怎樣建立外貿(mào)團隊

1、怎樣建立外貿(mào)團隊1. 為什么小企業(yè)要建立外貿(mào)團隊？ 小企業(yè)財力有限，他養(yǎng)十幾號人的外貿(mào)團隊， 看起來是不現(xiàn)實的。 在珠三角地區(qū)， 請一 個普通的外貿(mào)業(yè)務員，固定月薪低于20003000 元；如果需要經(jīng)驗豐富、能力強的外貿(mào)人才，固定月薪至少得 4000 5000 元。這樣算下來，確實很難養(yǎng)一個團隊。小企業(yè)一般都有 零散的幾個全職外貿(mào)業(yè)務員， 但稱不上團隊。 正因為財力有限， 更需要打造自己的外貿(mào)團隊， 提升工作效率， 節(jié)約運營成本。 只有發(fā)揮團隊的力量，小企業(yè)才可能壯大； 否則到最后面臨 退出競爭的舞臺。我們進行一個簡單的成本核算： 假設(shè)你的企業(yè)有 5 名外貿(mào)業(yè)務員， 外貿(mào)業(yè)務員根據(jù)能力 分為A

2、級和B級，A級月薪5000元，B級月薪3000元。方案一：單兵作戰(zhàn) 企業(yè)在發(fā)展初期，都習慣于單兵作戰(zhàn)。就是每個業(yè)務員各做各的單，互不相干，從搜索 客戶信息、處理郵件、電話溝通、商務談判，到接單、生產(chǎn)、出貨樣樣要精通，自然需要A級外貿(mào)業(yè)務員才能勝任，多勞多得。財務算帳清楚，容易，管理操作簡單。如果采用B 級外貿(mào)業(yè)務員，可能因為操作方法不當或錯誤給企業(yè)帶來巨大損失，潛在的風險成本比用A級人力成本還高。人力成本：5000元/人/月X 5人=25000元/月方案二：團隊作戰(zhàn) 團隊講究的是配合，每個人只要有一兩門專長就可以，由于每個人只專注自己的工作， 所以更專業(yè)，效率更高，團隊業(yè)績大增。顯然招聘人員也

3、較容易，而且不需要全部是A 級外貿(mào)業(yè)務員，操作難度不大的瑣事完全可以由 B 級外貿(mào)業(yè)務員負責。只需要 2 名 A 級外貿(mào) 業(yè)務員， 3 名 B 級外貿(mào)業(yè)務員就足夠。人力成本：5000元/人/月X 2人+3000元/人/月X 3人=19000元/月 那方案比較得出結(jié)論：小企業(yè)更需要打造外貿(mào)團隊。2. 小企業(yè)如何打造自己的外貿(mào)團隊？ 以價值工作鏈為基礎(chǔ)的外貿(mào)團隊組建方案與評價方案。 目的就是使外貿(mào)工作高質(zhì)、 高效、 經(jīng)濟地開展。一、組建外貿(mào)團隊的基本原則 團隊建設(shè)是一個系統(tǒng)和長期的工作，需要科學規(guī)劃、因地制宜、循序漸進。組建外貿(mào)團隊需要遵循以下原則：（一）實用性 需要什么樣的人才就聘用什么樣的人。

4、不多不少，不高不低。四個人可以完成的事情， 就不用請五個人；一個中專生可以做的事情， 就不要找個博士生來撐門面。 大材小用， 不會 長久；小材大用，有心無力。（二）互補性 一個優(yōu)秀的團隊，不需要每個人都一樣強，但需要每個人都各有物色，各有絕技。 這樣的組合，才能發(fā)揮強大的攻擊力。諸葛亮手無縛雞之力， 讓他上戰(zhàn)場拼殺， 只有死路一條。 但他足智多謀， 指揮大軍進退自如， 胸有成竹，所以就在營中指揮，運籌帷幄之中，決勝千里之外。而關(guān)羽、張飛打仗厲害，那 就發(fā)揮他們的長處，上陣殺敵，屢立戰(zhàn)功。劉備既不會指揮，打仗又不厲害，他只有一樣東 西，皇室血脈，也就是企業(yè)品牌。大家統(tǒng)一于這個品牌之下，相互協(xié)作。

