外賓接待流程

1、外賓接待流程外賓接待流程一、 確定接待內容接待活動前一天需明確以下事項，以便安排后續(xù)工作：1、 接待對象：掌握來賓信息，包括姓名、所屬單位、職務、人數，是否有隨行人員或司機。2、 接待人員：確定接待活動中的領導名單，包括集團領導和公司領導。根據服務內容和分工確定所有服務人員名單，建立會務組微信群，以便隨時通報接待行程、進展及變更事項。3、 來訪目的：了解來訪目的，以便有針對性的安排接待流程和所提供的服務。4、 參觀地點及接待行程：確定來賓參觀的地點以及整個活動過程的行程安排、參觀順序及時間節(jié)點。5、 服務需求：確定整個接待過程中所需要的服務內容，如接送服務、參觀地塊、沙盤講解、會議服務、用餐服

2、務、住宿服務等。6、 接待時間：提前了解來賓的出發(fā)地點（以便推算路程所需的時間）、出發(fā)時間，以及計劃到達參觀地點的時間。二、 來賓接應：對首次來訪的賓客和重要來賓，應提前在來訪途中等候迎接并引導至參觀地點。需提前確定接應地點、時間、接應對象及車牌號，指定專人專車在約定時間前20分鐘到達等候。（通常北京市來賓應在京哈高速西集出口接應）引導人與來賓會合后，應第一時間在會務組微信群中通報，距離目的地2公里左右再通報一次，以便公司領導和接待人員做好迎賓準備。（例如：參觀目的地為c4辦公樓，引導人員應在到達中信第一城時在會務組微信群里通報位置。）三、 項目參觀服務1、 根據接待對象的來訪目的確定參觀路線

3、，提前模擬一遍，了解路況，發(fā)現和解決參觀路線中可能出現的問題，記錄每段路程所需時間，以便確定最終的接待行程和各環(huán)節(jié)時間。2、 重要來賓來訪，需安排專人在參觀區(qū)域或特定區(qū)域巡視，發(fā)現問題及時反饋，并協助處理突發(fā)事件。3、 根據參觀人數確定適合的車輛，指定駕駛人駕駛，駕駛員負責提前檢查車況，對車輛內外部進行清潔整理，保證油量充足，并備一箱礦泉水供來賓車上飲用。冬夏兩季應提前開啟空調保持舒適溫度。4、 確定候車時間，駕駛人員應提前將車輛開到門口等候，注意將車門正對樓門，切不可將車尾對著樓門方向。5、 確定隨車參觀的陪同人員，參觀車輛每到達一個目的地應及時在微信群中通報位置，同時，在允許的情況下，對參

4、觀過程進行拍照作為存檔資料。若除公司領導外無其他陪同人員，應安排指引車在參觀車輛前方開路，指引車駕駛人負責隨時通報位置。6、 參觀非本公司區(qū)域時，如紫藤堡、天下第一城，應提前聯系相關單位，溝通參觀事宜并告知參觀車輛車牌號，保證車輛進出自由。四、 沙盤講解服務（一） 準備工作1、 提前一天將接待活動行程告知物業(yè)公司，安排保潔員重點清掃參觀區(qū)域，做好室內通風。清掃首層衛(wèi)生間，裝入擦手紙、衛(wèi)生紙及洗手液。物業(yè)工程部提前一天檢查燈光音響空調是否運行正常，發(fā)現問題及時維修。接待當天提前1小時啟動首層空調，提前30分鐘將燈光、音響調試完畢。2、 圈定來賓停車場區(qū)域，及時通知公司員工停車注意事項并安排保安公

5、司做好車輛疏導工作。來賓車輛到達停車場后，保安員應給予引導和幫助，但對車輛的停泊位置不做強性限制。3、 物品準備：準備沙盤專用激光筆3支；在前臺位置擺放小瓶礦泉水供來賓自取。在沙盤休息區(qū)茶幾中間擺放礦泉水、煙灰缸。（二） 過程中服務1、 來賓車輛到達停車場時，由保安人員將大門全開，并側立于大門東側，面向西，立正迎賓；同時，樓內的引導人員開啟沙盤燈。2、 來賓進入大門時，保安人員立正敬禮，待來賓全部進入辦公樓后，保安人員禮畢，關閉大門，立正站于大門內側，面向沙盤方向。沙盤講解過程中，保安人員不得隨意走動或坐下休息。3、 來賓進入辦公樓時，由兩名引導人員立于臺階兩側，小聲提示來賓注意臺階。講解開始

6、時，引導人員將激光筆和話筒遞給主講領導，并站立于沙盤外側，隨時觀察公司領導和來賓需求提供服務，并根據來賓需要將其引導至相應地點。4、 在允許的情況下，安排攝像人員進行拍攝。5、 沙盤講解結束后，一名引導人員將來賓引導至下一行程地點，另一名引導人員負責在一層等候收尾。若來賓離開，應尾隨來賓后方協助送行。五、 會議服務（一） 會前準備1、 會議室設備： 會議室電腦：如來賓座談時，需要播放影音或ppt文件，應提前確定與投影儀接駁的電腦，保證運行良好，開會前接好電源并開啟。 投影儀：提前30分鐘啟動投影儀并與電腦接好，調試好畫面，保證投影圖像端正，字跡清晰。 空調：冬夏兩季應提前30分鐘啟動空調，調試

