秘書資格考試 秘書三級 章節(jié)復(fù)習(xí)筆記

1、豆丁網(wǎng) 秘書資格考試 秘書三級 章節(jié)復(fù)習(xí)筆記第一章 商務(wù)溝通1.在見面禮儀中要注意到：在日本，鞠躬是常見的傳統(tǒng)禮節(jié)。；在歐洲各國喜歡擁抱的禮節(jié)2.錄像中可能出現(xiàn)用餐禮儀：注意3.饋贈禮儀中：（1）與法國人交往，不宜選用刀、劍、剪、餐具或是帶有明顯的廣告標(biāo)志的物品作為饋贈禮品。（2）與美國人交往，兩種場合可通過贈禮圣誕節(jié)期間當(dāng)你抵達(dá)和離開美國的時候。(3)與俄羅斯人交往，送鮮花要送單數(shù)。（4）與日本人交往，切忌送梳子，而且一般不送菊花和荷花。（5）與阿拉伯人交往，不送酒。p3304.商務(wù)交往中，日本人不太尊重女性。5.談話禮儀中，（1）避談?wù)巍⒆诮痰让舾性掝}（2）不要以自我為中心（3

2、）避免詢問他人穿著、飾物等價格。（4）男士不問錢包，女士不問年齡。6.西餐餐具中注意刀和叉的使用。p334中7.進(jìn)餐禮儀時，餐巾放在腿上。完全攤開、塞在胸前、掖在腰帶上都是不正確的。p3358.普通西餐的上菜順序：面包、湯、各類菜肴、甜點(diǎn)、水果、咖啡或者紅茶。p3359.吃甜點(diǎn)時，要用刀切開后，用叉取食 p33610.第一大題：背景：要接待一個重要訪團(tuán)，進(jìn)行崗前培訓(xùn)，請您寫一份接待計劃。答：（1）做接待計劃之前我們要了解基本情況，確定接待規(guī)格，指定接待計劃包括工作準(zhǔn)備、生活準(zhǔn)備、參觀娛樂準(zhǔn)備，最后確定人員和經(jīng)費(fèi)（2）書上第339頁上中要點(diǎn)的第一點(diǎn)。（3）書上第339頁上中要點(diǎn)的第二點(diǎn)

3、。（4）進(jìn)行崗前培訓(xùn)的基本原則和要求：.不卑不亢：不論外賓來自哪個國家，所代表公司、企業(yè)的大小，都應(yīng)該以禮相待，互相尊重。依法辦事：國際間的交往合作，都要依法而行，不僅遵守我國法律，也要遵守對方國家的法律。內(nèi)外有別：指要有保密觀念，既要保守國家機(jī)密，也要保守本單位的機(jī)密。了解國際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話禮儀、身體語言禮儀、餐飲禮儀等等。p339（5）在涉外活動安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國主權(quán)平等的地位。方法有：（1）按身份與職務(wù)的高低排列。（2）按來賓所在國名稱的英文字母順序排列（3）按時間先后順序排列。p339下11.單選：對以前來訪過的來賓，接待規(guī)格應(yīng)按慣例規(guī)格。p340

4、上12.會談時就某些實(shí)質(zhì)性的問題進(jìn)行交流。（選擇）p340中13.會談完畢后的合影留念時，順序按第341頁的第一種。他遵循的原則：（1）以右為尊（2）前高后低14.對外宴請時要注意：（1）環(huán)境要雅致、安靜（2）點(diǎn)菜時要考慮對方的信仰方面的忌諱，有許多對方不能普遍接受的，如燕窩、魚翅、海參等（看一下書p341下）15.集體來訪，組織其參觀、娛樂時要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。應(yīng)預(yù)先通知接待方作好準(zhǔn)備。p34216.錄像中可能出現(xiàn)：迎賓時秘書要到大門口去迎接；介紹時通常是先由我方人員或翻譯按、迎賓者按身份高低向來賓一一介紹 p342中注意：在溝通部分可能出現(xiàn)大題，多為小題17.小題：廣義的

