采購管理系統(tǒng)

1、logo第七章第七章 采購管理采購管理主講人：主講人：xxx主要內(nèi)容主要內(nèi)容采購業(yè)務的基本內(nèi)容采購業(yè)務的基本內(nèi)容 采購業(yè)務的處理采購業(yè)務的處理月末結賬月末結賬 一、采購業(yè)務的基本內(nèi)容 采購請購采購請購( (可省略可省略) ) 采購訂貨采購訂貨( (可省略可省略) ) 采購到貨采購到貨( (可省略可省略) ) 采購入庫采購入庫 采購發(fā)票采購發(fā)票 采購結算采購結算 確定采購成本確定采購成本 采購付款結算采購付款結算請購 采購請購是采購業(yè)務的起點，可以根據(jù)審采購請購是采購業(yè)務的起點，可以根據(jù)審核后的采購請購單生成采購訂單。核后的采購請購單生成采購訂單。 業(yè)務處理：在采購管理系統(tǒng)中填制并審業(yè)務處理：在

2、采購管理系統(tǒng)中填制并審核請購單。采購系統(tǒng)核請購單。采購系統(tǒng):請購請購-請購單請購單 訂貨 訂貨是指企業(yè)與供應商簽訂采購合同或采訂貨是指企業(yè)與供應商簽訂采購合同或采購協(xié)議，確認要貨需求。購協(xié)議，確認要貨需求。 業(yè)務處理：在采購管理系統(tǒng)中填制并審核業(yè)務處理：在采購管理系統(tǒng)中填制并審核采購訂單。采購系統(tǒng)采購訂單。采購系統(tǒng):采購訂貨采購訂貨-采購訂單采購訂單 到貨 采購到貨是采購訂貨和采購入庫的中間環(huán)采購到貨是采購訂貨和采購入庫的中間環(huán)節(jié)，一般由采購業(yè)務員根據(jù)送貨單填寫，確認節(jié)，一般由采購業(yè)務員根據(jù)送貨單填寫，確認對方所送貨物、數(shù)量、價格等信息。對方所送貨物、數(shù)量、價格等信息。 業(yè)務處理：在采購管理系

3、統(tǒng)中填制到貨單，業(yè)務處理：在采購管理系統(tǒng)中填制到貨單，采購系統(tǒng)采購系統(tǒng):采購到貨采購到貨-到貨單到貨單 采購入庫 采購入庫是指供應商提供的貨物驗收合格采購入庫是指供應商提供的貨物驗收合格后，放入指定倉庫的業(yè)務。倉庫管理員要填制后，放入指定倉庫的業(yè)務。倉庫管理員要填制采購入庫單，采購入庫單可以直接錄入，也可采購入庫單，采購入庫單可以直接錄入，也可以由采購訂單或到貨單產(chǎn)生。以由采購訂單或到貨單產(chǎn)生。 業(yè)務處理：在采購管理系統(tǒng)中填制采購入業(yè)務處理：在采購管理系統(tǒng)中填制采購入庫單，采購系統(tǒng)庫單，采購系統(tǒng):入庫單入庫單-采購入庫單采購入庫單 采購發(fā)票 采購發(fā)票是供應商開出的銷售貨物的憑證，采購發(fā)票是供應

4、商開出的銷售貨物的憑證，系統(tǒng)根據(jù)采購發(fā)票確認采購成本。發(fā)票類型增系統(tǒng)根據(jù)采購發(fā)票確認采購成本。發(fā)票類型增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票和運費發(fā)票。值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票和運費發(fā)票。 業(yè)務處理：在采購管理系統(tǒng)中填制采購發(fā)業(yè)務處理：在采購管理系統(tǒng)中填制采購發(fā)票，采購系統(tǒng)票，采購系統(tǒng):采購發(fā)票采購發(fā)票-專用采購發(fā)票專用采購發(fā)票 采購結算 采購結算也叫采購報賬，是指采購核算人采購結算也叫采購報賬，是指采購核算人員根據(jù)采購發(fā)票和采購入庫單確定采購成本。員根據(jù)采購發(fā)票和采購入庫單確定采購成本。采購結算分為自動結算和手工結算。采購結算分為自動結算和手工結算。 業(yè)務處理：在采購管理系統(tǒng)中進行采購結業(yè)務處理：在采購管理