5、同理，我們打造外貿(mào)團隊，也不一定要每個人都是諸葛亮，或每個人都是關(guān)羽、張飛、劉備。 對于一個小企業(yè)， 每個類型的人才有一兩個就足夠了， 互補型的團隊，才可以做到人 盡其才，才盡其用，才可以使團隊高效運作，更有效地防止人才頻繁流失。（三）德為先 有德有才是上品，要重用；有德無才是次品，應該加強培訓后使用；無德無才是下品， 不能使用； 無德有才是危險品， 需要在有效的控制和監(jiān)督下使用， 如果沒有強有力的控制和 監(jiān)督能力，絕不能使用危險品。外貿(mào)團隊成員的德應該包括以下兩個方面： 其一是遵守職業(yè)道德。外貿(mào)人員，應該熱愛自己的工作，全心全意參與團隊各項活動， 團結(jié)協(xié)作，實事求是，遵守各項職業(yè)規(guī)范的要求。

6、其二是個人品行端正。這是指個人在生活中的表現(xiàn)符合主流的道德標準。（四）進取心一個人起點可以稍微低一點， 但不能沒有進取心， 一個進取心強的中專生， 可以勝過不 求上進的本科生。 有強烈進取心的人， 會更加主動地參與工作和學習中， 能與企業(yè)同甘共苦， 一起成長。二、外貿(mào)團隊價值工作鏈 根據(jù)外貿(mào)團隊的工作內(nèi)容和價值來設(shè)計價值工作鏈結(jié)構(gòu)。（一）根據(jù)外貿(mào)工作的特性，我們把外貿(mào)工作初步劃分為四個模塊：（ 1）信息資源開發(fā)模塊；（ 2）市場營銷活動模塊； （ 3）客戶初級跟進模塊； （ 4）客戶成交保存模塊。 當團隊成員大于或者等于 4 人的時候， 這四個模塊的工作可以分別由不同的人負責。 當團隊 成員少

7、于 4 人的時候， 這四個模塊就需要進行組合。 例如我們公司只有 3 個人的時候， 一個 人負責信息資源開發(fā)與市場營銷活動模塊， 一個人負責客戶初級跟進模塊， 第三個人則負責 客戶成交保存模塊。（二）價值工作鏈分類 根據(jù)每個工作模塊的內(nèi)容以及對外貿(mào)業(yè)績的影響，得出四條緊密相連的價值鏈：（1）信息資源開發(fā)情報鏈（2）市場營銷活動營銷鏈（3）客戶初級跟進催化鏈（ 4） 客戶成交促進交易鏈 外貿(mào)業(yè)績的增長，有賴于這四條鏈的完美結(jié)合與良性循環(huán)。四條鏈對團隊成員的要 求有明顯的差異， 前面三條鏈是基礎(chǔ)， 難度不高， 可以用 B 級業(yè)務員； 最后一條 “交 易鏈”要求業(yè)務員有好的分析與判斷能力，熟練的銷售

8、成交技巧，流利的外語表達 能力，必須用 A 級業(yè)務員。（三）價值工作鏈的崗位職責1、情報鏈負責收集外貿(mào)銷售工作需要的所有情報信息，包括：1.1 客戶情報，如潛在客戶名稱、地址、聯(lián)絡(luò)方式、聯(lián)絡(luò)人、規(guī)模、主要產(chǎn)品線、主要市場 區(qū)域、主要貨源地、采購習慣等；1.2 競爭對手情報，如競爭對手公司的名稱、地址、主要產(chǎn)品及特點、業(yè)務的主要負責人、 產(chǎn)品銷售區(qū)域、銷售政策等；1.3目標市場情報，如目標市場的消費特征、主要競爭產(chǎn)品、分銷渠道、文化習慣等；1.4 其它情報，既配合其它工作鏈的相關(guān)要求收集和整理的情報。2、營銷鏈負責制作營銷工具、執(zhí)行宣傳推廣工作，包括：2.1 制作、印刷宣傳單和產(chǎn)品目錄等宣傳資料

