1、文件、記錄和檔案管理制度

1、1、文件、記錄和檔案管理制度文件、記錄和檔案管理制度1 目的為了對(duì)平安標(biāo)準(zhǔn)化的文件和檔案進(jìn)展掌握，確保文件的充分性、適用性、有效性，特制定本制度。2 適用范圍本制度適用于本公司各單位可參照本制度制定符合實(shí)際的管理制度。3 術(shù)語(yǔ)和定義3.1文件指的是形成的正式文書(shū)，分為公文、文書(shū)、函件和其他文件。3.2記錄和檔案指生產(chǎn)活動(dòng)中挺直形成的清楚的、確定的、具有完好記錄作用的固化信息。4 職責(zé)4.1主要負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)平安標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行文件的批準(zhǔn)；負(fù)責(zé)平安標(biāo)準(zhǔn)化文件的評(píng)審和組織修訂。4.2安委辦負(fù)責(zé)平安標(biāo)準(zhǔn)化文件、資料的搜集、平安標(biāo)準(zhǔn)化文件的發(fā)放、掌握管理，并負(fù)責(zé)整理、分類(lèi)、保存、歸檔、借閱和銷(xiāo)毀；負(fù)責(zé)平安資料檔

2、案和消防檔案的歸檔和管理。5 工作程序5.1文件資料掌握1外部文件：與本公司有關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)或行業(yè)協(xié)會(huì)下發(fā)的打算、批示、規(guī)定、通知等；2內(nèi)部文件：平安標(biāo)準(zhǔn)化文件及相關(guān)記錄，包括：本公司的各種工作方案、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、消防檔案等3與平安有關(guān)的法律、法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工具書(shū)等4文件的編號(hào)本公司依據(jù)平安標(biāo)準(zhǔn)化文件的管理需要將平安標(biāo)準(zhǔn)化文件進(jìn)展編號(hào)：管理制度：編號(hào)為aqzd挨次號(hào)-版本號(hào)a、b表單：編號(hào)為aq-bd-挨次號(hào)三位5文件和資料的管理文件的發(fā)放按文件規(guī)定的發(fā)放范圍由安委辦負(fù)責(zé)，并作好文件發(fā)放記錄。安委辦負(fù)責(zé)文件資料的準(zhǔn)時(shí)修改、補(bǔ)充或換版，準(zhǔn)時(shí)更換新版本和更改有效文件資料清單，將

3、失效、作廢文件資料收回，標(biāo)識(shí)登記，并銷(xiāo)毀處置。文件的持有部門(mén)人負(fù)責(zé)妥當(dāng)保管和用法有效文件，如有毀損，喪失，準(zhǔn)時(shí)向安委辦報(bào)告。本公司全部與消防平安有關(guān)的法律、法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工具書(shū)等，由安委辦負(fù)責(zé)標(biāo)識(shí)、保存和借閱并建立資料清單和借閱記錄。如發(fā)生喪失或損壞，安委辦準(zhǔn)時(shí)進(jìn)展處理。各部門(mén)收到的與平安有關(guān)的外部文件應(yīng)準(zhǔn)時(shí)交由安委辦登記，并下發(fā)到相應(yīng)的部門(mén)，做好文件發(fā)放記錄。借閱文件時(shí)，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)對(duì)所借閱材料妥當(dāng)保管，不得損壞、喪失，并按期歸還。5.2 平安標(biāo)準(zhǔn)化文件的修改平安標(biāo)準(zhǔn)化文件的修改由各部門(mén)主管提出，或由主要負(fù)責(zé)人依據(jù)文件運(yùn)作狀況隨時(shí)提出修改，由安委辦組織修改，修改后的文件經(jīng)主要負(fù)

4、責(zé)人批準(zhǔn)后，由安委辦下興旺工作相關(guān)部門(mén)或人員，并做記錄。5.3 平安標(biāo)準(zhǔn)化文件的評(píng)審和修訂1正常狀況下平安標(biāo)準(zhǔn)化文件每年評(píng)審一次，由主要負(fù)責(zé)人組織在每年的6月對(duì)平安標(biāo)準(zhǔn)化文件進(jìn)展評(píng)審，評(píng)審的主要目的是對(duì)平安標(biāo)準(zhǔn)化文件的有效性和適用性及與平安生產(chǎn)法律、法規(guī)、現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)的全都性進(jìn)展評(píng)審。提出評(píng)審看法，并做好書(shū)面記錄，以便于對(duì)文件的修訂。2當(dāng)發(fā)惹事故時(shí)，工藝、技術(shù)、材料等發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)由發(fā)生變更所在部門(mén)提出對(duì)平安管理制度及平安操作規(guī)程的修訂。3安委辦、相關(guān)部門(mén)依據(jù)評(píng)審看法對(duì)平安標(biāo)準(zhǔn)化文件進(jìn)展修訂。4修訂后的文件必需準(zhǔn)時(shí)發(fā)到相關(guān)部門(mén)，并將舊的文件收回。5新文件發(fā)放及舊文件收回均應(yīng)有記錄。6人事部應(yīng)保證崗

