辦公設備用品管理制度

1、辦公設備用品管理制度 1.目的 為保證辦公設備及用品的合理配置和使用,更好地服務于公司各項工作。 2.適用范圍 本制度適用于集團各子公司的辦公設備、辦公用品、辦公耗材選購和管理。 3.職責 3.1人力資源及行政部負責公司全部辦公設備及用品的建檔、修理保養(yǎng)、外借管理,選購與報廢的審核,辦用品的收發(fā)管理。 3.2使用部門負責部門所屬辦公設備及用品的使用及日常維護保養(yǎng)、并有責任愛惜公司的辦公設備。 3.3高級副總裁(總經理)負責單價2000元以上辦公設備的申購、報廢、外借的審批。 3.4信息部負責電腦及其周邊設備選購、修理、保養(yǎng)、報廢確認,網絡安全的管理。 3.5財務部負責辦公設備及用品費用的監(jiān)控。

2、 4.辦公設備及用品分為耐用品和低值易耗品。 4.1耐用品: 4.1.1辦公家具,如:各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、電腦臺、保險箱及室內非電器類較大型的辦公陳設等。 4.1.2辦公設備類,如:電腦、打印機、電話機、傳真機、復印機、碎紙機、電視機、攝像機、幻燈機、數(shù)碼照相機、音響器材及相應耗材等。 4.2低值易耗品 4.2.1辦公文具類,如:鉛筆、膠水、單(雙)面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、剪刀、釘書釘、復寫紙、大頭針、紙類印刷品、打印紙、復印紙等。 4.2.2生活用品,如:面巾紙、紙球、茶葉、飲料、茶具等款待用品。 5.辦公設備及用品

3、的添置申請流程 5.1每月底,各部門填寫下月辦公用品申領計劃表送交行政部,逾期不交的部門,視放棄申請?zhí)幚怼?5.2各部門經理應嚴把審核關,以掌握辦公用品開支成本。 5.3行政助理每月底統(tǒng)計各部門辦公設備及用品數(shù)量,編制物品請購單交人力資源及行政經理審批,批準后統(tǒng)一由行政助理負責選購。 5.4辦公設備的添置由所在部門填寫設備添置備申請單報人力資源及行政部審核,費用超過2000元的辦公設備須送高級副總裁審批后再由人力資源及行政部實施選購。 5.5辦公設備及用品選購回公司,管理部門應先建檔登記,并準時通知相關部門領用。 6.辦公設備及用品的使用管理 6.1辦公設備屬公司資產,使用者有責任和義務妥當保

4、管、合理使用,不能隨便轉交他人,造成遺失的擔當賠償責任。 6.2人力資源及行政部建立辦公設備及用品個人檔案,員工領用的辦公設備及用品全部記錄在個人辦公設備及用品領用表。 6.3員工因工作變動或離職的,應準時到管理部門辦理移交退庫手續(xù)。 6.4各部門負責人應嚴格掌握本部門辦公用設備和用品的領用,并對所屬部門人員的使用和保管狀況行使監(jiān)督。 6.5辦公用品領用時間原則上是每星期一下午,特別狀況或急用物品除外,計算器等價值超過10元以上部份物品領用時須以舊換新。 6.6辦公設備耐用品損壞或丟失應按價進行賠償,設備折舊年限為5年,以每年折舊率20%計算。 7.辦公設備的報修 7.1全部辦公桌椅在使用中出

5、現(xiàn)的故障或損壞的均須準時向人力資源及行政部報修,人力資源及行政部應準時通知相關供應商到公司進行修理。 7.2個人使用電腦、復印機等以及電腦外部設備、公司網絡、通信設備如遇故障,應準時通知信息部,由信息部工作人員檢修或通知相關供應(修理)商來公司進行檢修。 7.3故障解決后填寫辦公設備報修記錄表,并由報修人簽字確認后,由人力資源及行政部存檔。 7.4經相關技術人員鑒定下列狀況造成損壞的,由責任者按物品的購置價格和使用時間,新舊程序折價賠償。 7.4.1安裝非工作所必需的軟件所引起的故障; 7.4.2私自拆裝電腦、復印機等設備的; 7.4.3使用不當造成設備損壞和丟失的; 7.4.4人為的損壞。

6、8.辦公設備的報廢 8.1凡屬于正常磨損或工作中發(fā)生意外狀況造成個人在用辦公設備損壞的,由使用人員填寫辦公設備報廢申請表,說明原因和理由,部門負責人審核,并由信息部技術人員鑒定簽署意見上交人力資源及行政部辦理報廢。 8.2人力資源及行政部依據(jù)相關技術人員的意見,并在辦公設備報廢申請表簽署審核意見后交主管副總裁審批。 8.3經主管副總裁審批后辦公設備報廢申請表由人力資源及行政部與信息部存檔,復印給財務部、辦理報廢手續(xù),進行帳務處理,并辦理補充新設備的申購或領用手續(xù)。 9.辦公設備的外借,必需經公司主管副總裁批準后,到人力資源及行政部辦理外借登記手續(xù)。 10.辦公用品及設備的盤點制度 10.1行政助理每月底統(tǒng)計各部門的領用單,編制“辦公用品費用月報表”交部門經理審核。 10.2為掌握庫存數(shù)量,辦公用品原則上倉庫只保留新人領用或急用數(shù)量即可。 10.3每年底應進行一次全面辦公設備及用品的盤點,對一些久留不用或損壞的設備及用品進行處理。 11.記錄表單 11.1