9、；2.2建設(shè)公司網(wǎng)站、 B2B 網(wǎng)站及其它網(wǎng)絡(luò)宣傳平臺（如個人博客、社區(qū)等）及時更新網(wǎng)站資 料和動態(tài)信息；2.3具體執(zhí)行展會攤位的預定、布置等相關(guān)工作；2.4批量發(fā)布營銷郵件、傳真、信息等；2.5拍攝、制作各種營銷相關(guān)圖片、資料。3、催化鏈 負責初步跟進潛在客戶反饋的所有郵件、傳真、信息，引導、提升客戶級別，為交易鏈提供 合格的客戶。4、交易鏈對重點目標客戶進行跟進， 深入溝通， 主持商業(yè)談判， 促成訂單成交， 負責落實交貨和收款。（四）價值工作鏈的崗位任職要求與人員比例搭配1. 情報鏈（人員比率 10%）（1）電腦基本軟件操和熟練，包括 MS WORD 、 EXCEL 、 POWERPOIN

10、T 、 ACCESS；（2）了解基本的網(wǎng)頁編輯方式，如 FRONTPAGE 等；（3）熟悉搜索引擎的基本工作原理以及常用的搜索方法；（4）有較強的英語閱讀能力，達到 CET-4 級或以上，或相當于該水平；（5）細心，觀察力強；（ 6） 有耐心，有韌性，能吃苦耐勞。2. 營銷鏈（人員比率 40%）1）具備一定的審美能力；2）熟悉平面設(shè)計軟件 PHOTOSHOP 、 CORELDRAW 等基本操作；3）熟練操作電子郵件的各種編輯和發(fā)送方式，包括群發(fā)、暗發(fā)、附件、鏈接等內(nèi)容；4）能熟練編輯和維護公司網(wǎng)站、 B2B 網(wǎng)站；5）英語能力 CET-3 級以上，或相當于該水平；6）能手工制作產(chǎn)品目錄冊，樣品

11、冊；7）做事認真、細心謹慎。3. 催化鏈（人員比率 30%）（1）英語 CET-4 級以上，或相當于該水平；（ 2） 具備一定的銷售技能和技巧；（3）溝通能力強；（4）學習能力強，能快遞熟悉公司的產(chǎn)品和相關(guān)政策；（5）性格溫和，有耐心；（6）做事條理清晰，有恒心。4. 交易鏈（人員比率 20%）（1）英語 CET-6 級以上，或者相當于該水平；（2）能正確理解外商的談話，并與外商順暢地交談；（3）能聽懂外商的電話，準確把握外商的談話要點；（ 4） 熟練掌握銷售技能和技巧，具備一定的談判能力；（5）熟悉公司和產(chǎn)品的詳細情況；（6）了解重點國家的文化和生活習慣；（7）熟悉外貿(mào)流程和常用規(guī)則；（8）

12、為人友善，親和力強，有耐心。根據(jù)我們公司外貿(mào)部目前的情況，前期的營銷鏈、催化鏈人員比率需要提升。三、建設(shè)高效外貿(mào)團隊文化團隊的工作效率直接決定團隊的業(yè)績，團隊的高效工作與它的組織結(jié)構(gòu)和團隊文化有關(guān)。團隊的文化的形成有很多因素， 首先我們得從制度建設(shè)和執(zhí)行入手。以下是外貿(mào)工作的基本原則：（1）一切以公司利益為重，以大局為重，嚴禁因私廢公、因小誤大；（2）外貿(mào)部工作須按流程執(zhí)行，嚴禁以任何理由執(zhí)行非法操作；（3）一切工作服從上級命令和指揮，個人不得以任何理由拒絕執(zhí)行或者怠慢執(zhí)行；（4）業(yè)務代表發(fā)出和收到的所有電子郵件、文件等文字、聲音、圖像、實物資料，必須 存檔；（5）夕卜貿(mào)部的所有客戶資源，包括

