活動執(zhí)行方案

1、包青環(huán)協(xié)活動執(zhí)行流程表- 1 -一、 活動策劃執(zhí)行流程圖.3.4.5.5二、活動策劃執(zhí)行詳細方案6(1).6(2)7(3)8.9三、 后期工作總結(jié)流程（ 10）地址：內(nèi)蒙古 .包頭市 . 稀土高新區(qū)總部經(jīng)濟園1-C 棟 407電話： 郵箱： 一、 活動策劃執(zhí)行流程圖項目接洽策劃方案項目籌備項目項目接洽策劃活宣預(yù)流程流程動傳策策算項目執(zhí)行開拓、整合資源規(guī)范、專業(yè)執(zhí)行構(gòu)建、完善模式執(zhí)行總結(jié)人員分組- 2 -物料準備現(xiàn)場臺本物料申請、審核流程執(zhí)行管控流程現(xiàn)場照片媒體剪報客戶評價執(zhí)行人員評估地址：內(nèi)蒙古 .包頭市 . 稀土高新區(qū)總部經(jīng)濟園1-C 棟 407電話： 郵箱： 任務(wù)分工初步接觸細節(jié)洽談（多次

2、）準備工作協(xié)會宣傳冊及相關(guān)資料；協(xié)會自有優(yōu)勢資源、活動經(jīng)驗；自有資源、案例介紹PPT 文檔；項目初步策劃案框架（包括：活動主題、形式、主要內(nèi)容建議；執(zhí)行流程安排；大體預(yù)算） ；（一）接洽流程主要工作要求及內(nèi)容說明、洽談重點參與人員聯(lián)系方式完成時間備注- 3 -了解項目規(guī)模、場地及其可操作性；了解合作方關(guān)鍵人物、組織機構(gòu)，合作意向，資金條件；了解對方的想法和建議；討論策劃案，獲取客戶對活動的具體要求及意見； 獲知項目的著重點及難點； 客戶的傾向性；根據(jù)客戶意見修改后的策劃案 (包含策劃執(zhí)行方案、宣傳策劃案；詳細預(yù)算 )項目匯報準備匯報用投影儀、手提電腦、方案 PPT 文檔；策劃文案打印、裝訂成冊

3、；匯報流程安排：開場人員，主要講述人員，答疑人員； 項目匯報； 合同條款認定；地址：內(nèi)蒙古 .包頭市 . 稀土高新區(qū)總部經(jīng)濟園1-C 棟 407電話： 郵箱： 任務(wù)分工參與部門聯(lián)絡(luò)人、活動策劃、執(zhí)行統(tǒng)籌、初次策劃會議活動部負責人聯(lián)絡(luò)人、活動策劃、執(zhí)行統(tǒng)籌、談判后活動部負責人；制作統(tǒng)籌、設(shè)計協(xié)調(diào)會議師、信息專員、媒介負責人聯(lián)絡(luò)人、活動策劃、執(zhí)行統(tǒng)籌、細節(jié)談判后活動部負責人；制作統(tǒng)籌、設(shè)計協(xié)調(diào)會議師、信息專員、媒介負責人、部門總監(jiān)合同簽訂后執(zhí)行工作組成員協(xié)調(diào)會議( 二) 策劃流程討論重點 項目背景、需求； 是否值得繼續(xù)跟進； 活動概念和形式?？蛻粢庖?；策劃案大體框架；形式和內(nèi)容設(shè)計；項目基本成本；

4、宣傳炒作重點；客戶意見；內(nèi)容、執(zhí)行細節(jié)確定；現(xiàn)場效果圖；宣傳方案確定；物料方案預(yù)算方案（成本/ 報價）。項目分解及完成時間圖表（甘特圖）；安排各項工作。會后工作備注 撰寫初步策劃案；- 4 - 報策劃總監(jiān)與分管副總。 撰寫策劃執(zhí)行方案初稿（含策劃方案、宣傳方案、預(yù)算方案）； 方案由設(shè)計師進行精包裝； 撰寫策劃執(zhí)行方案定稿（包括活動內(nèi)容、執(zhí)行流程、人員分工、宣傳計劃及預(yù)算） ； 擬定合作協(xié)議； 確定需外包工作并開始聯(lián)絡(luò)（演藝、制作、場地等） 確定執(zhí)行工作組。 項目正式立項 落實各項資源、外包 執(zhí)行管控地址：內(nèi)蒙古 .包頭市 . 稀土高新區(qū)總部經(jīng)濟園1-C 棟 407電話： 郵箱： （三）管控流程