5、系統(tǒng)中進行采購結算，采購系統(tǒng)算，采購系統(tǒng):采購結算采購結算-手工結算或自動結手工結算或自動結算算 確定采購成本 采購結算后，系統(tǒng)自動根據(jù)采購入庫單和采購結算后，系統(tǒng)自動根據(jù)采購入庫單和采購發(fā)票確定其采購成本。對采購入庫單進行采購發(fā)票確定其采購成本。對采購入庫單進行記賬并生成入庫憑證。記賬并生成入庫憑證。采購付款結算 采購付款結算是在應付款管理系統(tǒng)進行的，采購付款結算是在應付款管理系統(tǒng)進行的，主要完成采購業(yè)務轉(zhuǎn)入的應付款項的形成和付主要完成采購業(yè)務轉(zhuǎn)入的應付款項的形成和付款處理情況。根據(jù)結算方式不同又分為賒購業(yè)款處理情況。根據(jù)結算方式不同又分為賒購業(yè)務和現(xiàn)付業(yè)務兩種情況。務和現(xiàn)付業(yè)務兩種情況。實

6、驗資料 2008 2008年年6 6月月2 2日，業(yè)務員楊磊向上級主管日，業(yè)務員楊磊向上級主管提出請購要求，請購鼠標提出請購要求，請購鼠標200200只，單價只，單價4040元，元，供應商為萬邦公司，業(yè)務員據(jù)此填制請購單，供應商為萬邦公司，業(yè)務員據(jù)此填制請購單，需求日期為需求日期為20082008年年6 6月月5 5日。日。業(yè)務類型：業(yè)務類型： 請購業(yè)務請購業(yè)務實驗資料 2008 2008年年6 6月月3 3日，上級主管同意向萬邦公日，上級主管同意向萬邦公司訂購鼠標司訂購鼠標200200只，單價為只，單價為4040元，要求到貨日元，要求到貨日期為期為20082008年年6 6月月5 5日。日。

7、業(yè)務類型：業(yè)務類型： 訂貨業(yè)務訂貨業(yè)務實驗資料 2008 2008年年6 6月月5 5日，收到所訂購的鼠標日，收到所訂購的鼠標200200只。只。填制到貨單。填制到貨單。業(yè)務類型：業(yè)務類型： 到貨業(yè)務到貨業(yè)務二、采購業(yè)務的處理 單貨同到業(yè)務單貨同到業(yè)務 暫估入庫業(yè)務暫估入庫業(yè)務 現(xiàn)付業(yè)務現(xiàn)付業(yè)務 退貨業(yè)務退貨業(yè)務1、單貨同到的處理流程填制并審核采購入庫單填制并審核采購入庫單填制采購發(fā)票填制采購發(fā)票采購結算采購結算將入庫單進行記賬將入庫單進行記賬生成入庫憑證生成入庫憑證審核采購發(fā)票并生成憑證審核采購發(fā)票并生成憑證填制付款單并生成憑證填制付款單并生成憑證1 12 23 34 45 56 6物流資金

