公文處辦法(辦公室業(yè)務培訓)

1、公文處理辦法辦公室工作三個主要內(nèi)容 l辦文l辦會l辦事 規(guī)范辦文的重要性l體現(xiàn)機關的權威性l促進辦文的規(guī)范化l提高公文的公信力當前教育系統(tǒng)公文處理存在的主要問題l格式不規(guī)范l文種混亂l行文程序不嚴謹一、公文的種類l黨的機關公文共有14種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要。 l國家行政機關公文共有13種：命令（令）、議案、決定、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。 常用公文l基層單位常用的公文有：通知、通報、決定、意見、報告、請示、函二、公文的行文關系 l行文關系即向誰發(fā)公文。行文關系按隸屬關系確定。1、隸屬關系l隸屬

2、關系是一種管轄關系。在同一組織系統(tǒng)中，上級機關、部門對下級機關、部門的逐層領導與業(yè)務指導關系稱為隸屬關系；在同一組織系統(tǒng)的同一層級之間是平級關系（平行關系）；不同組織系統(tǒng)的機關、部門，都是互不隸屬的，不存在隸屬關系。2、行文關系l一般應堅持按隸屬關系逐級行文，不越級行文。按行文方向，可分為上行文、下行文、平行文三種。 l上行文對有隸屬關系的上級使用上行文（如報告、請示）l下行文對有隸屬關系的下級使用下行文（如命令、通知、批復、決定、通報、條例、規(guī)定等）l平行文不相隸屬機關之間用平行文（如函） 3、注意事項l（1）聯(lián)合行文與黨政分開行文 l（2）逐級行文與越級行文三、公文的格式l眉首（6要素）l

3、主體（7要素）l版記 （3要素）（一）眉首部分l1、公文份數(shù)序號l2、秘密等級和保密期限l3、緊急程度 l4、發(fā)文機關標識 l5、發(fā)文字號 l6、簽發(fā)人 1、公文份數(shù)序號l黨的機關秘密級以上、行政機關機密級以上公文都要標注份數(shù)序號。用阿拉伯數(shù)碼頂格標于公文版心左上角第一行。編號不應少于2位，10以下數(shù)字前加“0”，如“01、02”。 2、秘密等級和保密期限l是公文保密程度的一種標志。用3號黑體標，黨的機關標于版心左上角，行政機關標于右上角。秘密等級依次為“絕密”、“機密”、“秘密”。l保密期限是對公文秘級的時效規(guī)定，中間用隔開。如“秘密十年”、“機密二十年”。3、緊急程度l這是對公文送達時限的

4、要求，一般分為“特急”、“急件”。特急件必須立即傳遞并辦理，急件也應馬上辦理。黨的機關公文標于左上角秘密等級下一行，行政機關公文標于右上解秘密等級下一行。l注：公文標注緊急程度的，一般在標題中不應出現(xiàn)“緊急”字樣；標題中如果已出現(xiàn)“緊急”字樣，則不再標注緊急程度。 4、發(fā)文機關標識l即文件的“紅頭”。由“發(fā)文機關全稱或規(guī)范簡稱+文件”組成。一般用小標宋字體、紅字，字號一般應小于國務院文件，以顯示其最高行政機關地位。注意點一:l聯(lián)合行文應將主辦單位名稱排在前面，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側居中。黨政機關與同級的其他團體發(fā)文，發(fā)文機關的排列順序一般為黨、政、軍、群。注意點二：l平行文和下行文，

5、發(fā)文機關標識于版心上面三分之一處，即發(fā)文機關標識距上頁邊62mm；上行文必須留出55mm的空白供上級機關批示文件用，即發(fā)文機關標識距上頁邊為117mm。5、發(fā)文字號l簡稱文號，是公文制發(fā)單位按發(fā)文順序編列的公文代號，主要是便于對公文的統(tǒng)計、查詢和引用。由“機關代字+年份+發(fā)文序號”組成。注意點：l年份一定要用全稱，并用括起來，不能用（），也不能用 。l發(fā)文序號是公文的流水號，不能標01、02，只能標1、2、3、4。聯(lián)合行文標主辦單位的發(fā)文字號。l發(fā)文字號下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線。黨的機關中間斷開并加，行政機關為一條實線。l錯誤6、簽發(fā)人l這是上行文的要素，表示對上行文中的請示事項負

