會議運營管理(完整資料).doc

1、會議運營管理（完整資料）doc-CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One 1【最新整理，下載后即可編輯】第一章會議概述2第一節(jié)會議的概念狹義的會議是指厶中圍繞特定目標和議題進行的、以口頭發(fā)言 或書面交流為主要方式的、有組織、有計劃地群體性商議活 動。（1）會議的針對性（2）會議的規(guī)定性。（3）會議的程序性，廣義的會議則包含一切圍繞特定目的開展的、使用口頭交流方 式的群體性活動。區(qū)分廣義會議和狹義會議，首先要看會議有 無特定的議題。有目的而無特定議題的活動，如：開幕式、閉 幕式、頒獎儀式、開業(yè)儀式等，屬于廣義的會議；二、會議的特征1會議是一種圍繞特定目標和議題開展的活動2

2、會議是一種以口頭交流為主要方式、以書面交流、聲像交流 以及其他交流手段為輔助方式的活動3會議是一種群體性的社會交往活動第二節(jié)會議的要素要素大致可以分為三類：會議人員要素、會議物質要素和會議 形式要素。$議主淙是指主要策劃、組織會議的人員，包括主辦者、承辦 者、支持單位、贊助單位和協助單位等。會議人員的活動決定著會議的效果。會議的物質要素，是會議順利進行的必要保證，會議議題是根據會議目標確定并提交會議討論或解決的具體問題，會議議題處于會議的核心地位。以議題內容分。會議議題可以分為政治性工作議題、經濟工作 議題、外交工作議題、教育工作議題、科技工作議題等等。以議題來源分。主要有法定例會議題和非例會

3、議題。會議名稱是指能夠概括一次會議的主辦單位、參加對象、內容 和時間地點等的簡短精煉的標題。會議時間通常包括三個方面：一是會議的起止時間。二是會議 的時間量。三是會議的周期。第三節(jié)會議的功能作用會議的功能1信息交流、傳遞2集思廣益、科學決策和管理3發(fā)揚民主、宣傳教育4聯絡感情5樹立形象、產生權威6檢查、監(jiān)督 第二章會議類型 第一節(jié)會議類型按會議性質劃分1法定性會議2.非法定性會議交流性會議的意圖著重于在文化、專業(yè)學術及其它方面的交流 學習、經驗分享，根據會議內容不同，對出席者的要求也各有 不同。法定代表性會議（也稱立法性會議）協會類會議在會議市場屮占有相當重要的位置。玻璃魚缸式會 議這是一種非

4、常獨特的方便電視轉播的討論會議類型。第二節(jié)各類會議的作用和特點 公司會議的特點：準備時間相對較短，很少有超過一年的。出席者據調查，大多 數會議的參與者少于500人，會期培訓或獎勵會議的會期最普遍的大約是3天，有時可長達3至5天。協會會議的特點會期對于全國性會議來講，協會會議平均期限為3至5天，會 議策劃與決策協會會議的策劃和決策者一般為協會的負責 人。聽證會法定性：廣泛性：公開性：新聞發(fā)布會會議內容具有新聞性：會議目的具有公關性：會議形式 多樣性：發(fā)布對象的廣泛性：8現代遠程會議現代遠程會議打破了傳統會議在空間以及時間上的約束，是會 議的空間和時間觀發(fā)生了根本性的轉變，實現了異時、異地進 行會

5、議的交流溝通。第三節(jié)各類會議的流程會前工作準備1了解會議目的2召開準備會議：3會議通知擬定4會務籌備5.參會人員6.住宿與餐飲安排2.第三章會議策劃第一節(jié)會議策劃的概述會議策劃，就是以一個特定的目標作為起點，充分收集會議信 息并在深入分析的基礎上，全面地構思，設計，并運用科學合 理的4方法，制定出可行方案的創(chuàng)造性思維的過程。2會議策戈lj的要素一次會議的成功辜辦，離不開會議策劃各構成要素的相互制約，相互影響。會議的要素主要包括以下幾項：策劃者：策劃對象：策劃依據：策劃方案：。 只有遵循目的性原則才能為主辦者的決策以及會議的成功舉辦 提供依據和保障。第二節(jié)會議策劃的內容會議目標是會議策劃者或整個

