建設(shè)工程材料設(shè)備采購(gòu)管理制度及流程

1、工程工程材料采購(gòu)流程和有關(guān)規(guī)定為加強(qiáng)工程材料程序化管理，有效的控制資金使用，更好的做好材料本錢(qián)控制工作， 了解各工程材料用款，對(duì)外欠款。結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定相關(guān)材料采購(gòu)流程， 望各工程 部嚴(yán)格按照此制度執(zhí)行。一、預(yù)算部預(yù)算，工程部統(tǒng)計(jì)，審核采購(gòu)材料的數(shù)量工程中標(biāo)后， 預(yù)算部對(duì)本工程所需的各種材料進(jìn)行預(yù)算， 為工程的資金投入提供依據(jù) 注：提供詳細(xì)的材料使用節(jié)點(diǎn)方案，此方案作為工程收款方案主要支撐依據(jù)。工程部根據(jù)中標(biāo)書(shū)中標(biāo)合同清單和施工圖紙認(rèn)真嚴(yán)格計(jì)算本工程的材料需求，填報(bào)材料采購(gòu)總 方案表交公司相關(guān) 領(lǐng)導(dǎo)審批 。同時(shí)此材料需求總表要一式三份，工程部，采購(gòu)部，工程部 各一份。二、工程部申請(qǐng)材料

2、采購(gòu)方案1在進(jìn)場(chǎng)前， 工程部要提前做出由工程部認(rèn)可的材料總需求方案 ，如果局部材料是 甲方指定的，工程必須注明指定材料名稱，品牌，規(guī)格型號(hào)，數(shù)量，到場(chǎng)時(shí)間，聯(lián)系方式 等。有加工圖紙的材料要附上圖紙， 且有工程部工程經(jīng)理簽字， 結(jié)合工程實(shí)際情況，工程 部必須考慮到定制加工材料的加工周期，給采購(gòu)部合理的采購(gòu)時(shí)間 。2. 材料采購(gòu)申請(qǐng)單一一式三份，采購(gòu)部，工程部，工程部各一份。為了杜絕浪費(fèi)和其他不合理情況發(fā)生， 材料采購(gòu)申請(qǐng)表上面必須有材料申請(qǐng)人，工程工程部負(fù)責(zé)人，工程 經(jīng)理簽字，缺一不可詳見(jiàn)樣表 。 否那么公司采購(gòu)部有權(quán)拒絕接收材料采購(gòu)申請(qǐng)表。公司 采購(gòu)部原那么上不接收工程部任何人 通知供貨要求，

3、如果有特殊情況，一定要有公司領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn)同意，由 公司領(lǐng)導(dǎo) 通知公司采購(gòu)部負(fù)責(zé)人，公司采購(gòu)部負(fù)責(zé)人在接收到公司領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)同意采購(gòu)， 方可安排公司采購(gòu)部相關(guān)人員進(jìn)行采購(gòu)。 在公司采購(gòu)部進(jìn)行材料采購(gòu)的同時(shí)， 工程部相關(guān)人員必須及時(shí)的補(bǔ)交材料采購(gòu)申請(qǐng)表，并且按正常的審批程序進(jìn)行審批，然后將審批通過(guò)的材料采購(gòu)申請(qǐng)表交至公司采購(gòu)部。3. 工程中變更或增加材料用量，以甲方書(shū)面通知或簽證為主。工程部及時(shí)將甲方書(shū) 面通知或簽證發(fā)公司預(yù)算部備案，同時(shí)，工程部按材料采購(gòu)流程申請(qǐng)材料采購(gòu)。預(yù)算部 收到變更或增加材料用量申請(qǐng)表后，必須進(jìn)行核算，并報(bào)公司工程部、公司采購(gòu)部、公 司領(lǐng)導(dǎo)審批特殊情況除外 。三、公司采購(gòu)部在接

