外貿跟單員手冊

1、外貿跟單員手冊外貿業(yè)務主要就是進行貨物的進出口交易。在這一系列講座中我們來了解一下貨物進出口的程序和跟單員所要做的工作。貨物的出口交易有兩種形式，一種通過外貿公司出口，另一種是自營出口。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產，出貨跟蹤，制單結匯等。今天我們先來看一下接單。一接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱，標的物的質量，數(shù)量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構成書面合同。1下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，fax，email或書面合同等方式。2接單的途徑：

2、交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用網站，等等。3接單的形式：在出口貿易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：（1） 合同（contract）：合同有銷貨合同（sales contract）和購貨合同（purchase contract）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。（2） 確認書（confirmation）：它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書（sales confirmation）和購貨確認書（purchase confirmation）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產等。而機器設備，大棕貿易的進

3、出口的合同則比較正規(guī)。還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。需要提的一點是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復，不能置之不理，否則算默認。4接單的程序：接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個環(huán)節(jié)。（1） 詢盤（inquiry）：又叫詢價。（2） 發(fā)盤（offer）：又叫發(fā)價。是買方或賣方向對方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業(yè)務中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。（3） 還盤（counter-offer）：又叫還價。（4） 接受（acceptance）：買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成

4、交易，訂立合同的一種確定的表示。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產，出貨跟蹤，制單結匯等。上次我們講了如何接單，接單之后就該審單了。 二審單：即審核合同1審單內容：確認產品名稱，規(guī)格，質量，數(shù)量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。2審單方法：（1）產品名稱，規(guī)格：審查產品代碼是不是自身的產品，與我們的產品資料能否對上號。有很多公司和企業(yè)產品名稱的代碼同時也代表了規(guī)格。（2）質量：也稱品質。是貨物的外觀形態(tài)和內在質量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。（3） 數(shù)量：應審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥，其計

5、量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當?shù)臋C動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2.5%，有的認為是5%。按跟單信用證統(tǒng)一慣例，信用證上如規(guī)定“約”字，應允許有不超過10%的增減幅度。（4）單價，總額的審查：1 客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對、總額有沒有加錯。 新客戶下單，要查看我們給他的報價。2 通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣（英鎊，港幣，歐元）。（5）價格條款的審查：出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：fob 船上交貨價（指裝運港的價格條件）c&f 運費付

6、至指定目地的交貨價cif 成本+保險費+運費（指目的港）價格（6）付款方式審查：a. 付款方式是否能接受？b. 支付的貨幣能否接受？（7）包裝要求的審查：a工廠的產品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？b客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？c客戶提供的包裝資料是否齊全？（內包裝，外包裝，標簽，說明書）內包裝：普合，白合，彩合，吸塑外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要的是嘜頭印刷。 （8）交貨期的審查跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達。交貨期一般應規(guī)定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短，可以是2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。 （9）交

7、貨方式的審查：運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運 （趕銷售），我們可要求客戶承擔多出部分的費用。關于樣品：要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。1 寄目錄，樣本：2 準備樣品。（1） 工廠現(xiàn)有的款式（2） 新款（3） 客戶來樣。要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。作為跟單員，我們要做到：（1） 有完整的產品資料，主動進行宣傳。（2） 新品的

8、成本，價格要進行核算。（3） 新品的制作要留有實樣。（4） 客戶的來樣要保存好原樣。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產，出貨跟蹤，制單結匯等。外貿必然涉及到外匯問題，于是就要用到形式發(fā)票。三形式發(fā)票：proforma invoice買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯標明“形式發(fā)票”字樣。 形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關信息（收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開出日期），產品信息（品名，數(shù)量，價格，交貨期）

9、，合同條款（價格條款，付款方法）。此外，還要提供我方的銀行資料以便客戶開證或匯款。注意幾點：1 .單價條款要明確 （fob, cfr, cif）2 .交貨日期要明確3 .付款條件要明確 （lc, tt）四出口貨物跟單的基本程序出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，制單，結匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：(1) 籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質，按量地備好貨物。(2) 催審單證：大多數(shù)的支付方式是l/c。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以l/c為支付

10、方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。催證：貨物快完成時，要催證。審證：審證是銀行和公司的共同職責，但在范圍和內容上有所不同。銀行從政策面上審，如開證的國家有無貿易往來，開證行的資信等等。公司則審開證人和受益人是否正確，l/c的貨物和金額與合同是否相同，裝期，特別條款等。改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事。常會有包裝上的錯誤，總金額，有效期，拼寫錯誤等等。一份l/c，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。(3) 訂倉裝船：貨物備妥，l/c沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按cfr 和cif成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續(xù)。首先：出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系

