公司采購(gòu)作業(yè)流程圖

1、制品有限公司類(lèi)別：公司采購(gòu)流程作業(yè)管理編號(hào) yms05-006 制度發(fā)往各與會(huì)者來(lái)源：公司采購(gòu)流程管理版本： a/0 主題：公司采購(gòu)作業(yè)流程圖發(fā)布日期： 2013 年 7 月 25 日序號(hào)流程圖責(zé)任單位相關(guān)表單1 需求單位單位主管材/物料請(qǐng)購(gòu)單2 物控主管材/物料請(qǐng)購(gòu)單3 總經(jīng)辦材/物料請(qǐng)購(gòu)單4 采購(gòu)經(jīng)辦采購(gòu)單5 采購(gòu)員技術(shù)部產(chǎn)品圖紙實(shí)樣6 采購(gòu)員供應(yīng)商報(bào)價(jià)單7 采購(gòu)員采購(gòu)訂單8 采購(gòu)經(jīng)辦合同簽訂9 總經(jīng)理采購(gòu)訂單分發(fā)10 品管部采購(gòu)部去杭州開(kāi)平現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)11 物控倉(cāng)庫(kù)依據(jù)采購(gòu)訂單數(shù)量過(guò)磅收貨12 不合格品管部物控部材料檢驗(yàn)報(bào)告材料入庫(kù)單供應(yīng)商發(fā)票13 采購(gòu)經(jīng)辦預(yù)付款計(jì)劃14 總經(jīng)理批準(zhǔn)付款15

2、 出納收據(jù) /相關(guān)原始單據(jù)16 出納批準(zhǔn)審核編制日期日期日期2013-7-29 材/物料請(qǐng)購(gòu)單總經(jīng)辦批準(zhǔn)采購(gòu)部確認(rèn)老產(chǎn)品新產(chǎn)品確定價(jià)格尋找多家供應(yīng)商采購(gòu)訂單制作資料收集評(píng)估并比對(duì)簽訂合同審核批準(zhǔn)打樣并報(bào)價(jià)比對(duì)批準(zhǔn)質(zhì)量鑒定跟蹤交期、品質(zhì)確定合作并簽訂合作協(xié)議供應(yīng)商交貨驗(yàn)收入庫(kù)每月制作預(yù)付款計(jì)劃審核批準(zhǔn)出納付款歸案物控審核辦理退貨1、目的：為有效監(jiān)控采購(gòu)過(guò)程，降低采購(gòu)成本。并滿足公司生產(chǎn)交貨，特制訂如下操作管理辦法。2、適用范圍：21、適用于本公司a、b 類(lèi)（生產(chǎn)主料）物料采購(gòu)過(guò)程。3職責(zé)31 采購(gòu)經(jīng)辦a)負(fù)責(zé)供方的審核及對(duì)賬工作；b)負(fù)責(zé)組織供貨業(yè)績(jī)的考核與評(píng)估。c) 負(fù)責(zé)調(diào)查、初選，參與評(píng)價(jià)供

3、方，提交合格供方的報(bào)告；d) 負(fù)責(zé)確定采購(gòu)物質(zhì)的采購(gòu)要求；制定物質(zhì)的采購(gòu)計(jì)劃/訂單，跟催交貨；3.2 技術(shù)組a)負(fù)責(zé)提供所有產(chǎn)品的原材料、主要輔助材料、外協(xié)外購(gòu)件的規(guī)格和技術(shù)要求；b)對(duì)供方評(píng)價(jià)時(shí)協(xié)助采購(gòu)部評(píng)估其技術(shù)能力。c)協(xié)助采購(gòu)對(duì)特殊材料的鑒定與評(píng)估工作。3.3 物控組a)依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、物料庫(kù)存狀況、安全庫(kù)存量等資料負(fù)責(zé)編制原材料、輔助材料的需求計(jì)劃；b)負(fù)責(zé)采購(gòu)物質(zhì)數(shù)量的驗(yàn)收、入庫(kù)、儲(chǔ)存與發(fā)放。3.4 品管部a)負(fù)責(zé)采購(gòu)物料的檢驗(yàn)和試驗(yàn)，參與對(duì)供方的評(píng)價(jià)；b)負(fù)責(zé)向采購(gòu)部傳遞供貨的質(zhì)量信息，參與業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估。3.5 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)供應(yīng)商發(fā)票審核及采購(gòu)資金的預(yù)算、結(jié)算。4. 工作程序：4.1 供