8、流實驗資料 20082008年年6 6月月5 5日，將所收到的貨物驗收入原材日，將所收到的貨物驗收入原材料倉庫，同時收到該筆貨物的專用發(fā)票一張，票料倉庫，同時收到該筆貨物的專用發(fā)票一張，票號號61236123，采購部將發(fā)票交給財務部，財務部確認，采購部將發(fā)票交給財務部，財務部確認此業(yè)務所涉及的應付賬款和采購成本。此業(yè)務所涉及的應付賬款和采購成本。業(yè)務類型：業(yè)務類型：單貨同到單貨同到 設置采購專用發(fā)票的發(fā)票號設置采購專用發(fā)票的發(fā)票號”完全手工編號完全手工編號”1 1、在庫存管理系統(tǒng)中錄入并審核采購入庫單在庫存管理系統(tǒng)中錄入并審核采購入庫單2 2、在采購管理系統(tǒng)中根據(jù)采購入庫單生成采購發(fā)票、在采購

9、管理系統(tǒng)中根據(jù)采購入庫單生成采購發(fā)票3 3、在采購管理系統(tǒng)中進行采購結算、在采購管理系統(tǒng)中進行采購結算4 4、在存貨核算系統(tǒng)中記賬并生成入庫憑證、在存貨核算系統(tǒng)中記賬并生成入庫憑證5 5、在應付款管理系統(tǒng)中審核采購發(fā)票并生成應付憑證、在應付款管理系統(tǒng)中審核采購發(fā)票并生成應付憑證6 6、在應付款管理系統(tǒng)中填制付款單并生成憑證、在應付款管理系統(tǒng)中填制付款單并生成憑證實驗步驟： 采購結算后，采購入庫單和采購發(fā)票不能修采購結算后，采購入庫單和采購發(fā)票不能修改和刪除，必須先取消采購結算。改和刪除，必須先取消采購結算。 取消采購結算在取消采購結算在“結算單列表結算單列表”窗口，單擊窗口，單擊刪除按鈕即可。

10、刪除按鈕即可。注意注意 在應付款管理系統(tǒng)可以采用立即制單的方在應付款管理系統(tǒng)可以采用立即制單的方式生成憑證，也可以通過式生成憑證，也可以通過”制單處理制單處理“菜單菜單進行批量制單。進行批量制單。注意注意單貨同到業(yè)務總結所涉及的子系統(tǒng)：采購、存貨、庫存、應付款系統(tǒng)。填制的原始單據(jù)：采購發(fā)票、采購入庫單、付款單借：在途物資借：在途物資 應交稅費應交稅費貸：應付賬款貸：應付賬款借：原材料借：原材料 貸：在途物資貸：在途物資借：應付賬款借：應付賬款 貸：銀行存款貸：銀行存款2、暫估入庫業(yè)務系統(tǒng)提供了三種處理方式： 月初回沖月初回沖 單到回沖單到回沖 單到補差單到補差 月初回沖是指月初時系統(tǒng)自動生成月

11、初回沖是指月初時系統(tǒng)自動生成與暫估入庫單完全相同的紅字回沖單，與暫估入庫單完全相同的紅字回沖單，暫估處理后，系統(tǒng)自動根據(jù)發(fā)票生成藍暫估處理后，系統(tǒng)自動根據(jù)發(fā)票生成藍字回沖單。字回沖單。月初回沖單到回沖 單到回沖是指進行暫估處理時，系單到回沖是指進行暫估處理時，系統(tǒng)自動生成紅字回沖單和藍字回沖單。統(tǒng)自動生成紅字回沖單和藍字回沖單。單到回沖填制采購發(fā)票填制采購發(fā)票采購結算采購結算暫估處理暫估處理紅字回沖單制單紅字回沖單制單藍字回沖單制單藍字回沖單制單1 12 23 34 4審核采購發(fā)票審核采購發(fā)票并生成憑證并生成憑證5 5實驗資料： 2008 2008年年6 6月月9 9日，收到益民公司提供的上月

