7信息交流與溝通程序

1、發(fā)放編號:受控狀態(tài):信息交流與協(xié)商溝通程序編制:發(fā)布日期：審核:實施日期:批準：1目的信息交流與協(xié)商溝通冇利于質量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全管理體系運 行的有關信息、要求的及時傳遞和建立各過程之間的接口，使各部門層次之間 協(xié)調行動，增進理解，促使公司員工有效地參與管理和積極參與各活動。與外 界保持交流與溝通能夠使本公司與政府及有關部門建立良好的關系，及時獲得 冇關方而的信息，確保質量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全管理體系冇效運行。2適用范圍木程序適用于內部各級、各部門、崗位之間為確保質量、環(huán)境、能源、職 業(yè)健康安全管理體系冇效運行的溝通和對外部冇關質量、環(huán)境、能源、職業(yè)健 康安全方面信息的交流。3

2、相關過程a）4.2.3文件控制b）4.2.4記錄控制4支持性文件a）xf/m004-01-2013文件控制程序b）xf/m004-26-2013糾正、預防措施程序5職責5.1各部門、各崗位應根據各自職責、權限和過程的運行情況及時與有關 部門、人員進行溝通。5. 2各部門根據本部門的職責權限負責與外部對口單位的聯系和交流。5. 3行政人事部負責協(xié)調內、外部的交流和溝通。6程序6. 1內部協(xié)商溝通6. 1. 1協(xié)商溝通的范圍：a）木公司的質量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全方針、目標、指標的內容、 涵義和要求；b）重要環(huán)境因素，主要能源設有、不可接受風險等方面信息；c）質量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全管理

3、體系過程運行的有關要求、信 息和運行的結果；d）顧客反饋、顧客及相關方的期望和耍求的信息；e）冇關法律法規(guī)要求的信息6.1.2協(xié)商溝通的范圍和方式涉及與質量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全有關的部門和人員均應按木程序 做好內部協(xié)商溝通，溝通的方式一般有：a）以會議、組織學習和交流的方式進行內部協(xié)商溝通；b）以書而（如通知單、聯系單）、簡報、布告、板報、內部刊物、聲像、 電子媒體等形式傳遞內部溝通；c）以制度、規(guī)定、口頭、電話等形式進行溝通。6.1. 3協(xié)商溝通的重要內容和要求（包括但不局限以下要求）6. 1. 3. 1最高管理者溝通的耍求6. 1.3. 1. 1應發(fā)動公司員工參與質量、環(huán)境、能源、職

4、業(yè)健康安全方針、 目標的制定和評審，并與適當的方式如會議、版報等對方針、目標的內容，對 顧客相關方的承諾，滿足法律法規(guī)的承諾進行宣傳，使全體員工都能夠理解方 針、目標的涵義和要求。6. 1.3. 1.2應將各級、各部門、崗位職責、權限的相關規(guī)定傳達到相應的 崗位，以確保各級、各部門、崗位能較好地履行各自的職責。6. 1. 3. 1. 3總經理應親自主持管理評審，并將評審的結論、改進的要求等 形成評審報告?zhèn)鬟f到各級、各部門。6. 1. 3. 2管理者代表溝通的耍求6. 1.3.2. 1 應組織有關人員學習 gb/t19001-2008. gb/t24001-2004. gb/t23331-201

5、2、gb/t28001-2011標準及體系文件的要求。6.1. 3. 2. 2組織員工參與體系文件的制定，參與商討影響工作場所職業(yè)健 康安全的任何變化；參與職業(yè)健康安全事務，并向員工傳達誰是職業(yè)健康安全 事務代表和管理者代表。6. 1.3.2. 3定期以書而或口頭的形式向總經理報告質量、環(huán)境、能源、職 業(yè)健康安全休系運行情況和改進建議。6. 1.3.2. 4應將產品實現、運行控制、內審、改進等的策劃結果傳遞到有 關部門和人員。6. 1. 3. 3行政人事部的溝通耍求6. 1. 3. 3. 1應及時地將所需的文件包括更改的要求傳遞到各冇關部門。6.1.3. 3.2應將重要環(huán)境因素，主要能源使用，

6、不可接受風險，環(huán)境、能 源、職業(yè)健康安全管理方案，應急準備和響應的要求及適用的法律法規(guī)等向有 關部門進行溝通。6.1.3. 3.3應將崗位條件耍求、培訓計劃等傳達到有關部門、人員。6. 1. 3. 3. 4應將內審的結果、內審報告等傳遞到有關部門并輸入到管理評 審中。6. 1.3. 4生產部門的溝通要求6. 1.3.4. 1應將生產計劃、調度指令傳遞到生產工段和有關部門。6. 1.3. 4. 2應將生產過程、工藝參數的規(guī)定、環(huán)境運行、節(jié)能控制、職業(yè) 健康安全運行的要求傳遞到各崗位。6. 1. 3. 4. 3應將應急準備、響應的要求傳達到有關崗位，并實施監(jiān)督檢查。6. 1.3.4. 4發(fā)現生產、