11、出貨裝柜事宜。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。a 貨柜選擇：根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。b 制作裝箱單：裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。c 跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關人員并確定出貨數(shù)量的準確性。協(xié)助生產部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導貨物的擺放。如一個柜內有幾種貨，每一規(guī)格的產品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關查貨用。(4) 制單結匯：是出口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié)。a 制單：貨物裝船后，跟單員要及時按l/c，合同或其它單據(jù)的內容制作各種單據(jù)，并在l/c的有效期內將單據(jù)送交銀行。出口

12、單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關發(fā)票，提單，裝箱單，產地證，商檢證，保險單等。b 結匯：如按l/c的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。單據(jù)要求：正確，完整，及時，簡明，整潔。物料采購跟單是指跟單員按采購訂單所載明的物料，品名，規(guī)格，數(shù)量及交期等進行跟蹤。目的：滿足企業(yè)生產活動對物料的需求，在必要的時候，獲得必要的物料，避免停工待料。一采購跟單的基本要求：適當?shù)慕回洉r間，適當?shù)慕回涃|量，適當?shù)慕回浀攸c，適當?shù)慕回洈?shù)量及適當?shù)慕回泝r格。（適時，適質，適地，適量，適價）二物料采購跟單的原因：以下原因造成我們要對物料進行跟催：（1） 供應商方面的原因：由于供應商方面的原因造成交貨不

13、及時，而使我們必須跟單的原因有：超過產能的接單和超過技術水準的接單。工程管理不良，質量管理不充分而造成不良品的增多。來自低工資的員工工作效率低、完不成等原因。（2） 企業(yè)方面的原因：供應商的選定有誤，對他的產能和技術調查不足。所要求的品質沒說清楚。價格的決定很勉強。進度的掌握和督促不力。下訂單到過遠的地方。（3） 溝通方面的原因：信息交換不及時。 三 物料采購跟單流程：（1）制作訂購單跟單員接到所需部門的請購單，要制成訂購單傳給供應商。制訂購單時要注意審查請購單。熟悉訂購的物料，價格確認，確認質量標準，確認物料需求量。制定訂單說明書，發(fā)出訂購單，將要采購的物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交期等

14、要求表達清楚。采購單經審核無誤后發(fā)給供應商，并要求供應商簽字回傳。（2）訂單跟蹤包括跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，跟蹤加工過程，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫。對長期合作的、信譽好的供應商可以不進行跟蹤。（3）物料檢驗確定檢驗日期，通知檢驗人員，進行物料檢驗，處理檢驗問題（4）物料進倉協(xié)調送貨，協(xié)調接受，通知送貨，物料入庫，處理接受等。 四物料采購催單的方法策略催單的目的是使供應商在必要的時候送來所采購的物料，使企業(yè)的經營成本降低。（1） 按訂單跟催。按訂單預定的進料日期提前一定時間進行跟催。有：聯(lián)單法：將訂購單按日期順序排列好，提前一定時間進行跟催。統(tǒng)計法：將訂購單統(tǒng)計成報表，提前一定時間進行跟催。

15、跟催箱：制作一個31格的跟催箱，將訂購單依照日期順序放入跟催箱，每天跟催相應的訂單。（2） 定期跟催。于每周固定時間，將要跟催的訂單整理好，打印成報表定期統(tǒng)一跟催。今天我們來了解一下生產過程跟單的流程。生產過程跟單主要是了解企業(yè)的生產進度能否滿足定單的交貨期，產品是否按訂單生產，因此跟單員要深入企業(yè)的生產車間查驗產品的質量與生產進度，發(fā)現(xiàn)問題要及時處理。因為生產過程跟單的基本要求是使企業(yè)能按訂單及時交貨及按訂單約定的質量交貨，所以我們要深入到生產線，查看進度，查看質量。一生產過程跟單的基本要求1按時交貨：要使生產進度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲。2按質交貨：生產出來的產品符合訂單的質