5、網(wǎng)絡(luò)溝通指那些網(wǎng)絡(luò)溝通與傳統(tǒng)溝通并行、或者網(wǎng)絡(luò)溝通占主導(dǎo)地位的企業(yè)管理溝通體系。p344中（5）在涉外活動安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國主權(quán)平等的地位。方法有：（1）按身份與職務(wù)的高低排列。（2）按來賓所在國名稱的英文字母順序排列（3）按時間先后順序排列。p339下11.單選：對以前來訪過的來賓，接待規(guī)格應(yīng)按慣例規(guī)格。p340上12.會談時就某些實(shí)質(zhì)性的問題進(jìn)行交流。（選擇）p340中13.會談完畢后的合影留念時，順序按第341頁的第一種。他遵循的原則：（1）以右為尊（2）前高后低14.對外宴請時要注意：（1）環(huán)境要雅致、安靜（2）點(diǎn)菜時要考慮對方的信仰方面的忌諱，有許多對方不能普遍接

6、受的，如燕窩、魚翅、海參等（看一下書p341下）15.集體來訪，組織其參觀、娛樂時要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。應(yīng)預(yù)先通知接待方作好準(zhǔn)備。p34216.錄像中可能出現(xiàn)：迎賓時秘書要到大門口去迎接；介紹時通常是先由我方人員或翻譯按、迎賓者按身份高低向來賓一一介紹 p342中注意：在溝通部分可能出現(xiàn)大題，多為小題 17.小題：廣義的網(wǎng)絡(luò)溝通指那些網(wǎng)絡(luò)溝通與傳統(tǒng)溝通并行、或者網(wǎng)絡(luò)溝通占主導(dǎo)地位的企業(yè)管理溝通體系。p344中（5）在涉外活動安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國主權(quán)平等的地位。方法有：（1）按身份與職務(wù)的高低排列。（2）按來賓所在國名稱的英文字母順序排列（3）按時間先后順序排列

7、。p339下11.單選：對以前來訪過的來賓，接待規(guī)格應(yīng)按慣例規(guī)格。p340上12.會談時就某些實(shí)質(zhì)性的問題進(jìn)行交流。（選擇）p340中13.會談完畢后的合影留念時，順序按第341頁的第一種。他遵循的原則：（1）以右為尊（2）前高后低14.對外宴請時要注意：（1）環(huán)境要雅致、安靜（2）點(diǎn)菜時要考慮對方的信仰方面的忌諱，有許多對方不能普遍接受的，如燕窩、魚翅、海參等（看一下書p341下）15.集體來訪，組織其參觀、娛樂時要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。應(yīng)預(yù)先通知接待方作好準(zhǔn)備。p34216.錄像中可能出現(xiàn)：迎賓時秘書要到大門口去迎接；介紹時通常是先由我方人員或翻譯按、迎賓者按身份高低向來賓一

8、一介紹 p342中注意：在溝通部分可能出現(xiàn)大題，多為小題 17.小題：廣義的網(wǎng)絡(luò)溝通指那些網(wǎng)絡(luò)溝通與傳統(tǒng)溝通并行、或者網(wǎng)絡(luò)溝通占主導(dǎo)地位的企業(yè)管理溝通體系。p344中18.網(wǎng)絡(luò)溝通的主體有：管理者的角色轉(zhuǎn)換、員工知識擁有者、網(wǎng)絡(luò)溝通的環(huán)境p34419.網(wǎng)絡(luò)溝通的環(huán)境有三個網(wǎng)：企業(yè)內(nèi)部的intranet、企業(yè)的供應(yīng)商間的extranet、企業(yè)外部的internet p344下20.基于internet的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的公司內(nèi)部網(wǎng)，不僅提高了企業(yè)信息服務(wù)的自動化程度，而且降低了企業(yè)管理費(fèi)用。 p34521.intranet模式以瀏覽器/web服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器為核心。 p34522.intranet的

9、應(yīng)用有兩種形式：發(fā)布內(nèi)部文件、內(nèi)部通信 p345中23.extranet是面向公司合作伙伴、相關(guān)企業(yè)和主要客戶。 extranet通常位于防火墻之后，通常也不向大眾提供公共服務(wù)信息 p345下24.選擇題：extranet的作用是：三點(diǎn) （書上第346上）25.多選題：網(wǎng)絡(luò)溝通的主要形式：四個 書上第346頁26.網(wǎng)絡(luò)溝通的原則：主要考試前三點(diǎn)：交流面對面，管理最有效；信息傳遞前，深思又熟慮；注重影響面，圈內(nèi)與圈外。 p34727.網(wǎng)絡(luò)溝通存在的問題：常考第一和三點(diǎn)：溝通信息呈超負(fù)荷態(tài)；縱向溝通弱化，橫向溝通擴(kuò)張。 p348和p349 28.人們愈來愈青睞電子郵件和電子公告板 p349上第四行

