房地產(chǎn)登記檔案數(shù)字化存在的問(wèn)題和解決措施

1、    房地產(chǎn)登記檔案數(shù)字化存在的問(wèn)題和解決措施    張雪梅一、房地產(chǎn)登記檔案及其價(jià)值房地產(chǎn)登記檔案是指房地產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)在房地產(chǎn)物權(quán)登記活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。房地產(chǎn)登記檔案反映了房地產(chǎn)物權(quán)設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓、消滅的情況，是城市房地產(chǎn)物權(quán)登記工作的真實(shí)記載和重要依據(jù)。房地產(chǎn)登記檔案具有專(zhuān)業(yè)性、動(dòng)態(tài)性、真實(shí)性、完整性、價(jià)值性、法律性等特點(diǎn)，最根本的作用是為物權(quán)確認(rèn)提供依據(jù)，為社會(huì)各界提供產(chǎn)權(quán)證明，從而發(fā)揮定紛止?fàn)幍男Я?。在城市化進(jìn)程快速發(fā)展的今天，房地產(chǎn)登記檔案資料越來(lái)越多，涵蓋內(nèi)容越來(lái)越豐富，檔案查詢(xún)利用率也越來(lái)越高。為

2、提高工作質(zhì)量和效率，需要將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分應(yīng)用于房地產(chǎn)登記檔案管理工作中，結(jié)合現(xiàn)代電子信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理，建立檔案檢索平臺(tái)，為檔案信息交流和利用創(chuàng)造有利條件。二、檔案數(shù)字化的定義檔案數(shù)字化是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代產(chǎn)生的一種新型檔案管理信息形態(tài)，是指利用計(jì)算機(jī)、掃描、數(shù)字成像技術(shù)等把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為電子檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的形式連接，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，形成完備的檔案信息庫(kù)，從而實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化對(duì)檔案信息的現(xiàn)代化管理和高效使用具有重要的意義。在目前城市化進(jìn)程快速發(fā)展的形勢(shì)下，房地產(chǎn)登記檔案與社會(huì)各方面的聯(lián)系越來(lái)越密切，利用率越來(lái)越高，為提高工作質(zhì)量和效率，登

3、記檔案也需要進(jìn)行數(shù)字化加工處理，為信息的高效利用創(chuàng)造有利條件。三、當(dāng)前房地產(chǎn)登記檔案數(shù)字化中存在的問(wèn)題1.房地產(chǎn)登記檔案內(nèi)容與質(zhì)量各不相同由于房地產(chǎn)登記檔案的管理從上世紀(jì)80年代末開(kāi)始到現(xiàn)在，經(jīng)過(guò)了較長(zhǎng)時(shí)間的移交與傳送，不同年代、不同區(qū)域的房產(chǎn)管理部門(mén)對(duì)登記檔案的管理存在著不同的認(rèn)識(shí)和問(wèn)題，對(duì)登記檔案重要性的認(rèn)識(shí)存在著較大差異，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平與業(yè)務(wù)素質(zhì)也不盡相同，因此，房地產(chǎn)登記檔案中也存在著部分問(wèn)題或錯(cuò)誤。如果不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)與改正，房地產(chǎn)登記檔案的質(zhì)量將得不到保證，檔案的查閱和利用將產(chǎn)生極大的不便甚至導(dǎo)致錯(cuò)誤結(jié)果，專(zhuān)業(yè)工作人員利用資料也會(huì)造成相應(yīng)的障礙。連云港市房屋產(chǎn)權(quán)管理中心在200

4、2年啟用新的房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理系統(tǒng)時(shí)，集中錄入了從1989年開(kāi)始手工操作時(shí)的房屋自然狀況及權(quán)利人等基本信息，由于時(shí)間緊、任務(wù)重，相應(yīng)的質(zhì)檢工作又沒(méi)有及時(shí)到位，導(dǎo)致錄入的信息中所有權(quán)人姓名、房屋坐落、身份證號(hào)碼等存在一定的不完整甚至錯(cuò)誤，給日后的檔案利用工作造成了極大的障礙，嚴(yán)重影響了檔案查詢(xún)結(jié)果的質(zhì)量。因此，在2009年全面進(jìn)行數(shù)字化掃描過(guò)程中，我們對(duì)系統(tǒng)內(nèi)所有的房產(chǎn)基本信息全部進(jìn)行了檢查甚至重新錄入，以確保數(shù)據(jù)信息與檔案內(nèi)容的完全一致，對(duì)這種狀況進(jìn)行了糾正。2.單一的房地產(chǎn)登記檔案存在形式科學(xué)合理的房地產(chǎn)登記檔案資料，是由文字、圖表、錄音、照片以及相關(guān)資料構(gòu)成的。房地產(chǎn)登記技術(shù)規(guī)程規(guī)定，“房地