7、質量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全異常時，應及時 向生產指揮人員報告。6. 1. 3. 5質量部門的溝通耍求6. 1.3. 5.1 a時下達生產質量控制指令，并與中控室、生產崗位保持聯系 與溝通。6.1. 3. 5. 2應將監(jiān)測、檢驗的結果及時傳遞到有關崗位作為調整和控制的 依據。6. 1. 3. 5. 3與生產部做好水泥出廠的控制和溝通。6. 1. 3. 5. 4發(fā)現關鍵工序質量異常時，應通知中控室操作人員及時采取措 施。6. 1.3.6設備部的溝通要求6. 1.3.6. 1應將設備的使用、潤滑、修理的要求與生產部、礦山部進行溝 通，應及時將修理計劃傳遞到有關部門。6.1.3. 6.2設備更新、

8、改造、大中修理竣工后，設備部應組織設備使用部 門、修理部門共同進行驗收。6.1. 3. 6. 3負責巡檢的人員應將巡檢中發(fā)現的問題，及時通知有關部門和 崗位，以便及時采取措施。6. 1.3.7中控室、現場巡檢人員的溝通耍求6.1.3. 7. 1應及時將關鍵工序的質量、重要環(huán)境因素，主要能源使用，不 可接受風險的運行情況存在的問題及時報告及有關部門。6.1. 3. 7. 2發(fā)生緊急情況、事故時應立即報告總經理并及時通知有關部門。6.1.3. 7.3發(fā)現監(jiān)視測量裝置偏離校準狀態(tài)時，應及時報告主管部門，采 取相應措施。6. 1.3.8各部門應按要求做好過程運行記錄，必要時應將運行結果，包描 質量檢驗

9、、環(huán)境監(jiān)測、能源監(jiān)測、職業(yè)健康安全檢查分析、評價結果、改進實 施的效果等及時報告總經理、公司其他領導，并傳遞到有關部門。6.1.4行政人事部應協(xié)調公司內部各部門的溝通工作，確保各體系，各過 程運行信息冇效溝通。6. 2外部信息交流6.2. 1信息交流的范圍涉及與質量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全冇關的當地政府部門、行業(yè)協(xié)會、 上級主管部門、媒體、相關方、合同方。6.2.2信息交流的內容a）質量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全方針；b）決徨、決抑.c）顧客、相關務、合同方的信息；c1）公司質量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全體系的運行情況或耍求；e）緊急狀態(tài)事故的報告。6. 2. 3信息交流的方式6. 2. 3

10、. 1對外聯系方式a）走訪、報告；b）口頭、電話聯系；c）信函聯系，網上聯系或查詢；d）參加各種會議、活動和學習。6. 2. 3. 2對外交流方式a）公布、公告、信息發(fā)布；b）產品說明、宣傳、廣告；c）報告等。6.2.4信息交流、接收、處理和傳遞6. 2. 4. 1信息的對外發(fā)布和交流6.2.4. 1. 1總經理應組織有關部門以適當的方式對質量、環(huán)境、能源、職 業(yè)健康安全的方針進行宣傳公布。以書面報告等方式及時向集團公司、政府有 關部門報告質量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全績效。6.2.4. 1.2質保部、采購部應將原燃材料、輔助材料所要求的質量控制指 標，環(huán)境、能源的控制指標，產品的驗收準則和接

11、收標準向供方做好溝通。6.2.4. 1.3質保部、銷售部應就產品的標準、產品質量指標、產品的交付 與驗收方式及服務的有關情況做好與顧客的協(xié)商和溝通。6.2.4. 1.4有關部門應將外包過程的控制耍求，包括影響產品、服務和環(huán) 境、能源、職業(yè)健康安全的控制要求與合同方作好溝通。6. 2.4.1. 5設備部應作好監(jiān)測裝置檢定部門的聯系，按規(guī)定的周期將送檢 的監(jiān)測裝置及時送檢。6. 2.4. 1.6必耍時，行政人事部應將重耍環(huán)境因素、主耍能源使用、不可 接受風險、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全管理方案、目標和指標向管理部門、監(jiān) 督部門及相關方進行溝通。6. 2.4.1. 7發(fā)生環(huán)境事故、能源事故或其他緊急情

12、況或重職業(yè)健康大安全事故行政人事部應及時向政府有關部門報告。6.2.4. 1.8管理者代表應就質量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全管理體系的 有關事宜與認證機構及有關部門作好聯系和溝通。6. 2. 4. 2外部信息的收集、接收處理和傳遞。6. 2. 4. 2. 1行政人事部應組織冇關部門按照xf/m004-01-2011文件控制 程序中6. 4條款的規(guī)定收集、評審與質量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全有關 的法律、法規(guī)標準、規(guī)范及其他要求，并傳遞到冇關部門。6. 2. 4. 2. 2對顧客提出的意見和投訴，質保部、銷售部應及時組織處理并 將處理結果向顧客反饋和溝通。6. 2. 4. 2. 3質量保部、行政人事部應與質量監(jiān)督檢驗部門、環(huán)境、能源監(jiān) 測部門、安全監(jiān)督檢查部門加強聯系溝通，按耍求做好產品的檢驗、環(huán)境、能 耗、能源利用效率、崗位危害監(jiān)測。6. 2. 4. 2. 4有關部門對收集、接收的有關信息作好相應的記錄，并及時地 傳遞行政人事部及有關部門。行政人