4、方的選擇、評(píng)價(jià)和合格供方的監(jiān)控（只限a、b 類(lèi)生產(chǎn)物料的供應(yīng)商，a 類(lèi)生產(chǎn)物料為原材料、b 類(lèi)生產(chǎn)物料為外協(xié)件）：4.1.1 擇選的供方應(yīng)具備的基本條件如下：a)供方應(yīng)合法登記，注冊(cè)、相關(guān)證件齊全。b)供方應(yīng)具備基本的生產(chǎn)設(shè)備、檢測(cè)設(shè)備及良好的信譽(yù)等。c)供方應(yīng)具備生產(chǎn)、交付和服務(wù)能力，有足夠的生產(chǎn)提前期，確保按時(shí)運(yùn)送的能力。d)供方的質(zhì)量管理體系運(yùn)行狀況，其質(zhì)量控制和保證能力。e)其他方面，如與履約能力有關(guān)的財(cái)務(wù)狀況和價(jià)格方面的優(yōu)勢(shì)等。f)供方在所供產(chǎn)品數(shù)量、交貨期與規(guī)格發(fā)生變化時(shí)的應(yīng)變能力。g)供方的地理位置，對(duì)其他買(mǎi)方的依賴程度，是否存在優(yōu)先滿足其他買(mǎi)方需求的風(fēng)險(xiǎn)。4.1.2 采購(gòu)部負(fù)責(zé)

5、采取相應(yīng)的措施如現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，對(duì)供方的能力進(jìn)行調(diào)查，填寫(xiě)供方能力調(diào)查表，向供方了解上述情況，并經(jīng)總經(jīng)辦審批，確定初選合格的候選供方。4.1.3 根據(jù)采購(gòu)的物資對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的影響程度，針對(duì)不同的供方采取不同的評(píng)價(jià)方法：a)樣品評(píng)價(jià)：采購(gòu)部根據(jù)擬采購(gòu)產(chǎn)品的采購(gòu)要求，向供方提出樣品檢測(cè)要求（送樣和提供產(chǎn)品質(zhì)量報(bào)告），公司對(duì)樣品進(jìn)行檢測(cè)、評(píng)價(jià)試用。b)對(duì)供方質(zhì)量管理體系的現(xiàn)場(chǎng)評(píng)價(jià)：采購(gòu)經(jīng)辦會(huì)同品管部、技術(shù)組、 工廠生產(chǎn)部等部門(mén)的人員到供方對(duì)其產(chǎn)品質(zhì)量狀況、質(zhì)量管理體系現(xiàn)狀、生產(chǎn)設(shè)備、檢測(cè)手段、人員結(jié)構(gòu)、服務(wù)和技術(shù)能力等進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)評(píng)價(jià)。c)對(duì)歷史情況的評(píng)價(jià)；采購(gòu)部應(yīng)對(duì)供方已往提供同類(lèi)物資的質(zhì)量狀況與信譽(yù)，如交驗(yàn)

6、合格率、供貨及時(shí)率、信譽(yù)度、顧客滿意度等情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。d)對(duì)比其他使用者的使用經(jīng)驗(yàn)采購(gòu)部應(yīng)通過(guò)某些渠道，了解供方其他客戶使用同類(lèi)物質(zhì)的經(jīng)驗(yàn)，評(píng)定是否符合本公司的使用要求。4.1.4 實(shí)施供方評(píng)價(jià)a)對(duì)提供 a、b 類(lèi)物資（參照本程序4.41 規(guī)定）的供方，必須采用4.1.3 中最少二種方法進(jìn)行評(píng)價(jià)；對(duì)其他類(lèi)物資的供方，可選用4.1.3 中至少一種評(píng)價(jià)方法進(jìn)行評(píng)價(jià)。b)采購(gòu)部組織相關(guān)部門(mén)按上述要求實(shí)施供方評(píng)價(jià)，在供方評(píng)價(jià)表上記錄評(píng)價(jià)情況，由相關(guān)部門(mén)會(huì)簽意見(jiàn)后，報(bào)總經(jīng)理審核。制品有限公司類(lèi)別：公司采購(gòu)流程作業(yè)管理編號(hào) yms05-006 制度發(fā)往各與會(huì)者來(lái)源：公司采購(gòu)作業(yè)管理版本： a/0 主題：

7、公司采購(gòu)作業(yè)管控程序發(fā)布日期： 2013 年 7 月 25 日4.1.5 合格供方的確定a)合格供方的資格條件：1)已取得 iso9001 質(zhì)量管理體系認(rèn)證的供應(yīng)商；2)按 4.1.3 的評(píng)價(jià)方法，經(jīng)評(píng)價(jià)合格的供應(yīng)商；3)特殊原因經(jīng)總經(jīng)理特批或指定的廠商。b)采購(gòu)部依據(jù)經(jīng)審批后的供方評(píng)價(jià)表，參照資格條件，對(duì)供方進(jìn)行綜合分析、比較、選擇出合格供方，填寫(xiě)合格供方名錄 ，并同供方評(píng)價(jià)表報(bào)采購(gòu)主管審核，呈總經(jīng)理批準(zhǔn)。經(jīng)審批后的合格供方名錄應(yīng)分發(fā)到總經(jīng)辦、財(cái)務(wù)部、品管部、技術(shù)組、物控組等，以便作為日后對(duì)合格供方的監(jiān)控依據(jù)。4.1.6 合格供方的監(jiān)控和評(píng)估：a)供貨業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估采購(gòu)部依據(jù)品管部提供的材料的檢驗(yàn)

