電子郵件歸檔的三個(gè)原因分析

1、       電子郵件歸檔的三個(gè)原因分析                       導(dǎo)讀：郵件歸檔一方面是應(yīng)對(duì)法規(guī)遵從及電子訴訟要求，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的遷移，解放主存，利用郵件歸檔提供郵件服務(wù)器性能。應(yīng)對(duì)法規(guī)遵從的要求這通常要求對(duì)所有雇員或特定組織的雇員的郵件進(jìn)行歸檔，來自或發(fā)給用戶的郵件也要求歸檔。這種應(yīng)用有時(shí)也被稱為email日志，因?yàn)槊織l信

2、息都被自動(dòng)拷貝到一個(gè)日志中，隨后被歸檔。這種歸檔通常來自于象（塞班斯法案）sec 17a4這樣的法規(guī)的要求。一個(gè)做錯(cuò)事的公司如果沒有實(shí)施歸檔信息通常會(huì)被法院要求必須保存數(shù)年的歸檔數(shù)據(jù)。一些公司使用email監(jiān)督機(jī)制，即實(shí)時(shí)監(jiān)控郵件中的“惡意”行為，而不是事后再監(jiān)測。這通常被證券機(jī)構(gòu)的經(jīng)紀(jì)人要求（根據(jù) nasd 3010）以將責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)降到最低。email監(jiān)督可以監(jiān)控內(nèi)部交易、價(jià)格修改、泄漏機(jī)密信息、色情信息、種族/青少年/性別歧視等。email監(jiān)督可以被“事前查看”或“事后查看”。“事前查看”可以在不恰當(dāng)?shù)男畔魉统鋈ブ氨桓綦x掉，“事后查看”則在信息被傳送出去后才進(jìn)行標(biāo)記或捕獲，但并非所有的e

3、mail歸檔軟件供應(yīng)商都提供監(jiān)督功能。數(shù)據(jù)遷移，解放郵件服務(wù)器的主存儲(chǔ)空間，提供性能將收件箱中舊的或大的信息轉(zhuǎn)移到二級(jí)存儲(chǔ)中以節(jié)省金錢與存儲(chǔ)空間。歸檔的信息通常都對(duì)每一個(gè)用戶是透明可用的（當(dāng)連接到公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上時(shí)），最緊密的集成可以讓用戶仍然在自己的收件箱中看到這些已歸檔的郵件，而較松散的集成則可以讓用戶通過一個(gè)分離的瀏覽器窗口訪問已歸檔的郵件。email搜索與電子訴訟支持email搜索是能夠搜索所有歸檔的email并迅速找出所有符合搜索條件的email。這種功能最常被用于訴訟支持，或者響應(yīng)來自法院、政府機(jī)構(gòu)、或反方律師的查詢請(qǐng)求。從備份的磁帶系統(tǒng)中查詢email是非常緩慢與昂貴的，通常磁帶系

4、統(tǒng)并不能正確地找出所有的合適的email。即使沒有法律訴訟，法院或政府機(jī)構(gòu)也可能要求公司找出與某事件相關(guān)的所有email。這最有可能發(fā)生在高度法規(guī)遵從的行業(yè)，比如：金融、健康醫(yī)療、汽車、能源以及醫(yī)藥行業(yè)，任何公司都有可能被遭到政府的調(diào)查。即使沒有外部請(qǐng)求，公司內(nèi)部的律師或法律官員也經(jīng)常會(huì)搜索“壞”的email以檢測不良行為以及早避免問題。比如：如果一個(gè)公司曾經(jīng)被控告有內(nèi)部交易、性騷擾或工作歧視，法律或hr部門會(huì)可能檢索每周的email以確信不再會(huì)發(fā)生類似事件。在任何時(shí)刻，財(cái)富500強(qiáng)公司平均面臨著20件或更多的嚴(yán)肅的法律訴訟。而從備份的磁帶中查找email則會(huì)耗費(fèi)10萬到300萬美元。而如果使用一個(gè)好的email歸檔系