文書檔案綜述報(bào)告

1、綜述報(bào)告摘要：隨著我國社會與經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，文書檔案管理越來越受到人們的關(guān)注。因?yàn)?，文書檔案管理是一個(gè)單位檔案存在的基礎(chǔ)和重要的資源發(fā)生地，是一個(gè)單位檔案管理水平的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)，是檔案工作的重要組成部分。本文談關(guān)于做好文書檔案工作的總結(jié)。關(guān)鍵詞：文書 檔案 文書處理工作一文書是指機(jī)關(guān)團(tuán)體和社會組織和個(gè)人在社會活動(dòng)中，為了一定的目地而形成并使用了具有應(yīng)用性和特定格式的文字材料。文書作為一種文字材料，其形成條件有三個(gè)：一是文字的形成是文字產(chǎn)生的必要條件；二是社會組織的形成是文書產(chǎn)生的充分條件。對于不同的文書，會有不同的格式，且文書要有特定的表達(dá)格式。當(dāng)然文書具有一定的應(yīng)用性。文書的特點(diǎn)有三點(diǎn):一是

2、有法定的作者，二是法定的權(quán)威和效力，三是現(xiàn)實(shí)的執(zhí)行性，及高效，準(zhǔn)確，及時(shí)。根據(jù)文書的特點(diǎn)，又可將其概括為兩個(gè)特點(diǎn):一是文書的記錄性：是指文書內(nèi)容對社會現(xiàn)象的反映狀態(tài)，它是由文書的形成過程及其結(jié)果決定的。二是文書的傳遞性：是文書實(shí)體作為信息形式的運(yùn)行狀態(tài)，它是由文書的制作目地決定的。然而，文書的作用有：領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用；行為規(guī)范作用，公務(wù)聯(lián)系作用，憑證記載作用。關(guān)于文件的處理流程，首先發(fā)文辦理，是指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程。包括草擬，審核，簽發(fā)，復(fù)核，繕印，用印，登記，分發(fā)等程序。其次是收發(fā)辦理，指對收到的公文的辦理過程，包括簽收，登記，審核，擬辦，承辦，催辦等程序。最后是公文管理，公文由秘書部

3、門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)，審核，用印，歸檔和銷毀。二文件是檔案的來源之一，檔案是文件的最終歸屬。檔案是指機(jī)關(guān)團(tuán)體，社會組織和個(gè)人在社會活動(dòng)中產(chǎn)生的作為原始記錄保存起來以備查找的文字，圖表，聲像，及其他各種載體的文字材料。檔案的基本屬性包括:原始記錄性，真實(shí)性，準(zhǔn)確性，并且文件是有條件的轉(zhuǎn)化為檔案。其條件有三點(diǎn):一是辦理完畢的文件(是指處理流程是否走完)；二是有參考價(jià)值的；三是按照一定的原則方法進(jìn)行集中保管，且在轉(zhuǎn)化過程中應(yīng)注意檔案文件的齊全性。檔案的憑證作用，檔案的憑證作用是指檔案為現(xiàn)實(shí)工作，生活或科學(xué)研究活動(dòng)中的某一問題提供了真實(shí)可信的證據(jù)和依據(jù)作用。俗話說：“空口無憑，立字為證?！边@個(gè)“字”往

4、往指的就是檔案。檔案是在工作活動(dòng)中客觀形成的文件轉(zhuǎn)化來的，它記錄了行程者的思想和行動(dòng)，從某形式上看，檔案保留著歷史標(biāo)記，如有的是當(dāng)事人的親筆手稿，親筆簽署，或有機(jī)關(guān)，個(gè)人的印信，還有的是原來形象的拍照和原生錄音。所以檔案是確鑿的原始材料和歷史證件，是反映歷史活動(dòng)的真實(shí)記錄，是查考，爭辯研究，和處理問題的依據(jù)。檔案的參考作用，是指檔案為工作和生活提供某種參考，或向人們提供某種知識和信息，以供人們在實(shí)踐中做參考，我國著名史學(xué)家沈兼士先生說：“檔案是未參過水的史料。”檔案是第一手的原始材料，檔案不僅記錄了歷史活動(dòng)的事實(shí)經(jīng)過，而且記錄了人們在各項(xiàng)活動(dòng)中的思想發(fā)展，社會實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及科學(xué)研究和文化

