工作計(jì)劃工作總結(jié)其他會(huì)議通知關(guān)于XXXXXXXX的通知 X年X月X日關(guān)于XXXXXXXX的通知 X年X月X日關(guān)于XXXXXXXX的通知 X年

4、X月X日關(guān)于XXXXXXXX的通知 X年X月X日關(guān)于XXXXXXXX的通知 X年X月X日關(guān)于XXXXXXXX的通知 X年X月X日關(guān)于XXXXXXXX的通知 X年X月X日首頁(yè)>通知公告>會(huì)議通知發(fā)布通知頭部通知公告 報(bào)送文件 文件查詢 歡迎XXX登錄 待辦工作X 退出通知公告全部通知會(huì)議通知培訓(xùn)通知宣傳活動(dòng)工作計(jì)劃工作總結(jié)其他發(fā)布通知通知主題上傳附件通知說(shuō)明（摘要或要求）發(fā)送提醒（默認(rèn)只顯示全選選項(xiàng)，并已選中；取消全選時(shí)出現(xiàn)分中心工作站列表，單獨(dú)進(jìn)行勾選）首頁(yè)>通知公告>會(huì)議通知>發(fā)布通知尾部分中心工作站列表（全選時(shí)隱藏）通知類型：會(huì)議、培訓(xùn)、宣傳、計(jì)劃、總結(jié)、其他

5、保存信息：主題、類型、通知說(shuō)明、發(fā)布人（用戶姓名）、發(fā)布時(shí)間、附件、分中心工作站閱讀狀態(tài)；查看通知頭部通知公告 報(bào)送文件 文件查詢 歡迎XXX登錄 待辦工作X 退出通知公告全部通知會(huì)議通知培訓(xùn)通知宣傳活動(dòng)工作計(jì)劃工作總結(jié)其他關(guān)于XXXXXXXXXX的通知通知說(shuō)明附件： （以下內(nèi)容僅北京12330可見(jiàn)）送達(dá)及查收狀態(tài)（顯示全部發(fā)送的分中心工作站，突出顯示已查收的形式如下表）工作站1工作站2工作站3工作站4工作站5工作站6工作站7工作站8工作站9工作站10工作站11工作站12首頁(yè)>通知公告>會(huì)議通知>關(guān)于XXXXXXXXXX的通知尾部2.2 報(bào)送文件北京12330及分中心工作站均

6、可訪問(wèn)此功能，只開(kāi)放北京12330與分中心工作站之間相互傳送文件，不開(kāi)放分中心工作站之間相互傳送。報(bào)送文件類型分為：企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)臺(tái)賬、咨詢和走訪記錄、工作總結(jié)、網(wǎng)站信息等。各類型文件按舉報(bào)投訴部具體要求提示按月/季度或即時(shí)上報(bào)。報(bào)送文件類型可以在臺(tái)后設(shè)置手動(dòng)添加，同時(shí)定義報(bào)送周期和模板。以咨詢記錄為例進(jìn)行說(shuō)明，咨詢記錄按要求應(yīng)每月以Excel形式上傳一次。咨詢記錄首頁(yè)上半部提供咨詢記錄表模板的下載鏈接，顯示從當(dāng)月起，前12個(gè)月的上傳狀態(tài)突出顯示已上傳的月份；下半部顯示各月上傳文件的查看鏈接。咨詢記錄上傳頁(yè)面中需填寫主題內(nèi)容、文件所屬月份、文件說(shuō)明（選填）、附件文件、提醒信息等。其他類型功能與上