13、名片、電了郵件、電子文檔、往來傳真、文件、信件 等，全部歸公司所有，由公司統(tǒng)一管理，個人在公司的授權(quán)下對客戶資源擁有權(quán)使 用權(quán)、維護權(quán)，但不享有所有權(quán)，個人離職前，必須移交所有客戶資料；（6） 個人意見和建議須在部門會議或公司會議上提出，決議一旦形成，必須無條件執(zhí)行；（7）員工在接到任務以后，須主動與上級溝通，并向上級及時報告最新進展和結(jié)果；（8）全體成員須永遠保持學習狀態(tài)，不斷加強個人修養(yǎng)，強化外貿(mào)專業(yè)能力，拓展公司 產(chǎn)品知識。旨在從大局出發(fā)，協(xié)助外貿(mào)部成員團結(jié)、互助、高效完成團隊任務，達成企業(yè)，團隊及個人目標，必須無條件執(zhí)行。 除了制度外，還需要通過一些活動來加強團隊的聚注力，改善團隊的精

14、神風貌，讓團隊成員以團隊為光榮。 推動外貿(mào)團隊高效運作， 積極主動投入團隊工作中， 而不是被制度逼迫工作。四、團隊作業(yè)流程（一） 情報鏈作業(yè)流程（三） 催化鏈作業(yè)流程（四） 交易鏈作業(yè)流程五、改革團隊考評與激勵方案（一）改進目標（1 ）最大限度地激發(fā)團隊成員的積極性；（2 ）考核公正、公平，考核結(jié)果與過程；（3）加強團隊的聚注力，團結(jié)、互助、積極、主動。（二）改進方式1利益分配結(jié)構(gòu)改進取消以個人業(yè)績作為唯一考核標準；改用個人收益與企業(yè)效益、個人和價值鏈的工作完成狀況、個人能力水平等相關(guān)。2績效考核改進（1）績效考核成績即為計算浮動獎金和個人價值率的唯一標準；（2）績效考核內(nèi)容包括：考勤、客戶資

15、源開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)營銷跟進、客戶跟進、訂單成交量、目 標客戶轉(zhuǎn)換率、客戶服務質(zhì)量和專業(yè)度；（3）根據(jù)各項工作在整個營銷工作鏈中的不同重要程度設(shè)定不等的分值，越重要的工作環(huán)節(jié) 設(shè)定的分值趣高；（4）所有團隊成員，只要在這個營銷中作出了貢獻，即使沒有簽訂訂單，均可獲得相應的回 報。六、價值工作鏈考評方案以價值工作鏈為基礎(chǔ)組建的外貿(mào)團隊的考核，包含兩個主要部分：固定考核與浮動考核。這些考核結(jié)果主要與獎金、福利、晉升掛勾，但不與基本工資掛鉤。（一）固定考核1考勤主要考核團隊成員參與本部門舉行的會議、 活動等情況。設(shè)置固定的獎金作為全勤獎， 如設(shè) 置全勤獎為100元。一個月全勤出席，獲得 100元獎金。如果請