6、組織所期望的成果，是會議策劃 過程屮頭等要考慮的內容。確定了會議的總體目標是什么，就 可以決定會議的具體目標。準確地設定岀會議的目標，有助于 把會議信息更清楚地傳達給參會者。會議目標在策劃過程屮的 要求會議目標必須清晰明確會議目標必須實際可行會議目標 必須能夠吸引參會者會議目標必須要緊扣主題會議目標必 須是書面的會議名稱必須用確切，規(guī)范的文字表達。會議主題是會議中貫 穿各項議題的主線，4.會議議題在策劃中的要求前瞻性密切性集中性高效性準確性會議議程就是為會議的議事內容和會議的議題活動所做的程序 安排，是會議必須需要遵循的程序。會議活動往往是各種組織、各種利益集團進行政治較量的舞 臺，沒有一套既

7、定的、為各方接受的議程，會議活動必然會出 現混論甚至無法收拾的局面。會議程序是一次單元性會議活動 或單獨的儀式性活動的詳細順序和步驟。會議時間有三種概念：一是指會議召開的時間；二是指整個會 議所需要的時間；三是指每一次會議的時間限度。會議舉辦 地會議舉辦地要考慮政治，經濟，文化等大方面的因素，2會議 地點在策劃屮的要求會議地點要“量身定做”要綜合考慮 政治經濟因素與會議內容相呼應要考慮與會議酒店的距 離會議后的旅游和考察通常可變成本是你預算中分量最重的部分，由于參加會議的人 數往往和預計人數有較大的出入，因此必須制定一個總預算的 范圍。常見的會議突發(fā)事件對策的策劃主要發(fā)言人缺席 登記代表數量不

8、足代表們沒有岀席發(fā)言人表現不當某 位代表言行不當5會議前會場出現了問題由國家性的重要活動會議同期舉行重要的健康問題飲食 供應確實令人不滿意（10）由于排隊而導致飲供應延遲（11）影響代表們到會與理會的主要交通問題（12）電子系統問題嚴重第三節(jié)會議策劃書的制訂會議的成果最終要通過形成某種文書的形式反映與表達出 來，會議策劃書是在舉辦會議之前，對會議的內容，形式，時 間，地點，接待，現場管理，經費籌措與使用，會議形象等各 個方面進行總體策劃和具體安排而形成的建議性文案。比較重 要的會議，會務工作機構都應該事先根據領導者的意圖和指示制定出周密詳盡的策劃方 案，經領導者審核批準后由會務工作機構具體實施

9、。會議策劃 書的寫法1開頭寫會議舉辦緣由，單位，會議名稱，時間，地點，會期 等，以“制定會議方案如下”作為承上啟下的連接語。2主體寫會議宗旨，規(guī)模，議程，日程，流程，準備工作，經 費預算，請嘉賓貴賓名單以及他們的講話報告文件等。3結束語“以上方案，當否，請批示”。4落款寫主辦單位名稱，會議擬定的秘書小組或籌備小組名 單，該策劃書形成時間。第四章會議屮心在我國， 基本上可以分為以下四類：（1）專業(yè)的接待會議團隊的 設施或者建筑會議功能比較強的酒店、度假村酒店內專業(yè) 接待會議的設施、建筑同時兼有會議和展覽功能3會議中心的功能區(qū)域性會議屮心的發(fā)展改變了我國大型、高端會議及活動只能 在北京、上海等一類

10、城市舉行的格局，推進了我國會議市場多 元化的進程；一些高檔次的會議中心的投入使用，從很大程度上提升了我國 會議產業(yè)在國際上的地位，為我國會議產業(yè)與國際接軌做出了 積極的貢獻；由于會議產業(yè)是一個帶動性很強的新興產業(yè)，大型會議屮心進 入6市場，為區(qū)域會議產業(yè)乃至區(qū)域經濟的發(fā)展注入了新的活 力；會議中心不僅可以成為當地的地標性建筑，又可以提高城市的 形象；參會者來到一個城市參加會議，必然要住宿、租車、吃飯、購 物等，在城市中進行各式各樣的消費，這樣會議屮心就可以拉 動當地經濟發(fā)展，并創(chuàng)造大量就業(yè)機會。第三節(jié)我國會議屮心的發(fā)展趨勢我國會議中心的發(fā)展趨勢一、理念的變化二、郊區(qū)及旅游度假區(qū)將成為亮點。三、