10、第二章 辦公環(huán)境的管理1.辦公布局：開放式辦公室的優(yōu)點(diǎn)：易于溝通，便于交流；缺點(diǎn)：房間易有噪音，如說話聲，打電話等影響他人 ； 封閉式辦公室的優(yōu)點(diǎn)：易于保證工作的機(jī)密性 （把書第353頁上表格看一下）2.封閉式辦公室又稱為傳統(tǒng)辦公室、網(wǎng)格式辦公室。p3523.預(yù)防緊急情況的措施有：主要是第二點(diǎn)和第六點(diǎn)（p354）其中，第二點(diǎn)可能考選擇題；第六點(diǎn)在錄像中可能出現(xiàn)4.發(fā)生事故時，秘書要填寫事故情況記錄表；如果事故中有人受傷，則涉及到的每個人都要填寫一張工傷情況報告表，里面的主要信息要有：完成表格人員、事故涉及人員、事故見證人、填寫表格的人員簽名和日期。注意一定不要有傷情鑒定醫(yī)生。5.第二題：改進(jìn)日

11、常辦公事務(wù)工作流程的方案。答：改進(jìn)日常辦公事務(wù)工作流程的基本思路是：合并和精簡。認(rèn)識到存在的問題后，提出如下改進(jìn)建議。書上第356頁的表格，把大標(biāo)題寫上，然后在自己添寫一些話，是句子完整通順。然后再答第357頁注意事項中：（1）流程應(yīng)由職權(quán)明確的專人來負(fù)責(zé)（2）要考慮客戶的需要，與其他流程以及客戶需求適當(dāng)結(jié)合（3）流程本身要有不斷改善的空間和彈性。6.選擇題：文稿審定的步驟：（1）文秘人員打印文件，首先應(yīng)瀏覽一遍文稿。（2）校對人員應(yīng)認(rèn)真校對。（3）章監(jiān)管員用印前，對文件內(nèi)容、文件格式、簽發(fā)手續(xù)再次認(rèn)真核對一遍。 p358上7.選擇題：文稿審核的內(nèi)涵：法律審核、政策審核、實(shí)施審核、體式審核、程

12、序?qū)徍藀3588.選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商時要比較：（1）價格和費(fèi)用，如批量購買，節(jié)日削價或?qū)⑵渲付ㄎ┮坏霓k公用品供貨商，但注意一定不要處理的產(chǎn)品（2）質(zhì)量和交貨（3）服務(wù)和位置（4）安全和可靠性 要仔細(xì)比較供應(yīng)商的報價單、訂貨單、交貨單和發(fā)票是否一致p3599.第三題：作為秘書，你如何做到對辦公用品的控制和監(jiān)督？答：第一：要做好庫存控制，就要確定好庫存卡，既確定最大庫存量、最小庫存量和再訂貨量。其中最大庫存量是（定義，在書上第360頁中間），最小庫存量是（定義，在書上第360頁），再訂貨量是：（定義，在書上第360頁）第二：加強(qiáng)對辦公設(shè)備和耗材的庫存管理和監(jiān)督，要求保持進(jìn)貨卡、出貨卡和庫存

13、卡的三卡一致。(p261)進(jìn)貨卡即記錄所有接收信息；出貨卡即是申請領(lǐng)用單，記錄發(fā)放物品的數(shù)量；庫存卡是每一次計算物品的庫存余額，該余額代表庫存物品的實(shí)際數(shù)量。（p260）第三：最后（書上第360頁下）檢查庫存物品申請表和庫存卡，從而了解各部門和某個人使用物品的情況定期檢查庫存記錄卡，了解庫存物品的項目和最大、最小庫存量和再定購量檢查實(shí)際庫存，將庫存中實(shí)際存放的物品余額對照卡片上的余額相比較，看是否有出入，其目的是防止浪費(fèi)和被盜。第三章 常用事務(wù)文書的擬寫1. 選擇題：市場調(diào)查報告的特點(diǎn)：其一是針對性；其二是真實(shí)性；其三是時效性。 p367中2. 市場調(diào)查報告有情況調(diào)查報告、事件調(diào)查報告、經(jīng)驗(yàn)調(diào)

