排課過程中教務秘書的職責

1、  排課過程中教務秘書的職責   排課過程中教務秘書的職責教學管理是整個學校事務中最核心的部分，而課表又是教學管理中最重要也較繁雜的管理體系。合理編排課表不僅可以使教師教授課程達到事半功倍的效果，還可以合理有序地執(zhí)行教學計劃。課表的編排需要兼顧很多因素，比如師生、課程時間、班級、教學場地、教學設(shè)備等等，良好的課表可以使教學資源合理化，教學效率最大化。所以，合理編排課表已經(jīng)成了教務相關(guān)人員研究的重要內(nèi)容。隨著近年來教學改革的深入、學生結(jié)構(gòu)的變化，高校原來由學校統(tǒng)一排課（一級排課）的缺點越來越凸顯，最近幾年高?；韭^渡到了二級排課階段。在二級排課的過程中

2、，學校教務處和二級學院共同進行排課。排課人員涉及到教務處的教務運行人員、二級學院教務秘書、系部教學主任、教研室主任、專業(yè)負責人等人員。其中教務秘書起到了上傳下達、銜接的重要作用，教務秘書具體在排課中要有以下職責。一 檢查改錯在整個排課中，第一步是系部專業(yè)負責人要將教學計劃和教學任務輸入教務系統(tǒng)。目前，教學計劃基本上是年年要改，以適應每年的教學需要。而教學計劃對于每學期的科目，公共課和專業(yè)課的設(shè)置等有著明確的要求，特別是公共課，專業(yè)負責人一般并不是很熟悉，比較容易出錯。所以，當專業(yè)負責人輸入教學計劃以后，教務秘書要詳細認真地進行核對，包括每個學期的課程、學分、起止周、教材等等信息，做到?jīng)]有遺漏。

3、教學計劃輸入系統(tǒng)只是第一步，第二步是輸入教學任務，這一步一般只需要本學院開課的信息即可，涉及到學時、合班情況、任課教師、起止周、教室要求等等，教務秘書需要細心核對，遇到有錯誤或者是有沖突的地方，要及時反映給專業(yè)負責人，以便及時修改。二 溝通協(xié)調(diào)確定好下學期的教學任務以后，還要進行溝通協(xié)調(diào)。比如說，某種專業(yè)課教室，很多專業(yè)都需要這類教室，導致這類教室不夠用，又比如，一些教學設(shè)備需求量比較大，導致設(shè)備供應緊張。這種情況很常見，遇到這類情況，就需要教務秘書進行協(xié)調(diào)。教務秘書隸屬于二級學院，他與教務處的排課人員不一樣，對于自己系部的專業(yè)課程信息比較熟悉。首先，他需要和學校來商量有沖突的教室或者設(shè)備如何

4、進行分配，確定好自己系部的份額以后，再進行協(xié)調(diào)。教務秘書上報給系部教學主任，還要對涉及的課程進行評估，分出優(yōu)先級，看涉及的課程能否用其他教室或者設(shè)備代替，要擬出一個合適計劃來解決問題。召集專業(yè)負責人進行溝通，最終得出一個妥善的解決方案。三 收集資料排課的過程中，涉及方方面面的信息。如了解并熟悉教學計劃的內(nèi)容，掌握所在系部每個專業(yè)所開設(shè)的課程信息，包括課程性質(zhì)、學分、周課時、開課學期等，還要了解前序課程、實驗環(huán)節(jié)等情況。還有教室情況，包括教室的校區(qū)、位置、容量、類型、設(shè)備、機房、多媒體教室等信息都要有所了解。除了這些因素之外，人為的因素變動最大。教務秘書需要了解校內(nèi)教師和外聘教師的信息，不僅僅是

5、他們的職稱、專業(yè)、專長等，更重要的還有教師個性化要求，如有些需要外出進修、有些不能排在早上的特殊要求，這些在排課時是很有用的。除了教師的信息，還有學生的信息也需要掌握，特別是有一些特殊情況的班級。四 輔助參謀教務秘書的職責中，輔助參謀是重要的一項。排課的過程中，教務秘書輔助參謀也是必不可少的。專業(yè)負責人從制定教學計劃開始，教務秘書就要參與其中。專業(yè)負責人設(shè)置新的課程，教務秘書需要制定課程代碼;教務秘書還要檢查教學計劃，除了查錯以外，更重要的是針對每學期專業(yè)課、公共課的搭配，理論課和實踐課的過渡等等方面提出自己的意見，教務秘書雖然在專業(yè)水平方面不及專業(yè)負責人，但是他對于公共課信息、教學資源信息掌