5、藝術(shù)創(chuàng)造成果。因此，它對人們查考既往情況，掌握歷史材料，研究有關(guān)事務(wù)的發(fā)展以及總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，具有重要的參考作用。三文書處理工作，包括公文的處理，管理等一系列工作。檔案的收集工作，其方式有移交，購買，捐贈(zèng)，強(qiáng)制代管。其中移交方式中有一個(gè)相關(guān)的歸檔制度。因此首先的一個(gè)歸檔范圍：一是緊扣本部門基本業(yè)務(wù)有關(guān)的文件，二是考慮對以后的參考利用價(jià)值。其次是歸檔時(shí)間分為三種情況:定時(shí)，及時(shí)，即時(shí)，且需要考慮本單位工作的運(yùn)轉(zhuǎn)周期。然后對于歸檔要求有三點(diǎn)：一是歸檔文件要齊全完整；而是所移交的文件材料必須有一個(gè)初步的加工；三是文件材料要符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。對于檔案保存分為三種情況:永久保存是50年及50年以上；長期

6、保存是15年至49年；暫時(shí)保存是15年以上。關(guān)于編制移交目錄應(yīng)一式三份，一份歸自己以后查找使用，梁粉碎文書一起交檔案處保管，同時(shí)辦理交接手續(xù)需要簽字。對于文件的普通整理，先裝訂，裝訂的順序分四種情況:現(xiàn)正本后定稿，現(xiàn)正文后復(fù)件，先轉(zhuǎn)發(fā)文后被轉(zhuǎn)發(fā)文，先復(fù)文后來文。然后是分類，分類原則有四點(diǎn):一是根據(jù)部門來源劃分；而是根據(jù)文件的重要程度；三是根據(jù)文件的保存時(shí)間；四是根據(jù)文件內(nèi)容。接著是平時(shí)歸檔，再排列。要按照時(shí)間先后順序排列，可以按照姓氏筆畫排列，也可以按問題，按地區(qū)，按作者來排列。其次再編號，編號應(yīng)注意：全宗號，年度，保管期限，件號，機(jī)構(gòu)。最后是文件編目以及裝盒。文件的鑒定工作，首先對于內(nèi)容的真

7、偽判斷。再者是文檔的價(jià)值的鑒定，其要求有三點(diǎn):一是看有無價(jià)值需要?dú)w檔；二是已經(jīng)歸檔的文件仍需要分檔次保管；三是對保管期限已到的文件欲以判斷是否繼續(xù)保存。檔案的鑒定原則有四點(diǎn):一是應(yīng)遵守國家相關(guān)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)；二是要符合本地區(qū)本單位的實(shí)際工作情況；三是要堅(jiān)持全面深入長遠(yuǎn)的觀點(diǎn)；四是要綜合考慮檔案保管的效益。關(guān)于檔案保管期限表，是用表冊的形式列舉檔案的來源，內(nèi)容及形式，并指明保管期限的指導(dǎo)性文件。它是一個(gè)單位鑒定工作的基本依據(jù)。其鑒定方法是:分析檔案各種內(nèi)部因素，根據(jù)其來源或作者；根據(jù)內(nèi)容看是否重要，獨(dú)特，時(shí)效性；還有其時(shí)間，外在形式特征以及技術(shù)因素。鑒定工作還要全面估計(jì)檔案的利用需要，還應(yīng)根據(jù)其相對

