XX機關單位檔案管理制度

1、xx機關單位檔案管理制度 第一條為進一步加強本局檔案管理工作,全面提高檔案管理水平,依據(jù)中華人民共和國檔案法和國家檔案局機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范、會計檔案管理方法等有關規(guī)定,特制定本制度。 第一章檔案人員崗位職責 第二條檔案人員應當忠于職守,遵守紀律,具備專業(yè)學問。 第三條嚴格執(zhí)行檔案工作各項制度,加強檔案的日常管理和保護、利用工作。 第四條對本局各部門的檔案工作進行業(yè)務指導。 第五條維護本局檔案的完整與安全,對違反檔案法和違反制度的行為予以制止,直至拒絕供應利用,并提出處理意見,報本機關領導批準后執(zhí)行。 第六條機關檔案人員調(diào)動工作時,必需在辦完檔案移交手續(xù)后才能離開崗位。 第二章檔案歸檔制度

2、 第七條凡是本局在各項活動中形成的,具有備考價值的文書、圖表、聲像、電子信息等各種門類的有價值的材料及外出參觀學習、考察和參與各種會議帶回的文件材料,均屬歸檔范圍。 第八條歸檔立卷的文件資料及每份材料的頁數(shù)均應齊全、完整。 第九條歸檔的文件必需做到問題單一、類型鮮亮、年月不混、保管期精確。 第十條會計檔案歸檔必需編制移交目錄,交接雙方按移交目錄清點后簽字。 第三章檔案保管制度 第十一條檔案庫房實行專人負責管理,庫房鑰匙應妥當保管。 第十二條要定時做好庫房內(nèi)溫濕度記錄,庫房溫度保持14240c之間,濕度保持在5065%之間。 第十三條庫房內(nèi)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施

3、,檔案庫房內(nèi)不得堆放雜物。 第十四條綜合檔案室應建立全宗卷,積累和存儲本局案卷的立卷說明,分類方案,鑒定報告,交接憑證,銷毀清冊,檢查記錄,全宗介紹等材料。 第十五條定期組織人員對檔案保管狀況進行全面檢查。對破損褪變的檔案要進行修裱、復制和其它技術處理。 第四章檔案保密制度 第十六條嚴格遵守黨和國家的有關保密制度,查閱、借閱遵守單位的保密制度,確保檔案的安全,嚴防丟失或泄密。 第十七條查閱檔案,原則上在閱檔室。如有特別狀況確需借閱的,須經(jīng)分管領導批準同意,并辦理借閱手續(xù),按期收回。 第十八條檔案人員不得泄露檔案內(nèi)容,借閱檔案人員在借閱期間對檔案要妥當保管,不得轉(zhuǎn)借和擅自復制。 第十九條外單位來

4、本局查閱檔案時,須憑單位介紹信、工作證或身份證,經(jīng)有關領導批準后方可調(diào)閱。 第二十條機密文件只能查閱,一律不得外借和復制。 第五章檔案利用制度 第二十一條利用檔案必需愛惜檔案材料,嚴禁在案卷上圈點、勾劃、裁剪等,確保檔案的完好,如需摘抄復制,須經(jīng)檔案人員審核,確認無誤后加蓋證明章方能有效。 第二十二條檔案借閱期限一般不超過一個星期,假如需要延期,應辦理續(xù)借手續(xù)。 第二十三條檔案歸還時,檔案人員必需檢查案卷有否缺損,假如發(fā)覺有損壞案卷現(xiàn)象,按有關規(guī)定予以處理。 第二十四條任何人不得把檔案占為已有。 第二十五條對不遵守檔案利用制度的借閱人員,檔案人員有權拒絕供應利用。 第二十六條利用檔案必需填寫利

5、用效果登記表,寫明利用目的和效果。 第六章檔案安全制度 第二十七條本局檔案工作實行統(tǒng)一領導、集中管理的原則,維護檔案的完整、精確與安全。 第二十八條對本局規(guī)定的應當立卷歸檔的材料,必需根據(jù)規(guī)定,定期向綜合檔案室移交,集中管理,任何人不得將檔案據(jù)為已有,也不得擅自銷毀。 第二十九條綜合檔案室保管的檔案是現(xiàn)行檔案,主要供本系統(tǒng)及有關單位使用,不屬于開放范圍,對外供應利用需嚴格根據(jù)本制度第四、五章執(zhí)行。 第三十條綜合檔案室做到辦公、閱覽、庫房三分開。 第三十一條庫房內(nèi)設密集架,配備空調(diào)、消防器材等設備,積極做好“八防”工作,杜絕事故隱患。 第三十二條工作人員離開檔案室時應切斷電源,關好門窗。 第七章

6、檔案統(tǒng)計、鑒定、移交和銷毀制度 第三十三條凡按規(guī)定接收進庫的檔案、資料都必需準時登記入冊,以作統(tǒng)計入庫數(shù)據(jù)。 第三十四條建立檔案、資料、設備等實物統(tǒng)計臺帳,做到記錄正確,帳物相符。 第三十五條在各科室檔案進檔案室前,要對預備移交的檔案進行鑒定、審查,對保管期限、密級確定不準的案卷提出升降意見。 第三十六條對本局各科室收集的零散文件材料進行整理鑒定,剔除無保存價值的材料,確保檔案的質(zhì)量。 第三十七條銷毀文件必需慎重,對鑒定中剔除的文件要暫存一段時間,的確沒有必要保存時,才予銷毀。 第三十八條凡需銷毀的文件,要編造清冊,寫出書面報告,說明銷毀理由,經(jīng)本局領導審查后才能銷毀,銷毀文件時由兩人監(jiān)督,并

7、在銷毀上注明銷毀日期、地點,銷毀人要簽名、蓋章。 第八章會計檔案管理方法 第三十九條會計檔案是指本局各部門在工作中直接形成的會計憑證、會計帳冊和會計報表等會計核算材料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和憑證。 第四十條會計檔案是本局的重要檔案之一,應由機關綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。 第四十一條本局各部門應指定專人收集、整理睬計檔案,把歸檔工作列入本部門的職責范圍,明確專人負責。 第四十二條會計檔案當年立卷,由所屬部門保管一年后,向綜合檔案室移交。 第四十三條檔案部門接收保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝,不得自行拆封,對個別需要拆封重新整理的,應當由原所屬部門和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責任。 第四十四條檔案室對會計檔案必需進行科學管理,做到妥當保管,存放有序、查找便利。同時嚴格執(zhí)行安全和保密制度。 第四十五條檔案室對保存的會計檔案應為本單位積極供應利用,向外單位供應利用時,檔案原件原則上不得借出。如有特別需要,須報單位領導批準,但不得拆散原卷冊,并限期歸還。 第四十六條會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由檔案室提出銷毀意見,會同檔案所屬部門共同鑒定,嚴格審查,編造會計檔案銷毀清冊,經(jīng)本局領導批準后銷毀。 第四十七條在銷毀會計檔案時