5、位上所用法的文件為最新版本。7平安標(biāo)準(zhǔn)化文件及檔案的保存8外來(lái)文件由檔案室接收和保存，填寫(xiě)外來(lái)文件清單，經(jīng)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，掌握發(fā)放，以確保其適用范圍性和有效性，并填寫(xiě)文件發(fā)放記錄。9內(nèi)部文件由安委辦保存。10法律、法規(guī)、地方規(guī)章、平安標(biāo)準(zhǔn)等由安委辦負(fù)責(zé)保存、借閱等管理。11平安標(biāo)準(zhǔn)化文件及記錄以紙質(zhì)形式保存，保存期限為三年。5.4 平安標(biāo)準(zhǔn)化文件及檔案的作廢與銷(xiāo)毀1作廢或失效文件資料，由安委辦負(fù)責(zé)按文件發(fā)放記錄，從有關(guān)部門(mén)的用法現(xiàn)場(chǎng)收回并記錄、標(biāo)識(shí)。2作廢或失效文件資料由安委辦統(tǒng)一銷(xiāo)毀。3需留作原始資料和存檔保存的作廢文件，除加蓋“作廢印章外還要標(biāo)注“作廢留存字樣，隔離保管，防止誤用。4平安

6、資料檔案主要包括：平安生產(chǎn)文件；平安會(huì)議記錄含紀(jì)要；隱患管理信息；培訓(xùn)記錄；資格資質(zhì)證書(shū)；檢查和整改記錄；職業(yè)安康檢查與監(jiān)護(hù)記錄；平安活動(dòng)記錄；法定檢測(cè)記錄；關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案；相關(guān)方信息；應(yīng)急演習(xí)信息；事故管理記錄；標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評(píng)價(jià)報(bào)告；維護(hù)和校驗(yàn)記錄；平安費(fèi)用提取用法記錄；平安生產(chǎn)獎(jiǎng)懲記錄；特種作業(yè)人員登記記錄；特種設(shè)備管理記錄；外來(lái)施工隊(duì)伍平安管理記錄；平安設(shè)備設(shè)施管理臺(tái)賬包括安裝、運(yùn)行、維護(hù)等；新改擴(kuò)建工程“三同時(shí)；勞動(dòng)防護(hù)用品選購(gòu)發(fā)放記錄；危急源管理臺(tái)帳；技術(shù)圖紙等。5.5 消防檔案管理應(yīng)符合的要求根據(jù)有關(guān)規(guī)定建立紙質(zhì)消防檔案，并宜同時(shí)建立電子檔案；消防檔案內(nèi)容應(yīng)詳實(shí)，全面反映消防工作的

7、根本狀況，并附有必要的圖紙、圖表；消防檔案由安委辦統(tǒng)一管理，按檔案管理要求裝訂成冊(cè)，用法統(tǒng)一的檔案盒。消防檔案應(yīng)包括：1消防平安根本狀況消防平安根本狀況包括8個(gè)檔案：根本概況和消防平安重點(diǎn)部位狀況；所在建筑消防設(shè)計(jì)審核、消防驗(yàn)收以及場(chǎng)所用法或者開(kāi)業(yè)前消防平安檢查的答應(yīng)文件和相關(guān)資料；消防組織和各級(jí)消防平安責(zé)任人；消防平安管理制度和保證消防平安的操作規(guī)程；消防設(shè)施、滅火器材配置狀況；義務(wù)消防隊(duì)人員及其消防裝備裝備狀況；消防平安管理人、自動(dòng)消防設(shè)施操作人員、電工；新增消防產(chǎn)品、防火材料的合格證明材料。2消防平安管理狀況消防平安管理狀況包括10個(gè)檔案：消防平安例會(huì)紀(jì)要或打算；公安消防機(jī)構(gòu)填發(fā)的各種法律文書(shū)；消防設(shè)施定期檢查記錄、自動(dòng)消防設(shè)施全面檢查測(cè)試的