6、責，一般為發(fā)文單位的主要負責人，即真正的正職或主持工作的副職。l多個發(fā)文機關就要標注多個簽發(fā)人。l與發(fā)文字號平行，標于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號左空1字，簽發(fā)人右空1字?！昂灠l(fā)人”用3號仿宋，簽發(fā)人姓名用3號楷體。 (二)主體部分l1、標題 l2、主送機關 l3、正文 l4、附件說明 l5、成文日期 l6、蓋章 l7、附注 1、標題l一般由“發(fā)文機關+事由+文種”組成?；靖袷綖椤?關于*的*”。l標于紅色反線下空2行，用2號小標宋體。標題撰擬的注意點l標題排列要美觀、對稱。不能斷句。l標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。l發(fā)文機關過多時，可以省略。l公文的發(fā)文機關：只能是單位或本

7、單位的辦公機構（辦公室、廳），內(nèi)設機構不能對外行文。l避免重復。在批轉和轉發(fā)公文時，防止介詞和文種的重疊。2、主送機關l是公文的主要行文對象。主送機關應標明全稱、規(guī)范簡稱或同類型機關的統(tǒng)稱。標于標題下空1行，用3號仿宋頂格寫，回行時仍用頂格。注意點：l如果主送機關過多而使公文首頁不能顯示正文時，可將主送機關移至版記中主題詞之下、抄送機關之上。l上行文一般主送一個上級機關，不能多頭主送。3、正文l這是公文的核心。位于主送機關下1行，每自然段左空2字。數(shù)字、年份不能回行。序號就按一、（一）、1、（1）的順序排列。正文編排注意點l聯(lián)合行文機關過多時，必須保證公文首頁顯示正文。寫不下時，可采取下列辦法

8、：一是公文標題中可以不標發(fā)文機關，二是將主送機關移至版記，三是適當縮小發(fā)文機關標識的字體，四是縮小首頁的行距。4、附件說明l公文如有附件，應在正文之下空1行，左空2字，用3號仿宋標識。附件名稱后不加標點。轉發(fā)公文不必加注附件說明。 5、成文日期l指公文的生效時間，一般以領導人最后批準簽發(fā)的日期為準。聯(lián)合行文的，以最后簽發(fā)領導人的簽發(fā)日期為準。l行政公文用漢字書寫，黨的機關用阿拉伯數(shù)字書寫。l標注于正文下方，右空4字，與正文空白不能過大，一般蓋章后印章與正文相距1行字以內(nèi)，以防止變造公文。 6、蓋章l這是公文生效的標志，是發(fā)文機關確認公文效力的憑證。蓋法分為下套式和中套式。蓋章注意點l聯(lián)合行文時

9、，成文日期要拉開，左右各空7字，兩個印章都騎年壓月。三個以上單位聯(lián)合行文時，要把行文單位名稱寫上，將印章加蓋在單位名稱上，以防止出現(xiàn)空白印章。l印章和正文必須在同一頁上，不得采取“此頁無正文”的方式?？梢赃m當調(diào)整行距的辦法解決。l半弧式印章用下套式，下弧有字的用中套式。7、附注l指公文中需要說明的事項。如用于表示公文的閱讀傳達范圍等。l請示和上行文應在成文日期之下空1行、左空2字標注聯(lián)系人和聯(lián)系電話，并用（ ）括起來。 （三）版記部分l1、主題詞 l2、抄送機關 l3、印發(fā)機關和印發(fā)日期 1、主題詞l這是體現(xiàn)公文主題特征及其歸屬類別的名詞性詞組，主要是方便計算機檢索。l一般應參照主管機關發(fā)布的

10、主題詞表標注。按類別詞、類屬詞、文種的順序排列。l每份文件主題詞控制在10個以內(nèi)，一般以3-5個詞為宜。l“主題詞”三字用3號黑體，居左頂格，后用冒號；詞目用3號小標宋，詞目之間空1字。 2、抄送機關l指除主送機關之后需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關，包括上級、下級或不相隸屬的單位。l在主題詞下1行標識，左空1字，中間用逗號，回行時與冒號后面的抄送機關對齊，最后一個抄送機關標句號。l注意機關的順序。列抄送機關的注意點l抄送非抄報。即使抄送給上級機關，也不用“抄報”。l向上級機關的請示，不可同時抄送給同級和下級機關。 l錯誤3、印發(fā)機關和印發(fā)日期l印發(fā)機關是指導公文的印制主管部門，一般指辦公廳（