12、日，收到益民公司提供的上月已驗收入庫的已驗收入庫的5050個主板的專用發(fā)票一張，票號個主板的專用發(fā)票一張，票號66886688，發(fā)票單價為，發(fā)票單價為620620元，進行暫估報銷處理，元，進行暫估報銷處理，確定采購成本及應付賬款。確定采購成本及應付賬款。業(yè)務類型：業(yè)務類型：暫估業(yè)務暫估業(yè)務1 1、在采購管理系統(tǒng)中根據(jù)采購入庫單生成采購發(fā)票、在采購管理系統(tǒng)中根據(jù)采購入庫單生成采購發(fā)票2 2、在采購管理系統(tǒng)中進行手工結算、在采購管理系統(tǒng)中進行手工結算3 3、在存貨核算系統(tǒng)中進行暫估成本處理并生成憑證、在存貨核算系統(tǒng)中進行暫估成本處理并生成憑證（查詢暫估處理前后的存貨明細賬）（查詢暫估處理前后的存貨

13、明細賬）4 4、在應付款管理系統(tǒng)中審核采購發(fā)票并生成應付憑證、在應付款管理系統(tǒng)中審核采購發(fā)票并生成應付憑證5 5、在應付款管理系統(tǒng)中填制付款單并生成憑證、在應付款管理系統(tǒng)中填制付款單并生成憑證實驗步驟： 思考題思考題 為什么在采購管理系統(tǒng)中采用手工結算進行為什么在采購管理系統(tǒng)中采用手工結算進行采購結算時，看不到采購入庫單？采購結算時，看不到采購入庫單？（注：上月暫估入庫業(yè)務）（注：上月暫估入庫業(yè)務） 答：看不到采購入庫單是由于選擇結算范圍時，答：看不到采購入庫單是由于選擇結算范圍時，沒有修改結算日期。沒有修改結算日期。單到回沖業(yè)務總結所涉及的子系統(tǒng)：采購、存貨、應付款系統(tǒng)。填制的原始單據(jù)：采購

14、發(fā)票 付款單借：在途物資 應交稅費貸：應付賬款借：原材料 貸：在途物資系統(tǒng)自動生成的原始單據(jù)：紅字回沖單、藍字回沖單 借：原材料（紅）貸：應付賬款（紅）借：應付賬款 貸：銀行存款單到補差 單到補差是指報進行暫估處理時，單到補差是指報進行暫估處理時，系統(tǒng)自動生成調(diào)整單，調(diào)整金額為實際系統(tǒng)自動生成調(diào)整單，調(diào)整金額為實際金額與暫估金額的差額。金額與暫估金額的差額。3、現(xiàn)付業(yè)務 現(xiàn)付業(yè)務是指當采購業(yè)務發(fā)生時，立即現(xiàn)付業(yè)務是指當采購業(yè)務發(fā)生時，立即付款。即以現(xiàn)金或支票付款。付款。即以現(xiàn)金或支票付款。采購業(yè)務(現(xiàn)付業(yè)務)的處理流程填制并審核采購入庫單填制并審核采購入庫單填制采購發(fā)票填制采購發(fā)票采購結算采購

15、結算將入庫單進行記賬將入庫單進行記賬生成入庫憑證生成入庫憑證審核采購發(fā)票審核采購發(fā)票生成采購憑證生成采購憑證1 12 23 35 56 6物流資金流現(xiàn)付處理現(xiàn)付處理4 47 7實驗資料： 2008 2008年年6 6月月1212日，向益民公司購買鍵盤日，向益民公司購買鍵盤350350只，單價只，單價8080元元/ /只，驗收入原料庫。同時收到只，驗收入原料庫。同時收到專用發(fā)票一張，票號為專用發(fā)票一張，票號為8501185011，立即了以轉(zhuǎn)賬，立即了以轉(zhuǎn)賬支票形式（支票號支票形式（支票號z011z011）支付貨款。）支付貨款。業(yè)務類型：業(yè)務類型：現(xiàn)付業(yè)務現(xiàn)付業(yè)務1 1、在庫存管理系統(tǒng)中錄入采購入