11、環(huán)保、 綠色、 節(jié)能、 生態(tài)等國際先進理念將越來越受到重 視四、內部功能更具靈活性和方便性， 設計風格方面更有親近 感五、新技術的大量應用六、城區(qū)會議屮心和郊區(qū)會議屮心各自的特性會更加突出七、 現有會議屮心改擴建的步伐會進一步加快八、會議屮心市場競 爭日趨激烈，優(yōu)勝劣汰速度加快九、地方政府對會議產業(yè)的高度重視，促使會議屮心與當地政 府會議主管部門的合作關系更為密切十、管理與服務水平將進一步提高第五章會議營銷第一節(jié)會議營銷的概念體驗營銷以滿足消費者的體驗需求為目標，以服務產品為平 臺，以有形產品為載體，生產、經營高質量產品，拉近企業(yè)和 消費者之間的距離。會議營銷優(yōu)勢（1）羸作相對簡單可控，無須與

12、媒體或經銷商打交道；（2）低成本，高產出。（3）針對性強。（4）服務更具個性化和人性化。（5）隱蔽性和排他性；（6）信息反饋快。（7）容易營造具有激情的銷售現場氣氛。（8）易于控制費用。 會議營銷人員工資、 會場費用、 需用物資 等均可根據會議規(guī)?，F場算清，并可及時地有效控制；（9）能夠建成銷售服務鏈。（10）溝通深入。（11）可以雙7第二節(jié)會議營銷的原則和內容會議營銷的原則1注重制度建設2擬定合適的產品經營策略3注重人才培養(yǎng)會議營銷主要特點:6：針對性更強，更富人性化，能給消費者帶來遠遠超越產品本 身的（售前、售中、售后）超值服務。投入小、回報高、風險低、資金回籠快、有效性強。更具竟爭優(yōu)勢，

13、其隱蔽性更強，可有效防范同行競爭對手正 面交鋒，以及對抗性營銷跟進。第三節(jié)會議營銷手段關系營銷步驟：1設立客戶關系管理機構2強化個人關系3制 訂頻繁營銷規(guī)劃4采用特定營銷方式5退出管理會議服務營銷有利于豐富市場營銷的核心一一充分滿足消費者 需要，有利于增強企業(yè)競爭力，有利于提高會議產品的附加 值。服務營銷包含以下步驟：1 進行服務市場的分析2制定獨特的 分析方式3建立標準化服務4創(chuàng)立服務品牌5設立服務公關 會議企業(yè)在實施其服務營銷戰(zhàn)略時需要將服務市場對象進行細 分，會議網絡營銷是利用互聯網等現代媒體進行的會議營銷活動， 網絡營銷可以擴大會議市場范圍，提高會議企業(yè)的營銷能力。 網絡的互動性使客戶

14、能真正的參與到整個會議產品生產過程屮 來。電話營銷可以降低會議營銷成本，提高營銷效率。做好電話營 銷，應注意以下幾個問題：1做好訪問前準備2電話銷售的禮節(jié)3交談的技巧第四節(jié)會議營銷的操作流程會前管理主要包括以下內容：1明確會議主題2.會議營銷策 劃3數據收集4預熱，邀約，回執(zhí)5食宿安排6會場布置7會 前模擬第五節(jié)會議營銷的宣傳會議營銷的概念會議營銷宣傳工作的最終目的就是營銷。2會議營銷的特點 目的性。可操作性。統籌性?，F實性。附合性。宣 傳步驟81確立宣傳目標、計劃2制定宣傳內容3準備宣傳資料4選擇 宣傳方式宣傳中應注意的問題1測量宣傳效果2解決反宣傳的措施第六節(jié)會議營銷注意的問題會后工作在會