5、管控環(huán)節(jié)主要工作要求及內(nèi)容說明、洽談重點。參與人員聯(lián)系方式完成時間備注時間管控時間安排表和節(jié)點控制?；顒舆M行的時間是不可更改的，時間管理必須根據(jù)活動進行的- 5 -時間來倒推。要是指對活動的服務(wù)、設(shè)備及物質(zhì)資料的供應(yīng)的管理。對外包服務(wù)的管理。比如在活動供應(yīng)管控執(zhí)行過程中會涉及到食宿、交通、燈光、音響、舞臺、服裝、道具、特技、錄制等，這些對專業(yè)活動運營公司大都采取外包的模式，那就需要對外包的供應(yīng)商進行有效管理。人力管控活動現(xiàn)場負責人，團隊的人員配置和管理，甚至包括現(xiàn)場志愿者的管理。( 四) 標準管控工具：甘特圖表任務(wù)把活動管理各個區(qū)域的工作分解成為一個個易于管理的任務(wù)或活動。時間段對每一個任務(wù)設(shè)

6、置一個時間段（需要考慮的因素是開始和結(jié)束的時間）。優(yōu)先順序設(shè)定任務(wù)的優(yōu)先順序。節(jié)點因為此表是用來監(jiān)控活動的進展情況的，所以對于那些特別重要的任務(wù)要指定為節(jié)點，并在圖表中標記出來。分工每一個任務(wù)對應(yīng)參與的人員，節(jié)點處找第一負責人。地址：內(nèi)蒙古 .包頭市 . 稀土高新區(qū)總部經(jīng)濟園1-C 棟 407電話： 郵箱： 二、 活動策劃具體執(zhí)行詳細方案一、前期準備任務(wù)分工主要工作要求及內(nèi)容說明負責人聯(lián)系方式完成時間備注- 6 -（一）前期準備的宣傳類要籌備一次活動我們都會先有初步的計劃，這樣我們就需要先做一份比較完整的活1、活動策劃書動策劃書，這樣比較方便接下來活動的開展。更重要的是要讓上級認可這份策劃書，

7、策劃書最主要的是目的意義、活動內(nèi)容方式及經(jīng)費預(yù)算等。一次活動能否成功的完成還需要得到更多單位的支持和配合，這樣就少不了一份正2、正式發(fā)文式的發(fā)文，這也是一個很好的宣傳方式。發(fā)文要規(guī)范，如文號、主題詞、抄送單位等。3、懸掛條幅、張貼海報、要完成以上這些宣傳形式還是有一定的程序的，首先這些宣傳形式的文字內(nèi)容都要設(shè)置氣拱門、電子屏由上級確認，并通過相關(guān)部門的審查，然后在校園內(nèi)宣傳。目前的活動一般都有背景幕布，我們需要事先量好尺寸大小在經(jīng)過設(shè)計，最后懸4、幕布掛。如操場邊鐵絲網(wǎng)寶麗布廣告最大的是長3 米，高 3 米，學生活動中心條幅：長9 米，高 0.8 米等。5、借用展板展板是用于活動的宣傳，張貼海