4、收到批準(zhǔn)后的材料采購(gòu)申請(qǐng)表，應(yīng)該按照工程施工流程和請(qǐng)購(gòu)材料的緩急。由公司采購(gòu)部負(fù)責(zé)人安排采購(gòu)人員去進(jìn)行采購(gòu)。1采購(gòu)人員在接到采購(gòu)部負(fù)責(zé)人安排的材料采購(gòu)申請(qǐng)表后，采購(gòu)人員要參考市場(chǎng)行情以及以前采購(gòu)記錄和供給商報(bào)價(jià)。 優(yōu)先選擇供貨準(zhǔn)時(shí)，材料質(zhì)量好，價(jià)格優(yōu)惠，實(shí)力 強(qiáng)的供給商，進(jìn)行采購(gòu)。 主要材料或是采購(gòu)量大的材料，采購(gòu)人員要 選擇三家以上的供 應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)比價(jià) ，并把供給商的材料樣品， 交貨時(shí)間和報(bào)價(jià)上報(bào)給公司采購(gòu)部負(fù)責(zé)人和 公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，采購(gòu)人員在接收到審批后的供給商名單后，進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的材料采購(gòu)。 如果是采購(gòu)量或者是采購(gòu)金額比擬大的材料采購(gòu)時(shí)， 為了保護(hù)供需雙方的合法權(quán)益和防止 以后的采購(gòu)糾

5、紛， 公司采購(gòu)部一定要和供給商簽訂材料采購(gòu)合同。 少量的輔助材料采購(gòu)人 員可以從和公司長(zhǎng)期固定合作的供給商進(jìn)行優(yōu)先選擇采購(gòu)。四、采購(gòu)下單和送貨的時(shí)間安排 采購(gòu)人員和供給商確定了采購(gòu)意向， 采購(gòu)人員要嚴(yán)格按照材料采購(gòu)申請(qǐng)表上面的數(shù) 量給供給商下單， 采購(gòu)人員一定要向供給商 確定材料的送提貨時(shí)間 和付款方式。為 了不影響工程正常施工， 采購(gòu)人員盡量要求供給商把送貨時(shí)間往前安排。 盡量讓供給商送 貨到我們工程的工程， 如果是因?yàn)椴牧喜少?gòu)量少或者是供給商離我們的工程比擬遠(yuǎn)。 供給 商不送貨， 采購(gòu)人員可以和供給商協(xié)商， 由我們出運(yùn)費(fèi)， 讓供給商送貨到我們工程，并同 時(shí)告訴公司采購(gòu)部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。五、無(wú)法及

6、時(shí)供貨的匯報(bào)說(shuō)明因市場(chǎng)和行業(yè)缺貨因素， 或供材商的原因， 無(wú)法按期進(jìn)行采購(gòu)到位的材料。 采購(gòu)部相 關(guān)人員應(yīng)該立即通知材料請(qǐng)購(gòu)部門(mén)，并且要說(shuō)明原因。六、供給商送貨事項(xiàng)1. 供給商在準(zhǔn)備送貨前，一定要通知采購(gòu)人員或者工程收貨人員工程經(jīng)理，施工 員，倉(cāng)管，工程現(xiàn)場(chǎng)人員好安排材料的存放地點(diǎn)。供給商送貨到工程現(xiàn)場(chǎng)，原那么上是由 采購(gòu)人員和工程材料采購(gòu)申請(qǐng)人一起了驗(yàn)收供給商送的材料。 如果工程工地在外地， 采購(gòu) 人員無(wú)法到現(xiàn)場(chǎng)參加材料驗(yàn)收， 由工程經(jīng)理和相關(guān)人員組織驗(yàn)收 。2. 供給商在送貨時(shí)，要嚴(yán)格按照采購(gòu)人員下給供給商的材料采購(gòu)清單上面的數(shù)量送 貨。送貨單上面要有，送貨工程的名稱， 材料采購(gòu)申請(qǐng)單的編

7、號(hào)， 以及供給商所送的材料 名稱，數(shù)量，價(jià)格，規(guī)格型號(hào)。送貨單上面要蓋供給商的公章。 現(xiàn)場(chǎng)收貨人員要拿工程下 給公司采購(gòu)部的材料采購(gòu)申請(qǐng)表和供給商的送貨單進(jìn)行確認(rèn)，看供給商所送材料是否是 本工程所下的材料。 如果供給商所送材料和工程材料采購(gòu)申請(qǐng)單一致， 工程現(xiàn)場(chǎng)人員可以 進(jìn)行供給商所送材料驗(yàn)收。 在驗(yàn)收供給商所送材料同時(shí)， 供給商要提供每種材料的合格檢 測(cè)報(bào)告， 有效產(chǎn)品合格證， 質(zhì)量保證書(shū)。 現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收人員確認(rèn)了供給商所送材料符合相關(guān)質(zhì)現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收人員和工程量標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收人員可以進(jìn)行對(duì)供給商所送材料的驗(yàn)收入庫(kù)工作。經(jīng)理要在供給商的送貨單上面簽字確認(rèn)。供給商的送貨單必須一份三聯(lián)，一份供給商自己留底