15、議營銷的過程中占重要地位，會議活動的結束并 不是會議營銷的結朿，在會后的一系列工作屮能更好的反映岀 會議營銷的成績與效果。第六章會議邀請與接待 第一節(jié)會議通知與邀請 會議通知的內容1會議名稱2主辦者3會議的內容4參加對象5會議的時間6.會議地點7其他事項8聯絡信息“請柬”主要用于舉行儀式類活動。如開幕式、竣工儀式、簽 字儀式等。發(fā)送對象一般是上級領導、社會人士、兄弟單位 等，多使用書面語言，語言恭敬儒雅。“海報”是 i 種公開性的會議通知形式。通常采用招貼的方 式，主要用于可以自由參加的學術性報告會。使用正式文件的格式印制會議通知，并通過正式文件的傳遞渠 道發(fā)送，這用于召開重要會議。第二節(jié)與會

16、人員的編排規(guī)模較大而且需要安排討論、審議等活動的會議，應當將與會 者進行編排。編排有利于提高提高會議的機動性，促進相互交 流。在法定性會議中，將與會人員進行編排，編排之后的小 組稱之為代表團，具有法定的相關權力。分組的數量和規(guī)模要 適中。第四節(jié)會議接待與迎送會議接待工作原則1熱情友好，細致周到2視同仁，平等對待3勤儉節(jié)約，倡 導新風4加強防范，確保安全收集與會者的情況的途徑與方 法匯總回執(zhí)或報名表。會議通知回執(zhí)或報名表是了解與會者情況的主要途徑。查閱 歷次會議的檔案資料。歷次會議的檔案資料屮保存了會議記錄和接待方面的記錄，這 對9于了解與會者的基本信息有一定的參考價值。3請有關部門提供的情況。

17、4要求與會者出示有效證件和介紹證明信函。會議接待方案一 般包含以下內容：接待方針及接待規(guī)格。接待內容接待活動的時間安排。接待責任。接待經費。落實接 待事項1預定住房2安排就餐和宴席3準備接待禮物4落實交通工具5布置安全保衛(wèi)工作6選派翻譯和陪同人員7準備接待標志與 物品8落實相關事宜接站是跨地區(qū)會議、全國性會議和國際性 會議接待工作的第一道環(huán)節(jié)。重要領導或外賓前來參加會議，要事先確定迎接的規(guī)格，主辦 方應當派一定身份的人士前往機場、碼頭、車站迎接。獻花一般安排在主客雙方見面、介紹、握手之后。第七章會場的選定和布置第一節(jié)會場的選定選好會場的意義1產生良好的政治影響和經濟效果2突出會議的主題3營造良

18、 好的會議氣氛如何進行會場的選定1會議地點和與會者所在地的距離2會議舉辦地址的服務設施便利性第二節(jié)會場布置會場布置是一項有明確意圖的會務工作，根本目的在于創(chuàng)設與 會議主題、性質相適應的會場氣氛，從而有利于事先會議的目 標。強化會議的功能。會場裝飾的作用最終是落實在能夠增強會議 的功能，實現會議的目標，這是會場裝飾的根本目的所在。會標。會議名稱為主要內容的會議信息的文字性標志。會標的作用。直接顯示會議名稱、直接體現會議的莊重性、激 發(fā)與會者的參與感。會標的制作與懸掛。會標的格調要與會議 的主題相一致、會標應當醒目、會標應當簡潔。會徽。會徽體 現或彖征會議精神的圖案性標志，一般懸掛在主席臺的天幕中

19、 央，形成會場的視覺屮心，具有較強的感染和激勵作用。標語。把會議口號用醒目的書面形式張貼或懸掛起來，成為會 議的標語。會議標語是一種書面符號系統，與會徽、會標、旗 幟等10裝飾物相比，可以直接張揚會議主題。模型標志是一種處 理在會場內的立體型的形象標志，具有較強的視覺沖擊力。第三節(jié)會議的座次安排幾個必須考慮的問題會場大小和與會人數多少。會場座位 格局的政治意義。會場座位格局的氣氛和效果。第八章會議現場管理第一節(jié)報到與注冊會議報到工作是與會者達到會議所在地后的第一個接待環(huán) 節(jié)。會議報到應注意以下三方面內容：認真準備有序組 織及時統計會議注冊是會議開始最為繁忙的階段和關鍵階段，這段工作的 好壞直接