8、報等。一場活動我們?yōu)榱藬U大宣傳都會邀請領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓蒞臨現(xiàn)場，這樣我們先制作好要邀6、制作邀請函和節(jié)目單請函并進行派發(fā)?，F(xiàn)在最流行的恐怕是學生自己設(shè)計的正面是邀請函背面是節(jié)目單，并卷成圓筒形綁細綢帶紅色A4或 B5 大小的紙張，這樣做一來可融入創(chuàng)意，二來也還美觀，三來節(jié)約（這點特別讓許多領(lǐng)導(dǎo)肯定）?，F(xiàn)在越來越多的活動需要用到多媒體，PPT就是其中一項，例如座談會、講座等之7、演示文稿（ PPT）類的這些活動都會經(jīng)常用上，所以演示文稿我們要事先準備好，當然還有投影儀和電腦。這點要注意的一是要有組織的標志；二是要考慮到現(xiàn)場播放出來的效果，就是說背景顏色與文字的對比要比較明顯；三是內(nèi)容的規(guī)范。要做到三化

9、：聯(lián)系常規(guī)化：經(jīng)過多次與一個記者聯(lián)系，就會建立感情，以后報道就容易了；接待程序化：如要到宣傳部審批入校手續(xù)，由專門的工作人員進行接待、8、聯(lián)系校內(nèi)外媒體準備相關(guān)材料；新聞通稿格式化：給媒體的新聞共三段，第一段寫時間地點主題參與人員，第二段寫活動過程、形式，第三段寫意義、同學反應(yīng)。這樣寫可以減輕我們的壓力，也方便媒體朋友找出他們各自的興趣點。一般活動的開場或是總結(jié)我們還會邀請主要的領(lǐng)導(dǎo)嘉賓發(fā)言，有些領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓對我們的具體活動還不是十分了解，所以我們最好先準備好一份領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓的發(fā)言稿，9、領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓發(fā)言稿以備不時之需。領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言是一個活動的靈魂，因為對活動的肯定、活動的意義、對青年學生提出的希望都要

10、由領(lǐng)導(dǎo)講出來。當然了，這個發(fā)言稿一定要由這個組織的最高指導(dǎo)者定稿。地址：內(nèi)蒙古 .包頭市 . 稀土高新區(qū)總部經(jīng)濟園1-C 棟 407電話： 郵箱： 為了使主持人能夠?qū)?jié)目進行順利的銜接，為了讓所有工作人員對整個活動具體流10、主持稿程都了解，提前把主持稿寫出來是很必要的。11、準備拍攝相機、攝影這個環(huán)節(jié)每個組織都會強調(diào)，但我有幾個建議：一是如果很重要的活動，最好邀請機專業(yè)的人士；二是如果場面很大，最好準備廣角照像機；三是要同時準備多臺。12、獎狀設(shè)計及制作要注意規(guī)范、美觀和時尚。- 7 -有些活動需要營造出熱烈、喜慶的氣氛，這樣熱氣球與彩旗就是最好的選擇，不但可以營造氣氛還可以擴大宣傳。當然，

11、這個視活動的經(jīng)費而定了有些活動需要營造13、熱氣球、彩旗出熱烈、喜慶的氣氛，這樣熱氣球與彩旗就是最好的選擇，不但可以營造氣氛還可以擴大宣傳。當然，這個視活動的經(jīng)費而定了（二）前期準備的物品類1、水無論是活動前期的籌備還是活動的現(xiàn)場我們都要準備好足夠的水給工作人員及領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓。2、地毯無論是晚會舞臺上的還是會議道路門口上的，現(xiàn)在很多的活動我們都需要鋪上地毯?，F(xiàn)在的活動特別是室外的活動我們都要用到燈光和音響，而這些設(shè)備通常我們都沒3、燈光、音響等設(shè)備有，所以要先去租借，一個原則，夠用就可以了，不要增加一些花樣，沒有什么大作用。4、準備簽到本、中性現(xiàn)在的許多活動都有簽到這一環(huán)節(jié)，特別是會議這種類型的

12、，所以我們事先要準備好筆、毛筆簽到表和簽到筆，如果是畫展則需要準備好簽到本與毛筆。5、花許多活動的場景布置都需要用到鮮花，；例如：會議桌上、致詞臺上、茶幾上，還有就是上臺獻的花環(huán)或是花束。這些花都要按照不同場合提前準備好。6、禮花炮很多晚會等類型的活動在開場或是結(jié)束的時候都會放禮花炮，所以在舉辦這些活動時我們要準備好，同時要安排好放禮花炮的人員。當然了，這個也是能省則省。7、水果盤、水果現(xiàn)在的社會越來越人性化，所以許多活動的桌上我們都會擺放水果，不一定要貴，但一定要對，如新鮮、易食用等。這個環(huán)節(jié)也要注意擺放抽式紙巾。8、桌椅許多的活動都需要用到桌椅，特別是室外的一些活動，這些桌椅我們都要事先借