8、，一份給工地現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收人員，一份給公司采購(gòu)人員。3現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收人員在驗(yàn)收供給商材料時(shí)，一定要仔細(xì)，如果供給商的送貨單和所送的 實(shí)物材料名稱，數(shù)量，品牌，規(guī)格型號(hào)不符。現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收人員一定要及時(shí)反應(yīng)給采購(gòu)人員并做記錄。如果是材料質(zhì)量不合格，現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收人員一律拒絕收貨質(zhì)檢報(bào)告、合格證等未隨貨送到者，現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收人員也可拒絕收貨，并及時(shí)告知公司采購(gòu)人員協(xié)調(diào)。并且及時(shí)通知公司采購(gòu)部相關(guān)人員。七、供給商的結(jié)算嚴(yán)格按合同的付款條款所定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)執(zhí)行。原那么上供給商所有的材料結(jié)算以整月為周期，本月結(jié)算上個(gè)月的材料款1 30號(hào)。結(jié)算時(shí)間是每個(gè)月 上號(hào)，由供給商提供上個(gè)月的結(jié)算相關(guān)材料到公司采購(gòu)部，每個(gè)月510是公司相關(guān)部門(mén)對(duì)

9、供給商結(jié)算材料的審核時(shí)間。每個(gè)月 1520由公司財(cái)務(wù)為供給商打材料款。供給商要帶有工程經(jīng)理，采購(gòu)人員和現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收人員簽字的送貨單和合同約定的發(fā)票，到公司采購(gòu)部統(tǒng)一辦理結(jié)算。供給商的材料數(shù)量， 價(jià)格，是以供給商所提供的有公司，工程相關(guān)人員簽字的送貨單為標(biāo)準(zhǔn)。此結(jié)算方式是少量的輔材料，結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于有采購(gòu)合同的供給商， 供給商在結(jié)算時(shí)，要以有簽字的送貨單和采購(gòu)合同一起，到公司采購(gòu)部辦理結(jié)算。八、工程材料采購(gòu)合同管理工作流程九、貨物米購(gòu)流程一先款后貨的貨物采購(gòu)首批貨物的采購(gòu)：1、公司采購(gòu)部必須在總經(jīng)理授權(quán)下與供貨方簽訂供需合同。2、公司采購(gòu)部采購(gòu)員根據(jù)合同，綜合商務(wù)部大多數(shù)人意見(jiàn)，并經(jīng)商務(wù)部經(jīng)理審核簽

10、字向供貨方下發(fā)正式訂單。3、公司采購(gòu)部采購(gòu)員憑合同、有效材料申請(qǐng)方案單填寫(xiě)請(qǐng)款單并經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字核準(zhǔn)；獲財(cái)務(wù)核準(zhǔn)的請(qǐng)款單送至總經(jīng)理核批后返至財(cái)務(wù)部予以付款。4、付款后，采購(gòu)部采購(gòu)員全程跟蹤直至貨物全部送至工程部辦理入庫(kù)；并及時(shí)向材料供應(yīng)商獲取購(gòu)貨發(fā)票送至總經(jīng)理簽字后交至財(cái)務(wù)入帳。_5、經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人核實(shí)簽字后發(fā)票由采購(gòu)部送至總經(jīng)理簽字交于財(cái)務(wù)入帳。后期貨物的補(bǔ)貨：1、工程部庫(kù)管、工程師、工程經(jīng)理根據(jù)庫(kù)存及業(yè)務(wù)需要擬下經(jīng)工程經(jīng)理簽字的材料采 購(gòu)申請(qǐng)方案。2、 材料采購(gòu)申請(qǐng)方案送至公司采購(gòu)部，采購(gòu)部負(fù)責(zé)人和預(yù)算部負(fù)責(zé)人核實(shí)簽字后下發(fā)給采 購(gòu)員，采購(gòu)員下單給相應(yīng)材料供給商。3、 由采購(gòu)部采購(gòu)員根據(jù)

