英文郵件(商務(wù))格式及常用語(yǔ)

1、僅供個(gè)人參考For personal use only in study and research; not forcommercial use英文郵件（商務(wù)）格式及常用語(yǔ)I郵件主題： .主題（Subject）框的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個(gè)單詞，如greetings ；長(zhǎng)的可以是一個(gè)名詞性短語(yǔ)，也可以是完整句，但長(zhǎng)度一般不超過(guò)35個(gè)字母。YES : Supplier training ；NO : professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太長(zhǎng)） 主題框的內(nèi)容切忌含

2、糊不清。NO :像 News about the meeting這樣的表達(dá)；YES : 應(yīng)改為 Tomorrow's meeting canceled。一般來(lái)說(shuō)，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可；另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個(gè)字母的介詞、連接詞和冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫。YES : New E-mail Address Notification; Detailed calculationNO : detailed calculation .視信的內(nèi)容是否重要，還可以在開(kāi)頭加上URGENT或者FYI （ For Your In formation供參考），如

3、:URGENT : Submit your report today!U稱呼：Dear xx（人名）,或者Dear Mr./Ms. xx（姓）,一般正式的郵件這樣就OK 了，如果和你非常熟悉的人，也可以直呼其名；然后空一行換行，頂格寫，不用空格。川正文：.郵件第一段開(kāi)頭可以說(shuō)到自己是誰(shuí)（This isX人名）from X公司名），也可以不說(shuō)；.感謝讀者是郵件開(kāi)場(chǎng)白的好辦法。感謝您的讀者能讓對(duì)方感到咼興，特別是之后你有事 相求的情況下會(huì)很有幫助。.Tha nk you for con tacti ng us.如果有人寫信來(lái)詢問(wèn)公司的服務(wù)，就可以使用這句句子開(kāi)頭，向他們對(duì)公司的興趣表示感謝。.Th

4、a nk you for your prompt reply.當(dāng)一個(gè)客戶或是同事很快就回復(fù)了你的郵件，一定記得要感謝他們；如果回復(fù)并不及時(shí)，只要將“ prompt”除去即可，你還可以說(shuō)，“ Tha nk you for gett ing back to me.”.Tha nk you for providi ng the requested in formatio n.如果你詢問(wèn)某人一些信息，他們花了點(diǎn)時(shí)間才發(fā)送給你，那就用該句表示你仍然對(duì)他們的付出表示感激。.Tha nk you for all your assista nee. 如果有人給了你特別的幫助，那一定要感謝他們！ 如果你想對(duì)他們

5、表示特別的感激，就用這個(gè)句子，“I truly appreciate for your help inresolvi ng the problem. ”.Tha nk you raisi ng your con cerns.就算某個(gè)客戶或是經(jīng)理寫郵件給你對(duì)你的工作提出了一定的質(zhì)疑，你還是要感謝他們。這樣你能表現(xiàn)出你對(duì)他們的認(rèn)真態(tài)度表示尊重及感 激。同時(shí)，你也可以使用，“Tha nk you for your feedback. ”.正文中，段與段之間也是空一行，再頂格寫。注意：正文的內(nèi)容你需要注意5C原則：Clear（信息明了）、Complete（內(nèi)容完整卜Correct（準(zhǔn)確無(wú)誤卜Conci

6、se（簡(jiǎn)明扼要）、Courteous（禮貌周到）.正文中的人稱選擇：I, You, We等，如果郵件很長(zhǎng)的話，you的使用不能過(guò)多；I和We的區(qū)別是顯而易見(jiàn)的，生意上、客戶之間一般都是用 We,你是代表公司的；當(dāng)然該 用I表示你個(gè)人的時(shí)候還是要用I的，視具體情況而定。語(yǔ)氣和賓詞的運(yùn)用得當(dāng)能決定你的禮貌程度。如：NO: You will be pleased to lear n that you have bee n selected to serve on our advisory board. Your prompt response will be appreciated.（好像欠你一樣

7、）YES: I am pleased that our board has selected you as the best qualified can didate to serve on our advisory board. I hope you 'lagree to serve.（ 這就友善多了 ）不用你來(lái)判斷我呀）NO: Your book was well written and comprehensive.（YES: I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my question

8、s about performanee appraisals.（客氣一點(diǎn),人家受落）.切忌主客不分或模糊不得用于商業(yè)用途僅供個(gè)人參考例子： Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.應(yīng)改為： Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include$40,000 for new equipment. (We 我們是主語(yǔ) , 不是 re