16、量要求。二生產過程跟單的流程1下達生產通知書跟單員接到客戶訂單后，應將其轉化為生產通知單。通知單要明確客戶所訂產品的名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。2 分析生產能力生產通知單下達后，要分析企業(yè)的生產能力。能否按期，按質地交貨。如不能應采取什么措施、要不要外包等。3制定生產計劃生產計劃的制定及實施關系著生產管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助主管人員將訂單及時轉化為生產通知單。4跟蹤生產進度，要注意（1） 生產進度控制流程（2） 生產進度控制作業(yè)程序（3） 生產進度控制重點如果實際進度與計劃進度發(fā)生差異，要找原因。通常有下列原因：a 原計劃錯誤b 機器設備有故障c 材料沒跟上d 不良率和報廢

17、率過高e 臨時工作或特急訂單的影響f 前面延誤的累積g 員工工作情緒低落，缺勤或流動率高（4） 跟蹤生產進度的表單有：生產日報表，生產進度差異分析表，生產進度控制表，生產異常處理表，生產線進度跟蹤表。5交期延誤如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協(xié)商，我們可承擔部分費用將貨出去；二就只好取消訂單了。 6我們再提一下有關訂單的更改問題客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數(shù)量上的（或增加，或減少），有包裝上的（彩印，或白合），有交期的變更（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么、能否接收。如我們的貨已生產的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒安排，問題不

18、大。如已安排了部份，要進行協(xié)商。比如數(shù)量要減，我們已按原數(shù)量采購了材料，通用的問題就不大，但如是專用的，客戶要承擔部份費用。對交期，如要提前，我們要根據(jù)實際情況說；如要推遲，時間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費，損耗費要客戶承擔。出口貨物使用最廣泛的是海運和集裝箱運輸。跟單員的主要工作是制作貨運單據(jù)，協(xié)助報關員進行貨物的通關與報關。跟單流程隨貨物運輸方式的不同而有所區(qū)別。我國進出口貨物運輸?shù)姆绞酱蠖嗖捎煤＿\，并用集裝箱為承載容器。今天我們來了解一下海運出口貨物運輸跟單流程。海運出口貨物的跟單流程視貿易條件的不同而不同。fob成交的話，出口方不用租船訂倉。cnf / cfr成交的話，出口方

19、不用辦保險。cif成交的話，出口方要租船訂倉還要辦保險。（1） 報驗：收到lc 或貨款，審核無誤后，貨也備好，向商檢機構申報。（2） 租船訂倉：與船舶公司或貨運代理聯(lián)系。（3） 辦保險：cif價的話，我們要投保。（4） 貨物集港：出口單位要在船舶公司通知的時間內將貨物發(fā)運到港區(qū)內的指定貨場或倉庫。（5） 報關：貨物集港后，我們應在裝船前24小時向海關辦理申報手續(xù)。（6） 裝船：憑蓋有海關放行章的裝貨單，貨物可裝船。（7） 發(fā)裝船通知：貨物裝船后，即向收貨人發(fā)裝船通知。內容包括：lc或sc號，品名，數(shù)量，金額，船名，開航日期等。（8） 支付運費。（9） 退關：已完成報關手續(xù)放行的貨物，因特殊情況

20、，如無艙位、貨短少，不能裝船，要向海關申報退回，退關貨物應在運輸工具結關之前或自退運之日起三天內辦理手續(xù)。說完了海運出口貨物跟單，我們再來看看海運進口貨物的跟單流程。海運進口貨物的跟單流程也視貿易條件不同而有不同。進口貨物大都按fob貿易條件進口，自已安排船。跟單程序如下：（1） 租船訂艙。（2） 發(fā)派船通知：船位訂下后，將船名、船期通知出口方，使其按期備好貨，裝船。（3） 辦保險：我們收到國外賣方裝船通知后，即向保險公司辦理投保。（4） 匯集單證：各種進口單證是辦理進口報關，報驗，接交等不可缺少的憑證。（5） 辦理商品登記：凡法檢商品貨到后，我們要憑進口貨物通知單向口岸商檢機構登記。而后海關才受理報關。（6） 報關：所有進出口貨物都需向海關申報。貨物經海關查驗與申報內容一致才可放行。（7） 監(jiān)卸和交接：船到港卸貨前一般有理貨公司理貨。他代表船方將進口貨物按提單、標記、嘜頭清點件數(shù)，驗看包裝后撥交給進口方。這一關主要是核對標記對否、是不是應接的貨，對破損的貨物內外包裝要有記錄，做現(xiàn)場拍照。查清損失的具體數(shù)量，查明殘缺的原因和責任人