16、病假 2天以內(nèi)，給予50%全 勤獎。如請事假或者病假 2天以上，全勤獎歸零。2專業(yè)根據(jù)團隊成員的從業(yè)時間、工作量、工作質(zhì)量、客戶服務技巧、客戶評價反饋等，對團隊成員的服務質(zhì)量和專業(yè)度進行分級，共分 5個級別（也可以分為五個星級），每個級別的業(yè)務 代表給予不同的專業(yè)津貼，如一到五級的專業(yè)津貼可分別設(shè)定為：300元，200元，150元,100元，50元。這樣可以鼓勵大家不斷提升自身專業(yè)能力和水平。每個級別的對應要求如下：級別一級（五星級）二級（四星級）三級（三星級）四級（二星級）五級（一星級）基 本 要 求外貿(mào)經(jīng)驗3年 以上；英語溝 通熟練；工作 技能優(yōu)；客戶 反應優(yōu)；工作量完成100%； 工作差

17、錯率1%以內(nèi)外貿(mào)經(jīng)驗2年 以上；英語溝 通熟練；工作 技能優(yōu)；客戶 反應良好；工 作量完成100%；工作差 錯率3%以內(nèi)。外貿(mào)經(jīng)驗1年 以上；英語溝 通流暢；工作 技能良；客戶 無投訴；工作量完成100%； 工作差錯率5%以內(nèi)。外貿(mào)經(jīng)驗1年 以上；英語溝 通流暢；工作 技能一般；客 戶月訴1次以 內(nèi)；工作量完 成90%以下； 工作差錯率 8%以內(nèi)。外貿(mào)經(jīng)驗1年 以下；英語溝 通無障礙；工 作技能一般；客戶月訴1次 以上；工作量完成80%以 下；工作差錯率8%以上。（二）浮動考核（1）浮動考核與團隊效益掛鉤， 不同的工作內(nèi)容，根據(jù)價值差異和難度差異進行利益分配。 例如：情報鏈、營銷鏈、催化鏈、交

18、易鏈四個工作鏈，可以分別設(shè)定占團隊效益的15%、30%、25%、30%，按這個比例來進行效益分配。（2 ）外貿(mào)部經(jīng)理將一個月的工作任務分解到各個價值鏈，設(shè)定每個價值鏈的基本工作任務 和工作量，以及對應的積分，按質(zhì)按量完成即可獲得滿分。再將每個價值鏈的工作分解到個 人，并設(shè)定每個人的目標分值，個人按質(zhì)按量完成任務，即可獲得滿分。（3）個人積分超標，可以作為個人專業(yè)級別的升級參考。（4）一個價值鏈的總積分只有達標以后才可以獲得全額的浮動獎金，不達標則按相應比率 獲得浮動獎金。這樣可以促使團隊所有成員必須團結(jié)一致，全力完成團隊目標。（5 ）禾9益分配方式采用從團隊到個人的順序。企業(yè)財務先根據(jù)當月業(yè)績

19、核算可以分配給外貿(mào)團隊的總效益。然后根據(jù)團隊的各價值鏈的比例關(guān)系，將總效益分配到四個價值鏈，再按個人績效考核得分分配到個人。（6 ）個人績效考核得分計算方法： 個人績效考核得分=個人積分+（價值鏈總分十價值鏈人數(shù)）x 100%。（7）價值鏈浮動獎金=（價值鏈總積分十價值鏈目標積分）X（團隊總效益X價值鏈浮 動獎金比率）。（8）個人浮動獎金計算方法：個人浮動獎金=（價值鏈浮動獎金十價值鏈人數(shù)）X個人績效考核得分。下面進行舉例說明：ABC公司的外貿(mào)團隊有10人，情報鏈2人，營銷鏈4人，催化鏈2人，交易鏈2人。某月 的外貿(mào)營業(yè)額為15萬，核算可分配給外貿(mào)的浮動獎金2萬元。四個價值鏈的收益分配比例為：