11、室）或文秘部門。l印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)字標識。兩者標于抄送機關之下，印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字。l不能寫打字人、校對人或印數(shù)。關于版記的作用l版記應置于公文的最后一面、最后一行，標志著公文的結束。l版記各要素之間需加一條反線隔開。l如果附件是放在版記之前的，說明附件是公文的有機組成部分，是有效的；如果放在版記之后，說明附件不是公文的組成部分，在法律上是無效的。 四、公文的印刷格式要求1、關于紙張l行政機關要求用a4紙，黨的機關目前仍用16k紙。我省教育系統(tǒng)全部用a4紙。2、關于頁碼l用4號半角阿拉伯數(shù)字標識，位于版心邊緣之下1行，左右各放一條4號一字線，單頁碼右空1

12、字，雙頁碼左空1字。l例：103、關于印刷和裝訂l一般要求雙頁印刷，左側裝訂。 或騎馬訂。4、關于字體l正文用3號仿宋，一般每面排22行，每行28字。 l標題一般用2號小標宋。5、公文中的數(shù)字l除成文時間、部分層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語（二萬五千里長征）、縮略語（三個代表、四項基本原則）等作為語素的數(shù)字必須用漢字外，其他都應當使用阿拉伯數(shù)字。l在同一公文中數(shù)字的使用應前后一致。舉例：經(jīng)典的錯誤文件用公文知識識別非正規(guī)文件的實例l中國宋慶齡基金會文件五、公文的寫作寫作的總體要求：信、達、雅l信真實。公文的內(nèi)容必須真實。l達確切地表達想要表達地意思。l雅合乎規(guī)范，講究文采，莊重大方。（一）選擇文種

13、，區(qū)分文種1、請示與報告。l報告是“閱件”，請示是“辦件”。l報告可以事前、事中、事后，請示必須事前，不能先斬后奏；l請示必須一文一事，不得同時請示兩個以上問題；請示不要多頭請示，不能抄送下級機關；聯(lián)合請示必須事先協(xié)調(diào)，統(tǒng)一意見。l報告中不得夾帶請示事項。請示必須批復，報告不用批復。 2、函l函是正式公文的一種，同樣具有法定效力。平行機關和不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項均應使用函或復函。3、意見與通知l意見具有指導性和建議性，通知具有指揮性和知照性。l作為下行文時，意見通常用于對工作的指導，具有一定的靈活性，不便要明確地陳述所提意見，還要就意見的正確性、合理性

14、、可行性作出說明；通知則更具強制性、指令性，寫法上比較原則。（二）突出主旨，精選材料，序化結構，規(guī)范語言l主旨公文的靈魂l材料公文的血肉l結構公文的骨架l語言公文的面貌主旨l指公文的中心思想或基本觀點，是制發(fā)公文的主要目的和意圖。主旨要明確、直接，不能隱晦曲折。主旨還要求正確、集中、鮮明、新穎。 材料l要圍繞主旨選材料，材料為表現(xiàn)主旨服務；要選擇真實、正確的材料；要選擇典型、新穎的材料，言簡意賅。 結構l一般由開頭、主體、結尾三部分組成，按照提出問題、分析問題、解決問題的思路來謀篇布局。結構要清晰、嚴密，層次有序。語言l公文語言屬于應用語體，要體現(xiàn)公文的莊重、準確、樸實、精煉、嚴謹、規(guī)范的特點，又要符合現(xiàn)代漢語語法、修辭、邏輯等規(guī)范。 l不同的主旨要用不同的語言和寫法。 公文的專用詞語 l開頭用語表示行文的目的、依據(jù)、范圍、時間等，如“根據(jù)、依照、為了”。l稱謂用語如我、本、貴、你、該。l經(jīng)辦用語表示工作過程的時態(tài)等，如經(jīng)、業(yè)經(jīng)、已經(jīng)。l引敘用語如悉、驚悉、查、奉等。l期請用語如請、懇請、敬請等。l表態(tài)用語如同意、不同意、可行、宜。l征詢用語如妥否、是否可行、當否。l期復用語請批示、請指示、請審批等。l承轉用語如為此、據(jù)此、綜上所述、有鑒于此。l結尾用語如為盼、為要、特此通知（函達、函復）等。（三）改善文風，與時俱進1