7、述內(nèi)容基本相同。設(shè)計(jì)模型如下：報(bào)送文件瀏覽頭部通知公告 報(bào)送文件 文件查詢 歡迎XXX登錄 待辦工作X 退出報(bào)送文件企業(yè)臺(tái)賬咨詢記錄模板下載：XXXXXXXXXXXXXXXXXX報(bào)送狀態(tài)：（按月上報(bào)的顯示前12個(gè)月情況，按季度上報(bào)的顯示前4個(gè)季度情況，以上報(bào)的突出顯示，點(diǎn)擊已上報(bào)月份打開(kāi)當(dāng)月上報(bào)的信息，點(diǎn)擊未上報(bào)月份打開(kāi)上報(bào)頁(yè)面。以按月上報(bào)，2014年9月為例）2013.92013.102013.112014.62014.72014.8（北京12330訪問(wèn)時(shí)增加一項(xiàng)“各分中心工件站報(bào)送狀態(tài)”鏈接，點(diǎn)擊后打開(kāi)新頁(yè)面，按上述例子顯示全部分中心工作站報(bào)送狀態(tài)。）北京12330訪問(wèn)時(shí)顯示按分中心工作站

8、進(jìn)行篩選的選項(xiàng)。報(bào)送文件列表主題報(bào)送人報(bào)送時(shí)間【2014.7】XXXXXXX咨詢記錄XX2014-8-10【2014.5】XXXXXXX咨詢記錄XXX2014-6-6（各分中心工作站訪問(wèn)時(shí)顯示，自己工作站的報(bào)送列表；北京12330訪問(wèn)時(shí)顯示全部報(bào)送列表，并增加工作站名稱顯示。）首頁(yè)>上報(bào)文件>咨詢記錄尾部北京12330訪問(wèn)時(shí)顯示按分中心工作站篩選的選項(xiàng)。分中心工作站報(bào)送文件報(bào)送周期工作總結(jié)每半年，按通知時(shí)間企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)臺(tái)賬每半年，按通知時(shí)間咨詢和走訪記錄每月月工作情況每月文件類型：工作總結(jié)、企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)臺(tái)賬、咨詢和走訪記錄、月工作情況保存信息：主題、文件類型、文件所屬月份、說(shuō)明、附

9、件、報(bào)送人、所屬分中心工作站、報(bào)送時(shí)間、提醒信息（含說(shuō)明）報(bào)送文件頭部通知公告 報(bào)送文件 文件查詢 歡迎XXX登錄 待辦工作X 退出報(bào)送文件企業(yè)臺(tái)賬咨詢記錄模板下載：XXXXXXXXXXXXXXXXXX2013.92013.102013.112014.62014.72014.8首頁(yè)>上報(bào)文件>咨詢記錄尾部主題： （可自動(dòng)生成）文件時(shí)間： 年 月（按季度報(bào)送時(shí)顯示季度）附件： （可傳多個(gè)文件）說(shuō)明：是否發(fā)收提醒信息：是/否 （默認(rèn)為是，接收為北京12330）企業(yè)臺(tái)賬、月工作情況等基本相同對(duì)于總結(jié)等非周期報(bào)送的文件，可不顯示報(bào)送情況。2.3 工作記錄此功能主要由分中心工作站進(jìn)行操作，北

10、京12330可隨時(shí)查看已完成和正在進(jìn)行的工作。對(duì)分中心工作站組織的持續(xù)一段時(shí)間的工作進(jìn)記錄，以培訓(xùn)為例，記錄內(nèi)容可包括：培訓(xùn)方案、培訓(xùn)通知、培訓(xùn)名單等。一項(xiàng)工作創(chuàng)建以后，可能多次添加、修改內(nèi)容，工作結(jié)束后提交全部文檔，已提交的內(nèi)容不能再進(jìn)行修改。設(shè)計(jì)模型如下:工作記錄操作流程：瀏覽-創(chuàng)建-填寫基本信息-上傳必要文檔-工作完成提交頭部通知公告 報(bào)送文件 文件查詢 歡迎XXX登錄 待辦工作X 退出工作記錄培訓(xùn)座談宣傳其他首頁(yè)>工作記錄尾部X月X日XXXXXXXXXXXXXX（未完成）2014.X.XX月X日XXXXXXXXXXXX（已完成）2014.X.XX月X日XXXXXXXXXXXXXX