5、產(chǎn)登記檔案應(yīng)采用文字、圖表、聲像等形式，其載體可為紙介質(zhì)、電子介質(zhì)等”。但在以往的房地產(chǎn)登記檔案存儲(chǔ)方式中，對(duì)于照片、錄音、光盤(pán)等影像資料的重視程度不夠，收集較少，造成房地產(chǎn)登記檔案的存儲(chǔ)方式單一，不能充分滿(mǎn)足客戶(hù)的需求。同時(shí)，由于房地產(chǎn)登記檔案的特殊性，保存資料的過(guò)程中需要特定的平臺(tái)與載體，需要采用多元化的形式存儲(chǔ)登記資料，需要專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行維護(hù)處理，防止遭受損毀，才能有效地管理房地產(chǎn)登記檔案。3.抗風(fēng)險(xiǎn)打擊能力不足房地產(chǎn)登記檔案作為重要的產(chǎn)權(quán)資料，抗風(fēng)險(xiǎn)能力的提升應(yīng)該作為檔案管理工作的重中之重。目前，大量數(shù)字化信息都儲(chǔ)存在硬件設(shè)備中，設(shè)備的安全直接關(guān)系到檔案信息的安全和完整。電腦、硬盤(pán)、

6、光盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備具有一定的保存年限，需要不斷進(jìn)行拷貝和更新，以維護(hù)數(shù)據(jù)安全。如果保管不當(dāng)，可能發(fā)生損壞或老化等現(xiàn)象，導(dǎo)致數(shù)據(jù)損失損毀。網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)和信息系統(tǒng)是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，但同時(shí)也是信息安全風(fēng)險(xiǎn)存在的地方。黑客攻擊、病毒蔓延、技術(shù)落后、治理不及時(shí)等是產(chǎn)生不安全因素的根源。當(dāng)前我國(guó)房地產(chǎn)登記檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力仍然較低，因此，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的防范不僅應(yīng)在基礎(chǔ)工作上得到落實(shí)，也要在一些較大的自然災(zāi)害以及一些不可預(yù)防的因素上提高警惕，提出正確的解決措施，從而提升房地產(chǎn)登記檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。四、房地產(chǎn)登記檔案數(shù)字化存在問(wèn)題的解決措施1.理清思路，制定房地產(chǎn)登記檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃近年來(lái)，一些重點(diǎn)城市投入

7、了大量資金，組織了大批專(zhuān)業(yè)人員，建設(shè)了一整套功能強(qiáng)大、覆蓋面廣的房地產(chǎn)市場(chǎng)信息系統(tǒng)，包括gis系統(tǒng)、高標(biāo)準(zhǔn)的中控機(jī)房、通過(guò)飛機(jī)或衛(wèi)星拍攝的三維立體城市房屋地圖資料等，如此大規(guī)模的人力、物力、財(cái)力投入，放在中小城市，就目前而言，可能還是“不可能完成的任務(wù)”。因此，理清思路、制定房地產(chǎn)登記檔案數(shù)字化建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃是非常必要的。各地要根據(jù)實(shí)際情況，量力而行，切不可盲目求大求全。另一方面，也要積極與有關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，尋求政府支持，以保障人力、物力、財(cái)力投入。2.全面部署，建立完善的房地產(chǎn)登記檔案信息管理系統(tǒng)完善的房地產(chǎn)登記檔案信息管理系統(tǒng)包括信息歸集系統(tǒng)、信息檢索系統(tǒng)和信息查詢(xún)系統(tǒng)。信息歸集系統(tǒng)是

8、房地產(chǎn)登記檔案信息收集系統(tǒng)，能夠全面、及時(shí)地對(duì)房地產(chǎn)登記業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的靜態(tài)的、動(dòng)態(tài)的文字、數(shù)字、圖像、視頻等信息進(jìn)行收集，使房地產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)庫(kù)得以形成。健全的信息歸集系統(tǒng)要確保房地產(chǎn)登記檔案信息資料的完整性、準(zhǔn)確性，對(duì)庫(kù)存數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)更新，確保產(chǎn)權(quán)狀況與檔案信息之間同步變動(dòng)。信息檢索系統(tǒng)是房地產(chǎn)登記檔案信息輸出系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)登記檔案數(shù)字化的目的就是為了管理方便、檢索方便、利用方便。由于房產(chǎn)登記業(yè)務(wù)涉及面廣、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，初始登記、轉(zhuǎn)移登記、變更登記、抵押登記、限制登記等不同業(yè)務(wù)類(lèi)型又有著各自不同的特點(diǎn)，對(duì)登記檔案信息的需求也有所差異。因此，必須建立一個(gè)多功能、多角度、方便、快捷的檢索系統(tǒng)，將產(chǎn)