16、庫單、在庫存管理系統(tǒng)中錄入采購入庫單2 2、在采購管理系統(tǒng)中錄入采購發(fā)票進行現(xiàn)付處理和采、在采購管理系統(tǒng)中錄入采購發(fā)票進行現(xiàn)付處理和采購結算購結算3 3、在存貨核算系統(tǒng)中記賬并生成憑證、在存貨核算系統(tǒng)中記賬并生成憑證4 4、在應付款管理系統(tǒng)中審核采購發(fā)票并進行現(xiàn)結制單、在應付款管理系統(tǒng)中審核采購發(fā)票并進行現(xiàn)結制單實驗步驟： 現(xiàn)付業(yè)務總結所涉及的子系統(tǒng)：采購、存貨、庫存、應付款系統(tǒng)。填制的原始單據(jù)：采購發(fā)票、采購入庫單借：在途物資借：在途物資 應交稅費應交稅費貸：銀行存款貸：銀行存款借：原材料借：原材料 貸：在途物資貸：在途物資 從入庫單角度來看從入庫單角度來看 從發(fā)票角度來看從發(fā)票角度來看4、

17、采購退貨業(yè)務從入庫單角度來看，分為兩種情況1、入庫單未記賬 即已經(jīng)錄入即已經(jīng)錄入“采購入庫單采購入庫單”，但尚未記入存貨明細賬。此時，但尚未記入存貨明細賬。此時又分又分三種情況：三種情況： 未錄入未錄入“采購發(fā)票采購發(fā)票” 如果是全部退貨，可刪除如果是全部退貨，可刪除“采購入庫單采購入庫單”；如果是部分退貨，；如果是部分退貨，可直接修改可直接修改“采購入庫單采購入庫單”。 已錄入已錄入“采購發(fā)票采購發(fā)票”但未結算但未結算 如果是全部退貨，可刪除如果是全部退貨，可刪除“采購入庫單采購入庫單”和和“采購發(fā)票采購發(fā)票”；如；如果是部分退貨，可直接修改果是部分退貨，可直接修改“采購入庫單采購入庫單”

18、” 和和“采購發(fā)票采購發(fā)票”。 已經(jīng)錄入已經(jīng)錄入“采購發(fā)票采購發(fā)票”并執(zhí)行了采購結算并執(zhí)行了采購結算 若結算后的發(fā)票沒有付款，此時可取消采購結算，再刪除或修若結算后的發(fā)票沒有付款，此時可取消采購結算，再刪除或修改改“采購入庫單采購入庫單”和和“采購發(fā)票采購發(fā)票”，若結算后的發(fā)票已付款，則，若結算后的發(fā)票已付款，則必須錄入退貨單。必須錄入退貨單。2、 入庫單已記賬 、 必須錄入退貨單。必須錄入退貨單。從發(fā)票角度來看，分為兩種情況(1) 采購發(fā)票未付款 當入庫單尚未記賬時，直接刪除當入庫單尚未記賬時，直接刪除“采購入庫單采購入庫單”和和“采購發(fā)票采購發(fā)票”，已結算的，已結算的“采購發(fā)票采購發(fā)票”需先取消結算再刪需先取消結算再刪除。當入庫單已經(jīng)記賬時，必須錄入退貨單。除。當入庫單已經(jīng)記賬時，必須錄入退貨單。(2) 采購發(fā)票已付款 此時無論入庫單是否記賬，都必須錄入退貨單此時無論入庫單是否記賬，都必須錄入退貨單。退貨處理操作流程填制并審核紅字采購入庫單填制并審核紅字采購入庫單填制紅字采購發(fā)票填制紅字采購發(fā)票采購結算采購結算將入庫單進行記賬將入庫單進行記賬生成入庫憑證生成入庫憑證審核采購發(fā)票審核采購發(fā)票生成憑證生成憑證1 12 23 34 4物流資金流5 5實驗資料： 2008 2008年年6 6月月1515日，發(fā)