20、15%、30%、25%、30%，即四個價值鏈的浮動獎金分別為3000 元、6000 元、5000 元、6000 元。考評與分配：1. 情報鏈(可得浮動獎金比率15%，2 人)(1) 部門經(jīng)理根據(jù)公司的業(yè)務拓展要求，每個月制定一個客戶資源開發(fā)數(shù)量和質(zhì)量的要求，并設(shè)定相應積分分值，分配給情報鏈成員完成；(2) 個人績效考核得分=個人積分+(情報鏈總分十情報鏈人數(shù))X 100%；( 3)超標完成的積分，可作為提升專業(yè)級別和專業(yè)津貼的參考；例如：A、B兩個情報鏈成員，A的積分是40分，B的積分是65分，總分是105分。目標 要求每個人的積分是 50分，那么B的積分高出目標分15分，可作為專業(yè)升級參考。

21、 他的績 效考核得分如下：A=40 -( 105- 2)X 100%=76%;B=65 -( 105- 2)X 100%=124%。(4) 個人浮動資金=(情報鏈浮動資金十情報鏈人數(shù))X個人績效考核得分。 他們的浮動資金分別如下：A= ( 3000- 2)X 76%=1140 元；B= (3000- 2)X 124%=1860 元。2. 營銷鏈(可得浮動獎金比率30%， 4 人)(1)部門經(jīng)理根據(jù)公司的業(yè)務拓展要求，每個月會制定一個網(wǎng)絡(luò)營銷任務和具體要求，并設(shè) 定相應積分分值，分配給情報鏈成員完成。(2) 網(wǎng)絡(luò)營銷任務包括但不限于以下內(nèi)容：客戶開發(fā)郵件、傳真的集中發(fā)送；B2B 網(wǎng)絡(luò)平 臺的建設(shè)

22、；網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)布和更新；營銷工具和材料的制作，如圖片處理、拍照、攝像；展 會預定、布置等工作。(3) 超標完成的積分，可作為提升專業(yè)級別和專業(yè)津貼的參考。(4) 個人績效考核得分=個人積分+(營銷鏈總積分十營銷鏈人數(shù))X100%。例如： A、 B、 C、 D 四個營銷鏈成員的個人目標分值是 50分，目標總分是 200分。實 際積分分別是 40、 55、 45、 50，總積分 190 分，比目標分少了 10 分。但 B 超標 5 分，可作 為專業(yè)升級參考。根據(jù)公司可以計算出 A、 B、 C、 D 的績效考核得分。A=40 -( 190- 4)X 100%=84%;B=55 -( 190- 4)X

23、 100%=116% ;C=45 -( 190 -4)X 100%=95% ;D=50 -( 190- 4)X 100%=105%。(5) 個人浮動獎金=(營銷鏈浮動獎金十營銷鏈人數(shù))X個人績效考核得分。由于營銷鏈整體沒有達標， 所以營銷鏈的浮動獎金不能拿到全額， 只能按比率獲取， 具體計 算方式為：營銷鏈浮動獎金 =6000元X( 190- 200) =5700元。個人浮動獎金就可以按公式計算出來：A= ( 5700- 4)X 84%=1197 元；B= (5700- 4)X 116%=1653 元；C= (5700- 4 )X 95%=1354 元； D= ( 5700- 4)X 105%=1496 元。( 6)營銷鏈未完成任務，被按比例扣除了 300 元浮動獎金，這筆獎金可以留在團隊作為活動經(jīng)費或者其它的獎金。3. 催化鏈(可得浮動獎金比率 25%， 2 人)(1) 對于催化鏈的考核，要抓住兩點：量和質(zhì)。(2) 對跟進的客戶數(shù)量、每個客戶的跟進郵件數(shù)量，做一個量的要求。比如說，要求催 化鏈一個月內(nèi)跟進 500 個客戶，其中 30%的客戶跟進郵件不少于 6 封以上， 60%的 客戶跟進郵件不少于 3 封，允許 30%的客戶跟進郵件少于 3 封。（3）另外，對催化鏈提出質(zhì)的要求。比如說，要求催化鏈每個月需要向交易鏈提交 50 個 有效一級、二級客戶資料。