文控知識(shí)培訓(xùn)(PPT 13頁(yè))

1、1文控員的崗位職責(zé)1、外來(lái)文件的分發(fā)、核查與管理； 2、外發(fā)文件的監(jiān)控； 3、受控文件的會(huì)簽、評(píng)審、編號(hào)、分發(fā)的監(jiān)督和實(shí)施； 4、文件更改時(shí)更改記錄、會(huì)簽、評(píng)審、分發(fā)、回收、銷(xiāo)毀與作廢； 5、文件的保存、整理、保存期限的監(jiān)控； 6、定期對(duì)文件進(jìn)行檢查、評(píng)審；（使用狀態(tài)、適宜性、是否按規(guī)定執(zhí)行等）； 7、協(xié)助完成內(nèi)部審核工作； 8、記錄的歸檔、分類(lèi)儲(chǔ)存、按保存期限定期銷(xiāo)毀； 9、協(xié)助完成內(nèi)部體系審核工作； 10、相關(guān)的環(huán)境因素控制的遵守。 2體系文件編碼規(guī)則手冊(cè)： SPT-A/Q（E）程序文件：SPT-B/Q/PD-01（E、C）三級(jí)文件：SPT-C/Q/PD/A-01表單： SPT-D/Q/P

2、D-01-01-R0QMS質(zhì)量管理體系EMS環(huán)境管理體系CQMS+EMS3文件的分類(lèi)體系文件分類(lèi)：1.質(zhì)量/環(huán)境手冊(cè)2.程序文件3.作業(yè)指導(dǎo)書(shū)4.質(zhì)量/環(huán)境記錄作業(yè)指導(dǎo)書(shū)分類(lèi)：1.產(chǎn)品圖、2.工藝流程圖、3.樣品、4.CP、5.FMEA、6.檢驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)、7.操作指導(dǎo)書(shū)、8各類(lèi)指導(dǎo)書(shū)等外來(lái)文件分類(lèi)：1.法律法規(guī)2.客戶(hù)圖紙或要求3.標(biāo)準(zhǔn)（體系標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等）4文件編寫(xiě)手冊(cè)：一般由管理者代表組織編寫(xiě)。（目錄、方針、目標(biāo)、組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)和權(quán)限描述、與體系條款的描述/程序文件的引用、職責(zé)分配表、程序文件清單等）程序文件：一般由部門(mén)主管編制。（依據(jù)手冊(cè)中的定義，詳細(xì)描述標(biāo)準(zhǔn)中指出的程序文件和

3、組織自己決定的程序文件。根據(jù)過(guò)程來(lái)編寫(xiě)是最基本的方法。）作業(yè)指導(dǎo)書(shū)：一般由了解過(guò)程操作的技術(shù)人員或中層領(lǐng)導(dǎo)者編寫(xiě)。（是程序文件中某個(gè)環(huán)節(jié)的細(xì)化，主要針對(duì)關(guān)鍵的過(guò)程或沒(méi)有形成文件就易引起出錯(cuò)的過(guò)程。）記錄：了解過(guò)程的人員編寫(xiě)最合理。（空表單是三階文件，一旦填寫(xiě)就成為記錄。一份好的表單通常需要相關(guān)人員的評(píng)審，會(huì)隨時(shí)間的推移而變化。）5文件評(píng)審、審批手冊(cè)：管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。程序文件：管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)（一般的組織為：部門(mén)經(jīng)理審核，管代批準(zhǔn)。）作業(yè)指導(dǎo)書(shū)：部門(mén)經(jīng)理審核，管理者代表批準(zhǔn)。文件評(píng)審：由文件中涉及的部門(mén)參與評(píng)審。文件更改評(píng)審：原文件評(píng)審參與部門(mén)評(píng)審。6文件發(fā)放按文件首頁(yè)的分

4、發(fā)流向復(fù)印、分發(fā)。填寫(xiě)“文件分發(fā)管制表”。原稿作為文控中心的存檔文件。擅自復(fù)印為無(wú)效文件。補(bǔ)發(fā)：填寫(xiě)“文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單”外發(fā)：填寫(xiě)“文件外發(fā)管制表”，供方的需通知更換版本，顧客處的不再通知。7文件更改體系文件：文件會(huì)簽意見(jiàn)表圖紙：工程更改通知單CP：工藝更改通知單，以工程更改通知單通知項(xiàng)目小組成員更改內(nèi)容在文件更改履歷中注明發(fā)放到更改前分發(fā)的部門(mén)8文件檢查、歸檔、保存制定有效文件清單，軟盤(pán)文件定期備份。每月更新1次清單，檢查文件的最新?tīng)顟B(tài)和有效性。每次分發(fā)時(shí)，督促文件接收人改動(dòng)有效文件清單。文件保存條件：干燥、防水、防火、防蟲(chóng)蛀等9外來(lái)文件（QMS）先登記（外來(lái)文件登記表）評(píng)審（工程部組織5日內(nèi)

5、完成填寫(xiě)“外來(lái)文件評(píng)審表：）敲章受控（標(biāo)注外來(lái)，分受控、僅供參考、不敲章。）分發(fā)：在“外來(lái)文件評(píng)審單”上體現(xiàn)。動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)清除失效文件。10外來(lái)文件（EMS）管理登記在“環(huán)境法規(guī)和其他要求清單”管代3個(gè)月收集一次。鑒定：適用性，填寫(xiě)“環(huán)境法規(guī)鑒定表”受控：環(huán)境法規(guī)敲受控章，不分發(fā)?！碍h(huán)境法規(guī)和其他要求清單”和“環(huán)境法規(guī)鑒定表”作為三階文件分發(fā)。動(dòng)態(tài)管理清除過(guò)期版本。11文件更改、換版、作廢換頁(yè)：小部分的更改采用換頁(yè)，在修改內(nèi)容下劃線，文件需會(huì)簽、批準(zhǔn)?？梢允〉闹皇菑?fù)印的紙張數(shù)。換版：在首頁(yè)更改史中注明更改內(nèi)容，評(píng)審、批準(zhǔn)后重新發(fā)放。銷(xiāo)毀：按文件分發(fā)官制表收回并銷(xiāo)毀。原版保留并加蓋作廢章。原版作廢文件保留3年，逾期填寫(xiě)文件銷(xiāo)毀清單，批準(zhǔn)后作廢。12記錄控制1記錄包括：我們的、供方的和顧客指定的。記錄的形式：表格、圖表、報(bào)告、磁盤(pán)、照片等形式。編號(hào)規(guī)定填寫(xiě)要求保存規(guī)定：記錄清單及保存規(guī)定定期收集與歸檔：每月歸檔，部門(mén)保留近3個(gè)月的記錄，填寫(xiě)文件/記錄歸檔清單做索引標(biāo)識(shí)。1