完整word版公司電子文檔管理規(guī)定

1、完整word版公司電子文檔管理規(guī)定電子文檔管理方法1 目的對電子文件的形成、更改、用法、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管過程施行掌握。2 范圍本方法適用于公司全部電腦用戶，財務(wù)賬務(wù)表、技術(shù)文檔、圖紙等重要工作文檔。3定義3.1文件、文檔：信息及其承載媒體。管理體系文件是指管理體系相關(guān)信息的任何文件，如：手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、標(biāo)準(zhǔn)、圖樣、標(biāo)準(zhǔn)等。管理體系文件是管理體系運行的根據(jù)。3.2受控文件：按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)展管理并得到有效掌握的全部文件和資料。3.3手冊：描繪公司質(zhì)量、環(huán)境體系，活動內(nèi)容的綱領(lǐng)性文件。3.4程序文件：規(guī)定完成某項活動方法的文件。3.5三級文件：具體詳細(xì)說明工作方法的文件，如作業(yè)

2、指導(dǎo)書、管理規(guī)定等3.6表格：用以搜集、傳達(dá)信息、掌握作業(yè)流程或證明作業(yè)已符合要求。3.7歸檔：同義詞為存檔，指將處理完畢的且具有保存價值的事情或文件經(jīng)系統(tǒng)化整理后交檔案室、或指定保存方法保存?zhèn)浒競洳榈倪^程。4 程序4.1文檔的建立各部門按要求建立相關(guān)文件。4.2文檔的管理4.4.1按職責(zé)分工負(fù)責(zé)搜集與公司有關(guān)的電子文件，電子文件的搜集范圍和分類按文件管理程序有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.4.2 搜集積累要求保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容一樣的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件之間，互相建立精確、牢靠的標(biāo)識關(guān)系，建立統(tǒng)一文件編號。在“無紙化計算機辦公產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)實行更嚴(yán)格的平安措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必

3、需隨時備份，存儲于可以脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)或拷貝件保存。計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同搜集。4.5 搜集、積累方法4.51搜集和積累為做歸檔預(yù)備。在每次歸檔前提早通知各部門文檔員搜集待歸檔的電子文檔，并存放于效勞器所在部門文件夾中的“待歸檔文件夾，由各部門主管審核。4.5.2 各部門一份文件登記表，重要電子文件每份均需在“電子文檔登記表中登記。4.5.3 電子文檔登記表應(yīng)與電子文檔的備份一同保存，并附有紙張打印件。電子文件的歸檔55.1歸檔時間技術(shù)部和辦公系統(tǒng)文件數(shù)據(jù)、數(shù)控文檔15天歸檔一次，其他文檔30天歸檔一次。5.

4、2電子文件的歸檔鑒定工作。歸檔前的鑒定，參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，鑒定結(jié)果，在電子文件的機讀名目上制作相應(yīng)的標(biāo)識。5.3須歸檔電子文檔搜集完畢后，部門文檔員填寫“待歸檔文件登記表，管理部進(jìn)展有效性和完好性鑒定，歸檔前應(yīng)由文件形成部門主管對電子文件的有效性和完好性進(jìn)展審核，并簽署看法。5.4管理部定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體。5.5 歸檔要求5.5.1 把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱用法。5.5.2 存儲電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、名稱、密

5、級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境5.5.3 將相應(yīng)的電子文件機讀名目、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。6.2 移交手續(xù)驗收合格后，檔案歸口保管部門在電子檔案入庫登記表上簽字蓋章，一式2份，一份交電子文件形成單位，一份自存。6.3 保管要求。電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合以下條件：歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。環(huán)境溫度選定范圍: 1424；相對濕度選定范圍：45%60%。存放時應(yīng)留意遠(yuǎn)離強磁場，并與有害氣體隔離。電子檔案在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。6.4 存效性保證6.4.1 每滿1年，對電子檔案涉及

6、的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新狀況進(jìn)展一次檢查登記。6.4.2 每滿2年進(jìn)展一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%，如發(fā)覺問題應(yīng)準(zhǔn)時實行復(fù)原措施。6.4.3 設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)展電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時保存時間不少于3年。6.4.4 磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保存時間不少于4年。6.4.5 定期檢驗結(jié)果應(yīng)填入電子檔案管理登記表。利用6.56.5.1 電子檔案的封存載體不得外借。6.5.2 利用時用法拷貝件。6.5.3 利用時要遵守保密規(guī)定。6.5.4 利用者對電子檔案的用法應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。6.5.5 具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時必需符合國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的平安保密措施。6.6 電子檔案的銷毀鑒定。6.6.1 電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，由歸口部門確認(rèn)，方可施行。6.6.1 非保密電子檔案可進(jìn)展規(guī)律刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不行擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