14、查報告和問題調(diào)查報告。 p3673. 市場調(diào)查報告的主體由三部分：書上第368頁下4. 市場調(diào)查報告最重要的是實(shí)事求是。 p369中5. 計劃的概念。是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)、內(nèi)容、步驟、措施和完成期限的一種事務(wù)性文書 p3696. 計劃的特點(diǎn)：其一是針對性；其二是預(yù)見性。 p3697. 從書上第371頁下計劃的結(jié)構(gòu)與寫法開始看到第372頁的注意事項。看后，第四題題目就是根據(jù)背景寫一篇計劃書。北京的粗略意思是：單位要開展一項學(xué)習(xí)太極神功的活動，學(xué)習(xí)完后舉行比賽，以次寫一個計劃。（注明：背景是老師舉的例子，未必是考題）仔細(xì)看一下書上第370頁，例文分析28. 總結(jié)的類型;按內(nèi)容分，由學(xué)習(xí)總結(jié)、工作總結(jié)等；按性

15、質(zhì)和作用分，由綜合性總結(jié)、專題性總結(jié)等。（選擇題）p3729. 總結(jié)的結(jié)構(gòu)中主體包括的內(nèi)容：成績和經(jīng)驗(yàn)、存在的問題和教訓(xùn)以及今后努力的方向等10. 選擇題：主體由過程式、經(jīng)驗(yàn)式等多種形式。p37411. 在總結(jié)中的注意事項：第一、二、三、四點(diǎn) p37412. 述職報告的特點(diǎn)是：一是個人性；二是真實(shí)性；三是通俗性。 p37513. 重點(diǎn)：招標(biāo)書。招標(biāo)書由多種類型：企業(yè)經(jīng)營者招標(biāo)書、企業(yè)承包招標(biāo)書、勞務(wù)招標(biāo)書、技術(shù)引進(jìn)或轉(zhuǎn)讓招標(biāo)書。 p376下14. 第五題：可能是公文寫作題：招標(biāo)書 因此一定要好好看一下招標(biāo)書的結(jié)構(gòu)和寫法 看一下第377頁的招標(biāo)書例文15. 第六題：可能是請柬寫作題 參見第191

16、頁請柬的格式與寫法16. 投標(biāo)書也稱為“標(biāo)函”，它的特點(diǎn)是：針對性、求實(shí)性和合約性。p378關(guān)于投標(biāo)書的結(jié)構(gòu)和寫法同學(xué)看一下即可。第四章 會議與商務(wù)活動1.會議前我們應(yīng)該做好哪些方面？（1）確定會議的議題（2）確定會議的議程（3）確定會議時間、會期（4）確定經(jīng)費(fèi)預(yù)算和餐飲安排 p3822.確定會議主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的事跡；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細(xì)化 p3823.會務(wù)組是負(fù)責(zé)會務(wù)組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協(xié)調(diào)工作。 p382下4.開遠(yuǎn)程會議，預(yù)算我們應(yīng)重點(diǎn)考慮：郵電通信費(fèi)用，電話和電視費(fèi)用5.選擇題：三方或三方以上參加會議的桌

17、子藥用：a.長方形桌子b.圓桌性c.馬蹄形桌子d.正方形桌子 答案：bd6.選擇題：在什么樣的會議中，報告人和主辦單位負(fù)責(zé)人座位相間排列？答案：報告會、表彰會、聯(lián)席會 p385中7.遠(yuǎn)程會議的優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省時間、節(jié)省金錢、可以使用錄音帶的形式作永久紀(jì)錄 p3858.第七題：秘書如何做好會議協(xié)調(diào)？答：在總協(xié)調(diào)中，先要準(zhǔn)備工作協(xié)調(diào)，即答書上第387頁上面的表格，然后再添加兩列，一列的標(biāo)題是：不完成，存在問題；另一列的標(biāo)題是：落實(shí)日期在組織工作協(xié)調(diào)中，秘書要引導(dǎo)會議進(jìn)程，秘書發(fā)言（1）著裝要得體，注意表情（2）在時機(jī)成熟時，適時引導(dǎo)（3）發(fā)言時要與領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)向相同。 秘書還應(yīng)做到在會上認(rèn)真傾聽，最大限度地給

18、予鼓勵，在會上要尊重他人意見，確信自己能對任何沖突產(chǎn)生積極的影響。9.決定會議效果的因素：書上第388頁下第二點(diǎn)、第三點(diǎn)、第四點(diǎn)和第五點(diǎn)。10.導(dǎo)致會議承銷不高的主要方面：p389中，看一下即可，了解11.第八題：某公司開業(yè)。請你做好開業(yè)典禮的前期準(zhǔn)備答：書上第392頁到393頁，一共9個點(diǎn)。其中在第四點(diǎn)，闡述來賓邀請的人士包括上級領(lǐng)導(dǎo)，社會名流，新聞界人士和同行業(yè)代表。第六點(diǎn)中，開業(yè)現(xiàn)場，可以是正門之外的廣場，也可以是正門之內(nèi)的大廳。第九點(diǎn)中，向來賓贈送的禮品時，應(yīng)選擇有宣傳性、榮譽(yù)性和獨(dú)特性的禮品。典禮的程序包括：17點(diǎn)（書上第394頁），其中第五點(diǎn)，詳細(xì)闡述揭幕人要由本單位負(fù)責(zé)人和一位上

