河北工業(yè)大學(xué)秘書處檔案管理辦法

1、河北工業(yè)大學(xué)秘書處檔案管理辦法（草案兼提案）河北工業(yè)大學(xué)學(xué)生會(huì)檔案管理方案檔案是學(xué)生會(huì)工作情況的記錄和信息庫，它起著憑證、依據(jù)和史料的作 用，并為學(xué)生會(huì)開展工作提供豐富材料。檔案管理的科學(xué)合理，既可以反映當(dāng) 時(shí)工作的情況，又可以為今后開展工作提供重要的參考資料。因此，為了加強(qiáng) 學(xué)生會(huì)工作檔案管理的系統(tǒng)性、完整性和科學(xué)性，使學(xué)生會(huì)的工作形成一定的 歷史資料，特制定如下制度：第一章日常檔案管理第一條校學(xué)生會(huì)檔案是學(xué)生會(huì)組織干部管理、教育、活動(dòng)等工作開展所積 累的文字、圖像、聲像資料，是校學(xué)生會(huì)至關(guān)重要的公共財(cái)產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得 隨意公示、復(fù)制。第二條 校學(xué)生會(huì)檔案由秘書處統(tǒng)一分類管理。各部門檔案由本

2、部門成員整 理，交付秘書處監(jiān)督管理，由主席團(tuán)監(jiān)督負(fù)責(zé)。第三條每學(xué)期各部門將進(jìn)行一次檔案清理，將有關(guān)資料歸檔備案。第四條 校學(xué)生會(huì)檔案包括內(nèi)部檔案、雜項(xiàng)檔案及外部檔案等。第五條各部門策劃籌備各項(xiàng)活動(dòng)的所有資料，必須一式兩份，一份由主席 團(tuán)統(tǒng)一存檔，以備查找，一份本部門留存。第六條檔案上交口期：視不同類型檔案而定。第七條檔案形式要求：對(duì)于各部文件檔案，應(yīng)有文本檔案（a4紙打?。?和電子檔案兩種版本，主席團(tuán)管理資料為電子檔（一式兩份）。第八條學(xué)生會(huì)每屆換屆z后應(yīng)整理轉(zhuǎn)交本屆學(xué)生會(huì)檔案。第二章檔案類型第一條內(nèi)部檔案制度 成員檔案：（一）檔案范圍：個(gè)人姓名、聯(lián)系方式、所在年級(jí)、所處職位政治而貌、自我評(píng)價(jià)

3、及上交照片等。（-）檔案建立：（1）學(xué)生會(huì)成員的人事檔案在成員正式加入時(shí)建立。（2）學(xué)生會(huì)各成員簡介及聯(lián)系方式統(tǒng)一下發(fā)各部門，便于聯(lián)系。（3）學(xué)生會(huì)成員資料，各部門收集后，一式兩份，一份本部門留存，一份 上交秘書處。 工作檔案：（一）檔案范圍：包括會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、各年級(jí)課程表及有關(guān)檔案，由秘書 處整理保管。（二）檔案建立（1）每周的學(xué)生會(huì)例會(huì)，由秘書處做好會(huì)議記錄，記入檔案。（2）學(xué)生會(huì)各部門成員在本學(xué)期結(jié)束時(shí)要做一份工作總結(jié)上交于主席團(tuán)， 批示后入檔（做以筆墨標(biāo)記提岀意見的可行性）。 活動(dòng)檔案：（一）檔案范圍：各部活動(dòng)策劃、簽到表，對(duì)于部員提出本次活動(dòng)無法實(shí)現(xiàn)但部長說下次實(shí) 現(xiàn)

4、的創(chuàng)新型意見、出現(xiàn)的問題（軟件問題）及解決方案（詳細(xì)事件及各部經(jīng)典 建議）、活動(dòng)贊助商及其聯(lián)系方式與意向、保安禮儀工作人員的站位輪換方式 等、采編稿、與其他組織的合作（詳細(xì)）、宣傳方式（照片與文字結(jié)合）、其 他相關(guān)事項(xiàng)與突發(fā)，細(xì)小事件。（二）檔案建立：（1）活動(dòng)結(jié)束的一周內(nèi)，秘書處相關(guān)負(fù)責(zé)人將收集相關(guān)資料。（2）活動(dòng)結(jié)束后3天，舉辦該活動(dòng)的部門整理出此次活動(dòng)的最終活動(dòng)策 劃、活動(dòng)總結(jié)、通訊稿及篩選的部門影像資料，一式兩份，一份上交主席團(tuán)， 一份交與秘書處留存。第三章檔案編號(hào)辦法（一）檔案編號(hào)原則：以學(xué)校全部檔案為對(duì)彖，依據(jù)學(xué)校的職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特 點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案

5、的科學(xué)管理與開發(fā)利用。（二）一類名稱（大類型）:檔案大類型的定義，以類型開頭兩個(gè)字開頭大寫字母縮寫表示類型。（如:內(nèi)部:nb）（三）二類名稱（小類型）；檔案小類型的定義，以以類型開頭兩個(gè)字開頭大寫字母縮寫表示類型。（如:活動(dòng):hd）（四）三類編號(hào)（相關(guān)負(fù)責(zé)部門）：各部門編號(hào)，主席團(tuán)定為00,合辦的大活動(dòng)均屬于主席團(tuán)。（五）四類編號(hào)（具體內(nèi)容）以從頭開始的四個(gè)字的開頭大寫字母定位，不夠則用*代替。（如：紅 旗團(tuán)支部:hqtz）（六）五類編號(hào)（年份）年月縮寫（如2012. 11.23寫作20121123）（七）六類標(biāo)注（重要級(jí)別）根據(jù)重要程度標(biāo)注b, a, s,（借閱權(quán)限）例：2012年5月11日

6、辦公室例會(huì)可記做：nblh01lh*20120511a第四章檔案借閱辦法（一）有關(guān)檔案分為三種種權(quán)限（由低到高分為b、a、s）:1. 部員可借閱b級(jí)檔案，提前與秘書處成員聯(lián)系，敘述清楚緣由，秘書 處成員向部長匯報(bào)獲得許可后在當(dāng)天時(shí)間內(nèi)借閱b限權(quán)檔案，與晚上8 點(diǎn)前交還到位；部長可以借閱一周。2. 有部長允許的部員可以借閱本部的a限權(quán)檔案需要批條，條留作檔 案，并且讓本部部長聯(lián)系秘書處部長，流程全部完成后方可借閱一 周。3. 部長可借閱本部s限權(quán)檔案一周，a、b級(jí)別一月；借閱其他部門a、b 權(quán)限檔案一周；在主席的批條下可以借閱其他部門s級(jí)權(quán)限檔案一 周；本部全部檔案一月；有主席同意并且批條的工作組也可以借閱s 級(jí)別限權(quán)3天；第五章關(guān)于檔案的規(guī)章制度1. 秘書處應(yīng)定