11、XXXX（已完成）2014.X.XX月X日XXXXXXXXXXXXXX（已完成）2014.X.X工作類型：培訓(xùn)、座談、宣傳、其他保存信息：主題、類型、分中心工作站聯(lián)系人、所屬分中心工作站、北京12330聯(lián)系人、日期、內(nèi)容、邀請(qǐng)嘉賓、參與人員、附件新建工作記錄頭部通知公告 報(bào)送文件 文件查詢 歡迎XXX登錄 待辦工作X 退出工作記錄培訓(xùn)座談宣傳其他首頁(yè)>工作記錄>新建記錄尾部主題：類型：(培訓(xùn)、座談、宣傳、其他)工作站聯(lián)系人：北京12330聯(lián)系人：預(yù)計(jì)日期：XXXXXXXXXXXX上午/下午/晚間/全天（選擇某一日期后，動(dòng)態(tài)提示前后幾天各分中心工作站已準(zhǔn)備開(kāi)展的工作。）內(nèi)容：邀請(qǐng)嘉賓

12、：參與人員：保存記錄增加文件頭部通知公告 報(bào)送文件 文件查詢 歡迎XXX登錄 待辦工作X 退出工作記錄培訓(xùn)座談宣傳其他首頁(yè)>工作記錄>新建記錄尾部主題：類型：(培訓(xùn)、座談、宣傳、其他)工作站聯(lián)系人：北京12330聯(lián)系人：預(yù)計(jì)日期：XXXXXXXXXXXX上午/下午/晚間/全天（選擇某一日期后，動(dòng)態(tài)提示前后幾天各分中心工作站已準(zhǔn)備開(kāi)展的工作。）內(nèi)容：邀請(qǐng)嘉賓：參與人員：保存修改 上傳文件 完成工作附件：（可上傳多個(gè)，已上傳的文件在工作結(jié)束前可以刪除或替換）2.4 文件查詢北京12330及分中心工作站都提供此功能，北京12330在查詢功能中比分中心工作站增加一項(xiàng)分中心工作站的篩選選項(xiàng)。

13、不同類型的報(bào)送文件在各自報(bào)送功能的首頁(yè)中進(jìn)行設(shè)計(jì)，如：咨詢記錄的查詢功能在咨詢記錄首頁(yè)中進(jìn)行設(shè)計(jì)。單獨(dú)設(shè)計(jì)文件綜合查詢功能，對(duì)各類報(bào)送文件、工作記錄中的文件進(jìn)行查詢，查詢條件包括：時(shí)間、關(guān)鍵詞、文件名稱等。對(duì)通知文件的查詢結(jié)果中顯示對(duì)應(yīng)的通知類型（會(huì)議、培訓(xùn)等），報(bào)送文件的查詢結(jié)果中顯示對(duì)應(yīng)的文件類型（咨詢記錄、企業(yè)臺(tái)賬等）。報(bào)送文件模塊中新增的文件類型應(yīng)具備相應(yīng)的查詢功能，綜合查詢功能中也應(yīng)支持對(duì)新增文件類型的查詢。設(shè)計(jì)模型如下：對(duì)報(bào)送文件的查詢功能嵌入到相應(yīng)功能中，不設(shè)計(jì)單獨(dú)頁(yè)面。文件綜合查詢頭部通知公告 報(bào)送文件 文件查詢 歡迎XXX登錄 待辦工作X 退出文件查詢首頁(yè)>文件查詢尾部

14、查詢條件：工作站、時(shí)間、文件類型、關(guān)鍵詞（主題、說(shuō)明、文件名等）查詢結(jié)果通知X條 XXXXXXX通知2014-X-X報(bào)送文件X條網(wǎng)站信息X條工作記錄X條2.5 待辦工作提醒北京12330及分中心工作站都提供此功能。待辦工作包括：未查收的信息或文件、未完成的工作記錄（如工作站組織的培訓(xùn)等）、按周期報(bào)送但未報(bào)送的文件等。收件人的信息或文件查收狀態(tài)可反饋給發(fā)件人（系統(tǒng)自動(dòng)）。待辦工作提醒位置：一級(jí)導(dǎo)航欄目后面（實(shí)時(shí)）、登錄后的首頁(yè)。待辦工作提醒功能首頁(yè)中顯示全部未查收、未完成的內(nèi)容。未查收提醒只顯示未查收的內(nèi)容（通知提醒等），已收到信息中顯示全部收到的信息，突出顯示未查收的內(nèi)容（與郵箱的顯示方式相似