11、下發(fā)至材料供給商的有效材料采購(gòu)申請(qǐng)方案訂單填寫(xiě)請(qǐng)款單，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字核準(zhǔn)、總經(jīng)理核批后返至財(cái)務(wù)部予以付款。4、付款后，采購(gòu)部采購(gòu)員全程跟蹤直至貨物全部送至工程部辦理入庫(kù)；并及時(shí)向材料供給商獲取購(gòu)貨發(fā)票送至總經(jīng)理簽字后交至財(cái)務(wù)入帳。_二先貨后款的貨物采購(gòu) 首批貨物的采購(gòu):1、公司采購(gòu)部必須在總經(jīng)理授權(quán)下與供貨方簽訂供需合同。2、公司采購(gòu)部采購(gòu)員根據(jù)合同，綜合商務(wù)部大多數(shù)人意見(jiàn)，并經(jīng)商務(wù)部經(jīng)理審核簽字向供 貨方下發(fā)正式訂單。3、下發(fā)正式訂單后，采購(gòu)部采購(gòu)員全程跟蹤直至貨物全部送至工程部辦理入庫(kù)；并及時(shí)向 供貨方索要購(gòu)貨發(fā)票并轉(zhuǎn)交至物資部。4、采購(gòu)部采購(gòu)員材料采購(gòu)部負(fù)責(zé)人和預(yù)算部負(fù)責(zé)人核實(shí)簽字后的

12、購(gòu)貨發(fā)票至財(cái)務(wù)部填寫(xiě) 請(qǐng)款單，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字核準(zhǔn)、總經(jīng)理在對(duì)請(qǐng)款單、發(fā)票予以核批后返至財(cái)務(wù)部予以 付款和入帳。后期貨物的補(bǔ)貨：1、工程部庫(kù)管、工程師、工程經(jīng)理根據(jù)庫(kù)存及業(yè)務(wù)需要擬下經(jīng)工程經(jīng)理簽字的材 料采購(gòu)申請(qǐng)方案。2、 材料采購(gòu)申請(qǐng)方案送至公司采購(gòu)部，采購(gòu)部負(fù)責(zé)人和預(yù)算部負(fù)責(zé)人核實(shí)簽字后下發(fā) 給采購(gòu)員，采購(gòu)員下單給相應(yīng)材料供給商。3、 下發(fā)正式材料采購(gòu)訂單后，采購(gòu)部采購(gòu)員全程跟蹤直至貨物全部送至工程部辦理入- 庫(kù)；并及時(shí)向供貨方索要購(gòu)貨發(fā)票。4、采購(gòu)部采購(gòu)員根據(jù)?工程工程材料采購(gòu)流程和有關(guān)規(guī)定 ?辦理材料結(jié)算十、采購(gòu)相關(guān)樣表附件一：供貨通知書(shū)適用于未簽署供貨合同供貨通知書(shū)公司：我司根據(jù)實(shí)際

13、需要，考慮到 急需要首先進(jìn)行施工建設(shè)，該部位的材料用量不大，雖然供貨合同未簽訂，但請(qǐng)貴司積極配合。請(qǐng)貴司 按下表所列材料設(shè)備名稱、品牌、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期向我司指 定的交貨地點(diǎn)送貨。工程名稱：交貨日期：201年 月 日交貨地點(diǎn)：序號(hào)材料設(shè) 備名稱品牌型號(hào)編號(hào)規(guī)格單位數(shù)量部位12345678注：1.具體單價(jià)按今后雙方所簽定的合同及附件?產(chǎn)品及價(jià)格清單?。2自本供貨通知書(shū)送達(dá)之日起 丄工作日內(nèi)，請(qǐng)貴司將經(jīng)蓋章確認(rèn)的本通 知書(shū)以 方式送我方經(jīng)辦人備案，并在 _5工作日內(nèi)將原件送達(dá)我方。供貨單位：公司名稱：確認(rèn)人：聯(lián)系 ： 號(hào)碼：日 期：購(gòu)貨單位：公司名稱：經(jīng)辦人：聯(lián)系 ：負(fù)責(zé)人： 號(hào)碼：日