9、權(quán)人姓名、身份證號(hào)、房屋坐落、產(chǎn)權(quán)證號(hào)、登記時(shí)間、業(yè)務(wù)編號(hào)、檔案號(hào)等要素作為檢索點(diǎn)，編制各種檢索工具，實(shí)現(xiàn)多方位檢索，從而提供高效、快捷的查詢(xún)服務(wù)。 信息查詢(xún)系統(tǒng)是房地產(chǎn)登記檔案信息利用系統(tǒng)，它基于檢索系統(tǒng)，具備詳盡的查詢(xún)功能。為了提高房地產(chǎn)登記檔案的利用價(jià)值，應(yīng)建立滿(mǎn)足多層次、多方位需求的房地產(chǎn)登記檔案查詢(xún)系統(tǒng)，可設(shè)立電子觸摸屏、語(yǔ)音查詢(xún)、手機(jī)短信、房地產(chǎn)登記檔案網(wǎng)站等，為客戶(hù)提供房產(chǎn)信息便捷查詢(xún)服務(wù)，同時(shí)做好檔案信息的公開(kāi)性與保密性之間的關(guān)系。3.保證質(zhì)量，做好新增檔案資料錄入、掃描房屋登記機(jī)構(gòu)要研制容量大、性能高的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件系統(tǒng)，建立局域網(wǎng)，把掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備配備到檔案的管理部門(mén)、

10、服務(wù)窗口，對(duì)檔案資料進(jìn)行掃描、錄入、利用等工作。掃描時(shí)，對(duì)紙質(zhì)較差、薄、軟、對(duì)折不齊、寬幅過(guò)大等不易掃描的文件，可改用平板掃描儀或通過(guò)圖片拍攝等方式進(jìn)行整理，對(duì)極不清楚的部分加以文字性的輔助描述，確保新增檔案在歸檔上架前就能保質(zhì)保量地完成數(shù)字化工作，電子庫(kù)房與實(shí)際庫(kù)房相對(duì)應(yīng)，為后續(xù)的檔案利用工作打下基礎(chǔ)。4.加快速度，完成“歷史檔案”數(shù)字化加工對(duì)使用數(shù)字化軟件管理系統(tǒng)之前庫(kù)存的“歷史檔案”，房地產(chǎn)登記檔案管理部門(mén)既可以自己掃描錄入相關(guān)信息，也可以委托專(zhuān)業(yè)公司進(jìn)行數(shù)字化加工。掃描軟件應(yīng)和其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)采用的系統(tǒng)軟件有技術(shù)接口，數(shù)字化加工的歷史檔案信息能夠?qū)霐?shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，直接為局域網(wǎng)內(nèi)各業(yè)務(wù)部門(mén)提供

11、數(shù)據(jù)。連云港市房屋產(chǎn)權(quán)管理中心檔案室2009年與房地產(chǎn)專(zhuān)業(yè)掃描公司合作，按照國(guó)家檔案局紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（da/t31-2005）的要求和住建部“房地產(chǎn)交易與權(quán)屬登記規(guī)范化管理考核標(biāo)準(zhǔn)”的要求，將40多萬(wàn)卷未實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的“老檔案”全部進(jìn)行了信息整理和掃描，使電子檔案管理系統(tǒng)與產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了無(wú)縫連接，建立了一個(gè)集中各種分類(lèi)和密級(jí)的房地產(chǎn)登記檔案系統(tǒng)，使紙質(zhì)檔案圖像化，實(shí)行電子化集中存儲(chǔ)、管理、索引、查詢(xún)等，極大地提高了檔案工作的現(xiàn)代化管理水平。5.積極籌措，做好系統(tǒng)設(shè)備維護(hù)與數(shù)據(jù)備份數(shù)字化管理使檔案工作變得簡(jiǎn)單和方便，同時(shí)也對(duì)系統(tǒng)的安全提出了更高的要求，涉及計(jì)算機(jī)軟件、硬

12、件、網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)安全等。因此，要制定完善的保密、安全等規(guī)章制度，配備專(zhuān)業(yè)人員對(duì)服務(wù)器設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，配備密鑰，對(duì)受理、審核、繕證、登簿、歸檔等不同環(huán)節(jié)的工作人員設(shè)置不同的權(quán)限，設(shè)置防火墻，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，做好異地容災(zāi)備份等。采取紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)保存的雙套制措施，以防萬(wàn)一。連云港市房屋產(chǎn)權(quán)管理中心建立了房地產(chǎn)登記檔案信息庫(kù)，由計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的接收、整理、掃描、存儲(chǔ)、鑒定、庫(kù)房管理、借閱利用、統(tǒng)計(jì)等，自動(dòng)進(jìn)行檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。在建立局域網(wǎng)時(shí)，充分考慮了網(wǎng)絡(luò)速度、保密性、安全性、穩(wěn)定性和可擴(kuò)展性等多方面的因素，構(gòu)建了嚴(yán)密的計(jì)算機(jī)安全保障機(jī)制。同時(shí)，對(duì)房地產(chǎn)登記檔案數(shù)字化的結(jié)果進(jìn)行了異地備份，哪怕在遭受意外導(dǎo)致數(shù)據(jù)損毀的災(zāi)害狀況下，也能確保數(shù)據(jù)災(zāi)后快速恢復(fù)、重建，以保證房屋登記檔案數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)安全完整，保證系統(tǒng)穩(wěn)定可靠運(yùn)行，確保檔案查詢(xún)業(yè)務(wù)和房地產(chǎn)登記業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行。五、結(jié)論綜上所述，房地產(chǎn)登記檔案全面、真實(shí)地反映了房屋的所有信息，具有憑證和重大的參考利用價(jià)值。因此，要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加