6、握比較全面。在安排教學任務時，教務秘書需要輔助教學主任安排課表的周課時、教室、任課教師、每門課程的上課時間等等。教務秘書在準備好種種信息的情況下，在教學主任總體安排課表的時候，輔助執(zhí)行。安排每個班級課表的時候，教務秘書根據(jù)相對全面的信息，提出自己的合理化建議。五 統(tǒng)籌安排排課的時候要考慮非常全面，而且制約的因素非常多，常常會出現(xiàn)沖突的情況，這時候就需要教務秘書的統(tǒng)籌安排。比如，各專業(yè)的教學任務輸入系統(tǒng)以后，教務秘書就要匯總檢查，因為專業(yè)教室和教學資源有一些不協(xié)調(diào)，如果自己系部各專業(yè)安排的時候出現(xiàn)沖突，這樣就會造成矛盾，需要教務秘書統(tǒng)籌安排，拿出方案和專業(yè)負責人、教學主任反復協(xié)商。安排各種合班課

7、程的時候，特別是公共課（如體育、馬列、外語等）的合班，也需要教務秘書統(tǒng)籌安排。系部教務秘書對于專業(yè)信息、公共課信息了解比較清楚，各個班級如何安排上下午的公共課程，進行合理的分配。實際上排課的難點就在于需要處理各種的沖突，還包括教師由于個性化要求產(chǎn)生時間上的沖突，系部和學校資源之間的沖突等等，都需要教務秘書的統(tǒng)籌。就目前來講，除去種種客觀因素之外，教務秘書的作用往往不能最大效果地發(fā)揮，但這也是由多種的因素所決定的。目前，二級學院的教務秘書大多是由其他崗位的教職工調(diào)任或者兼任，即使是專職人員，也往往良莠不齊，這也導致了教務秘書這一崗位職能不能最大限度地發(fā)揮作用。還有教務秘書本身工作任務比較繁重，發(fā)

8、展空間也比較小，上升機會不大，平時學校對其重視不夠，種種原因?qū)е陆虅彰貢毮艿木窒扌?。想要解決此現(xiàn)狀，需要學校與自身兩方面的努力。第一，學校需加強管理：（1）學校需要發(fā)正式的文件，明確教務秘書的崗位職責。這樣可幫助教務秘書整理好自己的事務，明確職責，更好地工作。（2）學校要關(guān)心隊伍的發(fā)展，關(guān)心教務秘書的工作，讓教務秘書感覺到教務秘書這個崗位是被關(guān)注的，這有助于崗位的穩(wěn)定性。第二，教務秘書必須加強自己的學習：（1）要加強自己思想素質(zhì)的學習。學校教學的實施，實際上也是對黨的教育方針的落實，學校教學計劃能否貫徹執(zhí)行，課表的安排能否到位，教務秘書個人的素質(zhì)在其中起到一定的作用，同時這也就要求教務秘書的

9、思想覺悟的提高，信仰的堅定，政治水平要高。（2）要努力提高自己的專業(yè)素質(zhì)。教學管理工作需要了解方方面面的信息，各專業(yè)的情況。每個系有每個系獨特的學科和專業(yè)。教務秘書應該對其有一個詳細的了解和宏觀的把握，對于每個專業(yè)的知識體系和教學計劃要有所掌握，這樣才能在進行教學管理工作時做到心中有數(shù)。（3）要提高自己的組織能力。學校、系部經(jīng)常會有各種教學活動，需要教務秘書的協(xié)助和組織，如期初的補考和重修工作，期中的檢查和座談會，期末的考試等工作。（4）要提高自己的應變能力。學校的教學管理工作時刻有著各種的變化，教師、學生、教學活動等經(jīng)常有變動，教學管理工作本身也經(jīng)常有變動，教務秘書需要努力適應新的變化，才能更好地為教學服務。（5）要提高自己的協(xié)調(diào)能力。教務秘書做的工作常常需要上傳下達，相當于橋梁的作用。如果協(xié)調(diào)工作做得不到位，領(lǐng)導與專業(yè)老師的溝通就不順暢。（6）要提高自己的文字能力。教務秘書需要努力提高自己的文字功底，不僅可以更加準確地表達自己的思想給專業(yè)教師和學生，也能撰寫各種文件。（7）要提高自己管理檔案的能力。作為教學秘書，應高度重視檔案的建設(shè)與管理，及時、認真、細致地進行整理、分類、立卷、歸檔、保管，建立健全各種檔案，凡是做過的工作都要有記載，使教學管理更加規(guī)范化。排課是一個非常復雜的工作，涉及方方面面的情況，在這個龐大的網(wǎng)絡(luò)當中，教務秘書處于承上啟下的