14、期：附件二：供貨通知書(shū)適用于已簽署供貨合同供貨通知書(shū)公司：我司根據(jù)實(shí)際需要，以年_月_日簽訂的 ?工程材料設(shè)備供貨合同?為依據(jù)，請(qǐng)貴司按下表所列材料設(shè)備名稱、品牌、型 號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期向我司指定的交貨地點(diǎn)送貨。工程名稱：交貨日期：201年 月 日交貨地點(diǎn)：序號(hào)材料設(shè) 備名稱品牌型號(hào)編號(hào)規(guī)格單位數(shù)量部位12345678注備注：1.具體結(jié)算單價(jià)按雙方所簽定的合同附件?產(chǎn)品及價(jià)格清單?2自本供貨通知書(shū)送達(dá)之日起 丄工作日內(nèi)，請(qǐng)貴司將經(jīng)蓋章確認(rèn)的本通知書(shū)以 方式送我方經(jīng)辦人備案，并在 _5工作日內(nèi)將原件送達(dá)我方。購(gòu)貨單位：供貨單位:公司名稱：公司名稱：經(jīng)辦人：確認(rèn)人:聯(lián)系 ：聯(lián)系 :負(fù)責(zé)人：

15、號(hào)碼: 號(hào)碼：日 期:日期：附件三:材料設(shè)備收料單工程名稱：交貨日期：交貨地點(diǎn)：序號(hào)材料設(shè)備名稱品牌型號(hào)編號(hào)規(guī)格單位數(shù)量12345678說(shuō)明：購(gòu)貨單位委派的收料員，僅限于對(duì)材料的數(shù)量進(jìn)行如實(shí)收貨。以上材料設(shè)備已供貨至購(gòu)貨單位交貨地點(diǎn)；具體結(jié)算價(jià)格按雙方所簽定的 合同附件?產(chǎn)品及價(jià)格清單?。購(gòu)貨單位：經(jīng)辦人：負(fù)責(zé)人：聯(lián)系 ：日期：供貨單位：確認(rèn)人：聯(lián)系 ：確認(rèn)日期：附表四：月度材料設(shè)備款匯總表月度材料設(shè)備款匯總表時(shí)間:工程名稱:序號(hào)材料名稱收款單位金額元備注12345合計(jì)說(shuō)明：各類材料的?材料設(shè)備收料單?原件作為本表的附件附后。附件共 份。購(gòu)貨單位：公章供貨單位：公章公司名稱：經(jīng)辦人：負(fù)責(zé)人：聯(lián)

16、系 ：日期：公司名稱：經(jīng)辦人：負(fù)責(zé)人：聯(lián)系 ：日期：材料/用品申購(gòu)單工程名稱：申請(qǐng)人： 申購(gòu)日期：201 年_月_日序號(hào)材料/用品名稱規(guī)格數(shù)量到位時(shí)間用途工程經(jīng)理：日期：年 月 日總經(jīng)理：日期：年 月 日說(shuō)明：收料單工程名稱：核算單位工程：日期：年 月送貨單位：送貨單號(hào)：合同號(hào)：倉(cāng)庫(kù)類別：編 號(hào)貨物 名稱規(guī) 格單 位送貨數(shù)量實(shí)收 數(shù)量單 價(jià)金額萬(wàn)千百十元角分金額大寫(xiě)：萬(wàn)仟百拾元角分整小寫(xiě) ¥領(lǐng)料單領(lǐng)料工程:日期： 年 月領(lǐng)料單位：編號(hào)貨物名稱規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金額萬(wàn)千百十元角分合計(jì)金額大寫(xiě)： 萬(wàn)仟 百拾元角分整小寫(xiě) ¥入庫(kù)單科目：日期：年 月 日貨號(hào)品名單位數(shù)量單價(jià)金額萬(wàn)千白元角分合計(jì)金額大寫(xiě)：萬(wàn)仟百拾元角分整小寫(xiě) ¥材料員：會(huì)計(jì)：保管員：經(jīng)手人:備注：一式四聯(lián)單；第一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存統(tǒng)計(jì)；第二聯(lián)工程會(huì)計(jì)記賬；第三聯(lián)倉(cāng)庫(kù)統(tǒng)計(jì)員；第四 聯(lián)送貨單位結(jié)賬。工程名稱：核算單位工程：日期： 年 月日退料單位：收料單位：合同號(hào)：倉(cāng)庫(kù)類別：編 號(hào)貨物名稱規(guī)格單位申退 數(shù)量實(shí)退 數(shù)量單價(jià)金額萬(wàn)千百十元角分合計(jì)金額大寫(xiě)：萬(wàn)仟百拾元角分整小寫(xiě) ¥貨品調(diào)撥單調(diào)入工程：日期：年 月 日編號(hào)品名數(shù) 量單位進(jìn)貨時(shí)價(jià)格調(diào)撥時(shí)價(jià)值描述調(diào)撥意義金額調(diào)出倉(cāng)庫(kù)員：調(diào)出