20、關系到會議整個階段的運作。會議注冊的內容包括注冊人的姓名、性別、職稱、工作單位、 通訊方式、聯系方式、住宿預訂等信息，會議注冊表見下表&lo會議組織者應根據參會人員的注冊信息，來安排酒店和餐飲 等服務，以保證到會者能夠得到休息和熱情接待。第二節(jié)儀式與典禮按照儀式方案做好各項籌備工作。1 確定儀式主題2確定時間 和地點3擬訂邀請賓客名單，提前呈送請柬4擬訂儀式程序4.第三節(jié)茶歇與宴會宴會時因為習俗或社會利益需要兒舉行的宴t欠第四節(jié)會議的主持會議的主持人需要注意的問題(1)遵守時間。不要忘了會議的主要理由。會議的黃金規(guī)則：公開稱贊，私下批評。事先告知會議 議程。(5)會議最好的模式是民主，

21、而非專制。(6)建立清楚的議程，餅在會議前讓大家傳閱。(7)當例行 會議的目的已經不存在時，停止繼續(xù)開會?！邦^腦風暴”法最具有特色的地方就在于與會者無任何顧忌地11自由發(fā)表自己的理論觀點，名義小組發(fā)的好處是要求每個人都有機會陳述自己的觀點，實 際上就是變相的逼迫每個與會者都把自己的觀點貢獻出來。反向討論法是發(fā)動與會人員已逆向思維方式，取得對特定討論 對象的進一步完善的會議討論方法。會前預約法的使用規(guī)則是：在會議召開之前，會議主持人吧會 議的內容及本人的意圖向預定參加會議的有關人員做個別介 紹，請有關人員就有關問題提前準備，并在會上做重點發(fā)言。 使用各抒己見法主持召開會議，一般不安排具有較高職位

22、或德 高望重的人參加會議。第五節(jié)會議風險預案會議突發(fā)事件的類型、預防和應對措施突發(fā)事件的類型突發(fā)情 況預防和應對措施人員問題發(fā)言人、參加者或關鍵代表缺席或無法按時到會，致使會議無 法按時開始，或者造成參會人數不足，從而影響會議的規(guī)模、 財務收支和公共關系。發(fā)言人不能按時到會，可以考慮代替，甚至臨時修改會議議 程；可臨時額外給每位發(fā)言人10分鐘自由提問的時間，以彌補 發(fā)言人的缺席。健康與安全問題突發(fā)火災、地震等危險事件，安全通道和消防通道不通暢；參 會人員患有嚴重的疾??；由于天氣等原因導致參會人員發(fā)生休 克、突發(fā)心臟病、腦出血等危重病情；參會人員出現食物屮 毒。加強會前的檢查，必要時要組織應對突

23、發(fā)性的火災、地震等各 種災害的演習，要派專門人員負責把守安全通道，有條件的單 位應充分利用會場的監(jiān)控攝像系統，以便隨時掌握會場的方方 面面和各種突發(fā)情況。此外，各種大屮型會議事先應安排好醫(yī) 術一流的醫(yī)護人員在會場應急，同時還要加強會議的值班工 作。行為問題發(fā)言人行為不當或某些參會人員行為不當等。審核發(fā)言人以往的情況，并在發(fā)言前加強與其的溝通與交流， 必要時請某些行為不當著暫時離開會場。設備問題12會場的擴音設備、燈光、投影機或錄音錄像設備等缺少或出現 故障。加強會前檢查與調試，準備好維修師的姓名、電話和地 址，還應詳細了解本地可以租到或購買相應設備的公司的名稱、電話和具體地址。場 地問題制冷、

