中專學校檔案管理問題及解決對策

1、    中專學校檔案管理問題及解決對策    焦楊摘 要：在學校發(fā)轉(zhuǎn)過程中，檔案管理起到了重要的作用。檔案不僅是對學校發(fā)展歷史的記錄，同時也是對學生個人基本資料的記載。在學校組成中，檔案管理占據(jù)了重要的位置。作為一項具有保密性質(zhì)的工作，檔案管理需要保護學生資料與教師學術(shù)資料。在現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展中，如何與時俱進的做好檔案管理工作成為學校面臨的重要問題。本文分析了中專學校檔案管理中存在的問題，并提出了相應的解決對策，以供業(yè)內(nèi)人士參考借鑒。關(guān)鍵詞：學校；檔案管理；優(yōu)化一、中專學校檔案管理問題一是檔案意識淡薄。在中專學校中，在檔案管理方面存在檔案意識淡薄的問題。

2、由于中專學校主要是為各行業(yè)培養(yǎng)具有職業(yè)技能的人才，與普通高中院校相比，其檔案管理意識較為薄弱。在現(xiàn)代教育制度改革發(fā)展過程中，中專學校的人員變動較為頻繁，對于個人缺乏約束力。二是檔案內(nèi)容單調(diào)。在中專學校檔案管理中，存在檔案內(nèi)容單調(diào)的問題。很多檔案重點記錄學生及教職工的教育經(jīng)歷，學歷以及政治面貌等，而沒有對現(xiàn)階段的表現(xiàn)進行更新。在教職工德、能、勤、績、廉等方面的考核，缺乏個性化與創(chuàng)新性，絕大多數(shù)都是大同小異的。每個教職工往往使用固定的、籠統(tǒng)的政治性術(shù)語和套話，也不愿意發(fā)揮主觀能動性積極進行總結(jié)，對年度先進工作者也沒有特別要求，往往是領(lǐng)導指定或大家輪流“坐莊”，從而導致檔案材料不能具體反映每一個教職

3、工的個性，沒有特點，有失全面、準確，不利于激發(fā)教職工的工作積極性和創(chuàng)造性。三是檔案材料不完整。在中專學校檔案管理中，存在檔案材料不完整的問題，還有很多檔案歸檔混亂以及交叉的問題。在檔案歸檔中，很多將個人檔案歸類到文書檔案，尤其是學校人事與檔案分開管理的時候，在單位形成的業(yè)績材料、工資晉升、職稱晉升、職務晉升、學歷進修等手續(xù)未能及時移交檔案，出現(xiàn)這些人員檔案“空白”現(xiàn)象，使得他們這一階段的真實正作狀況無法正確反映，直接影響到人事檔案的質(zhì)量及其他環(huán)節(jié)工作的開展。在中專學校個人與管理人員進行人事報表填寫中，存在較大的隨意性，沒有將檔案要素進行核實，從而不可避免的存在錯填、漏填的問題，還有一些檔案存在

4、造假的問題。二、中專學校檔案管理對策一是加強宣傳，增強檔案意識。要想加強中專學校檔案管理工作，必須要提高學校檔案管理意識，將檔案管理工作與年度工作計劃以及中期規(guī)劃相結(jié)合，同時要提高學校檔案管理的法制觀念以及意識，從而為學校檔案管理工作發(fā)展創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境。在實際檔案管理中，需要加強對檔案相關(guān)法律法規(guī)的宣傳以及宣講，充分利用互聯(lián)網(wǎng)、學校廣播、宣傳欄等對檔案管理相關(guān)工作進行宣傳，從而提高全校師生員工對檔案管理工作的認識與了解。二是要制定出具體的人事檔案。要想加強中專學校檔案管理，必須要對具體的人事檔案進行制定。一方面需要規(guī)定材料歸檔的時間、質(zhì)量以及范圍，同時要加強收集、整理檔案工作的進行，并對學

5、校人事檔案內(nèi)容進行創(chuàng)新，制定一些能夠?qū)⒔搪毠さ隆⒛?、勤、績、廉的檔案材料，同時要重視教師的重大科研成果以及業(yè)績，能夠?qū)⒏鞣N反應教職工能力的各類材料劃入到檔案中，在確保檔案材料規(guī)范性的同時，確保檔案的質(zhì)量，從而使得中專學校的檔案成為學校人才信息資源完成的儲備庫。三是提高檔案管理人員素質(zhì)。要想加強中專學校檔案管理工作，必須要提高檔案管理人員的素質(zhì)。作為一項政策性與業(yè)務性較強的工作，檔案管理工作具有保密性與服務型。因此，中專學校必須要加強檔案管理隊伍的建設，選擇一些綜合素質(zhì)較高，專業(yè)水平較好的人員來從事檔案管理工作。同時，要加強對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓，拓展其管理技術(shù)以及專業(yè)水平，從而從根本上提高中

6、專學校的檔案管理工作水平。四是開展現(xiàn)代化和信息化建設。一方面，需要加強利用計算機來進行檔案管理工作，通過利用掃描儀等現(xiàn)代化設備來將檔案資料輸入計算機，同時運用相關(guān)的技術(shù)來將文字、圖片以及聲像資料等轉(zhuǎn)為數(shù)據(jù)資料，從而實現(xiàn)檔案的紙質(zhì)化與電子化并存的模式；另一方面要充分利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)來進行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡，可以實行非保密范圍內(nèi)的檔案信息的社會資源共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務。三、結(jié)束語從上述分析中可以看得出來，在中專學校發(fā)展中，檔案管理工作起到了重要的作用。在信息化發(fā)展背景下，中專學校檔案管理工作存在很多的問題，包括檔案意識淡薄，內(nèi)容單調(diào)，材料不完整以及信息化程度低的問題。為了加強中專學校檔案管理，可以加強宣傳，增強檔案意識、要制定出具體的人事檔案、提高檔案管理人員素質(zhì)以及開展現(xiàn)代化和信息化建設，只有這樣才能全面提高中專學校的檔案管理水平，從而促進中專學校更快更好的發(fā)展。參考文獻：1張巨民.