19、級領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓代表組成，揭去蓋在牌匾上的紅布，宣告企業(yè)的正式成立以上用自己的語言組織一下。即為答案12.信息發(fā)布會的主題大致有兩類：（1）說明性主題（2）解釋性主題 p39513.選擇：信息發(fā)布會的時間選擇要注意：（1）避開節(jié)日與假日（2）避免與重大社會活動相沖突（3）防止與新聞界的宣傳報道重點(diǎn)撞車 p395下14.選擇：確定信息發(fā)布會的地點(diǎn)要考慮：（1）本單位所在地（2）事件發(fā)生地（3）當(dāng)?shù)刂馁e館、會議廳等 p395下15.信息發(fā)布會的主賓是新聞記者 廣告公司、客戶、同行業(yè)是受邀請的對象 p396上1. 信息發(fā)布會的主持人大都由主辦單位的辦公室主任或秘書長、公關(guān)部部長擔(dān)任。 p3962.

20、選擇：圖片、實(shí)物、模型、錄像、光碟等也是新聞發(fā)布會準(zhǔn)備的材料。 p396中3. 信息發(fā)布會上要注意：（1）講話重點(diǎn)突出（2）各發(fā)言人口徑統(tǒng)一（3）對各方記者要一視同仁，不能厚此薄彼 p397第五章 信息與檔案多為選擇題，這部分也可能出現(xiàn)大題（可能在檔案與溝通中選擇一個）1.多選：信息開發(fā)的主要形式：p401下2.剪報的優(yōu)點(diǎn)：成本低，獲得的信息量多 不足的是：缺乏時效性、可靠性 p402上3.信息資料索引可分為篇目索引和內(nèi)容索引。 p402中4.文摘的類型：指示性文摘（適用于信息篇幅長河內(nèi)容復(fù)雜的情況）和報道性文摘 p4025.多選題：信息編寫的類型：5點(diǎn) 書上第403頁下面6.信息開發(fā)的方法：

21、主要注意第三點(diǎn)（縱深發(fā)）和第四點(diǎn)（連橫法） p404中7.仔細(xì)看書上第405頁信息開發(fā)的類型，一次信息的形式有剪報、外文文獻(xiàn)的編譯等；二次信息的形式有目錄、索引、文摘和簡介等；三次信息提供的是評述性的、動態(tài)性的、預(yù)測性的信息，其形式有：簡訊、綜述、述評、調(diào)查報告等 p405中 其考察方式是：從中抽出4個，讓你選擇哪些是一次信息？二次信息？三次信息？8.信息開發(fā)技巧：抓住熱點(diǎn)、針對難點(diǎn)、找準(zhǔn)亮點(diǎn)、超前預(yù)測、突出特色 p405中9.信息利用中要使用跟蹤卡，跟蹤卡的定義。p406中10.信息咨詢服務(wù)的表現(xiàn)形式：報刊索引服務(wù)、信息線索咨詢服務(wù)、統(tǒng)計資料的咨詢服務(wù)。p407 考題形式：在給出別的一個，構(gòu)成四個選項11.信息反饋的形式：正反饋和負(fù)反饋，前反饋和后反饋 四選題 p408了解前反饋的定義：在信息發(fā)出之前，向信息發(fā)出者表示的要求和愿望 如來自基層和群眾中的建議和呼聲等 后反饋的定義：信息在發(fā)出后，信息接受者對信息做出的反應(yīng) p40812.信息反饋的特點(diǎn)：針對性、及時性和連續(xù)性 p409中13.選擇題：開展檔案利用的方式和途徑有：（1）開設(shè)閱覽室（2）檔案外借（3）制發(fā)檔案復(fù)制本 （4）出具檔案證明 p41114.開架閱覽的做法是：（1）科技檔案副本（2）非密的或密級較低的（3）編制“科技檔案檢索圖表” 選擇題p41115.檔案外借的制度：（1）辦審批手續(xù)（2）外借