15、）。未完成工作顯示工作記錄模塊中尚未完成的工作提醒信息，通過(guò)提醒信息可直接鏈接到對(duì)應(yīng)的工作記錄中，工作完成后不再提示。未報(bào)送信息顯示報(bào)送文件模塊中需按周期報(bào)送但未及時(shí)報(bào)送文件的提醒信息，通過(guò)提醒信息可直接鏈接到對(duì)應(yīng)的文件報(bào)送功能中，文件報(bào)送完成后不再提示。設(shè)計(jì)模型如下：待辦工作提醒頭部通知公告 報(bào)送文件 文件查詢 歡迎XXX登錄 待辦工作X 退出待辦工作提醒未查收信息已收到信息已發(fā)送信息未完成工作未報(bào)送信息首頁(yè)>待辦工作提醒>已收到信息尾部主題 發(fā)送人 時(shí)間XXXXXXXX（未查收）XXX工作站XXXX 2014-X-XXXXXXXXX（未查收）XXX工作站XXXX 2014-X-

16、XXXXXXXXXXXX工作站XXXX 2014-X-XXXXXXXXXXXX工作站XXXX 2014-X-XXXXXXXXXXXX工作站XXXX 2014-X-X查看提醒信息頭部通知公告 報(bào)送文件 文件查詢 歡迎XXX登錄 待辦工作X 退出待辦工作提醒未查收信息已收到信息已發(fā)送信息未完成工作未報(bào)送信息首頁(yè)>待辦工作提醒>已收到信息尾部主題發(fā)送人發(fā)送時(shí)間相關(guān)鏈接（通知鏈接、報(bào)送文件鏈接等）2.6 政策法規(guī)查詢匯總知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)法律法規(guī)，為分中心工作站工作人員日常工作提供幫助。以知識(shí)產(chǎn)權(quán)類型作為分類標(biāo)準(zhǔn)，顯示方式為文字顯示試，可提供附件下載。2.7 工作互動(dòng)為北京12330及分中心工作

17、站用戶提供工作溝通、問(wèn)題討論、心得交流等的互動(dòng)功能，功能形式可借鑒網(wǎng)絡(luò)聊天室的形式。2.8 后臺(tái)管理后臺(tái)管理中可添加新分中心工作站、分配新用戶，考慮到信息的完整性，已分配的用戶不再使用系統(tǒng)后，只能關(guān)閉不能刪除，對(duì)于已關(guān)閉的用戶將無(wú)法再登錄。對(duì)上報(bào)文件的類型，可以動(dòng)態(tài)增加，并支持報(bào)送周期、模板文檔等設(shè)置功能。對(duì)已填寫或報(bào)送的信息，無(wú)法進(jìn)行更改，出現(xiàn)嚴(yán)重錯(cuò)誤時(shí)需由北京12330用戶進(jìn)行刪除，刪除后的內(nèi)容進(jìn)入回收站，而不徹底刪除。設(shè)計(jì)模型如下：后臺(tái)管理頭部通知公告 報(bào)送文件 文件查詢 歡迎XXX登錄 待辦工作X 退出后臺(tái)管理工作站管理人員管理上報(bào)文件類型數(shù)據(jù)庫(kù)備份回收站首頁(yè)>后臺(tái)管理尾部北京12330及系統(tǒng)管理都可訪問(wèn)工作站、人員管理、上報(bào)文件類型功能；數(shù)據(jù)庫(kù)備份、回收站只有系統(tǒng)管理能訪問(wèn)。上報(bào)文件類型頭部通知公告 報(bào)送文件 文件查詢 歡迎XXX登錄 待辦工作X 退出后臺(tái)管理工作站管理人員管理上報(bào)文件類型數(shù)據(jù)庫(kù)備份回收站首頁(yè)>后臺(tái)管理>上報(bào)文件類型