電子科技大學(xué)檔案館學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)

1、電子科技大學(xué)檔案館學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)組員：李東濱 賈曉妍 班小佼 嚴(yán)鋒 江文第一部分、系統(tǒng)規(guī)劃一、 概述隨著學(xué)校的規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)量急劇增加，有關(guān)學(xué)生的各種信息量也成倍增長。學(xué)籍檔案管理工作則變得更加復(fù)雜，檔案的完整性、安全性等問題也顯得更加重要，日益引起了人們的關(guān)注。面對龐大的信息量，需要有學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)來提高學(xué)籍檔案管理工作的效率。因此，檔案管理工作成為一項(xiàng)迫切需要解決的問題，而學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)也正是為了滿足社會的需要。學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)是有一定社會意義的，也是符合社會要求的。二、組織機(jī)構(gòu)學(xué)籍檔案管理兩個職務(wù)：管理員，操作員三、組織目標(biāo) 1、幫助學(xué)校對學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行系統(tǒng)化、

2、計算機(jī)化、規(guī)范化的管理，促進(jìn)檔案的完整、準(zhǔn)確和全面，保證學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。2、保障檔案的安全性、保密性。四、需求概要 1、保存來自學(xué)校各個學(xué)院的學(xué)生學(xué)籍基本檔案，保存學(xué)生的派遣，招生，論文信息，在其他部門或個人需要時方便查詢。2、系統(tǒng)需要密碼保護(hù)，防止不具備權(quán)限的人對系統(tǒng)以及信息進(jìn)行修改。3、對檔案館的案卷進(jìn)行管理。檔案處理五、過程流程圖：學(xué)校各學(xué)院學(xué)生學(xué)籍案卷報送檔案錄入檔案的查詢案卷入庫六、組織職能域?qū)⒏乓僮鳉w入五職能域1、畢業(yè)生基本信息的管理；2、學(xué)生派遣信息的管理；3、招生信息的管理；4、學(xué)生論文信息的管理5、用戶管理；6、系統(tǒng)管理和系統(tǒng)維護(hù)；七、過程法定義數(shù)據(jù)類八

3、、可行性分析1、經(jīng)濟(jì)可行性 本系統(tǒng)運(yùn)行于原有的計算機(jī)軟、硬件上不需要投入多少資金 本系統(tǒng)帶來的好處：（1）檔案管理人員工作環(huán)境的改善（2）檔案管理的高效率 應(yīng)用本系統(tǒng)帶來的人力節(jié)省費(fèi)用將大于投入費(fèi)用2、技術(shù)可行性本系統(tǒng)將用到局域網(wǎng)技術(shù)的基礎(chǔ)，該技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用在功能上，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的是對數(shù)據(jù)庫的基操作和對delphi的應(yīng)用，相關(guān)操作應(yīng)用得比較普遍。3、社會可行性信息化我國政府提倡的，國家把信息化作為一項(xiàng)基本國策。應(yīng)用管理信息系統(tǒng)辦公有助于學(xué)校推進(jìn)辦公自動化、計算機(jī)化，推進(jìn)計算機(jī)在校園的普及，提高檔案管理人員的計算機(jī)應(yīng)用能力。第二部分、系統(tǒng)分析一、 簡要介紹學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)用于學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作

4、，如果學(xué)校畢業(yè)學(xué)生人數(shù)增加，將會增加系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。系統(tǒng)一般應(yīng)用于校園局域網(wǎng)，分布在幾大校區(qū)，由專人負(fù)責(zé)管理。二、 需要解決的主要問題：重點(diǎn)是系統(tǒng)的設(shè)計和實(shí)現(xiàn)，系統(tǒng)的設(shè)計和實(shí)現(xiàn)將分別針對學(xué)生學(xué)籍檔案在日常的管理中的功能。三、 業(yè)務(wù)流程：1、 業(yè)務(wù)流程描述： （1）、管理員根據(jù)職務(wù)計劃產(chǎn)生的用戶以及職能設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限。 （2）、用戶根據(jù)自己的用戶名以及密碼登錄系統(tǒng)，如果沒有該用戶或者密碼錯誤系統(tǒng)將阻止用戶進(jìn)入，并提示錯誤信息。 （3）、進(jìn)入系統(tǒng)后，用戶選擇需要的操作： 用戶管理操作：添加用戶在權(quán)限允許的情況下，向用戶表添加新用戶，并分配適應(yīng)其職能的權(quán)限。 修改用戶操作修改已經(jīng)存在的用戶信息。