7、至適宜溫度。 燈光：根據會議需求將燈光亮度調至最佳，如使用投影儀，需提前拉合窗簾。2、 會議室用具： 會議桌上擺放物品的標準（見下圖）：桌牌距離會議桌邊緣50公分，桌牌下方正中位置根據需要擺放a4白紙一張或會議資料一份，桌牌右側擺放瓶裝水一瓶，根據需要選擇小瓶農夫山泉或蘇打水，瓶裝水右側擺放瓷質茶杯一個，杯把朝右側擺放，a4紙右側擺放簽字筆一支或根據需要擺放激光筆一支，筆尖向前。播放幻燈時，為匯報人準備1支翻頁激光筆，1支備用。會議桌中央，每間隔50公分依次擺放煙灰缸及紙巾盒。 茶具準備：參照會議倒水服務。 其他：在茶水柜準備富余的會議資料、瓶裝水、a4白紙及簽字筆，以備用。在允許的情況下，準

8、備錄音筆、相機、錄像機，提前一天充電，檢查內存，保證會議使用。3、 會議資料準備： 影音、ppt文件：將需要放映的文件提前拷貝至會議室電腦中，確保文件完好，開啟正常，同時在u盤中備份以防文件丟失。 書面文件：將匯報文件打印成冊，與其他資料一齊影印數份，保證與會人員人手一份，同時留有富余。4、 其他用品準備：（二） 會中服務1、 茶水服務：參考會議倒水禮儀。2、 茶歇服務：會議時間較長時，需準備茶點臺，提供點心、水果及各類茶飲，食物要求方便易取。會務人員應注意及時清理桌上垃圾，及時補充食物，避免空盤。3、 會議結束時，會務人員應及時開啟會議室門，使與會人員順利離開，同時注意觀察會議室桌面，是否有

9、人遺漏物品。一名引導人員將來賓引導至下一行程目的地，另一引導人員負責等待收尾，避免有停留或去衛(wèi)生間的客人掉隊。六、 餐飲服務首先確定用餐人數以及工作餐數量，確定用餐時間和用餐地點，根據不同用餐地點進行不同的服務安排：（一） 公司內用餐（以小餐廳為主）1、 提前一天確定菜單內容，通知食堂準備食材。2、 備齊餐廳常用物品：專用小號紙巾、煙灰缸、牙簽、啟瓶器、醒酒器、調料瓶、蒜碟、茶具、餐具、垃圾桶等3、 餐廳布置：根據用餐人數擺放桌椅、餐具，擺放標準如下：4、 接待當天，在用餐時間前小時開啟空調，調試至合適溫度。提前開啟燈光。如需飲用紅酒，應提前30分鐘將紅酒打開倒進醒酒器內醒酒。5、 用餐過程中

10、，會務人員全程陪同服務（公司領導有特殊指示的除外），待客人落座后開始斟茶，根據需要倒酒。從主賓開始，按順時針順序進行。用餐過程中注意觀察，根據需要隨時添水倒酒。關注用餐人需求提供相應服務，桌上或餐碟中雜物較多時，征求同意后及時清理或更換餐碟。6、 上菜注意事項：上菜位置要固定，選擇靠近門口的位置。上菜前要提示上菜位置的用餐人，一手端盤，一手輕輕轉動托盤。端盤不宜過高，動作要輕緩平穩(wěn)。及時撤掉空盤。湯、粥類食品應同時提供，不擺上桌，詢問用餐人喜好后，在茶水柜處盛好雙手端上。7、 來賓隨行人員或司機，不與主賓一同用餐的，由專人負責陪同接待，至員工食堂用餐。（二） 公司外用餐1、 根據用餐人數及領導

11、要求選定合適的用餐地點，需提前實地考察環(huán)境與服務。2、 確定餐標和菜單，預定好工作餐。3、 提前預定或準備酒水飲料。4、 用餐前1小時，會務人員到達餐廳檢查環(huán)境和餐飲準備情況，等候來賓。來賓驅車前往用餐地點時，會務人員應在微信群中通報。5、 來賓到達用餐地點，會務人員開門迎接，引導來賓至用餐區(qū)。6、 會務人員和司機等不與主賓用餐的人員一同至工作餐地點用餐。7、 會務人員隨時了解主賓用餐情況，根據需要提供服務，用餐尾聲時，通知司機準備候車。七、 住宿服務1、 確定住宿人數及住宿人員身份信息，確定住宿標準與住宿時間。2、 聯系相關酒店賓館，預約房間，需實地考察賓館環(huán)境、檔次及服務狀況。3、 與賓館溝通好住宿事宜，做到賓客到達時，出示證件即可入住。4、 與賓館預約服務事項，如早餐、叫早等。5、 重要來賓，應提前在酒店房間準備瓶裝水及水果，方便客人取用。八、 活動收尾1、 賓客離開時，會務人員在來賓后方協助送客，來賓車輛駛離，服務工作終止。2、 來賓初次來訪，應安排送客車輛或引導車輛，將來賓引導至接應地