檔案管理畢業(yè)論文淺析學(xué)校電子檔案的管理

1、xx大學(xué)畢業(yè)論文淺析學(xué)校電子檔案的管理姓 名：2014年6月25日淺析學(xué)校電子檔案的管理論文關(guān)鍵詞：電子文件檔案學(xué)校論文摘要：本文將從學(xué)校的角度分析電子文件的整理、歸檔和保護(hù)。隨著以計算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及學(xué)校運(yùn)用計算機(jī) 技術(shù)解決管理問題的迫切需要，將使得學(xué)校利用計算機(jī)技術(shù)輔助各類工作過程成 為必然與可能。如今，絕大多數(shù)學(xué)校都是采用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來管理木校的各類信息資 源，因此產(chǎn)生的犬量的電子文件。在對待電子檔案的管理上我們還需要進(jìn)一步的 加強(qiáng)學(xué)習(xí)和探討，如何對這些電子文件進(jìn)行整理、歸檔和保護(hù)？我將在木文屮談 談自己的一些經(jīng)驗和看法。一、電了文件的整理1、基建、設(shè)備等電子文件的事

2、理?；n案的形成一般是利用計算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù) 據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對紙質(zhì)文件的實體進(jìn)行掃描，并按案 卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。而對于設(shè) 備檔案的管理，在引進(jìn)設(shè)備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，女口： 系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或 其他載體的同時，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項。2、財務(wù)電子文件的整理（1）工資單。工資以光盤形式歸檔時，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表， 并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時還應(yīng)附移交清單，作為財務(wù) 和檔案部門雙方交接吋的憑證。

3、（2）賬簿。學(xué)校會計賬簿內(nèi)容一般己進(jìn)入計算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的 實物實際上是計算機(jī)的打印件，計算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)一，英內(nèi)容也可以光盤 形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、 賬簿頁數(shù)、啟用期，負(fù)責(zé)人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng) 賬簿的真實性和憑證作用。3、學(xué)校其它電子文件的整理現(xiàn)在的學(xué)校一般都建有計算機(jī)信息管理系統(tǒng)，如行政信息管理系統(tǒng)，包扌舌 教學(xué)、科研、人事管理等內(nèi)容；教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊屮心、財務(wù)結(jié)算屮心、 教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊、選課、排課、課表、 成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)

4、處與研究生院負(fù)責(zé) 學(xué)籍、教學(xué)計劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。對這些電子文件該如 何進(jìn)行整理呢？計算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，應(yīng)進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的 數(shù)據(jù)通過信息屮心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù) 據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸， 移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。二、電子文件歸檔方式和途徑的選擇紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電了文件的載體穩(wěn)定性羌，易損壞，因 此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光 盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：（一）借助計算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞

5、網(wǎng)線。隨著各單位計 算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。對那些未輸送 到計算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電了文件，應(yīng)由電了文件形成部門編目 整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部 門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種 通用性較強(qiáng)的軟件，如 dbf、doc、txt、exe等文件，然后檔案人員根據(jù) 檔案的密級和保管期限，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，錄入檔案數(shù) 據(jù)庫。如耍杳詢，則可通過各個網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行杳詢。（二）選擇電子文件信息的匯集點，由讓算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為 適應(yīng)辦公自動化

6、工作發(fā)展的需要，各院校都設(shè)立了計算機(jī)與信息管理屮心，由他 們利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校信息管理系統(tǒng)。計算機(jī)與信息管理中心成為了電子文件信 息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件，由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成 的具有保存價值的屯子文件歸檔，無疑是最佳歸檔途徑之一。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編口整理 后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門口行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部 門對其數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤。三、完善電子文件歸檔制度1、電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù) 錄入員、信息管理與計算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此z

7、多的電子文件收集歸檔， 必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的白覺行動。要將電了文件歸檔工作納入 本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核 信息管理工作的同吋，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。2、“兩套制”歸檔的必要性由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具冇 憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。目而，電了文件、紙質(zhì)文件 轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制s歸檔內(nèi)容形成“兩套制s即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。四、電子檔案的保護(hù)由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實際使用中大量電子文件是用光盤 保存，因此，對當(dāng)前歸檔電子文件載體要制定保護(hù)措施。1、規(guī)范排放和使用。2、保持良好的溫度、濕度環(huán)境。3、注意避光?？傊谝?guī)劃電子文件歸檔工作時，我們的著眼點要高，立足