5、 2、 業(yè)務(wù)處理操作：數(shù)據(jù)錄入根據(jù)其他部門提交的新數(shù)據(jù)項(xiàng)或更改數(shù)據(jù)項(xiàng)對數(shù)據(jù)庫中的記錄進(jìn)行添加或修改的；檔案服務(wù)按照學(xué)校其他部門的要求，向其他門輸出一定格式的檔案報表。數(shù)據(jù)庫管理提供數(shù)據(jù)的備份、還原功能3、 業(yè)務(wù)流程圖：四、 數(shù)據(jù)流程：由業(yè)務(wù)流程圖導(dǎo)出的數(shù)據(jù)流程圖：五、 應(yīng)該具備的主要功能：功能模塊圖1、畢業(yè)生基本信息的管理：基本檔案的添加：添加學(xué)生的基本信息，如檔號、姓名、學(xué)號、專業(yè)、學(xué)院等?；緳n案的更新：對以輸入的學(xué)生基本檔案的修改?；緳n案的刪除：刪除已有的學(xué)生檔案?；緳n案的搜索（全字段查詢）：可以用所有的字段進(jìn)行查詢?；緳n案的批量操作（包括批量更新和批量刪除）：可以利用查詢結(jié)果來進(jìn)

6、行批量更新和刪除，也可以全記錄更新。基本檔案的統(tǒng)計（統(tǒng)計個別字段的數(shù)量）：根據(jù)學(xué)生入學(xué)，畢業(yè)的年份，所屬學(xué)院，培養(yǎng)層次，進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計，并以圖形的形式表示出來。2、派遣信息的管理：派遣信息的輸入：輸入學(xué)生的派遣的信息，包括檔號、單位等。派遣信息的查詢（選定條件查詢）：對指定的條件進(jìn)行查詢。派遣信息的刪除：刪除已有的學(xué)生派遣信息。派遣信息的更新：對以輸入的學(xué)生派遣信息的修改。3、招生信息的管理：招生信息的輸入：輸入招生信息的學(xué)號，姓名，考試科目等。招生信息的刪除：刪除已有的招生信息。招生信息的更新：對以輸入的招生信息修改。招生信息的查詢（選定條件查詢）：對指定的條件進(jìn)行查詢。4、論文信息的管理論文

7、信息的輸入：輸入論文信息的作者名，論文題目等。論文信息的刪除：刪除已有的論文信息。論文信息的更新：對以輸入的論文信息修改。論文信息的查詢（選定條件查詢）：對指定的條件進(jìn)行查詢。5、用戶管理：用戶信息的輸入：錄入使用系統(tǒng)的用戶信息和用戶權(quán)限的分配。用戶信息的刪除：刪除已有的用戶信息。用戶密碼的更新：更新用戶密碼。用戶權(quán)限的分配：分配用戶使用系統(tǒng)的權(quán)限。6、系統(tǒng)管理和系統(tǒng)維護(hù)：編碼表管理：管理系統(tǒng)所用的編碼信息。數(shù)據(jù)庫備份：對數(shù)據(jù)庫備份和還原。六、 數(shù)據(jù)字典：名稱描述類型FileID檔號varcharStuSerial畢業(yè)生序列號varcharClassNo班號varcharStuNo學(xué)號varc

8、harName姓名varcharGender性別charCardID身份證號碼varcharNation民族varcharMember黨團(tuán)組織varcharBirthday出生日期varcharAddress地址varcharStudyTime學(xué)習(xí)起止時間varcharCollegeName學(xué)院名稱varcharMajor專業(yè)varcharTrainLevel培養(yǎng)層次varcharEduLength學(xué)制varcharFinalResult畢業(yè)結(jié)論varcharGraduateKind畢業(yè)類型varchar CollegeKind辦學(xué)形式varcharStudyKind學(xué)習(xí)形式varcharPr

9、esident校長varcharCertificateDate發(fā)證日期varcharCertificateNo畢業(yè)證編號varcharDegreeNo學(xué)位證書編號varcharDegreeKind授位類型varcharDegreeTime授位時間varcharRemark備注varcharOperateTime最后操作時間datetimeGraduateCollege畢業(yè)院校charCompany考前工作單位charSubject1考試科目一charScore1考試科目一分?jǐn)?shù)floatSubject2考試科目二charScore2考試科目二分?jǐn)?shù)floatSubject3考試科目三charSco

10、re3考試科目三分?jǐn)?shù)floatSubject4考試科目四charScore4考試科目四分?jǐn)?shù)floatTotalScore總分floatRetrialScore復(fù)試分?jǐn)?shù)floatErollKind錄取類別charAddSubject1加試科目一charAddScore1加試科目一分?jǐn)?shù)floatAddSubject2加試科目二charAddScore2加試科目二分?jǐn)?shù)floatMarried婚否charTeacher導(dǎo)師姓名charPage頁次varcharStudyFrom生源所在地varcharCompanyAdd單位所在地varcharDepart單位隸屬部門varcharAuthor作者ch