13、好擺放好。條件允許還要增加桌布，感覺更正式。9 、觀眾座位安排表制作事先就要劃分好區(qū)域，在座位貼上座位表。及張貼10、領(lǐng)導(dǎo)座位簽（牌）正式會議的桌前，晚會的領(lǐng)導(dǎo)以及嘉賓席等都需要事先擺放好座位簽（牌）。11、帳篷一些在室外的活動我們要考慮到天氣變化的問題提前準備好帳篷，主要用于音響、燈光和工作人員的避雨。12、預(yù)定工作餐重大活動和長時間的活動要提供工作餐，因為實在是太辛苦了。當然，這只是組織的一種心意，不用吃得好，但要吃得飽。13、觀眾服裝有部分的活動需要觀眾的服裝的統(tǒng)一的，我們要按照活動的需求事前制作或是租借。地址：內(nèi)蒙古 .包頭市 . 稀土高新區(qū)總部經(jīng)濟園1-C 棟 407電話： 郵箱：

14、如果是晚會這一類型的活動我們?yōu)榱嘶钴S現(xiàn)場的氣氛可以事先準備好哨子和熒光棒，14、哨子、熒光棒活動之前分發(fā)給觀眾。小商品批發(fā)市場可以用很便宜的價錢買到。15、小禮品如果是游園活動或是晚會一般會有互動環(huán)節(jié)，我們自然還要準備些小禮品送給積極參與的觀眾。16、提示板若是訪談這一類型的活動，我們?yōu)榱吮３蛛S時和主持人的聯(lián)系還應(yīng)該準備好提示板。- 8 -17、借用禮儀服、鞋子、許多的活動現(xiàn)場都需要用到禮儀，比如座談會或是頒獎典禮等活動，我們則需要聯(lián)系禮儀盤好禮儀隊，并事先要準備好禮儀服、鞋子、禮儀盤等。（三）前期準備的其他1、確定到場的領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓活動之前要確定好會到場的領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓，這樣我們方能準確的做好座位

15、簽（牌），安排好座位。2、邀請評委如果是賽事性質(zhì)的活動我們還要提前預(yù)約好評委。3、確定主持人所有的活動在開始之前我們都要先與主持人溝通，商量好一些細節(jié)的東西。主持人的選擇要很慎重，性質(zhì)不同的活動就要選擇風格不同的主持人。4、活動場地借用無論是室內(nèi)還是室外的活動，都需要活動場地，為了保證活動能夠如期開展我們一定要之前就審批好場地。5、管弦樂隊、背景音樂會議、座談會、頒獎儀式、講座之類的我們一般要先準備好管弦樂隊和背景音樂，以營造現(xiàn)場氣氛。6、特殊用電活動基本都需要用電，特別是室外的活動，我們都要事前提出申請，審批好電。如果需要電纜，則要提前聯(lián)系好。7、擺放節(jié)目單、礦泉水等在許多時候，領(lǐng)導(dǎo)會要求我

16、們把節(jié)目單與礦泉水擺放規(guī)范，如橫豎都成一條線等。8、活動前現(xiàn)場衛(wèi)生清掃活動開始之前要把衛(wèi)生清掃一遍，重點包括洗手間、抽屜等。如果活動包含頒獎儀式我們則需要提前確定禮儀的頒獎順序，這樣方能更好的保證會9、確定禮儀及頒獎順序議的順利進行。對于這一點，只有經(jīng)過彩排才能保證質(zhì)量，在許多時候，彩排了還是不能很好的完成，因為變數(shù)實在太多了，如領(lǐng)導(dǎo)、臨時調(diào)整等因素。許多的活動到場的觀眾是不能保證人數(shù)的，為了活動的需要有時我們需安排基本觀10、安排基本觀眾眾。要強調(diào)的一點是最好能找到喜歡這種活動的人來參加，否則他們出去就會四處進行活動的負面宣傳。11、更衣間、化妝間、化如果是室外的活動，例如晚會、游園會這些類