8、報(bào)告/驗(yàn)退貨報(bào)告和物控組提供的材料入庫(kù)單據(jù)，記錄每批供貨的質(zhì)量狀況；使用供方供貨業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估表對(duì)供方的供貨業(yè)績(jī)每季度進(jìn)行評(píng)估，質(zhì)量占 60，交貨期占 20 ,其他（如配合度）占 20，經(jīng)評(píng)估總分低于60 分的供方，取消其合格供方資格（留用需總經(jīng)辦批準(zhǔn)，如果第二次再次評(píng)估低于60 分的供方，如果需留用必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可執(zhí)行）。b)定期、不定期評(píng)價(jià)。每年 12 月份，由采購(gòu)經(jīng)辦組織總經(jīng)辦、品管部、物控組、依據(jù)材料報(bào)告、供貨業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估表、供方提供的有關(guān)材料質(zhì)量狀況的資料、 采購(gòu)合同等，對(duì)在冊(cè)的合格供方進(jìn)行評(píng)估，參照4.1.1 所列條件，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)填寫(xiě)供方評(píng)價(jià)表（注名年度考核） ，采取適當(dāng)?shù)脑u(píng)價(jià)方法對(duì)供

9、應(yīng)方進(jìn)行考核（需要時(shí)走訪供方）。對(duì)考核后認(rèn)為達(dá)不到規(guī)定要求的供方，采購(gòu)部將取消其合格供方資格，特殊情況參照4.1.6a 項(xiàng)。4.1.7 合格供方檔案管理由采購(gòu)部負(fù)責(zé)建立并保存合格供方檔案，應(yīng)包括如下內(nèi)容：a)供方能力調(diào)查表、供方評(píng)價(jià)調(diào)查表及有關(guān)的證明材料；b)有關(guān)的產(chǎn)品質(zhì)量狀況報(bào)告、供方供貨業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估表；c)其他相關(guān)的協(xié)議文件。4.2.采購(gòu)信息：4.2.1 采購(gòu)信息應(yīng)清楚準(zhǔn)確地表達(dá)擬采購(gòu)產(chǎn)品的要求，適當(dāng)時(shí)可包括：a)有關(guān)產(chǎn)品工藝技術(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求；b)有關(guān)供方質(zhì)量管理體系的要求；c)有關(guān)產(chǎn)品提供流程要求，如樣品檢測(cè)、驗(yàn)證方法，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、放行方式、讓步申請(qǐng)等；d)有關(guān)供方人員資格要求。4.2.2

10、采購(gòu)信息的表達(dá)方式可以是合同、技術(shù)協(xié)議、采購(gòu)訂單等形式。4.2.3 采購(gòu)員使用采購(gòu)信息時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)其與采購(gòu)產(chǎn)品和工藝的符合性。4.3 采購(gòu)合同 /協(xié)議的審批和簽訂4.3.1 對(duì) a、b 類(lèi)物資（參照4.41）的供方，經(jīng)招標(biāo)或其他方式確定其三家以上供貨商資格后，應(yīng)與其達(dá)成合同或協(xié)議的意向。4.3.2 合同 /協(xié)議內(nèi)容經(jīng)供需雙方基本達(dá)成一致后，其內(nèi)容條款經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。4.3.3 合同簽定前，應(yīng)對(duì)供方排出人員的身份和資格進(jìn)行驗(yàn)證，以保證簽訂合同的有效性。4.3.4 “采購(gòu)合同”簽訂后，采購(gòu)部應(yīng)將報(bào)價(jià)單（合同附件）交會(huì)計(jì)部作為結(jié)算依據(jù)。4.4 采購(gòu)過(guò)程控制：4.4.1 材料分類(lèi)及申購(gòu)：見(jiàn)原輔材料管理