11、arTitle論文題目varcharTeacher導(dǎo)師姓名char第三部分、系統(tǒng)設(shè)計一、總體設(shè)計結(jié)構(gòu)圖：二、結(jié)構(gòu)功能設(shè)計基本檔案的管理功能包括：1、基本檔案信息的錄入：包括檔號、姓名、學(xué)號、所屬學(xué)院等大量字段；2、基本檔案信息的刪除；3、基本檔案信息的更新；4、基本檔案信息的查詢； 派遣信息的管理功能包括：1、派遣信息的錄入：包括檔號、類號、時間等字段；2、派遣信息的刪除；3、派遣信息的更新；4、派遣信息的查詢； 招生信息的管理功能包括：1、招生信息的錄入：包括檔號、姓名、考試科目等信息；2、招生信息的刪除；3、招生信息的更新；4、招生信息的查詢；論文信息的管理功能包括：1、論文信息的錄入：包

12、括作者姓名、論文題目等信息；2、論文信息的刪除；3、論文信息的更新；4、論文信息的查詢；信息分析與維護(hù)功能包括：1、數(shù)據(jù)的統(tǒng)計；2、數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，導(dǎo)出；3、數(shù)據(jù)的批量刪除；4、數(shù)據(jù)的批量更新；用戶管理功能包括：1、系統(tǒng)用戶信息的錄入，包括用戶名、密碼、權(quán)限信息等2、系統(tǒng)用戶信息的修改3、系統(tǒng)用戶信息的刪除系統(tǒng)的維護(hù)功能包括：1、編碼表設(shè)置2、數(shù)據(jù)備份；三、數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)表設(shè)計1、數(shù)據(jù)庫的建立由于各類信息相互獨(dú)立，ER設(shè)計圖略。在開發(fā)SQL Server 2000數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序之前，首先要設(shè)計數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)并創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫。創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫時需要對數(shù)據(jù)庫的屬性進(jìn)行設(shè)置，包括數(shù)據(jù)庫名稱，所有者，大小，以及存儲該數(shù)據(jù)

13、庫的文件和文件組等。可以在SQL Server 2000企業(yè)管理器中創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，方法如下：1、進(jìn)入SQL Server 2000企業(yè)管理器，并在右側(cè)的樹狀結(jié)構(gòu)中單擊“數(shù)據(jù)庫”節(jié)點(diǎn)，并選擇“新建數(shù)據(jù)庫”，打開“數(shù)據(jù)庫屬性”窗口，可以看到窗口有三個選項(xiàng)卡，分別用來設(shè)置和查看數(shù)據(jù)庫常規(guī)信息，數(shù)據(jù)文件信息和事物日志信息。2、在“名稱”文本框中輸入數(shù)據(jù)庫名稱，本系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫名為ArchivesManageSystem。3、單擊“數(shù)據(jù)庫”選項(xiàng)卡，設(shè)置數(shù)據(jù)庫文件信息，系統(tǒng)會根據(jù)指定的數(shù)據(jù)庫名稱自動創(chuàng)建主要數(shù)據(jù)文件ArchivesManageSystem.mdf。用戶也可以根據(jù)需要修改文件名，位置和初始大小等屬

14、性。文件的組為 PRIMARY，表示主要數(shù)據(jù)文件。4、單擊“事務(wù)日志”選項(xiàng)卡，設(shè)置日志文件信息，系統(tǒng)會根據(jù)指定的數(shù)據(jù)庫名自動創(chuàng)建日志文件ArchivesManageSystem.ldf。用戶也可以根據(jù)需要修改文件名，位置和初始大小等屬性。文件屬性的設(shè)置方法與數(shù)據(jù)文件相同。5、單擊“確定”按鈕，開始創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫。HRMIS出現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫列表里，選中HRMIS，可以在右側(cè)窗口看到數(shù)據(jù)庫由表，視圖，用戶，角色等組成。2、數(shù)據(jù)表的建立表是SQL Server 數(shù)據(jù)庫中最常用的數(shù)據(jù)庫對象，在設(shè)計數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)時，我們首先考慮數(shù)據(jù)庫中的表。在設(shè)計表的時候需要為列指定數(shù)據(jù)類型，比如創(chuàng)建一個基本信息表BASICINO

