酒店會議宴會接待規(guī)程(doc 3頁)

1、高星級酒店制度與標準作業(yè)程序 編號：F&B/B/PRO/001內(nèi)容：會議宴會操作規(guī)程 部門：餐飲部生效日期：200x/01/1 批準：目的： 規(guī)范會議宴會操作程序,致力提高會議接待質(zhì)量及會議收入。程序： 5.1會議/宴會預(yù)定 5.1.1會議服務(wù)中心擔(dān)當人員接到預(yù)訂會議后,將以下項目登記在預(yù) 訂本上： 1）會議日期 2）會議時間 3）客戶信息 4）大致形式 5）預(yù)訂場地 6）預(yù)訂日期 7）擔(dān)當人姓名。 5.1.2預(yù)訂完成后,與客戶洽談價格,并確定會議細目。 1）如客戶尚處于待定狀態(tài),在預(yù)訂本上注明待定,用“P”表示; 如客戶處于確認狀態(tài),在預(yù)定本上注明“確認”,用“C”表 示；如“會議/

2、宴會安排通知單”已發(fā)派,則用“Eook”表示。 2）只有會議服務(wù)中心的員工才有權(quán)利在預(yù)訂本上登記各個項目, 或修改某個項目。除得到總經(jīng)理、副總經(jīng)理、駐店經(jīng)理或值 班經(jīng)理授權(quán)后,其它部門人員不得在預(yù)訂本上登記或修改任 何有關(guān)資料。 5.2會議/宴會契約簽訂和安排通知單的落實。 5.2.1將確認預(yù)訂的會議安排制成契約書,雙方簽字或蓋章生效。根 據(jù)每個會議客戶的實際情況,不作硬性要求簽約契約。契約書 包括以下內(nèi)容： 會議/宴會舉辦方名稱 會議/宴會名稱 會議/宴會日程 住房安排 場地安排 場租 場地布置 器材要求 餐飲安排 餐飲標準 飲料安排 菜單安排 結(jié)算 取消條款 頁數(shù)：1/3 編號：F&

3、;B/B/PRO/001 5.2.2根據(jù)洽談的確定事項制定會議/宴會通知單,會議/宴會安排通知單中詳細記錄會議/宴會名稱、日期、人數(shù)等內(nèi)容及各相關(guān)部門需配合的細節(jié),包括： 1）宴會部工作細節(jié) 2）宴會廳工作細節(jié) 3）工程部工作細節(jié) 4）管家部工作細節(jié) 5）中廚房工作細節(jié) 6）西廚房工作細節(jié) 7）前廳部工作細節(jié) 8）安全部工作細節(jié) 9）美工部工作細節(jié) （根據(jù)每個活動的具體情況,以上如不涉及工作支持的部門可以忽略） 5.2.3會議/宴會安排通知單制成后,交會議服務(wù)中心經(jīng)理審核簽發(fā),分派至此次活動中需給予配合的相關(guān)部門。 5.2.4為保證各相關(guān)部門提早安排人力、物力等資源,會議中心每月1日、 10日

4、及20日分派十日預(yù)報表,此預(yù)報表由會議服務(wù)中心經(jīng)理簽發(fā), 但不必作存檔處理。5.3會議/宴會契約執(zhí)行 5.3.1收取定金1）宴會前一星期,需與客戶接洽使其將預(yù)付款交給飯店總臺收銀處。2）預(yù)付款一般為總額的30%。3）如果宴會取消,預(yù)付款不予退還。 4）如與客戶商定在會后一次性結(jié)清,需在會議/宴會編排通知單上注明 “現(xiàn)付”字樣,活動結(jié)束后由宴會部與客人結(jié)帳。 5.3.2更改 1）當對原宴會有改動時,這些改動必須在“宴會更改通知單”上注明。 2）更改單必須注上宴會日期、舉行地點以及所需改動的事項（詳見“宴會更改通知單”）。 3）更改單是用黃色紙,以示區(qū)別。 5.3.3取消 1）在宴會更改通知單取消

5、一欄注明此活動已取消。 2）在舉行48小時前取消,書面通知有關(guān)部門。 3）在舉行48小時內(nèi)取消,先口頭通知有關(guān)部門再書面通知。 4）劃去預(yù)定本上的登記。5.4活動進行中 5.4.1會見現(xiàn)場負責(zé)人 1）客人的認同對于贏得回頭客至關(guān)重要,雖然出色的服務(wù)和良好的環(huán)境是贏得回頭客的重要因素,但客人的認同卻是建立良好聲譽的首要因素。 2）在會議/宴會開始前30分鐘去活動舉行場地,擔(dān)當需會見和招呼客戶負責(zé)人,如有必要,會議服務(wù)中心經(jīng)理需親自在現(xiàn)場會見和招呼客人。 3）擔(dān)當人員需介紹負責(zé)此次活動的服務(wù)部門主管給客戶。 4）服務(wù)部門主管和客戶一同查看一遍會議/宴會編排表,確保無遺漏。 5.4.2在會議進行過程中,會議服務(wù)中心擔(dān)當須時刻待命,客人保持 頁數(shù)：2/3 編號：F&B/B/PRO/001 聯(lián)系,解決突發(fā)事件,確保會議順利舉行。 5.4.3消費十萬以上的大型活動,會議服務(wù)中心經(jīng)理必須親自待崗,隨 時接受客人提出的要求或詢問客人的要求,協(xié)調(diào)客戶與各相關(guān)服 務(wù)部間的交流,并在確保飯店利益和原則的基礎(chǔ)上,盡量滿足客 戶需求。 5.5活動結(jié)束后 5.5.1會議服務(wù)中心擔(dān)當需在七個工作日內(nèi)向客人表示感謝并同時詢 問客人意見。 5.5.2對會議/宴會消費在十萬