8、價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)：保存從寬，銷毀從嚴(yán)；孤本從寬，副本從嚴(yán)；本單位從寬，外單位從嚴(yán)；年久的從寬，近期的從嚴(yán)。檔案的整理工作，根據(jù)內(nèi)容區(qū)分全宗，來自一個(gè)立案單位的全部文件作為一個(gè)全宗保存。對于立案單位要有相對的獨(dú)立的人事權(quán)，也要有相對獨(dú)立的財(cái)權(quán)以及能夠獨(dú)立對外行文。關(guān)于全宗內(nèi)檔案分類，一般為2至3級別。檔案管理的最基本單位是卷。接著是立卷，檔案案卷的排列和編目。其原則是:保持文件之間的歷史聯(lián)系，保持時(shí)間上的聯(lián)系，保持內(nèi)容上的聯(lián)系，保持形式上的聯(lián)系。要充分利用原有的整理成果，便于保管和利用。組織機(jī)構(gòu)分類法是來源的一種，問題分類法是內(nèi)容的一種，還有單式分類法和復(fù)式分類法。年度組織機(jī)構(gòu)分類法適用于現(xiàn)行機(jī)關(guān)；組織

9、機(jī)構(gòu)年度分類法用于非現(xiàn)行單位；年度問題分類法用于小單位；以及問題年度分類法。檔案的保管工作，影響檔案保管的最基本因素：自然老化，紙張的質(zhì)量，書寫材料，紙張書寫方式，書寫材料的化學(xué)性能如何。檔案的檢索工作，檔案信息的檢索，存儲于查找。檔案的提供利用，直接利用:是以檔案原件為對象而產(chǎn)生的閱覽，外借，復(fù)制，咨詢，檔案證明。間接利用，是對檔案信息的開發(fā)與重組從而形成參考資料。文書檔案是一個(gè)單位在運(yùn)營過程中所產(chǎn)生的，它記錄著一單位的運(yùn)行情況。它反映黨務(wù)，行政管理等活動(dòng)的檔案。它記錄了一個(gè)單位所從事的各類管理活動(dòng)。在當(dāng)今社會中扮演著一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)，不可缺少的重要角色。參考文獻(xiàn)：1. 國務(wù)院 黨政機(jī)關(guān)公文處理

10、工作條例 2000.8.242. 馬海群，周麗霞，影響數(shù)字信息資源建設(shè)的關(guān)鍵因素及對策分析，檔案學(xué)通訊 2007.53. 隨堂筆記會計(jì)檔案 )會計(jì)檔案的保管 會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報(bào)表都是企業(yè)的會計(jì)檔案和歷史資料，必須妥善保管不得銷毀和丟失。 正在使用的賬簿，應(yīng)由經(jīng)管賬簿的會計(jì)人員負(fù)責(zé)保管。年末結(jié)賬后，會計(jì)人員應(yīng)將活頁賬簿的空白賬頁抽出，并在填寫齊全的“賬簿啟用及經(jīng)管人員一覽表”、“賬戶目錄”前加上封面，固定裝訂成冊。經(jīng)統(tǒng)一編號后，與各種訂本賬一起歸檔保管。各種賬簿的保管年限如表4-6所示。 表4-6 會計(jì)檔案保管期限一覽表 保管期限 備 注 一、會計(jì)憑證類 15年 1、原始憑證 15年 2

11、、記賬憑證 15年 3、匯總憑證 二、會計(jì)賬簿類 15年 1、日記賬 25年 其中:現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬 15年 2、明細(xì)賬 15年 3、總賬 包括日記總賬 4、固定資產(chǎn)卡片 固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年 15年 5、輔助賬簿 三、財(cái)務(wù)報(bào)告類 包括各級主管部門的匯總財(cái)務(wù)報(bào)告 3年 1、月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告 包括文字分析 永久 2、年度財(cái)務(wù)報(bào)告 檔 案 名 稱 四、其他類 15年 1、會計(jì)移交清冊 永久 2、會計(jì)檔案保管清冊 永久 3、會計(jì)檔案銷毀清冊 5年 4、銀行存款余額調(diào)節(jié)表 5年 5、銀行對賬單。各單位每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。 當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會