15、F，在數(shù)據(jù)庫ArchivesManageSystem中創(chuàng)建表BASICINOF，打開SQL Server 2000企業(yè)管理器，在左側(cè)的樹狀結(jié)構(gòu)中展開數(shù)據(jù)庫HRMIS，右鍵單擊“表”節(jié)點(diǎn)，并選擇“新建表”命令，打開“新建表”窗口。在表結(jié)構(gòu)窗口中依次輸入列名，數(shù)據(jù)類型，長度，和允許空等屬性。對于有些數(shù)據(jù)類型，長度屬性是固定的。在工具欄中單擊“保存”圖標(biāo)，將彈出“輸入表名”對話框，將表名設(shè)定為BASICINOF，然后單擊“確定”按鈕，完成創(chuàng)建表的過程。表信息：（表示主鍵）基本信息表描述：存儲基本的個人信息表名：BASICINFO表結(jié)構(gòu)：招生信息表描述：存儲招生信息表名：ErollTable表結(jié)構(gòu)：派

16、遣信息表描述：存儲派遣信息表名：WorkTable表結(jié)構(gòu)：本科生論文信息表描述：存儲本科生論文基本信息表名：PostPaper表結(jié)構(gòu)：研究生論文信息表描述：存儲研究生論文信息表名：GraduatePaper表結(jié)構(gòu)：權(quán)限表描述：存儲用戶權(quán)限信息表名：Admin表結(jié)構(gòu)：辦學(xué)形式信息表描述：存儲辦學(xué)形式信息表名：CollageKindTable表結(jié)構(gòu)：學(xué)院信息表描述：存儲學(xué)院信息表名：CollageTable表結(jié)構(gòu)：學(xué)制信息表描述：存儲學(xué)制信息表名：EduLengthTable表結(jié)構(gòu)：畢業(yè)類型信息表描述：存儲畢業(yè)類型信息表名：GraduateKind表結(jié)構(gòu)：專業(yè)信息表描述：存儲專業(yè)信息表名：Majo

17、rTable表結(jié)構(gòu)：黨團(tuán)組織信息表描述：存儲黨團(tuán)組織信息表名：MemberTable表結(jié)構(gòu)：民族信息表描述：存儲民族信息表名：NationTable表結(jié)構(gòu)：學(xué)習(xí)形式信息表描述：存儲學(xué)習(xí)形式信息表名：StudyKindTable表結(jié)構(gòu)：培養(yǎng)層次信息表描述：存儲培養(yǎng)層次信息表名：TrainLevelTable表結(jié)構(gòu)：第四部分、系統(tǒng)實(shí)施1、 檔案館學(xué)籍管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)：該系統(tǒng)主要使用Borland Delphi編制，通過TADOQuey、TADOTable等部件實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的查詢、修改、添加和刪除， TDBGrid的部件顯示查詢結(jié)果；結(jié)合Microsoft Office中Excel實(shí)現(xiàn)大量表格的生成.

18、系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫的連接采用ADO。2、 主要界面及相應(yīng)功能：登錄窗體：如圖所示功能：初始化所有參數(shù)，并使用用戶登錄功能來識別用戶主窗體：如圖所示功能：提供人機(jī)交換信息的平臺，總體呈現(xiàn)所有功能界面，實(shí)現(xiàn)用戶權(quán)限的分配類別選擇窗體：如圖所示功能：對各類信息進(jìn)行錄入，導(dǎo)入，查詢操作時提供選項(xiàng)畢業(yè)生信息錄入窗體：如圖所示功能：實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生基本檔案信息的錄入派遣信息錄入窗體：如圖所示功能：實(shí)現(xiàn)派遣信息的錄入招生信息錄入窗體：如圖所示功能：實(shí)現(xiàn)招生信息的錄入本科生論文信息錄入窗體：如圖所示功能：實(shí)現(xiàn)本科生論文信息的錄入研究生論文信息錄入窗體：如圖所示功能：實(shí)現(xiàn)研究生論文信息的錄入各類數(shù)據(jù)導(dǎo)入窗體：如圖所示功能：提供以Excle表導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫的文件選擇界面多條件窗體：如圖所示功能：實(shí)現(xiàn)對各類信息的全字段、多條件查詢順序窗體：如圖所示功能：實(shí)現(xiàn)對畢業(yè)生基本信息的以時間為條件的順序查詢條件窗體：如圖所示功能：實(shí)現(xiàn)對畢業(yè)生基本信息的基本條件的查詢詳細(xì)信息窗體：如圖所示功能：顯示選中的查詢結(jié)果的詳細(xì)信息，并提供修改界面數(shù)據(jù)統(tǒng)計窗體：如圖所示功能：以年份，學(xué)院，培養(yǎng)層次為條件進(jìn)行畢業(yè)生數(shù)量統(tǒng)計密碼修改窗體：如圖所示功能：實(shí)現(xiàn)修改用戶密碼刪除用戶窗體：如圖所示功能：實(shí)現(xiàn)刪除已有用戶用戶添加窗體：如圖所示功能：實(shí)現(xiàn)添加新用戶編碼表維護(hù)窗體：如圖所示功能：實(shí)現(xiàn)編碼表項(xiàng)