不動(dòng)產(chǎn)分店秘書工作細(xì)則

1、不動(dòng)產(chǎn)分店秘書工作細(xì)則 z不動(dòng)產(chǎn)分店秘書工作細(xì)則 第一章秘書的任務(wù) 第一條秘書的任務(wù)是代替公司經(jīng)理處理些可由其他人完成的工作和為經(jīng)理的工作做好預(yù)備。 第五章本公司秘書的工作有許多項(xiàng)內(nèi)容,簡潔地表示如下: 第三條傳達(dá);第四條運(yùn)轉(zhuǎn);第五條助手;第六條書籍文件整理第七條室內(nèi)整理第八條代行事務(wù);第九條會(huì)議事務(wù);第十條調(diào)查;第十一條記錄;第十二條接待。第五章以上工作的內(nèi)容以及重量,依據(jù)經(jīng)理的意圖和各項(xiàng)工作的詳細(xì)內(nèi)容打算。 第二章秘書的工作內(nèi)容第六章傳達(dá)事務(wù)的工作內(nèi)容詳細(xì)如下:1.接待來訪來訪者各有不同,事有大小,秘書要區(qū)分對(duì)待。對(duì)應(yīng)當(dāng)會(huì)見的人,應(yīng)直接轉(zhuǎn)達(dá)對(duì)方的意圖,并引其進(jìn)入會(huì)客室或經(jīng)理辦公室,不論對(duì)方

2、要求見面還是僅僅預(yù)約。對(duì)不宜會(huì)見的人,在請(qǐng)示經(jīng)理后以“不在”、“正在開會(huì)”或“工作很忙”等為由拒肯定方,或是將個(gè)人意見報(bào)經(jīng)理后作出答復(fù)。2.收聽電話收聽電話時(shí)一定要先聲明“這里是××公司”等,然后記下對(duì)方的姓名、工作單位、有什么事情,依據(jù)對(duì)方狀況,不阻礙時(shí)可明確回答,但一般不說經(jīng)理是否在。3.轉(zhuǎn)達(dá)需要轉(zhuǎn)達(dá)時(shí)要正確聽取對(duì)方的身份和要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容,并精確、快速地轉(zhuǎn)速。4.文件的收發(fā)及分送收到的郵件或送來的文件,首先要區(qū)分是需直接送呈經(jīng)理的,還是需秘書先進(jìn)行處置和整理的,或者是私用文書,需經(jīng)理辦理的要直接送交經(jīng)理。經(jīng)理不在時(shí),假如有與經(jīng)理直接有關(guān)的留言、電報(bào)、快遞,可用電話告知。

3、第七章日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作1.日程的設(shè)計(jì)及其支配對(duì)所確定經(jīng)理應(yīng)處理的事項(xiàng),如會(huì)見、出席高層職員咐、總會(huì)等會(huì)議的日期和時(shí)間進(jìn)行記錄整理,并隨時(shí)進(jìn)行調(diào)查,協(xié)助經(jīng)理制定出日程表。日程計(jì)劃應(yīng)記入每月日程表,必要時(shí)在上面記下預(yù)定內(nèi)容和變更狀況。2.預(yù)備及支配有些工作需要特殊的預(yù)備和支配,而且這些工作通常都有一定的時(shí)間限制,因此必需提前做好適當(dāng)?shù)念A(yù)備。第八章用品的整理1.在辦公室內(nèi)平常經(jīng)常使用的物品及備用品,應(yīng)在合適的地方放置合適的數(shù)量。為些,應(yīng)設(shè)計(jì)一張用品及備用品的明細(xì)表,在上面記下品種,一月或一周所需數(shù)量以及補(bǔ)充的數(shù)量和補(bǔ)充日期,此外還必需存有一定量的備用品,以便隨時(shí)補(bǔ)充。2.經(jīng)理外出時(shí)經(jīng)理外出時(shí)需使用的鋼筆

4、、鉛筆等,每天都應(yīng)事先預(yù)備好一定數(shù)量,需要收入擔(dān)包內(nèi)的物品也要作同樣考慮。這些需要預(yù)備的物品應(yīng)在詢問過經(jīng)理后制作一張明細(xì)表,事先貼在那里以防遺漏。3.文件、資料的預(yù)備首先要清晰哪些文件是重要的,如不明白,要具體詢問,以便將可能會(huì)用的文件材料一并預(yù)備齊全。然后畫一張文件明細(xì)表以便利使用。 第九章文件整理業(yè)務(wù)1.為使經(jīng)理處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂,并且隨時(shí)可以提用,需要對(duì)這些文件進(jìn)行整理。整理工作首先要依據(jù)經(jīng)理意見將文件分類,并放入固定的裝具和容器內(nèi),使用中還要經(jīng)常整理,以便很簡單地查到文件。2.整理工作的關(guān)鍵是分類項(xiàng)目的確定。保管及整理文件用品的選擇和整理、借閱手續(xù)的完善。3.業(yè)務(wù)用的文件分為正在處理的文件、正在運(yùn)行的現(xiàn)行文件和已處理完畢的文件,此外還有機(jī)密類文件。依據(jù)應(yīng)用依據(jù)還可以分為每日必用、常用和不常用三種。4.經(jīng)過這樣整理后,有必要對(duì)其進(jìn)行裝訂,并給每一個(gè)文件集合體以一定的戶頭名稱。應(yīng)在聽取經(jīng)理意見后再制一張文件分類的明細(xì)表,將表張貼在保管場所或保管人的桌子上,便于參照。 第十章整理、清掃工作此項(xiàng)工作應(yīng)由秘書督促事務(wù)員和勤雜工來完成。工作中須留意如下幾點(diǎn):1.清理桌面臺(tái)歷和墻上的日