11、制度4.4.2 采購(gòu)訂單發(fā)出前，應(yīng)核對(duì)擬采購(gòu)物資的品名、規(guī)格、數(shù)量、圖紙、標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)外協(xié)件的加工要求等必備資料是否備齊。4.4.3 采購(gòu)經(jīng)辦必須與合格供方洽談與之相關(guān)的價(jià)格、質(zhì)量等相關(guān)業(yè)務(wù)，進(jìn)行采購(gòu)（4.4.5 的情況除外）。4.4.4 采購(gòu)經(jīng)辦應(yīng)在物料跟催統(tǒng)計(jì)表上記錄供方交貨情況，確保供方按時(shí)交貨；遇有異常情況，應(yīng)采取相應(yīng)措施，以保證生產(chǎn)的順利進(jìn)行。4.4.5 例外采購(gòu)：若應(yīng) a、b 類(lèi)物資的合格供方發(fā)生終點(diǎn)質(zhì)量問(wèn)題，或因不可抗拒的原因不能供貨時(shí)，采購(gòu)經(jīng)辦提出，總經(jīng)辦審批同意后，可實(shí)行例外采購(gòu)，批次價(jià)格在10000 元以上的需總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可采購(gòu)。但應(yīng)按本程序的有關(guān)要求對(duì)供方進(jìn)行適時(shí)評(píng)估和控

12、制。4.5 采購(gòu)物資的驗(yàn)證：采購(gòu)物資的驗(yàn)證應(yīng)按采購(gòu)合同或訂單中的規(guī)定要求進(jìn)行。a)當(dāng)本公司需要在供方現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證所要采購(gòu)的材料時(shí)，驗(yàn)證的具體安排和產(chǎn)品放行的方式在相應(yīng)合同或訂單中說(shuō)明；由采購(gòu)部組織品管部門(mén)的人員參加（必要時(shí)可請(qǐng)技術(shù)部門(mén)人員參加），品管部應(yīng)出具來(lái)料檢驗(yàn)合格報(bào)告，作為物料進(jìn)廠的依據(jù)。b)當(dāng)顧客要求在供方的現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證原材料時(shí)，采購(gòu)部應(yīng)與供方聯(lián)系，協(xié)助顧客完成驗(yàn)證工作。c)一般情況下，由供方將訂購(gòu)的物料送到本公司材料倉(cāng)庫(kù)，再由品管部來(lái)料檢驗(yàn)員檢驗(yàn)或試驗(yàn)，由物控組按規(guī)定進(jìn)行點(diǎn)收，若在杭州開(kāi)平的板材，則由采購(gòu)經(jīng)辦聯(lián)系品管部一起前往供應(yīng)商開(kāi)平現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)，詳見(jiàn)產(chǎn)品的監(jiān)測(cè)程序 。4.6采購(gòu)資金的準(zhǔn)備和結(jié)

13、算：4.6.1 財(cái)務(wù)部應(yīng)按采購(gòu)合同或采購(gòu)訂單中與供方約定的規(guī)則，按期準(zhǔn)備資金，與供方結(jié)算貨款，應(yīng)根據(jù)材料入庫(kù)單和發(fā)票或收據(jù)辦理付款手續(xù)。4.6.2 財(cái)務(wù)部有權(quán)對(duì)未辦理申購(gòu)單審批手續(xù)的采購(gòu)項(xiàng)目予以拒付。5 支持性文件5.1 pt-09 產(chǎn)品的監(jiān)測(cè)程序5.2 mm-it-01 原輔材料的管理制度編制 /日期：審核 /日期：批準(zhǔn) /日期：序號(hào)流程圖責(zé)任單位相關(guān)表單1 需求單位單位主管材 /物料請(qǐng)購(gòu)單2 物控主管材 /物料請(qǐng)購(gòu)單3 副總經(jīng)理材 /物料請(qǐng)購(gòu)單4 采購(gòu)主管采購(gòu)單5 采購(gòu)員研發(fā)部產(chǎn)品圖紙實(shí)樣6 采購(gòu)員采購(gòu)訂單7 總經(jīng)理供應(yīng)商報(bào)價(jià)單供應(yīng)商尋價(jià)單采購(gòu)訂單8 采購(gòu)主管采購(gòu)員采購(gòu)訂單供應(yīng)商評(píng)估單9 采購(gòu)員供應(yīng)商尋價(jià)單采購(gòu)訂單10 品質(zhì)部研發(fā)部門(mén)產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告采購(gòu)訂單11 采購(gòu)主管總經(jīng)理采購(gòu)訂單12 品管部物控部產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告材料入庫(kù)單13 采購(gòu)員供應(yīng)商預(yù)付款計(jì)劃14 采購(gòu)主管總經(jīng)理供應(yīng)商預(yù)付款計(jì)劃15 出納收據(jù)；相關(guān)原始單據(jù)16 出納批準(zhǔn)審核編制日期日期日期2013-7-25 浙江楊明斯金屬制品有限公司類(lèi)別：公司采購(gòu)流程作業(yè)管理編號(hào)