9、port 。 ) . 句子不要凌碎例子：He decided not to audit the last ten con tracts. Because of our previous objecti ons about compliance. 應(yīng)該連在一起。 . 結(jié)構(gòu)對(duì)稱，令人容易理解。例子 : The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.應(yīng)改為： The owner questioned t

10、he occupant's lease intentions and ink alterations of the contract. . 單復(fù)數(shù)不要搞亂，不然會(huì)好刺眼，看不舒服。例如： An authorized person must show that they have security clearance. .動(dòng)詞主詞要呼應(yīng)。想想這兩個(gè)分別：1) This is one of the public-relations functions that is under budgeted.2) This is one of the public-relations function

11、s, which are under budgeted. .時(shí)態(tài)和語(yǔ)氣不要轉(zhuǎn)變太多?？瓷虅?wù)英語(yǔ)已經(jīng)是苦事，不要浪費(fèi)人家的精力啊。 .選詞正確像 affect 和 effect ， operative 和 operational 等等就要弄清楚才好用啦。地址上的數(shù)字直接用阿拉伯?dāng)?shù)字，除了 One,例子：127 Ninth Avenue, North127 E. 15 Street5 Park AvenueOne Wingren PlazaW結(jié)尾：. 結(jié)尾的常用語(yǔ)不得用于商業(yè)用途僅供個(gè)人參考）f you have any questi on or suggesti on, please feel

12、free to con tact me. / Anyquesti on or suggesti on, please feel free to con tact me.很常用的結(jié)尾，正文中不用說(shuō)的非常詳細(xì)，顯得冗余，可以這樣結(jié)尾，他不懂的或者建議，可以聯(lián)系你。.Thank you for your help and your valuable time again. / I appreciate again for your atte ntion and time.結(jié)尾的感謝用語(yǔ).I am looking forward to hearing from you soon. / Looking

13、forward to hearing fromyou soon.期待收信人的盡快回復(fù)，這樣的寫法很常用，”oon ”就足可以表示“盡快”的意思，不要用”s quickly as you can "這樣生硬的短語(yǔ)，像是在下命令，很不禮貌。.Tha nk you for your kind cooperatio n.如果你需要讀者幫助你做某事，那就先得表示感謝。.Tha nk you for your atte ntion to this matter.與以上的類似，本句包含了你對(duì)對(duì)方將來(lái)可能的幫助表示感謝。.Tha nk you for your un dersta ndi ng.如果

14、你寫到任何會(huì)對(duì)讀者產(chǎn)生負(fù)面影響的內(nèi)容那就使用這句句子吧。.Tha nk you for your con siderati on.如果您是在尋求機(jī)會(huì)或是福利，例如你在求職的話，就用這封郵件結(jié)尾。（8）.Tha nk you aga in for everythi ng you've done.這句句子可以用在結(jié)尾，和以上有所不同。如果你在郵件開(kāi)頭已經(jīng)謝過(guò)了讀者，你就可以使用這句話，但是因?yàn)樗麄兊膸椭?你可以著重再次感謝你們的付出。.在署名自己的之前的客套話.正式一點(diǎn)的，客戶、公司之間的：Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,.

15、一般的就 OK，如：Best Regards, Thanks and Best Regards, Sincerely yours,Yours sincerely, Sin cerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,然后空一行換行，你的名字、聯(lián)系方式，公司的名字、聯(lián)系方式、Logo等。V檢查在寫完郵件后，先忍住，不要著急點(diǎn)發(fā)送按鈕，檢查一下，就幾十秒或者一兩分鐘的時(shí)間。 .注意人稱，時(shí)態(tài)，語(yǔ)法，名詞單復(fù)數(shù)等細(xì)節(jié) .內(nèi)容大概用5C原則檢查一下，現(xiàn)在的工作中用到的郵件一般都不會(huì)很長(zhǎng)。 注意：這是個(gè)人推薦的一種英文書寫方式（段與段之間空一行，頂格寫）與段之間可以不用空一行，但是每段開(kāi)頭都要縮進(jìn)4個(gè)字符，類似于中文的書寫方式，這種方式也是沒(méi)有錯(cuò)誤的，只是看個(gè)人的喜好。不得用于商業(yè)用途僅供個(gè)人用于學(xué)習(xí)、研究；不得用于商業(yè)用途For personal use only in study and research; not for commercial use.Nur f u r den pers?nlichen f u r Studien, Forschung