24、取暖設備或通風系統出現故障，有時會議場所會因某種 原因不可使用，這就需要臨時找替代的場所。會前準備好維修師的姓名、電話和地址，并及時與之聯系。如 果會議場所因某種原因不可使用，可臨時找附近的大禮堂、電 影院、劇院和報告廳等應急。資料問題 參會人員超出既定人數，或是由于會議資料印刷質量欠佳可能 造成會議資料不足的問題；有時由于各種原因，可能致使會議 資料無法按時送到會議地點。秘書要隨身帶一份會議活動安排及會議需要使用文件的原稿， 以便在會場附近隨時復印，若會議資料無法按時送到會場，秘 書應及時通知并催促相應的工作人員。應急人員對可能出現的問題缺乏預見，未能安排相應的人員和物資，造 成問題擴大。會

25、前和會屮提醒應急組織和人員隨時做好工作準備，并備有其 聯系方式。車輛短缺在接站、送站以及會場轉場時，車輛短缺造成參會人員長時間 等待，影響會議進程。加強會前檢查，準備足夠的應急車輛，提醒司機隨時做好準 備，并備有其聯系方式。指揮混亂會議的組織協調出現問題，會議流程銜接不當，會議信息無法 及時進行傳遞。會前進行適當的突發(fā)事件演練和模擬，檢驗會議指揮溝通系統 的靈敏性。處置突發(fā)事件的基本要求及時報告。提前采取應急處置措施。妥善處理善后工作。處理突發(fā)事件，既要大膽、果斷，又要注意細致、穩(wěn)妥。風 險預案13工作會議主會場應急預案為了確保會議期間的消防安全管理工作，杜絕火災及其它險情的發(fā)生，制定應急處置

26、預案。1風險評價2風險消減措施3應急措施2.第九章會議服務管理第一節(jié)會議服務概述會議服務是指為保障會議工作的召開和順利舉行而進行的各種 具體工作事務的總稱。會議服務的要求1愛崗敬業(yè)、 團結協作的精神2熱情友好、 細致耐心的服務意 識3良好地組織、 交往能力4嫻熟的會議服務專業(yè)技巧5服務 人員的基本規(guī)范第二節(jié)會議現場服務會議現場服務主要由會議管理組負責，但需要得到相關部門的 協助。入場服務關系著會議是否能如期順利開始的一大因素。入場工 作比較簡單，主要包括會議現場簽到、發(fā)放會議文件及引領服 務三個方面。與會人員入場時間一般要早于會議預定的正式開始時間。上樓 時，應該讓與會人員在前，服務人員在后；

27、會議完成預定的各項日程Z后即將閉幕，但不意味著會議服務 工作也隨之結束。會場清理工作文件清退工作 清點回收會務用品 清理會場設備 整 理并移交會場會議現場服務應注意的問題1貴賓室與會場的銜接2確認會議流程3維持現場秩序掌握會議進程4做好后勤保障5注意場內安全第三節(jié)會議生活服務3房間分配(1)與會人員住宿房間盡可能集中，便于信息溝通及交流。(2)身份、職位相同的與會人員，房間標準大體一致。遇有自費 出席會議的特殊人員，則盡量滿足其要求。(3)般情況下，應首先安排女性、年長者和職務較高的人 員。(4)14盡量不要把生活習慣有明顯差異的人員安排在同一房 間。如果與會人員攜帶有隨行人員，應將他們安排在

28、相鄰近的房 間，以便交流。餐飲服務的質量高低直接影響到與會人員對于 會務工作的整體評價，進而影響到會議組委會的信譽和形象。4.應注意的問題為保證會議餐飲服務及時到位，會議組織方需要事先就相關的 餐飲要求與酒店餐飲部進行溝通，使其了解何時、何地需要為 多少人提供何種餐飲服務。會議交通服務主要是指會議車輛的保證，會議車輛要根據會議 的長短、與會人員人數的多少等實際情況，本著保證服務及節(jié) 約成本的原則，做好安排。第四節(jié)會議其他服務會議值班服務就是在會議期間設立專門的機構或安排專門的人 員及時處理需要臨時辦理的事項，滿足與會者的臨時性需求。 會議值班人員的主要工作任務有以下內容：1在會議中協助搜集有關情況、文件及資料，傳遞各種信息。2要加強與會議無關人員出入會場的控制，特別是像新產品鑒 定會等保密性較輕的會議，更不能讓無關人員任意出入。3要具有公司各部門及人員的聯絡方式，以便出現問題