17、型的在租借活動場地之時我們要一起準備好更衣室與化妝間，當然化妝人員和化妝物品也自然不可少。聽說這點有許多化妝妝人員、化妝物品公司都喜歡幫忙。12、后勤人員安排、現(xiàn)場晚會、游園會等這些活動的現(xiàn)場一般會比較的混亂，所以在之前我們要先安排好后勤秩序維護人員、催場人員人員、現(xiàn)場秩序維護人員和催場人員。地址：內(nèi)蒙古 .包頭市 . 稀土高新區(qū)總部經(jīng)濟園1-C 棟 407電話： 郵箱： 13、互動環(huán)節(jié)發(fā)問的問題在講座、訪談和座談會議上一般會有互動提問環(huán)節(jié)，我們?yōu)榱舜_保場面不冷場還應(yīng)該及發(fā)問人員的準備提前準備好相關(guān)的問題，如果實在是沒有人提問，那就由我們安排好的人來提問。如果我們活動的現(xiàn)場比較不容易找到或是有

18、邀請校外的嘉賓我們還需要事先做好路14、路標制作及擺放標，方便大家到場的時間。如果是重大活動，就需要一些有明顯服裝標志的志愿者站在重要地點，如學校大門口、轉(zhuǎn)彎處等舉著指示牌來引導(dǎo)。- 9 -二、活動現(xiàn)場如若活動是比較大型的，我們還要與保衛(wèi)處取得聯(lián)系，準備好停車場地，安排好停車引1、現(xiàn)場停車位安排導(dǎo)人員。校園相對簡單，但許多時候，領(lǐng)導(dǎo)來早了，總要有地方讓他先休息一下吧，這就是貴賓2、貴賓室室。我們的布置不一定很高檔，但水、水果、紙巾、講究衛(wèi)生等還是少不了的。3、現(xiàn)場全程拍攝為了做好后期工作的宣傳和總結(jié)我們要安排人員全程拍攝。4、簽到、禮儀迎接領(lǐng)導(dǎo)當領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓到來時我們要讓禮儀進行迎接、獻花，如果

19、有需要我們還要合影留作紀嘉賓及合影念。然后禮儀引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓入席。5、司掌員為了保證現(xiàn)場的氣氛我們最好先前安排好司掌員。為了保持整場活動的秩序，我們要讓負責安全人員在現(xiàn)場維持秩序，最主要的是確保在6、維持現(xiàn)場秩序（安全突發(fā)情況下，現(xiàn)場不慌亂。一般情況下，安全員主要負責不要讓觀眾在領(lǐng)導(dǎo)前面不停的員）走動。所有人員均從后排走動，包括拍照、攝像，要適可而止。7、現(xiàn)場話筒傳遞當?shù)搅嘶迎h(huán)節(jié)需要觀眾發(fā)言時，我們要事先安排好禮儀專門傳遞話筒。如果活動開始前觀眾還沒坐滿，就要迅速將后面幾排的觀眾調(diào)整至前面，保證活動場8、觀眾的調(diào)整面。9、記者接待要保證記者的座位、行動的自由等。一定要由總負責人說的算，不是一定要按照原計劃的時間開始的，可能會根據(jù)現(xiàn)場的實10、活動的開始際情況提前或者推后。許多領(lǐng)導(dǎo)不是提前可以確定的，經(jīng)常是直到活動開始前幾分鐘才到來，出于尊重，我們11、領(lǐng)導(dǎo)介紹一定要介紹他，所以這個環(huán)節(jié)也比較緊張。12、場內(nèi)紀律有幾種情況要制止，如吃東西、大聲聊天，隨意出入等。13、標明洗手間的位置許多來賓是第一次